什麼是精實專案管理？5 個原則說明

當您想到「精益」這個詞時，您可能會想到食物。 家禽和魚類等瘦肉比牛排和豬肉等紅肉更健康，因為它們的脂肪含量更少。 換句話說，與瘦肉相比，紅肉的脂肪含量過高。 在專案管理中，過剩會以專案缺陷的形式出現，這可能會導致範疇潛變並降低專案價值。 就像肉類的差異一樣，精實專案管理會減少剩餘，從而使您的專案更健康。

當您採用精實方法時，您的目標是在每個專案階段減少浪費並增加價值。 在本文中，我們將說明什麼是精實專案管理，並概述如何使用此敏捷方法來提高您的生產力。 

精實專案管理法是如何創建的？

日本豐田的工程師在 1948 年至 1975 年間發明了豐田生產系統 (TPS)，這成為了我們今天所熟知的精實法的靈感來源。 TPS 用於改善製造流程、加強與供應商和客戶的互動，以及消除浪費。 

《Toyota Way》的作者 Jeffrey K. Liker 博士在他的書中概述了精實管理的原則，並解釋了公司如何將 TPS 應用於其他行業。 Liker 還解釋了 TPS (以及整體的精實管理) 如何消除各種類型的企業浪費。 

John Krafcik 在 1988 年的文章《精實生產系統的勝利》中引入了精實專案管理方法。 Krafcik 為他在麻省理工學院斯隆管理學院的碩士論文撰寫了這篇文章，他的研究成果是暢銷書《改變世界的機器》。 精實專案管理影響了整個方法子集，包括敏捷、看板和 Scrum。

精實專案管理的 5 個原則

精實專案管理的五大原則是達成優質客戶滿意度的步驟。 如果您希望最大限度地減少產品浪費、維持在專案範疇內並滿足關鍵成功因素，請使用這些步驟。

1. 識別價值

精實專案管理流程中的第一個核心原則是確定您的產品價值。 為此，您需要瞭解您的專案關係人。 有時候，您會為內部專案關係人建立專案交付項目，而其他時候，您會有一個外部專案關係人的客戶。

• 內部專案關係人是專案的股東，他們會監控產品的開發，因為他們與產品的成功息息相關。

• 外部專案關係人是購買產品或服務並受其品質影響的客戶。

一旦您知道自己是為誰建構產品，就能更好地確定如何使其具有價值。 例如，對於內部專案關係人而言，產品價值可能意味著滿足內部營運需求。 對客戶而言，產品價值可能意味著解決客戶問題或讓客戶的生活更輕鬆。 

2. 規劃價值鏈

價值鏈圖 (VSM) 是精實專案管理的下一個原則。 VSM 是一種可視化工具，涉及繪製您目前的工作流程以及從專案啟動到完成的理想工作流程。 

在比較兩個工作流程時，您可以識別每個專案管理階段中的浪費，從而最大限度地提高效率。 

Toyota 確定了您可能會在精實製造中透過 VSM 發現的浪費類型，但您可以在括號中看到這些項目如何轉化為其他行業：

• 過度生產 (不必要的功能)：過度生產和不必要的軟體功能可能會導致額外的成本，例如額外的儲存空間、浪費的材料和無用的庫存。

• 庫存 (管理不善的待辦項目)：庫存浪費、未完成工作的浪費以及管理不善的待辦項目，都會產生不必要的庫存儲存成本、運輸成本以及完成工作所需的額外成本。

• 動作 (任務切換)：動作浪費是人員或機器內部動作的不必要成本。 這可能表單為冗餘流程或過多的 Business 版應用程式。 事實上，一般知識工作者每天要在 10 個應用程式之間切換多達 25 次，但 27% 的員工表示，在切換應用程式時會錯失行動和訊息。

• 缺陷 (技術債務)：缺陷可能導致昂貴的維修和材料損失。 技術債務可能會導致寶貴時間的損失。

• 過度處理 (昂貴的工具)：過度處理可能會導致不必要的成本，例如升級使用者未要求或不需要的產品。 同樣，如果工具不值得，那麼花在昂貴工具上的錢就可能是浪費。

• 等待：等待浪費是最終產品交付項目時間軸延遲所產生的成本。

• 運輸：運輸浪費與動作浪費類似，處理外部動作，例如產品和材料的不必要動作。 

• 分散的團隊：由於溝通不暢、不必要的會議和缺乏強大的協作，分散的團隊可能會導致成本浪費。

VSM 是精實專案管理中最重要的一個步驟。 沒有它，您就無法獲得所需的可視化，無法注意到專案生命週期中的缺陷，也無法為客戶提升產品品質。 

3. 建立流程

在此步驟中，您將重新制定專案管理計劃，透過移除您在第二步中識別的浪費，從而提高效率。 為此，請細分產品開發的每個階段，並根據需要重新設定步驟。 使用專案里程碑作為檢查點，確保專案進展時不會產生新的浪費。 

例如，假設您在步驟 2 中發現，由於團隊成員排程中的瓶頸，導致待辦項目管理不善，進而延遲了時間軸。 這時，您就能確定如何移除這些痛點，並重新組合您的專案計劃。 

與團隊成員建立開放式溝通是確保您的 VSM 值得投入量的最佳方式。 一旦您花時間識別並移除浪費，您的團隊就可以共同努力，防止未來的低效率，並防止浪費再次累積。 

4. 建立拉動作

建立拉動作意味著在工作已完成時從上一個流程階段拉動工作。 這個概念起源於製造業，旨在幫助工廠透過「即時」庫存系統滿足客戶的確切需求。 然而，拉動系統在其他行業也很有幫助，因為它可以讓您的工作流程有效運作。 

軟體開發中的拉動系統範例：

1. 技術設計師完成其任務，並標記產品以供審查。

2. 審查旗標表示編碼階段已開始。

3. 您的程式設計師完成其任務，並標記產品以供審查。

4. 審查標記表示測試階段開始。

5. 產品測試人員完成其任務，並標記產品已準備好進行最終審查。

6. 您對產品進行最終審核。

建立拉動作可以幫助各行業的團隊，因為它可以讓工作在專案生命週期中無縫推進。 生產面向客戶產品的產業若使用拉動信號來逆向工作，將從這個系統中受益。 這樣，他們的團隊只會在客戶需要時才生產庫存。 

5. 持續改進

精實專案管理不是一次性的事情，而是一個迭代的過程。 追求完美是第五個原則，其中涉及持續改進您的工作流程。 

無論您的客戶是內部或外部專案關係人，他們的需求都會不斷變化。 這意味著您需要間歇性地評估產品價值，並定期分析工作流程中的浪費。

精實專案管理工具

您可以使用以下工具來改善產品開發工作流程。 在努力持續改進時，這些工具將幫助您和您的團隊減少浪費、提高生產力並增加客戶價值。 

戴明循環 (PDCA)

W. Edwards Deming 博士在 1950 年代開發了 Deming 循環。 他的方法也被稱為「計劃、執行、檢查、行動」循環，或 PDCA，是對 Walter Shewhart 博士在 1920 年代創建的早期三步驟問題解決方法的修訂。 

PDCA 循環包含四個步驟：

• 計劃：調查您的工作流程，並確定需要解決的任何問題。

• 執行：透過分析資料或與團隊成員協作，找到問題的解決方案。 

• 檢查：監控您的解決方案是否有效，並在需要時改進您的計劃。

• 行動：應用修訂後的解決方案，並評估您所學到的內容。

戴明循環是一個簡單的流程，您可以將其應用於各種組織流程。 正確實施後，此流程可能會對您的產品價值產生重大影響。 

精實六標準差專案管理 (DMEDI)

Lean Six Sigma是一種精實管理工具，可用於識別工作流程中的問題。 此工具的步驟與 Deming 循環類似，但也有您可以同時使用的分析方法。 精實六標準差步驟 (又稱為 DMEDI) 如下：

• 定義：定義您的專案範疇和計劃目標

• 衡量：確定您將如何衡量專案的成功

• 探索：探索改善專案流程的新方法

• 開發：制定萬無一失的專案計劃

• 實施：實施專案計劃

您可以使用的精實六標準差分析方法包括：

• 價值鏈圖：如前所述，VSM 可以幫助您將專案管理計劃的階段可視化，並確定浪費的領域。

• 客戶回饋調查：從客戶那裡獲得回饋是評估專案問題和提高產品價值的絕佳方式。

• 甘特圖：甘特圖就像長條圖，可以幫助您將專案里程碑可視化。

• 根本原因分析 (RCA) ：使用 RCA 來發現問題的根本原因並找到解決方案。

• 工作流程看板：透過將任務可視化並限制進行中的工作，工作流程看板可幫助您瞭解工作流程。 

您可以根據您的產業、產品和團隊來決定要嘗試哪種精實管理方法。 您還可以在不同的專案計劃中嘗試各種精實管理方法，並查看哪種方法最有效。 無論您實施哪種方法，都請確保您使用專案管理軟體，以便輕鬆實施這些分析方法。 

為什麼精實管理很重要

由於精實方法帶來諸多優勢，IT、建築和教育等行業已經採用了這種方法。 精實專案管理可以透過簡化流程來提升產品價值。 

精實管理的其他優點包括：

• 提升創新力：透過激發創意來改善專案

• 減少浪費：減少物理浪費和生產步驟之間的等待時間，同時最大限度地減少過度生產和過度處理

• 強化客戶服務：提供客戶所需，不多也不少

• 更好的交付時間：更快的回應時間和更少的延遲

• 更高品質的產品：透過新增品質檢查，將產品缺陷降至最低

• 改善庫存管理：透過監控庫存來防止阻礙

無論您的公司是為內部或外部專案關係人服務，轉而採用精實思維都可以簡化您的工作流程，並建立更有效率的專案團隊。 

透過精實專案管理改善您的工作流程

許多公司努力生產高品質的產品並讓客戶滿意，但精實方法透過消除瓶頸和清理生產，使實現這些目標更容易。

無論您使用哪種專案管理系統，專案管理軟體都能協助您改善流程。 當您使用軟體來簡化流程時，您可以更好地將專案排程可視化，與團隊成員進行溝通，並滿足客戶的要求。