科技解決方案提供商如何使用 AI Studio 縮短手動工作的天數

Taco Technologies 致力於協助各種形式和規模的組織 (從學校和律師事務所到庫和小型企業) 管理他們每天仰賴的系統。 

憑藉在列印啟用、文件工作流程和工作空間技術方面的專業知識，數十年來，他們一直是希望簡化跨工具工作流程的團隊的首選合作夥伴。 

近年來，Taco 的產品不僅限於印刷，還將重點轉向直銷，幫助組織實施 Asana 和 Odoo 等工作空間工具，並支援更廣泛的營運需求。

但成長帶來了複雜性。 更多的產品和客戶意味著更多的請求，以及透過共用文件和電子郵件鏈手動管理的工作量不斷增加。 

為了提供協助，Taco 轉向AI Studio將例行任務自動化，並建立一致的工作流程。 結果如何？ 他們大幅減少了花在管理工作上的時間，使團隊能夠專注於推動專案向前推進，而不會遇到通常的瓶頸，這種創新使他們在合作夥伴高峰會上被認可為 Asana 的未來工作與 AI 合作夥伴 (APAC)。

Taco 總經理 Charlie Masters 表示：「這逐漸改變了我們的 Business 版，這句話還說得不夠。」 

自動化請求接收和遷移規劃

Taco 最具影響力的使用案例之一始於一個非常熟悉的地方：某人的收件匣。

技術帳戶經理經常收到來自經銷商或客戶的複雜遷移請求，例如從內部部署列印管理系統轉移到雲端解決方案。 這些請求包括客戶詳細資料和技術規格，接著是一個簡單的問題：接下來該怎麼做？

以前，回覆這些電子郵件意味著需要數小時的手動研究和文件記錄。 現在，該流程透過 AI Studio 進行：具有清晰的接收、AI 驅動的研究和可重複使用的架構，可在幾分鐘內產生可實施的計劃，而無需幾天的時間。

「我們建立了一個技術支援分析師的職位，這是 [我們的技術客戶經理] 以前自己做的工作。 他需要幾天的時間才能完成這項工作，需要進行大量的會議，並且需要來回詢問問題。」Charlie 說。 「現在，我們可以將這項工作完全交給 AI Studio。」

以下是該工作流程的匿名範例，展示了一個虛構的組織和員工：

步驟 1：結構化的接收表單取代電子郵件

Taco 沒有依賴臨時電子郵件對話來啟動遷移請求，而是使用連結到接收專案的標準化 Asana表單來收集請求詳細資料。 表單擷取一致的欄位，例如：

• 公司和請求者名稱

• 客戶參考編號

• 多功能裝置 (MFD) 的數量和類型

• 關鍵列印環境功能 (例如：行動裝置列印、整合掃描)

• 根據答案調整的條件問題

此方法可確保不會遺漏任何內容，並建立乾淨的資料追蹤，使團隊 (和 AI) 更容易開始使用。

步驟 2：AI 審查請求並起草建議

提交表單後，任務會自動轉至接收專案的「研究」區段，由 Taco 的 AI Studio 工作流程接手。

在這裡，AI 就像一名技術研究和支援分析師，負責評估風險、顯示關鍵詳細資料，並根據既定的最佳作法起草遷移計劃。

為此，AI 參考了 AI Studio 後端中提供的一組內部資源，包括 25 頁以上的遷移指南、包含歷史客戶資料的連結實施專案，以及關於語氣、結構和格式的清晰指南。

AI 會根據此情境評估表單提交內容，以確定是否有足夠的資訊可以繼續進行。 如果沒有，它會標記任務並將其移動到「失敗的接收」區段，從而使團隊無需追蹤缺失的詳細資料，並確保僅有準備就緒的請求向前推進。

步驟 3：自動產生詳細的移轉計劃

如果請求通過研究檢查，AI 會自動產生一個包含完整遷移摘要的新任務。 輸出內容包括：

• 重要的客戶和經銷商詳細資料，例如聯絡詳細資料和參考編號

• 可能影響專案的潛在阻礙或複雜性清單

• 逐步遷移計劃，已完成建議的行動、時間估算和技術考量

這些不是一般的待辦清單；這些是為期數週的實施計劃，涵蓋從法律審查和基礎設施檢查到試點測試和完整部署的所有內容。 每個計劃都根據請求量身定制，並以內部專業知識為基礎。

Charlie 表示：「我們所做的是將 [我們的指南文件] 轉變為工作流程的一部分。 「因此，現在可以在幾分鐘內將專業知識納入計劃。 這對我們來說非常強大。」

步驟 4：在繼續之前，由人員審查計劃

AI 產生的移轉計劃完成後，會轉交給技術團隊成員進行審查。 他們無需從頭開始起草計劃，而是在實施開始之前驗證詳細資料並簽核。

這是一個簡單的轉變，卻能帶來很大的影響：每週至少節省一天的時間，同時保持客戶期望的品質。

這與取代專業知識無關，而是關乎擴展專業知識。 Charlie 表示：「您不能讓 AI 為您完成工作。 「這不是重點。 重點是它可以節省大量時間，並且能夠很好地整合到您的工作流程中，從而使您的審查工作更加一致且更加輕鬆。 人類的專業知識仍然非常重要。」

藉助AI Studio ，Taco 將耗時的手動工作流程轉變為可重複的系統，以更少的工作量提供準確、高品質的遷移計劃。

透過 AI 驅動的行政助理，節省時間

Taco 並沒有止步於技術工作流程。 他們的執行長 Jonathan Milne 使用 AI Studio 設定了一個虛擬行政助理，直接從他的收件匣中分類和轉發任務。

系統根據 Jonathan 定義的一組詳細標準評估傳入的任務，然後自動將其傳送到正確的位置。 範例：

• 發票請求會轉交給帳戶團隊

• Business 版開發潛在客戶會指派給領導團隊的適當成員

• 合作機會和升級會被分類並傳送給關係人

• 一般任務依據其內容和優先順序進行指派

透過將這類收件匣分類自動化，任務可以快速、一致地推進，且不會遺漏任何內容。

Charlie 表示：「他的收件匣是不變的。 「因此，將收件匣的分類外包給虛擬行政助理，以便重新獲得專注力和時間，這是非常強大的。」 影響不僅僅是營運上的，也是個人的。

Charlie 補充說：「他現在更常吃午餐了。」 「這聽起來很蠢，但我們總是認為 AI 會讓您有時間成為領導者，執行策略任務。 這只是給您更多的呼吸空間，讓您變得更好。 如果「出色」意味著執行策略任務，那太好了。 如果出色意味著您可以持續享用午餐，那也很棒。」

在早期成功的基礎上更上一層樓

隨著早期的成功，Taco 現在正在擴大 AI Studio 在整個 Business 版中的足跡。 團隊正在積極與每個部門合作，以確定具有高影響力的機會，無論是建立新的分類系統、建立內部工作流程以支援不同的客戶需求，還是協助團隊更有效地管理關係人的需求。

Charlie 表示：「我們正在積極與所有團隊合作，在所有工作流程中尋找更多分類步驟和更多支援步驟。」

他們還在繼續完善已經建立的內容，計劃根據實際使用情況隨著時間的推移發展工作流程。 潛在的計劃更新包括將審查者新增至未完成的提交內容，以及將 AI 計劃更順暢地整合到轉售商流程中。

隨著他們繼續在整個組織中擴展 AI Studio，Taco 的團隊認為該工具並不是取代他們的知識，而是一種在不增加投入量的情況下，加倍完成重要的工作的方法。

Charlie 表示：「您不需要從完美開始，就能節省這些成本。 「只要開始就行了。 請瞭解這並不是要取代您的工作。 它可以幫助您更有效率、更一致地完成工作。」