建立能推動結果的行動計劃

設定目標可能會讓人感覺良好。 畢竟，您正在定義您想要達成的目標。 但如果沒有明確的行動步驟，目標就無濟於事。 ​​行動計劃是一種熱門的專案管理技巧，它列出了您的行動步驟，以便您確切地瞭解如何實現目標。 

我們將向您展示如何逐步建立這個清晰的藍圖，以及您應該使用的其他工具，以充分利用您的行動計劃。 一起深入瞭解吧。

什麼是行動計劃？

行動計劃是您為實現目標而需要完成的任務或步驟清單。 有效的行動計劃就像公司計劃的管理計劃一樣，概述了成功實現這些更大目標所需採取的步驟。 完成目標設定流程後，請建立一個包含特定任務和時間範圍的行動計劃，以實現每個目標。 

誰需要行動計劃？

行動計劃對於任何需要逐步規劃流程的人來說都很有用。 建立行動計劃時，您會詳細說明為了達成專案目標而採取的行動。 這些計劃可以幫助您組織待辦事項，並確保您擁有實現目標所需的資訊和資源。

行動計劃通常用於策略規劃。 策略計劃是整個組織正在努力實現的三到五年目標。 建立策略計劃後，您可以使用行動計劃來概述如何執行策略目標。 這樣一來，您就能為團隊提供一個架構，以便追蹤他們為實現總體策略目標而需要完成的所有個別任務。

但您可以建立的行動計劃不僅僅是策略規劃。 使用此工具以系統化的方式實現任何特定目標。 嘗試設定：

• Business 版行動計劃

• 行銷行動計劃

• 修正行動計劃

• 銷售行動方案

• 專案動作計劃

• 個人發展行動方案

無論您建立的是何種類型的行動計劃，請務必在任務管理軟體中建立。 這樣，您就可以輕鬆與團隊分享行動項目和時間軸，以便追蹤進度。 與其進行手動狀態更新和不明確的交付項目，不如讓您的團隊擁有一個集中的事實來源，以便他們完成實現目標所需的一切。 

現在，讓我們深入瞭解如何建立行動計劃，以提高團隊的效率和當責。

建立行動計劃的 6 個步驟

步驟 1：設定 SMART 目標

在設定目標時，明晰（度）是最重要的特質。 透過SMART 目標方法，您的目標可以明確定義並可實現。 設定具體、可衡量、可實現、切實可行和有時間限制的目標，以便從這種策略中受益。

例如，您的目標可能是在四個月 (有時限) 內交付目前的專案 (可衡量) ，且不超支 (具體)。 假設根據您可用的資源，這個目標既可實現又可行，那麼這就是一個很好的智能目標。

步驟 2：確定任務

現在您的目標已經明確定義並記錄下來，您需要確定實現目標所需的步驟。 確定您和團隊為了達成里程碑以及最終的主要目標而需要完成的所有任務。

以下是幾個行動計劃範例，其中包含不同類型目標的任務：

目標：在 6 月前將團隊從 7 名團隊成員擴展到 9 名。

任務：

• 與人力資源部會面，討論招聘活動。

• 建立範本專案以追蹤候選人。

• 每週安排三次面試。

目標：在第二季度結束時為整個公司選擇並引入新的工作管理軟體。

任務：

• 申請預算。

• 建立第二季的推出計劃。

• 為團隊成員安排訓練。

目標：在 5 月舉辦 5k 慈善跑，為當地食物銀行籌集 $15,000。

任務：

• 尋找志願者並確定職責

• 準備行銷材料和公關計劃

• 確保贊助者

步驟 3：分配資源

列出所有任務後，您可以分配團隊成員、專案預算或必要設備等資源。 無論是為團隊成員指派特定任務、申請預算，還是收集有用的工具，現在都應該進行規劃和準備。

有時候，在實施行動計劃之前，您無法分配所有資源。 也許您必須先申請資金，或需要經過高階主管核准，才能繼續執行任務。 在這種情況下，請將資源設為計劃中的行動項目，以便稍後處理。

步驟 4：安排任務的優先順序

當您的團隊瞭解他們的優先事項時，他們就會知道首先要做什麼，以及在必要時重新排定什麼。 沒有行動計劃是一成不變的，因此賦予團隊權能的最佳方式是讓他們知道哪些任務是高優先順序，哪些任務則更具彈性。

為了清楚說明，請按優先順序和順序對所有行動項目進行排序：

• 優先順序：重要和不太重要的任務。

• 順序：必須先完成的任務，以便其他人可以開始。

在組織和排定行動項目的優先順序時，您會注意到某些行動項目依存於其他項目。 換句話說，在前一個任務已完成之前，無法開始另一個任務。 請強調這些相依性，並將順序納入優先順序。 這樣做可以減少瓶頸，消除會導致不太重要的行動項目延遲高優先順序項目的障礙。  

步驟 5：設定期限和里程碑

當您的團隊瞭解他們正在努力的目標時，他們就能有效地安排工作的優先順序，並有動力完成出色的工作。 當團隊成員直接瞭解他們的工作如何為更大的目標做出貢獻時，他們往往會更有動力。

若要從一開始就與隊友互動，請為所有行動項目指派期限並定義里程碑。 里程碑會在專案時間軸上標記特定點，以識別活動何時已完成或何時開始新階段

建立時間軸或甘特圖，以更好地瞭解您的優先任務、里程碑和期限。 您的時間軸還可以作為一種可視化方式，用於追蹤行動計劃中每個任務的開始和結束日期。 您可以將其作為基準，確保團隊進展順利。

步驟 6：監控並修訂您的行動計劃

您掌握和適應變化的能力，是您成為優秀專案經理的原因。 監控團隊進度並在必要時修改計劃至關重要。 如果您發現反覆出現的問題拖慢了團隊的進度，修正行動計劃範本可以幫助您找出根本原因，並將問題轉化為改進。

幸運的是，您的行動計劃並非一成不變。 追蹤可能變更的優先順序或期限的最佳方法是使用動態工具，例如工作管理軟體。 這樣，您就可以即時更新待辦事項和相依性，讓團隊維持資訊同步，並讓行動計劃持續推進。 您還可以使用行動記錄範本來持續記錄已完成、待處理的內容，以及審查中的任何後續項目。 記錄範本可協助您的團隊隨時間推移追蹤當責情況，並對計劃進行資料驅動的更新。

行動計劃與 B 計劃與專案計劃與待辦清單

那麼，行動計劃與所有這些其他計劃和清單究竟有何不同？ 為了徹底釐清這一點，我們將說明這些計劃的內容，以及何時使用哪個計劃來最大限度地提高團隊的投入量。

行動計劃與備案

您可能聽過行動計劃和 B 計劃這兩個詞彙可互換使用。 但事實上，行動計劃和備案是兩種完全不同類型的計劃。 以下說明如何區分兩者：

• 您的行動計劃會詳細說明行動，以便您和您的團隊確切瞭解實現目標所需採取的步驟。

• B 計劃是一個次要的行動計劃，一個替代策略，如果您的原始計劃失敗，您的團隊可以應用它。 無論是由於內部問題還是外部因素，制定 B 計劃都是為最壞情況做好準備的絕佳方法。

行動計劃與專案計劃

專案計劃比行動計劃更複雜。 專案計劃是團隊達成專案目標所需的關鍵元素藍圖。 專案計劃包含七個要素：

1. 目標和專案目的

2. 成功指標

3. 專案關係人與 角色

4. 範疇與預算

5. 里程碑及交付項目

6. 時間軸與排程

7. 溝通計劃

建立專案計劃後，請使用行動計劃來概述和記錄團隊將如何執行任務並實現目標。 這將確保團隊中的每個人都瞭解自己的職責以及何時完成哪些工作。

行動計劃與待辦清單

待辦清單通常用於記錄不一定會導致一個共同目標的單一任務。 待辦清單可能每天都會變更，且不如行動計劃那麼有條理。 行動計劃將遵循特定的步驟，並包含所有有助於完成共同目標的任務。

如何成功實施行動計劃

您知道如何建立行動計劃，但為了成功實施，您需要使用正確的工具並正確使用它們。 以下是我們確保您的行動計劃有效的五大提示：

使用任務管理軟體

將所有任務和時間軸在一個集中的事實來源中，從而簡化您的行動計劃。 像 Asana這類的任務管理軟體非常適合您的行動計劃，因為它可以讓您追蹤待處理的任務、宣告任務所有權、指派相依性，並即時或非同步地與您的團隊聯繫。

使用或建立範本

建立或使用範本，列出所有行動項目，並附上備註、狀態、優先順序和所有權。 當您建立適合專案類型的範本時，您可以一遍又一遍地重複使用它。

設定即時提醒並指派相依性

確保所有行動項目都有時間限制，並指派相依性。 這樣，當項目準備就緒時，您的團隊就可以做出反應，並輕鬆追蹤其他依賴於他們的項目。 

在完成行動項目時將其勾選

當行動項目已完成時，請將其勾選！ 確保每個人都能看到並即時發生，以便負責下一個行動項目的人員可以盡快開始工作。

討論延遲或待處理的任務

如果您遇到問題或延誤，請與您的團隊溝通，以發現潛在的瓶頸，並找到讓行動計劃保持進展順利的解決方案。 您可以直接在行動計劃中新增備註，或設定通話以討論更複雜的問題。

準備、就緒、行動計劃

正如 Benjamin Franklin 曾經說過：「如果您未能規劃，您就是在規劃失敗。」 建立行動計劃有助於您保持專注和進展順利，並實現您的目標。