如何建立清晰明確的行動項目

成功的專案啟動會議結束了，您的團隊成員已準備好繼續執行會議中決定的所有內容。 但會議結束後，您如何確切知道該做什麼？ 

這就是清楚溝通行動項目的用武之地。

什麼是行動項目？

行動項目是從與其他專案關係人的會議中建立的任務，旨在推動專案朝目標前進。 請將其視為以行動為導向的待辦事項，協助您達成專案目標。 行動項目可以是更大型行動計劃或待辦清單的一部分，它們對專案管理來說與有效的會議同樣重要。 

行動項目可協助您追蹤會議期間做出的決策。 這些會議行動項目可以採用交付項目或資產的表單。 從傳送後續電子郵件等簡單任務，到為整個專案建立計劃 (例如為新的廣告活動建立甘特圖)，行動項目可以有各種形式。 使用會議日程追蹤需要完成的行動項目，以便明確後續步驟。

使用行動項目有哪些好處？

如果您是專案經理，希望追蹤專案進度，則有幾種方法可以監控行動項目，從而使您的團隊受益。

行動項目有助於維持專案井然有序

優秀的專案經理會在會議結束後傳送行動項目清單，以確保每個人對後續步驟都達成共識。 有些專案經理會根據會議紀錄或會議筆記組織行動項目，以此作為對任務進行分類的方式。 以這種方式撰寫行動項目時，他們可以清楚地指出哪些行動項目對應於會議日程中的特定討論要點。

行動項目可讓團隊成員各負其責

通常，會議期間會做出許多決策。 行動項目可以幫助您在討論這些決策時即時擷取與這些決策相關的待辦事項。 指派一位專人負責建立行動項目清單，並在會議結束後與任務所有者進行後續追蹤，可確保整個團隊確切瞭解他們負責的任務。 如果您使用專案管理軟體，還可以將行動項目自動化，並在會議進行期間即時將其指派給相應的團隊成員。 

行動項目可追蹤正在進行的工作

行動項目追蹤是管理團隊工作負荷的實用工具。 追蹤行動項目可讓經理輕鬆查看團隊正在進行的工作，以及他們是否有餘裕承擔更多工作。 如果您的團隊有按小時計費的員工或按時間增量分配工作 (例如代理工作)，您可以追蹤每個行動項目完成所需的時間。 透過持續追蹤定期已完成的行動項目，您可以在未來指派類似專案，從而瞭解您需要多少資源。

請考慮在行動紀錄範本中重新編碼行動項目。 這是一種簡單的方法，可用於查看已完成的工作、待處理的工作以及每個後續工作的負責人。

建立行動項目：3 個 W

行動項目有三個關鍵組成部分。 這三個組成部分使誰負責該項目、確切需要完成的內容以及何時需要完成的內容變得明晰（度）。

誰

誰負責此行動項目？ 如果有人對這項特定任務有任何疑問，應該向誰尋求協助？ 這是使用RACI 表的好機會，這樣您就能確切知道誰是任務所有者，以及還有誰參與決策過程。

是什麼

根據任務的描述，正在進行哪些行動？ 強而有力的行動項目以動詞開頭，當任務名稱以動作本身開頭時，對於需要完成的工作就沒有任何模稜兩可之處。 例如，與其將「內容行事曆」寫成行動項目，不如寫成「針對內容行事曆主題進行腦力激盪」。 在此範例中，內容行事曆需要發生的事情毫無歧義，因為動詞「腦力激盪」清楚地描述了需要完成的事情。 

撰寫任務時，請考慮是否可以為任務所有者提供任何情境資訊，以協助他們完成行動項目。 指派對象是否需要任何重要文件或參考材料才能完成此任務？ 將任務所需的所有重要資訊集中在一處，不僅方便，而且還能簡化工作流程。 這樣做可以減少團隊成員為確保任務完成而進行的來回溝通。

何時

會議中的行動項目何時需要已完成？ 設定期限時，請務必考慮其他專案相依性和任務所有者目前的工作負荷。 您設定的期限對團隊和專案來說是否切合實際？

清晰的行動項目範例

行動項目至關重要，但學習如何清楚地闡明會議後需要做的事情需要練習。 以下是幾個團隊如何建立行動項目的範例：

工程行動項目範例

開發團隊發現了一個關鍵錯誤。 在團隊會議上討論了潛在的解決方案後，團隊決定由 Daniela 來修復錯誤，因為她幾個月前修復了類似的錯誤，並對問題有更深入的瞭解。 她將在兩週後的下一次產品更新之前完成修復。

行動項目：修補錯誤。

• 任務所有者： Daniela

• 期限：從今天起兩週後。

人力資源部 (HR) 行動項目範例

人事團隊希望在接下來的幾個月內有更多團隊成員加入之前，將其到職流程標準化。 團隊決定協作完成到職簡報大綱。 他們將截止日期設定為新員工入職前兩週。 從那裡，Kabir 將在新員工開始前一週根據該大綱完成簡報投影片。

行動項目 1 ：概述到職流程簡報。 

• 任務所有者：人事團隊

• 期限：新進員工到職前兩週

行動項目 2 ：根據團隊建立的大綱，完成新的到職簡報投影片組

• 任務所有者： Kabir

• 期限：新員工入職前一週

設計行動項目範例

行銷和設計團隊會面，分享對第一輪品牌重新設計的回饋。 行銷團隊對早期設計提供回饋，然後設計團隊將有兩週的時間整合會議中討論的回饋。

行動項目：編輯第一輪品牌重新設計。

• 任務所有者：品牌重新設計團隊

• 期限：8 月 10 日，即下一次會議日期

建立行動項目時的常見錯誤

如果做得好，行動項目可以幫助您的團隊工作流程、完成任務清單上的待辦事項，並加快專案進度。 然而，當行動項目未明確定義時，就可能會造成重大問題。 

以下是建立行動項目時應避免的一些常見錯誤：

模稜兩可的行動項目

當任務沒有您完成任務所需的所有資訊時，您就無法開始該工作。 相反，您需要尋找資訊或與專案關係人跟進，這會花費寶貴的時間。  根據我們的研究，知識工作者將 60% 的時間花在工作附帶事務上，例如會議、狀態檢查和搜尋資訊。 在任務中明確定義「內容」可以消除對於需要完成的工作的困惑，從而避免專案關係人之間不必要的來回溝通。

未設定期限

如果您沒有設定期限，任務可能會無限期地被推遲，直到被遺漏。 如果行動項目對於完成專案至關重要，則必須設定精確的截止日期。 沒有截止日期的行動項目可能很快就會被遺忘。

未將任務指派給團隊成員

如果您沒有將任務指派給明確的所有者，任務可能會被遺漏。 如果您知道有事情需要完成，但沒有人自願去做，請將其指派給最適合完成這項工作的人。 如果此人沒有能力承擔此任務，瞭解團隊目前的工作量是找到有能力完成此行動項目的人員的好方法。

定義「誰」可以防止任務被遺漏。 只要將任務指派給某人，就會至少有一個人知道該任務需要完成。

藉助 Asana 組織行動項目

建立行動項目很簡單，但當工作不在同一處時，與團隊分享可能會很困難。 這就是一個好的工作管理工具派上用場的地方。