COS 透過在 Asana 中使用 AI 驅動的工作流程，將活動製作速度加快了 90%

重點摘要

挑戰

• 耗時的行銷活動設定：每個新的季節性行銷活動都需要 12–14 小時的手動設定，經理們在 Excel 中從頭開始建立追蹤工具。

• 跨職能協調的複雜性：透過電子郵件收到的簡介缺少資訊，導致額外的釐清週期，且錯誤修正率高達 60%。

• 資產規劃效率低下：缺乏標準化意味著團隊經常請求和生產最終不需要的資產。

解決方案

• AI 支援的接收： AI Studio會分析表單提交內容的完整性，甚至在專案建立之前就標記出缺漏之處。

• 自動化專案支架：單一提交觸發自動產生 50 多個結構化子任務，其中包含指派的所有者和串聯的期限。

• 智慧品質檢查： Asana AI 隊友主動審查資產，在進入生產階段之前發現問題。

成果

• 釋放 84,100 英鎊的年度工作量，相當於讓 1.53 名全職員工重新投入策略性工作。

• 行銷活動設定時間縮短 90% ，從近兩天的工作時間縮短至短短幾分鐘。

• 資產產出增加 2 倍，使團隊能夠在每個行銷活動中交付 1,000 多項資產，而之前為 500-600 項。

我們的團隊專注於重新思考整個組織的工作流程，以確保我們優先考慮能為客戶帶來真正價值的高影響力計劃。 透過建立可擴展的工作流程，並有意識地利用 AI，我們得以提升可視度和速度，同時將精力集中在策略執行上。 當團隊協作、試驗，並致力於更聰明地工作時，就會發生創新。”

獲獎者：2026 年工作創新領導者，EMEA 區

此獎項表彰 COS 率先使用由 AI 提供支援的工作流程，以解決快節奏時尚產業中複雜的創意製作挑戰。 透過將 AI 直接嵌入工作架構，COS 為企業規模的零售執行設定了新的全球基準。

階段 1：智慧接收和簡介驗證

此前，創意請求流程涵蓋多個工具和區域工作流程，行銷活動經理需要花費數天時間在各部門之間追蹤簡介，並手動將資產傳送給區域團隊。 COS 透過實施集中式接收系統，並使用 AI 作為品質閘道，來解決這個問題。 這個新的工作流程可確保每份創意簡報在輸入時都經過完整性驗證，從而減少因資訊不完整而導致的下游協調。

• AI 主導的驗證： AI Studio會分析接收表單的完整性，並在人員看到專案之前主動標記缺漏之處。

• 主動釐清：若提交內容不明確，系統會立即要求釐清，從而免去先前每個活動都要花費數小時的來回溝通。

• 標準化架構：透過要求一組嚴格的輸入項，COS 確保團隊僅請求絕對必要的資產，從而減少資產浪費。

• 人在迴圈驗證：資深全球專案經理持續監督接收佇列，確保所有經驗證的請求都與目前的季節性優先事項一致。

Asana 為工作提供了單一、結構化的進入點。 透過在接收時確保品質，我們消除了下游的複雜性，並將團隊從被動執行轉變為主動的策略型工作。”

階段 2：自動化專案產生和指派

在使用 Asana 之前，專案團隊每次進行新行銷活動時，都需要花費長達 8 小時的時間手動設定追蹤工具和任務清單。 COS 使用自動化專案引擎取代了這些管理任務，該引擎可立即建立整個工作架構。 此工作流程可依據行銷活動的特定要求進行調整，確保簡介一經核准，創意與內容團隊就能擁有清楚、預先建構的執行路徑。

• 即時專案生成：表單驗證後，AI Studio 會自動生成包含 50 多個結構化子任務的完整行銷活動專案。

• 動態指派：使用 AI Studio，由 AI 提供支援的規則會依據資產類型、地區和目前的團隊工作量，智慧地將任務指派給適當的團隊成員。

• 串聯式期限：系統會根據最終活動啟動日期，自動設定整個專案生命週期的期限。

• 情境交接：每個任務都包含接收表單的完整歷史記錄和情境，確保工作在部門之間移動時不會遺失任何資訊。

工作流程已無縫接軌地嵌入我們的日常營運，消除了手動設定工作，並為行銷活動建立了更具擴展性的流程。”

階段 3：AI 監控的製作和品質控管

隨著 COS 擴大對 Asana 的使用，它不僅僅是進行標準化任務管理，而是將其工作流程視為可進行工程設計和最佳化的策略系統。 該品牌目前正在擴大Asana AI 隊友的使用，以支援需要更多量身定制 AI 功能的更複雜工作流程。 這些使用案例將進一步使團隊能夠超越日常工作方式，並騰出更多時間用於更具創意和策略性的工作。

主動錯誤偵測：AI Studio監控進行中的工作，在潛在問題惡化之前先行標記，從而將錯誤修正時間縮短 60%。

• 自動化狀態管理：規則可管理製作階段之間的轉換，並在識別阻礙因素後立即觸發向專案關係人傳送的通知。

• 智慧品質檢查： Asana AI 隊友審查已完成的資產，以確保其符合原始簡介中定義的要求。

• 全球步調一致：自動化規則使區域行銷團隊和電子商務專案關係人就資產準備情況保持同步，從而防止本地市場交付延遲。

我們發現團隊之間的來回溝通大幅減少。 現在有了區域團隊，流程更加精簡，能夠主動發現問題，而非被動應對。”

階段 4：策略性報告與全球可視度

領導層先前依賴跨團隊和地區的多個報告來源，而這些報告在審查時往往已經過時。 COS 使用專案集建立了即時報告層，為所有進行中的行銷活動提供單一事實來源。 此工作流程使高階主管贊助者能夠監控全球交付，並就資源分配和成長做出以資料為基礎的決策。

• 專案集層級的儀表板：領導層使用專案集，在單一統一檢視中追蹤品牌、電子商務和永續發展的進度。

• 即時狀態更新：系統以自動狀態摘要取代手動報告，提供專案健全度和時間軸的最新檢視。

• 資料驅動的決策：透過在單一生態系統中擷取所有工作，COS 現在可以分析輸送量和資產績效，以便最佳化未來的行銷活動規劃。

• 跨品牌可擴展性：此模式的可視度和效率非常明確，因此姊妹妹品牌 Weekday 專門購買了 Asana 來複製 COS 的工作流程。

Asana 不僅改善了我們的流程，還重新定義了我們的工作方式。 我們建立了一個統一且透明的生態系統，所有工作都能無縫接軌地看見。”

結論

在此轉型之前，COS 透過結合現有工具和流程來管理行銷活動生產，以支持品牌成長。 透過在 Asana 中建構 AI 原生引擎，COS 可以簡化協作、減少手動協調，並讓團隊有更多時間專注於高影響力的創意策略。 其影響如此重大，以至於其他團隊現在也在有機地採用此模式，使 COS 成為整個組織的營運創新者。 隨著品牌持續擴展，其 AI 驅動的基礎架構可確保速度和品質能夠共同提升，而不會互相影響。