Centralisera förfrågningar för att prioritera, tilldela resurser och påbörja rätt arbete

Asanas arbetsflödesmall för arbetsintag ger team ett enkelt sätt att ta in, granska och dirigera inkommande arbete utan att sortera inlämningar för hand. Varje förfrågan går in i samma arbetsflöde, så att team kan se vad som behöver uppmärksammas, vem som äger varje steg och hur arbetet fortskrider. Med inbyggd automatisering och AI-stöd lägger du mindre tid på att samla in information och mer tid på att slutföra det viktigaste arbetet.

• Samla allt inkommande arbete i ett enda, konsekvent arbetsflöde för intag.

  Mallen samlar in viktiga detaljer via ett inbyggt formulär och tilldelar varje förfrågan ett ID, så att team enkelt kan spåra arbetspunkter. Team kan initiera uppföljningar via e-post och lämna kommentarer endast för teamet för att samarbeta innan arbetet påbörjas.

• Granska och kvalificera förfrågningar snabbt med AI.

  AI namnger nya inlämningar, uppmanar förfrågare att lämna saknad information och utarbetar svar för att minska fram och tillbaka i början av intagningsprocessen.

• Organisera förfrågningar med hjälp av anpassade statussteg.

  Mallen för intag sorterar jobbförfrågningar i anpassade statustyper för att se vad som är nytt, pågående, blockerat eller slutfört.

• Tillämpa slutdatum automatiskt.

  Regler fastställer deadlines baserat på typen av förfrågan, vilket hjälper team att planera arbetet utan manuell schemaläggning.

• Granska och rapportera resultat från en enda panel.

  Paneler visar förfrågningsvolym, behandlingshastighet och förseningar i olika faser. Mallen för intag ger team mätvärden, insikter, diagram och grafer i realtid för att förbättra arbetsflöden och undvika förseningar.

När ska man använda en mall för arbetsflöde för arbetsintag?

Mallar för arbetsintag är mest användbara när ditt team behöver ett pålitligt sätt att hantera inkommande arbete från flera olika källor. De erbjuder en enda plats för förfrågare att specificera sina behov, inkludera viktiga detaljer och spåra förloppet utan extra kontroller. En arbetsflödesmall hjälper granskare att få den information de behöver för att bestämma vad de ska göra härnäst och föra arbetet framåt med färre förseningar.

Använd Asanas formulärmallar för arbetsintag när ditt team vill:

• Organisera inkommande förfrågningar när de anländer under dagen.

• Ersätta isolerade e-postmeddelanden, chattar eller kalkylark med ett enda intagsflöde.

• Planera arbetsbelastningen genom att tilldela och schemalägga förfrågningar i ett system.

• Stöd återkommande servicebehov såsom reparationer av anläggningar, IT-hjälp eller introduktionsuppgifter.

• Ge förfrågare insyn i statusen för sina inlämningar.

En arbetsflödesmall för jobbförfrågningar fungerar bra för alla team som hanterar återkommande förfrågningar och behöver en pålitlig intagningsprocess för att hålla alla informerade.

Använda en mall för arbetsintag

Asanas arbetsflödesmall för arbetsintagning ger ditt team en enda plats för att samla in, granska och hantera inkommande arbetsorder. Du går igenom varje steg i arbetsflödet i en konsekvent ordning, så att du alltid vet hur nya förfrågningar fortskrider.

Samla in jobbförfrågningar med ett formulär

Du samlar in nya inlämningar via det inbyggda formuläret och skapar en standardiserad post för varje förfrågan. Du kan anpassa formuläret för arbetsorderförfrågningar så att det innehåller en beskrivning av arbetet, kontaktinformation eller andra detaljer som ditt team behöver. Mallen tilldelar varje punkt ett eget ID och ditt team lägger till e-postuppföljningar eller kommentarer endast för teamet när samarbete krävs. Om en anläggningschef skickar in en reparationsförfrågan för VVS registrerar formuläret all nödvändig information i början.

Granska jobbförfrågningar med AI

AI tilldelar ett namn till varje inkommande förfrågan, frågar förfrågare om saknade detaljer och utarbetar svar för att minimera den inledande kommunikationen. Om en förfrågare utelämnar platsdetaljer ställer AI en uppföljningsfråga innan den fortsätter.

Organisera jobbförfrågningar efter status

Team använder statusfält för att placera varje punkt i rätt fas, till exempel Ny förfrågan, Behöver information, Utvärdering, Godkänd, Avvisad eller Implementerad. Om en tvärfunktionell introduktionsförfrågan finns i ”Behöver information” anger statusen exakt vad granskarna ska göra härnäst.

Ställ automatiskt in slutdatum för förfrågningar

Regler tilldelar deadlines baserat på typ av förfrågan, så att team inte behöver schemalägga arbetet manuellt. Automatisering håller arbetet i fas när volymen ökar. Om ditt team alltid löser grundläggande serviceförfrågningar inom fyra dagar tillämpar regeln slutdatumet omedelbart.

Spåra förlopp med paneler

Paneler visar förfrågningsvolym, rörelsehastighet och flaskhalsar i arbetsflödet. Dessa diagram hjälper team att känna igen mönster och ändra sin process för jobbförfrågningar när det behövs. Om en månatlig ökning av underhållsförfrågningar inträffar markerar panelen den och vägleder resursplaneringen.

Asanas mall för arbetsintag fungerar som en teammedlem som organiserar varje inlämning, uppmuntrar till nästa steg och vägleder punkter genom granskning och genomförande. AI hjälper till med intagningsuppgifter, regler håller igång arbetsflödet och paneler rapporterar om förloppet i varje fas.

Förändra hur du hanterar jobbförfrågningar med Asana AI. Granska förfrågningar med AI.

Låt AI hantera det improduktiva arbetet så att teamet kan fokusera på beslut, inte datainmatning. När jobbförfrågningar kommer in hjälper AI dig att organisera, definiera och slutföra intagsprocessen utan att ändra ditt arbetsflöde.

• AI namnger automatiskt varje förfrågan. AI läser varje inlämning och ger den en detaljerad titel, så att din intagstavla aldrig fylls med ”Snabb fråga” eller ”Behöver hjälp” igen.

• AI följer upp saknad information. När viktiga detaljer såsom omfattning, tidpunkt eller ägare saknas ber AI den som skickar förfrågan om mer information. Du får slutförd förfrågningar vid den första granskningen, med färre meddelanden som skickas fram och tillbaka.

• AI skriver utkast till svar. AI föreslår svarstext baserat på detaljer och status för förfrågan, oavsett om du godkänner, avvisar eller begär ändringar. Ditt team kan granska, anpassa och skicka det med bara några få klick.