Vad är it-projekthantering?

IT-projektledare är anpassningsbara och påhittiga ledare. Att slutföra komplexa projekt är ingen enkel uppgift, men den rätta ledaren gör det gång på gång. 

Som IT-projektledare skapar du användarvänlig och flexibel teknik för konsumenter samtidigt som du spårar dina teammedlemmars förlopp. Hur gör man allt, undrar vi? Vi gissar att din hemlighet är en programvara för IT-projekthantering. 

Att ha rätt programvara för it-hantering kan vara nyckeln till projektets framgång. Vår guide beskriver vad IT-projekthantering är och ger tips för att hantera IT-projekt.  

Vad är IT-projekthantering?

IT-projekthantering är processen för att hantera, planera och utveckla informationsteknikprojekt. It-projekt finns inom en mängd olika branscher, inklusive programvaruutveckling, informationssäkerhet, informationssystem, kommunikation, hårdvara, nätverk, databaser och mobilappar.

It-projektutvecklare levererar en produkt eller tjänst, medan chefer hanterar it-projekthantering. Chefer ansvarar för att kommunicera förväntningar och hålla projekten i fas och inom budget för att säkerställa att it-projekten fungerar smidigt.

Vilka är de fem faserna i it-projekt?

Som IT-projektledare kan du utföra komplexa uppgifter mer effektivt med hjälp av de fem faserna i IT-projekthantering. Varje fas har olika milstolpar som driver projektets livscykel framåt. Oavsett om du hanterar sprintar för ett agilt projekt eller processlanseringar kan du kartlägga ditt nästa projekt med hjälp av de fem faserna nedan.

1. Startpunkt

Under initieringsfasen fastställer man behovet av projektet och skapar ett projektförslag. Projektet måste också vara genomförbart för teamet och företaget i stort. Under den här fasen bör du också bekräfta att projektet är värt den tilldelade tiden och resurserna innan du går vidare.

2. Planering

Planeringsfasen är en samarbetsinsats mellan dig som it-projektledare och ditt team. Planeringen av projektet innebär att fastställa budgetar, identifiera risker och skapa tydliga mål för vad ni vill uppnå. 

En mall för en översikt kan hjälpa dig att planera mål som du sedan kan hänvisa till under hela projektets livscykel. 

3. Genomförande

Genomförandefasen är den fas då teamet fastställer projektets leveranser. It-projektledare spelar en viktig roll genom att tilldela uppgifter för att nå milstolpar och hålla kommunikationen öppen mellan alla teammedlemmar. 

Använd en programvara för teamsamarbete för att se till att alla är överens om vem som gör vad och när. Du kan behöva se över projektplanen under genomförandet eftersom projekt ofta ändras under utvecklingen. 

4. Övervakning och kontroll

Under utförandefasen kan du använda en programvara för it-projekthantering för att spåra teamets förlopp i realtid. Det innebär att övervaka projektets tid, kostnad, omfattning, kvalitet och risk. Med hjälp av projektöversikten kan du utvärdera om projektet är i fas med projektförslaget och målen, eller korrigera kursen om det behövs. 

5. Avslutning

När projektet är slutfört börjar avslutningsfasen. I den här fasen ska du se till att allt arbete har slutförts, godkänts och skickats vidare till rätt team. Det är också viktigt att ta sig tid att granska eventuella lärdomar under projektet och avgöra vad som gick bra och vad som inte gick bra. Avslutningsfasen är avgörande eftersom den ger teamet möjlighet att granska och förbättra framtida metoder. 

Vad gör en it-projektledare?

Som it-projektledare måste du veta hur man kommunicerar med alla i organisationen. Du kommer att arbeta nära medlemmar i it-avdelningen, men du kan också vara ansvarig för att diskutera ditt teams arbete med andra team.

• Se till att produkten fungerar: målet med varje it-projekt är att leverera en funktionell produkt som uppfyller kundens behov. IT-projektledare är den första kontaktpunkten om något går fel med ett projekt, och därför måste du prioritera funktionalitet framför allt annat. 

• Tilldela uppgifter till teammedlemmar: En projektledare är den som teammedlemmarna vänder sig till för att avgöra vilka roller och ansvarsområden de har i projektet. Som it-projektledare bör du ta dig tid att förstå it-team så att du kan tilldela uppgifter effektivt.

• Spåra förlopp och resultat: När ett projekt har börjat måste projektledare spåra teamets resultat, projektets tidslinje, budgeten och hur väl projektet uppfyller sina mål. IT-projektledare kan använda en programvara för projekthantering för att bedöma kompetenser och hjälpa till med professionell utveckling.

• Leda agila möten med intressenter: En intressent påverkas ofta av projektets resultat. Det kan vara ledningen, en kund eller en produkttestare. Som it-projektledare kommunicerar du med intressenter och ger dem regelbundna statusrapporter om projektet.  

Utmaningar för it-projektledare

Du kommer att stå inför en hel del utmaningar i din roll som it-projektledare, men med rätt hanteringsverktyg kan du känna dig säker på din förmåga att ta itu med problem snabbt. 

Tid och budgetering

Tid och budgetering är några av de största utmaningarna du kan stöta på inom IT-projekthantering. Utan realistiska deadlines för ett projekt riskerar du att leverera en produkt eller tjänst som är av lägre kvalitet än den skulle kunna vara. 

Att inte ha resurser för att slutföra projektet kan också få team och kunder att drabbas. Du kan minska tids- och budgetutmaningar genom att prioritera dessa punkter i planeringsfasen. 

• Scenario: Ledningen vill att ditt team ska utföra en företagsomfattande programvarumigrering inom en månad, men du behöver en månad till eftersom ditt team är för litet och oerfaret för att slutföra migreringen inom den tilldelade tidsramen.

• Lösning: Använd en programvara för IT-projekthantering för att hålla ledningen informerad om teamets tillgänglighet och erfarenhet. På så sätt kan ledningen förbereda en mer realistisk tidslinje när de tilldelar it-projekt.

Omfattningskrypning

Omfattningskrypning uppstår när projektets ursprungliga mål överskuggas om intressenter fortsätter att lägga till nya krav och leveranser. Det kan potentiellt få ett projekt att spåra ur och kräver ständiga justeringar. 

För att minska omfattningskrypning bör du sätta upp tydliga projektmål från början, ha en ändringskontrollprocess på plats och göra ditt bästa för att kommunicera med intressenterna i varje steg. 

• Scenario: Ditt ursprungliga projektmål var att förbättra wifi utomhus på företagets huvudkontor så att anställda och besökare kan arbeta var de än befinner sig. Under projektets genomförande ber intressenterna dig att utöka räckvidden för det trådlösa nätverket till driftcentralen på andra sidan gatan och även tillåta nedladdningsmöjligheter. 

• Lösning: IT-projekthantering kan ge tydliga projektavsikter i början, så att dina intressenter vet vad som kan åstadkommas under projektet. De skulle till exempel förstå att det är rimligt att begära en utökning av räckvidden för utomhuswifi, medan det är för omfattande att begära nedladdningsmöjligheter.

Missförstånd

Eftersom it-projektledare fungerar som en mellanhand mellan teammedlemmar, avdelningar och intressenter kan missförstånd bli en utmaning om det inte finns en organiserad process för att hålla alla informerade. Prioritera kommunikation med hjälp av projekthanteringsverktyg för IT för att leda ditt team till framgång. 

• Scenario: Ditt företag går med på att samarbeta med en lokal skola och förbättra deras inlärningsutrymmen med ökad tillgång till teknik. Projektet innebär att installera wifi och donera 100 datorer till skolan, men din chef trodde att ni bara skulle donera 10 datorer.

• Lösning: Prioritera kommunikation i början av ett projekt. Att dela frekventa uppdateringar av projektstatus med verktyg för it-hantering kan säkerställa att alla är överens under hela projektets livscykel. 

Riskhantering

Att hantera riskerna med ett informationsteknikprojekt är ett nödvändigt steg i initieringsfasen. Under den här fasen måste du komma på alternativa planer om dina ursprungliga mål inte uppnås. Om du inte hanterar risker från början kommer du att få svårt att komma ikapp när saker och ting går snett i realtid. 

• Scenario: Ditt team skapar en onlineschemaläggningsportal för patienter på ett sjukhus. Du förutspår att allt kommer att fungera smidigt, så du blir chockad när en bugg i programmet gör att hjärtpatienter får träffa gynekologer och neuropatienter får träffa urologer.

• Lösning: Med korrekt riskhantering finns det en plan för att snabbt och effektivt lösa felet. Att åtgärda felet innebär också att man omvärderar och identifierar potentiella nya risker som uppstår genom åtgärden. Riskanalys är en viktig del av it-projekthantering. Prova att använda ett riskregister för att identifiera risker innan de uppstår. 

Föränderlig teknik

Komplexa it-projekt kan ta månader eller år att slutförd. En utmaning inom IT-projekthantering är att hålla jämna steg med förändringar i tekniken medan ett projekt pågår. Projektomfattningen för ditt första IT-projekt måste vara flexibel om kundens behov ändras medan projektet är under utveckling. 

• Scenario: Ditt team tar sig an ett långsiktigt projekt för att förbättra GPS-systemen i bilar. Medan ni arbetar med projektet lanseras GPS-appar för telefoner som gör det möjligt för förare att se trafiken i realtid. Ditt GPS-system inkluderar inte trafik, och att inkludera den här funktionen skulle avsevärt förlänga projektets längd. 

• Lösning: Förändringar inom teknik kan inte stoppas, så ditt IT-projekt måste vara flexibelt. I det här exemplet måste ditt team bestämma om det är en bra verksamhetsstrategi att ändra projektet för att konkurrera med avancerad GPS-telefonteknik.

Typer av projekthanteringsverktyg för it

Projekthanteringsverktyg för it kan hålla ditt team organiserat och informerat från projektets början till slut. De här verktygen hjälper till att visualisera varje teammedlems roll i projektet och visar projektets förlopp i realtid.

För alla typer av it-projekt:

• RACI-matris: RACI står för Responsible (utförare), Accountable (huvudansvarig), Consulted (konsulterad), Informed (informerad). Med en RACI-matris kan du klargöra teammedlemmarnas roller och ansvarsområden när de arbetar med projekt. För varje uppgift eller leverans kan du ange vilka teammedlemmar eller intressenter som är utförare, huvudansvariga, konsulterade eller informerade. Dessa diagram kan vara användbara i alla typer av it-projekt, eftersom det alltid finns ett behov av att förtydliga teammedlemmarnas ansvarsområden.  

För projekt med uppgiftsberoenden:

• Gantt-diagram: Ett Gantt-diagram – uppkallat efter Henry Gantt – är ett horisontellt diagram som används för att illustrera en projekttidslinje. Varje stapel i diagrammet representerar en uppgift i projektet, och längden på varje stapel representerar tiden. Gantt-diagram hjälper team att visualisera vilket arbete som behöver göras och hur uppgifterna påverkar varandra, som ett vattenfall. Om projektet har många beroenden (det vill säga uppgifter som är beroende av varandra) är det här ett bra verktyg eftersom teammedlemmarna kan se om och var uppgifterna överlappar varandra. 

För projekt som kräver uppgifter med små, stegvisa ändringar:

• Kanban-tavlor: Kanban-tavlor visar den uppdelade arbetsstrukturen för varje uppgift. Kanban-tavlor kan hjälpa ditt team att balansera arbetsansvaret och se andra teammedlemmars tillgängliga kapacitet. Kanban-tavlor fungerar bra när projektet kräver uppgifter med små, stegvisa ändringar. Med de här tavlorna kan team dela upp uppgifter i checklistor och förloppsfaser. 

Vad är ett exempel på it-projektledning?

Ett IT-team utvecklar en ny iPhone-applikation för att hjälpa anställda att stämpla in på jobbet. När it-projektledaren sätter ihop projektförslaget för iPhone-appen rådgör hen med appens skapare samtidigt som hen tar hänsyn till slutanvändarens behov. 

I det här exemplet på ett IT-projekt använder vi de fem faserna i projekthantering för att ta iPhone-appen genom utvecklingen.

• Initieringsfas: Det första steget är att ställa frågor. Gräv djupt i hur appen kommer att hjälpa till att lösa ett problem. Fundera på hur iPhone-appen kan vara en lösning för anställda och arbetsgivare. Är det möjligt för ditt team att skapa appen inom den angivna tiden och budgeten?

• Planeringsfas: Därefter påbörjar du planeringsfasen. För att göra det behöver du bestämma budgeten för att skapa appen och bedöma vem i teamet som kan hantera kodningen av appen.

• Genomförandefas: Den viktigaste delen av att genomföra planen för iPhone-appen är att identifiera de övergripande projektmålen. I det här exemplet är ditt projektmål: ”Målet med den här tidsspårningsapplikationen är att ge anställda ett lättillgängligt sätt att registrera sina arbetstimmar och att hjälpa arbetsgivare att hålla koll på teamets produktivitet.”

• Övervaknings-, kontroll- och avslutningsfaser: Använd projekthanteringsverktyg för att övervaka teamets framsteg. Med en effektiv programvara för projekthantering kan du se tillbaka på data under avslutningsfasen. 

Effektivisera IT-projekt med hjälp av en programvara för projekthantering

En stark it-chef ser till att it-projekten fungerar smidigt, håller sig i fas och inom budget. Letar du efter ett sätt att automatisera uppgifter som it-chef?