Mål vs avsikter – en projektledares uppdelning

När det gäller att leda ett team hjälper det att sätta upp mål och avsikter för att uppnå önskade resultat. Från stora affärsmål till små dagliga mål hjälper de här metoderna ditt team att sticka ut från mängden. 

Även om båda är viktiga skiljer sig mål och avsikter åt när det gäller de specifika åtgärder du bör vidta. Det är viktigt att förstå hur man införlivar båda i projektportföljen för att uppnå övergripande planer. 

Vi går igenom de viktigaste skillnaderna mellan mål och avsikter, tekniker för var och en och hur du kan införliva dem i din dagliga rutin. 

Vad är ett mål jämfört med en målsättning?

Ett mål är ett uppnåeligt resultat som i allmänhet är brett och långsiktigt, medan en målsättning är kortsiktig och definierar mätbara åtgärder för att uppnå ett övergripande mål. 

Även om de är olika används de två termerna ofta tillsammans när man arbetar med ett projekt. Det beror på att båda är viktiga för att planera och genomföra ett projekt. Båda skapar mätbara steg för att nå det önskade resultatet. Det kan vara nyckeltal (KPI:er), mål och nyckelresultat (OKR:er) eller andra detaljerade resultat som du vill uppnå. 

Typer av mål

Det finns tre huvudsakliga typer av mål: tidsbundna, resultatorienterade och processorienterade mål. 

Varje typ av mål fokuserar på olika prioriteringar och leder till olika resultat. I vissa fall, till exempel vid processuppdateringar med korta handläggningstider, kan ett mål innehålla alla tre typerna. 

Oavsett vilken typ av mål du sätter upp bör du alltid se till att det är SMART. SMART är en akronym som står för specific, measurable, achievable, realistic and time-bound (specifik, mätbar, uppnåelig, realistisk och tidsbunden). Dessa egenskaper hjälper till att skapa definierade och uppnåeliga mål.

För att omsätta dessa principer i praktiken kan du använda en mall för målsättning för att dela upp långsiktiga mål i mindre, tidsbundna uppgifter som är lätta att spåra.

Tidsbundna mål

Tidsbundna mål fokuserar på att fastställa specifika åtgärder inom en bestämd tidsram. Det innebär att de drivs av deadliner och måldatum. De ger en översikt över vad teamet ska sträva efter.

För att vara tidsbundet måste ett mål vara kopplat till en specifik tidslinje. I allmänhet är det långsiktiga, genomförbara deadlines som kopplas till en affärsplan. Den här typen av mål hjälper team att utföra högprioriterade, tidskänsliga åtgärder. 

Bäst för: team som behöver uppnå ett resultat inom en viss tidsram.

Resultatorienterade mål

Resultatorienterade mål fokuserar på slutresultatet. I stället för att fokusera på specifika deadlines är resultatfokuserade mål inriktade på att utföra åtgärden.

De här målen kan leda till att deadlines flyttas fram om det behövs för att uppnå det önskade resultatet med önskad kvalitet. De används ofta för åtgärder som rör helheten och viktiga milstolpar för verksamheten, såsom tillväxtmål och planer för resursfördelning.

Bäst för: team som behöver uppnå ett specifikt resultat och kan justera deadliner efter behov.

Processinriktade mål

Processinriktade mål fokuserar på att uppnå nya interna system och processer. I stället för att fokusera på ett specifikt resultat prioriterar processinriktade mål arbetet och hur det utförs. 

De här målen förbättrar teamets effektivitet genom att uppnå de mest effektiva processerna. 

Bäst för: team som vill lägga till nya interna processer för att öka effektiviteten.

Olika typer av mål

Det finns tre huvudsakliga typer av mål, som alla har unika perspektiv när det gäller att slutföra uppgifter. 

Strategiska mål, taktiska mål och operativa mål spelar alla en nyckelroll för att uppnå större mål. Låt oss ta en titt på hur varje typ passar in i din plan. 

Strategiska mål

Strategiska mål är ändamålsdrivna och hjälper till att skapa den övergripande visionen för ett projekt. 

Team använder strategiska mål för att anpassa leveranser till större affärsmål. Strategiska mål säkerställer att teammedlemmarna har en tydlig projektriktning och är samordnade kring projektets syfte och övergripande tidslinje. 

Bäst för: team som vill koppla mål till större företagsmål. 

Taktiska mål

Taktiska mål fokuserar på kortsiktiga leveranser och resultatet av dessa uppgifter. 

Den här typen av mål tittar på resultaten av både kortsiktiga uppgifter och långsiktiga mål för att vägleda framtida beslut snarare än strategiska insikter. 

Bäst för: team som arbetar med komplexa projekt med många kortsiktiga leveranser. 

Operativa mål

Operativa mål liknar taktiska mål eftersom de är kortsiktiga, men skiljer sig åt eftersom de fokuserar på handlingsinriktade och uppnåeliga uppgifter relaterade till operativa mål. 

Operativa mål bidrar till dagliga, veckovisa och månatliga mål genom att organisera uppgiftsplaner och anpassa olika avdelningar. 

Bäst för: stora team som arbetar bäst i korta iterationer och föredrar detaljerade instruktioner. 

Exempel på mål och avsikter

Eftersom mål och avsikter liknar varandra kan det vara bra att se några exempel. Från tillväxtmål till mätbara mål finns det många scenarier där du behöver både mål och syften. 

När det gäller långsiktiga planer bör dina slutgiltiga mål överensstämma med organisationens uppdragsbeskrivning och företagets värderingar. Även om de här målen är breda initiativ som sträcker sig över flera månader eller år bör de fortfarande vara mätbara och genomförbara, i enlighet med ramverket för smarta mål.  Mål är å andra sidan specifika åtgärder som teamet ska vidta inom en kort tidsram. Flera avsikter utgör ett mål. 

Nedan har vi sammanställt tre exempel på avsikter och mål för att hjälpa dig att bättre förstå hur de är sammankopplade men ändå väldigt olika.

Exempel 1: varumärkesmål

I det här exemplet tittar vi på ett varumärkesmål som använder milstolpar. 

mål: Lansera en ny produkt eller tjänst under de kommande tre månaderna som ger tillbaka till lokala organisationer och ansluter till vår varumärkespelare för gemenskap. 

Mål: Kim ska initiera lokal produktforskning baserat på resultat från kundundersökningar. 

Både målet och avsikten i det här exemplet följer riktlinjerna för smarta mål och har specifika, mätbara nyckeltal.

Exempel 2: Tillväxtmål

I det här exemplet tittar vi på ett tillväxtmål med specifika KPI:er. 

mål: Öka bloggens konverteringsfrekvens med 10 % i december. 

Mål: Implementera en e-postmarknadsföringskampanj som marknadsför våra nyheter med 15 % rabatt under december månad.

Genom att inkludera specifika projektleveranser och avsedda resultat är både målet och avsikten lätta att förstå. Det är också lätt att se hur de båda relaterar till ett större företagsmål. 

Exempel 3: effektivitetsmål

I det här exemplet tittar vi på ett mål som fokuserar på att förbättra effektiviteten.

mål: Minska manuella introduktionsfel med 30 % under fjärde kvartalet.

Mål: Implementera automatisering av verksamhetsprocesser i slutet av tredje kvartalet för att minska fel i arbetsflödet i fjärde kvartalet.

Mätbara mål bör inkluderas och långsiktiga mål bör definieras och planeras på rätt sätt. 

Så här mäter man mål

Att mäta mål behöver inte vara komplicerat. När du sätter upp mål ska du se till att de innehåller specifika mätvärden som du enkelt kan mäta när som helst under processen. 

När du vill mäta mål på arbetsplatsen är det viktigt att mäta följande nyckelkomponenter:

1. Analysera datapunkter: Data är ett bra sätt att mäta om KPI:er uppfylls. Titta på relevanta prestandamätvärden såsom konverteringsfrekvens, trafikvärde och nya användare. Du kanske också vill involvera vissa ledare och företagsägare i konversationen för att säkerställa transparent kommunikation. 

2. Mät tidigare resultat: Förutom data kan du granska tidigare resultat för att se om förbättringar har gjorts. Det är särskilt viktigt om teamet arbetar med ett processinriktat mål som syftar till att förbättra effektiviteten genom att uppdatera eller lägga till nya interna system. 

3. Följ en struktur: Planer och strukturer håller information organiserad och uppgifter i fas. Strukturer kan vara något så enkelt som veckovisa teammöten eller så omfattande som en uppdelad arbetsstruktur för att beskriva enskilda uppgifter och beroenden. 

Sätt upp avsikter för att uppnå mål

Både mål och avsikter är avgörande för att uppnå nya Business-resultat. Du kan inte ha det ena utan det andra, vilket gör det viktigt att implementera båda korrekt i ditt team. 

Från övergripande mål till specifika mål: med rätt strategi kan ditt team nå nya höjder.