Projektkostnadshantering: definition, steg och fördelar

När det gäller projekthantering finns det få saker som är viktigare än att hålla kostnaderna under kontroll. Särskilt när ett projekt är komplicerat kan utgifterna få kostnaderna att skena snabbare än man tror. Projektledare måste ha ett proaktivt förhållningssätt till kostnadshantering för att hålla budgeten i fas.

Vad är kostnadshantering?

Kostnadshantering är processen för att uppskatta, budgetera och kontrollera projektkostnader. Kostnadshanteringsprocessen börjar under planeringsfasen och fortsätter under hela projektets varaktighet när chefer kontinuerligt granskar, övervakar och justerar utgifterna för att säkerställa att projektet inte överskrider den godkända budgeten.

Varför är kostnadshantering viktigt?

Har du någonsin undrat vad som händer när ett projekt går betydligt över budget? Konsekvenserna kan vara allvarliga – från ansträngda relationer med kunder till ekonomiska förluster. Låt oss titta på ett exempel:

Ett litet programvaruutvecklingsteam fick i uppgift att skapa en anpassad applikation för en kund. Halvvägs igenom insåg de att projektet snabbt överskred den ursprungliga budgeten. De stod inför ett vanligt dilemma: fortsätta som planerat och absorbera de extra kostnaderna eller omvärdera tillvägagångssättet.

Genom att implementera rigorösa kostnadshanteringsstrategier kunde teamet teamet områden där utgifterna ökade. De effektiviserade sina projekthanteringsprocesser, prioriterade viktiga funktioner och omförhandlade villkor med underleverantörer. Det här tillvägagångssättet fick inte bara projektet att hålla sig inom budgeten utan förbättrade också deras arbetsrelation med kunden, som uppskattade deras öppenhet och engagemang för att leverera värde.

Det här scenariot belyser hur effektiv kostnadshantering kan omvandla en potentiellt katastrofal situation till en framgångssaga.

Skapa en kostnadshanteringsplan

Kostnadshantering är en kontinuerlig, flytande process. Det finns dock fyra huvudsakliga element eller funktioner funktioner som återfinns i alla kostnadshanteringsplaner:

• Resursplanering

• Kostnadsberäkning

• Kostnadsbudgetering

• Kostnadskontroll

Eftersom nya utgifter kan uppstå och projektomfattningen kan justeras måste kostnadshanterare vara beredda att utföra alla fyra funktionerna när som helst under projektets livscykel. Ditt arbetsflöde varierar beroende på projektets behov.

Här kommer vi att dela upp var och en av de fyra delarna mer i detalj och förklara vad som krävs av kostnadshanteraren i varje steg.

Resursplanering

Det allra första steget i en kostnadshanteringsprocess är resursplanering, vilket är när kostnadshanteraren granskar projektets omfattning och specifikationer för att ta reda på vilka resurser projektet kommer att kräva.

En resurs är allt som hjälper dig att slutföra ett projekt, inklusive verktyg, pengar, tid, utrustning och till och med teammedlemmar. För att skapa en så korrekt resursplan som möjligt bör du rådfråga teamledare och intressenter direkt om vilka resurser de kommer att behöva under projektet. Personer med praktisk erfarenhet inom varje projektavdelning har en bättre förståelse för vilka resurser som kommer att behövas. 

För det här steget behöver du:

• Tydligt definierade projektmål.

• En övergripande projektöversikt eller en uppdelad arbetsstruktur, beroende på projektets komplexitet.

• En preliminär resurshanteringsplan.

• En beskrivning av projektomfattningen.

Kostnadsberäkning

När du har en lista över nödvändiga resurser är nästa steg att uppskatta vad det kommer att kosta att skaffa dem. Nyckeln till det här steget är att samla in så mycket prisinformation som möjligt så att du kan göra välgrundade kostnadsberäkningar.

För materiella resurser såsom verktyg, förnödenheter och utrustning bör du skaffa verkliga prisuppgifter från säljare för att få en korrekt kostnadsberäkning. Programvara för lagerhantering kan effektivisera processen genom att tillhandahålla prisdata och leverantörsinformation i realtid.

För arbetskostnader kan du få flera prisuppgifter från potentiella entreprenörer för att få en realistisk uppfattning om vad arbetet du behöver faktiskt kommer att kosta. Tänk på att det kan gå en tid mellan när du gör din uppskattning och när dessa punkter kommer att köpas, så du bör bygga in lite utrymme om priserna stiger. 

Förutom att bygga in en buffert för varje enskild kostnad måste du också lägga till en buffert på 5–10 % till din totala kostnad för att ta hänsyn till oväntade utgifter. Om det är första gången du arbetar med det här projektteamet kan du ta reda på om den tidigare kostnadshanteraren skapade budgetrapporter i slutet av tidigare projekt. 

Du kan ta en titt på hur mycket tidigare projekts slutkostnader avvek från deras ursprungliga uppskattningar och använda dessa kostnadsdata som en referenspunkt för att uppskatta hur stor marginal du behöver bygga in i din uppskattningsrapport.

I uppskattningsfasen behöver du:

• Ett projektschema eller ett PERT-diagram, beroende på projektets komplexitet.

• En lista över projektleveranser.

• Tydligt definierade framgångsvärden.

Kostnadsbudgetering.

Nu när du har allmänna uppskattningar för projektets behov och resurskrav kan du börja arbeta med projektbudgeten. Din projektbudget är en detaljerad plan över hur mycket du planerar att spendera under projektet, för vad och när. 

Beroende på projektets komplexitet kan ”när” påverka kostnadshanteringsstrategin avsevärt. För fleråriga projekt kan det vara bra att ange kostnadsfördelningar så att inte mer än 30 % av budgeten ska spenderas under det första året, och så vidare. Det kan förhindra kostnadsöverskridanden senare.

I det här skedet behöver du:

• Ett projektbudgetdokument 

• En projektintressentanalys

Kostnadskontroll

Den största delen av kostnadshanteringsprocessen består av kostnadskontroll. Det är processen för att registrera och redovisa kostnader när projektet fortskrider, göra justeringar och varna intressenter för problem när de uppstår. Målet med kostnadskontrollen är att jämföra faktiska projektkostnader med ursprungliga budgetar och uppskattningar och vidta åtgärder för att se till att projektet följer planen så mycket som möjligt.

Hur ofta du granskar det här beror på ditt projekt. Ibland vill man granska kostnaderna i realtid. I andra fall kan du göra det varje månad eller till och med kvartalsvis. Dela kostnadsuppdateringar vid behov genom projektstatusrapporter så att hela projektteamet är samordnat.

Tänk på att eventuella ändringar av projektomfattningen kommer att påverka projektbudgeten och kostnaderna, så håll ett öga på omfattningskrypning. Om projektkostnaden avviker för mycket från vad du budgeterade, låt dina intressenter veta så att ni proaktivt kan komma fram till en handlingsplan.

I det här skedet behöver du:

• Ett projekthanteringsverktyg

• Ett verktyg för universell rapportering.

Kostnadsredovisning efter projektet

När projektet är över är det dags att beräkna kostnadsavvikelsen och utvärdera hur mycket projektet avvek från den ursprungliga budgeten och uppskattningarna. Vilka var projektets totala kostnader? Hur var de faktiska kostnaderna jämfört med de beräknade kostnaderna? 

Ett framgångsrikt projekt avslutas nära (men under) den prognostiserade projektbudgeten. Om du spenderade för mycket pengar har du antingen underskattat projektbudgeten eller haft för många oförutsedda utgifter. Om det händer kan du hålla ett utvärderingsmöte för att utvärdera varför det hände och förhindra att det händer i framtiden.

Å andra sidan är det inte heller idealiskt att spendera för lite av budgeten. Du uppskattade kostnaderna av en anledning, och om du hamnade betydligt under budgeten var din kostnadsbudgeteringsprocess felaktig. Logga den här informationen som historiska data och ha den i åtanke för framtida projekt, så att du kan öka din noggrannhet under kostnadsberäkningsfasen.

Så här beräknar du projektkostnader

För att säkerställa att projektet förblir lönsamt och inom budget är det viktigt att ha en tydlig uppfattning om hur man beräknar projektkostnader. 

Projektledare har en mängd olika kostnadshanteringsmetoder att välja mellan, och att välja den bästa beror på projektets specifika behov och omfattning. Tänk på faktorer som projektets komplexitet, förutsägbarheten för uppgifter, kundernas förväntningar och den flexibilitet du behöver för att uppnå dina kostnadsprestandamål.

Per timme

Att beräkna projektkostnader per timme innebär att betala för mängden utfört arbete, mätt i timmar. Den här metoden är särskilt effektiv för projekt där omfattningen är flexibel eller osäker eftersom den möjliggör anpassningsförmåga när projektet fortskrider. 

Tänk till exempel på ett programvaruutvecklingsprojekt. Utvecklingsteamets kostnad beräknas baserat på antalet timmar de lägger ner på projektet. Om teamet arbetar 100 timmar i månaden till en kostnad av 100 USD per timme skulle projektkostnaden för den månaden vara 10 000 USD. Den här metoden ger flexibilitet och kan effektivt anpassa sig till förändringar i projektets omfattning.

Fast pris

En schablonsats, eller ett fast pris, innebär att man kommer överens om en total projektkostnad i förväg. Den här metoden är idealisk för projekt med en väldefinierad omfattning och leveranser. Det ger båda parter en tydlig förståelse för den totala kostnaden.

Föreställ dig en marknadsföringskampanj. Byrån och kunden kommer överens om ett fast pris på 20 000 USD för hela kampanjen. Det priset täcker alla delar av projektet, från planering till genomförande. Fördelen här är förutsägbarhet i budgeteringen, eftersom kunden vet exakt hur mycket projektet kommer att kosta, oavsett tid och resurser som används.

Kostnad plus

Kostnadsplusmetoden innebär att man debiterar de faktiska kostnaderna för projektet plus en påslag eller en extra avgift. Det här tillvägagångssättet används ofta i långsiktiga projekt där kostnaderna inte kan uppskattas korrekt i början. Det säkerställer att alla projektkostnader täcks och inkluderar en vinstmarginal.

I ett byggprojekt tar entreprenören till exempel betalt för de faktiska kostnaderna (såsom material och arbetskraft) plus en fast procentandel som vinst. Om material- och arbetskraftskostnaderna uppgår till 50 000 USD och den överenskomna prishöjningen är 20 % skulle den totala kostnaden för kunden vara 60 000 USD. Den här kostnadshanteringsmetoden anpassar kundens och entreprenörens intressen, eftersom båda parter strävar efter optimal kostnadsprestanda.

Värdebaserad prissättning

Värdebaserad prissättning fokuserar på det värde eller den fördel som kunden får snarare än kostnaden för själva projektet. Den här uppskattningsmetoden är idealisk för projekt där resultatet har ett högt upplevt värde, oavsett den faktiska leveranskostnaden.

Tänk dig ett scenario där ett konsultföretag hjälper en kund att öka sina årliga intäkter. Om konsultens strategier resulterar i en intäktsökning på 1 miljon dollar kan konsulten ta ut en avgift baserad på en procentandel av intäktsökningen, till exempel 10 %, vilket skulle vara 100 000 dollar. Värdebaserad prissättning säkerställer att prissättningen återspeglar det levererade värdet.

Effektiva metoder för projektkostnadshantering

En av de mest ihållande utmaningarna för team i olika branscher är att kontrollera och förhindra budgetöverskridanden. Dessa överskridanden belastar inte bara de ekonomiska resurserna utan kan också leda till försämrad projektkvalitet, försenade tidslinjer och till och med projektmisslyckanden. 

Effektiv kostnadshantering är nyckeln till att ta itu med den här utmaningen eftersom det säkerställer att projekten levereras inom sina tilldelade budgetar samtidigt som höga kvalitets- och effektivitetsstandarder upprätthålls.

Att välja den bästa metoden för kostnadshantering är nyckeln till att ta itu med de ekonomiska utmaningarna. För ytterligare kostnadsoptimering kan team använda automatisering, programvara för hantering och paneler som erbjuder kostnadsanalys i realtid, kassaflöde och visualisering av framtida kostnader. Detta kommer i slutändan att bidra till att projektet blir framgångsrikt.

Top-down-uppskattning

Uppskattning uppifrån och ned är en metod där den totala projektkostnaden uppskattas först, och sedan dras enskilda kostnader av från denna totalsumma. Den här metoden är användbar i början av projektplaneringen när detaljerad information ännu inte finns tillgänglig. Den ger en snabb och ungefärlig uppfattning om hur mycket projektet kommer att kosta.

I ett nytt programvaruutvecklingsprojekt kan projektledaren till exempel uppskatta den totala projektkostnaden till 200 000 USD baserat på tidigare liknande projekt. Den totala kostnaden delas sedan upp i mindre segment som design, kodning, testning och implementering, som var och en tilldelas en del av den totala budgeten. Den här metoden är effektiv för att tillhandahålla ett preliminärt kostnadsramverk och vägleda tidiga projektbeslut.

Bottom-up-uppskattning

Bottom-up-uppskattning är motsatsen till top-down-strategin. Det innebär att man först uppskattar enskilda uppgifter eller komponenter i projektet och sedan lägger ihop dem för att få fram den totala projektkostnaden. Den här uppskattningsmetoden är mer exakt och tillförlitlig, särskilt för projekt med ett väldefinierat omfattning, eftersom den tar hänsyn till detaljerad kostnadsinformation.

Tänk på ett byggprojekt där varje del av projektet, såsom grundläggning, ramkonstruktion, VVS och elarbete, uppskattas individuellt baserat på detaljerad analys. Efter att ha uppskattat alla dessa komponenter summeras kostnaderna för att fastställa den totala projektbudgeten. Bottom-up-uppskattning är idealisk för team som behöver exakt kontroll över varje aspekt av projektets kostnader.

Hantering av intjänat värde

Earned value management (EVM) är en sofistikerad metod för kostnadshantering som kombinerar mätningar av projektets resultat när det gäller omfattning, tidsplan och kostnad. EVM ger en övergripande bild av projektets förlopp och dess anpassning till den ursprungliga projektplaneringen.

I ett stort infrastrukturprojekt skulle EVM till exempel användas för att spåra följande: 

• Budgeterad kostnad för schemalagt arbete (BCWS)

• Faktisk kostnad för utfört arbete (ACWP)

• Budgeterad kostnad för utfört arbete (BCWP) 

Genom att jämföra dessa siffror kan projektledare mäta projektets kostnadsprestanda och vidta korrigerande åtgärder om det behövs.

Tre-punktsuppskattning

Trepunktsuppskattning används för att fastställa en mer realistisk uppskattning genom att överväga tre scenarier: 

1. Mest optimistiskt (bästa fall) 

2. Mest pessimistiskt (värsta fallet) 

3. Mest troligt 

Den här metoden för kostnadshantering ger en rad möjliga resultat, vilket kan öka förutsägbarheten och kostnadsprestandan för ett projekt.

Ta till exempel ett nytt produktutvecklingsprojekt. projektledaren kan uppskatta att designfasen kan ta 30 dagar (optimistisk), 45 dagar (troligast) eller 60 dagar (pessimistisk). Med hjälp av dessa tre punkter beräknar de en genomsnittlig eller viktad genomsnittlig varaktighet, vilket hjälper till att fastställa realistiska tidslinjer och budgetar.

Vanliga frågor om kostnadshantering

Vad är det första steget i projektkostnadshantering?

Det första steget i projekthantering är att definiera utgångspunkten för projektets budget. Det innebär att identifiera alla potentiella kostnader och insatser relaterade till projektet, inklusive arbetskraft, material, utrustning och andra utgifter. Att skapa en utgångspunkt är viktigt eftersom det utgör ramverket för att övervaka och kontrollera utgifterna under ett projekts livscykel.

Vilka är de fem funktionerna i kostnadshantering?

De fem viktigaste funktionerna för kostnadshantering är:

1. Kostnadsberäkning: fastställande av den totala kostnaden för att slutföra projektet.

2. Kostnadsbudgetering: Att fördela den totala kostnadsuppskattningen till enskilda arbetspunkter för att fastställa en utgångspunkt för att mäta prestanda.

3. Kostnadskontroll: Övervaka projektkostnader och vidta åtgärder för att hålla kostnaderna inom den godkända budgeten.

4. Kassaflödeshantering: Att säkerställa att det finns tillräckligt med kassaflöde för att möta projektets behov, vilket är avgörande för att bibehålla projektets drivkraft.

5. Upphandlingshantering: Hantera upphandlingen av varor och tjänster, se till att allt erhålls till bästa möjliga kostnad och uppfyller projektets behov.

Vad är kostnadshantering inom projekthantering?

Kostnadshantering inom projektledning är processen för att planera, uppskatta, budgetera och kontrollera kostnader i syfte att slutföra projektet inom den godkända budgeten. Det innebär en kontinuerlig process för att mäta och övervaka projektaktiviteter och utgifter och genomföra nödvändiga justeringar för att säkerställa att projektets ekonomiska resurser används effektivt. 

Förbättra projektresultaten med kostnadshantering

Kostnadshanteringering har många rörliga delar. Men så länge ditt team har insyn i projektkostnaderna kan du förhindra kostnadsöverskridanden och se till att du slutför projektet under budget varje gång.