Morningstar sparar 600 000 USD per år med AI-drivna arbetsflöden i Asana AI Studio

Höjdpunkter

Utmaningar

• Verksamhetsmässiga ineffektiviteter och en komplex teknikstack gjorde det svårt att skala upp arbetet i takt med ambitiösa tillväxtmål.

• De anställda använde olika verktyg för att hantera sitt arbete, vilket ledde till att informationen var isolerad och prioriteringarna otydliga.

• Ledarskapet saknade insyn i teamens övergripande översikter, vilket gjorde det svårt att hantera risker och fatta välgrundade beslut.

• Avsaknaden av ett standardiserat sätt att hantera resurser, spåra projekt och ta emot nytt arbete ledde till överbelastade resurser och missade deadliner.

• Forskningsteamen hade ett föråldrat system för att hantera internt innehåll, vilket fördröjde distributionen och försvårade spridningen.

Lösningar

• Morningstars centrala affärsfunktioner införde Asana för att hantera arbetet, koppla samman data och standardisera affärsprocesser.

• Vissa team använde Asana AI Studio för att automatisera intag, effektivisera utvärderingen av förfrågningar och påskynda produktionen av innehåll, vilket frigjorde tid för att fokusera på arbete med högre värde.

• Genom att samla flera verktyg och arbetsflöden i Asana minskade teamen den manuella insatsen och blev av med överflödiga system.

• Med tydlig insyn i jobbförfrågningar och aktiva projekt kan ledare fatta informationsbaserade beslut som ligger till grund för planering och strategi.

• Standardiserade intagningsprocesser – däribland vissa som drivs av AI – har förbättrat översiktsplaneringen, prioriteringen och leveranstiderna över olika funktioner.

Resultat

• Research-teamets AI-drivna innehållspipeline sparar in cirka 14 976 timmar per år, vilket motsvarar ytterligare 600 000 USD i besparingar.

• Pensionsteamet sparade två veckor på tidsramarna för förfrågningsgranskning tack vare automatiserat intag och prioritering med Asana AI Studio.

• Morningstars centrala teknikteam sparar 1 972 arbetsdagar per år genom att effektivisera arbetsflöden och öka effektiviteten med Asana – uppskattningsvis 758 600 USD i kostnadsbesparingar.

• I hela organisationen fattar team snabbare, informationsbaserade beslut, med förbättrad prioritering, tydligare leveranstidslinjer och bättre resursprognoser, delvis tack vare AI-drivna arbetsflöden.

• Genom att minska den manuella insatsen och arbetet med låg prioritet kan teamen fokusera på initiativ som gör stor skillnad och samarbeta mer effektivt i stor skala.

Vinnare av Work Innovation Award, 2025

Morningstar tilldelades Asanas AI Visionary Work Innovation Award för sin strategiska användning av AI för att främja arbetsutförande i stor skala. Inför en ökad komplexitet och efterfrågan använde organisationen strategiskt Asana AI Studio för att effektivisera det tvärfunktionella arbetet, från arbetsflöden för forskningsinnehåll till produktintagning och prioritering. Med AI-drivna automatisering, vidarebefordran och rapportering minskade teamen den manuella insatsen, förkortade tidsramarna och uppnådde betydande kostnadsbesparingar. Nu arbetar teamen i ett enhetligt system som minskar mängden arbete med lågt mervärde och ger dem möjlighet att fokusera på det som är viktigast. Morningstars omvandling handlar inte bara om att använda AI – det handlar om att använda AI på ett smart sätt för att skapa verkligt affärsvärde.

Asana hjälper oss att öka effektiviteten på ett sätt som är skalbart och som främjar den tillväxt som behövs. Vi har undanröjt hinder för samarbete i hela organisationen.”

Asana för spårning av förfrågningar

Omvandla spridda förfrågningar till strategiska översikter med AI-drivet intag

Morningstars produktteam för pensioner spårade tidigare produktförfrågningar via en manuell ad hoc-process. Utan en standardiserad intagsprocess kom inlämningarna från alla håll – via e-post, chatt och samtal i korridorerna – och saknade ofta det sammanhang som behövdes för att bedöma värdet. Att säga ja till allt ledde till överbelastning, en splittrad översikt och oförmåga att utvärdera det verkliga affärsvärdet. 

För att ta itu med den här utmaningen införde pensionsteamet ett strukturerat ramverk med Asana Studio för att hantera hela produktlivscykeln, från intagning till konsekvensmätning. Nu utvärderas förfrågningar enligt enhetliga kriterier, kapaciteten prognostiseras korrekt och översikterna är centraliserade och nuvarande. Resultatet är att teamet har kunnat korta ner sin granskningsprocess med två veckor och gått över från reaktivt arbete till strategisk, värdebaserad planering.

Vår översiktsprocess var reaktiv och manuell. Vårt slutgiltiga mål med Asana AI är att göra processen mer strategisk, så att vi snabbt kan prioritera arbete som kommer att öka intäkterna och påskynda marknadsintroduktionen.”

AI-förstärkt intagning och AI-förstärkta arbetsflöden förbättrar prioritering och planering

• Alla förfrågningar skickas in via ett centraliserat Asana-intagningssystem, där Asana Studio automatiskt namnger förfrågningar, identifierar informationsluckor och genererar standardiserade sammanfattningar för enklare utvärdering.

• Komplexa förfrågningar följer ett särskilt arbetsflöde och poängsätts systematiskt utifrån affärsvärde, komplexitet och kostnad, vilket ger produktteamet möjlighet att godkänna, skjuta upp eller avvisa förfrågningar baserat på data. 

• När förfrågningar har godkänts validerar regler att uppgifterna är fullständiga och punkter dirigeras automatiskt till lämpliga översikter.

Automatiserad dokumentation och resultatspårning ökar effektiviteten och ansvarstagandet

• När punkter i roadmappen har slutförts genererar Asana Studio versionsmeddelanden baserat på uppgiftsinformation. Om fler detaljer behövs får produktcheferna automatiskt ett meddelande om att lägga till fler detaljer.

• Automatiserade regler skapar automatiskt uppföljningsuppgifter och underuppgifter för att mäta framgången för varje punkt i roadmapen jämfört med de förväntade resultaten.

Tidigare tog det två veckor att granska en förfrågan och samla in den information vi behövde för att gå vidare. Nu kan vi slippa lägga tid på manuellt kommunicerande fram och tillbaka, eftersom Asana AI identifierar och samlar in den information vi behöver direkt.”

Asana för innehållsplanering

Effektivisera arbetsflöden för forskningsinnehåll med AI-drivet automatisering

Tidigare var hanteringen av Morningstars interna forskningsinnehåll mellan olika avdelningar långsam, isolerad och kostsam. Research-teamet förlitade sig på ett föråldrat system för att spåra internt innehåll, vilket krävde manuell samordning mellan arbetsflöden och verktyg som inte var sammankopplade. Frekventa uppdateringar delades via e-postmeddelanden eller chattmeddelanden, vilket orsakade förseningar och missade möjligheter till förstärkning i betalda, intjänade och egna kanaler.

För att modernisera sitt arbetssätt ersatte organisationen sitt äldre system med en centraliserad pipeline för researchinnehåll i Asana, som drivs av Asana Studio. Nu samarbetar nästan 300 intressenter från forskning, redaktion, textredigering, media och marknadsföring i en enda plattform med gemensam insyn och automatisering som driver varje steg. Resultatet: Ett effektivt, skalbart system som sparar in nästan 15 000 timmar och 600 000 USD per år, vilket ger teamen möjlighet att fokusera på strategiskt arbete.

Morningstar satsar helhjärtat på AI – det är ett av våra företagsmål att fortsätta att utnyttja framstegen inom AI för att driva innovation för både våra kunder externt och våra anställda internt. De Asana-arbetsflöden som våra team skapar uppfyller det målet och hjälper oss samtidigt att öka effektiviteten och undanröja hinder för samarbete i hela organisationen. ”

En centraliserad pipeline med inbyggd AI säkerställer snabbhet och enhetlighet

• Författare skickar in innehåll via ett standardiserat formulär som automatiskt skapar en uppgift i projektet för innehållspipelinen.

• Asana Studio analyserar informationen i formuläret för att tilldela intressenter, ange slutdatum för språkredigering och flagga saknad information.

• Om mer information behövs skapar Asana Studio uppföljningskommentarer och underuppgifter för författaren, vilket minimerar förseningar och manuella uppföljningar.

• När innehållet har markerats som klart aktiverar Asana Studio nästa steg för redigerarna och hanterar fram- och tillbaka-redigeringar samt meddelar intressenterna när redigeringarna är klara, har skickats tillbaka eller är slutförda.

• Intressenter meddelas om viktiga milstolpar, däribland publiceringsdatum, utan att behöva följa upp manuellt. 

• Allt inlämnat innehåll samlas i ett centralt projekt i Asana, vilket skapar en central referenskälla för forsknings-, redaktions-, marknadsförings- och verksamhetsteam.

Automatisering ökar produktionen och inverkan

• När innehållet närmar sig slutförande dirigerar Asana Studio uppgifterna till de relevanta marknadsförings- och medieprojekttavlorna för vidare bearbetning.

• Alla som är involverade får automatiskt besked om innehållsstatusen, vilket ger dem insyn i kommande lanseringar.

Asana håller mitt teams globala innehåll om tankeledarskap samordnat i ett tvärfunktionellt team bestående av redigerare, marknadsförare och produktchefer. Asana är vår centrala referenskälla och hjälper oss att undvika de kostnader som uppstår när den vänstra handen inte vet vad den högra handen gör.”

Asana för jobbintagning

Skala effektiviteten med smidiga processer

Innan Asana hade Morningstars centrala teknikteam inget standardiserat sätt för att ta emot eller påbörja arbete. De använde ett Word-dokument för att spåra de hundratals förfrågningar de fick varje år från hela organisationen. Den här manuella processen gav inte den struktur som behövdes för att på ett korrekt sätt fastställa omfattning, tilldela resurser, budgetera och godkänna projektförfrågningar, vilket ledde till en överfull backlog och projekt med otydlig omfattning och otydliga mål.

Genom att skapa en standardiserad process i Asana automatiserar teamet arbetsintaget och förenklar prioriteringen. Detta tillvägagångssätt gör det möjligt för dem att effektivt hantera sin ökande arbetsbelastning i takt med att verksamheten växer.

Team arbetar snabbare med standardiserade intagningsförfrågningar

• Jobbintagsprocesserna är standardiserade och automatiserade i Asana, vilket gör det lättare att snabbt utvärdera, prioritera och godkänna förfrågningar på ett mer enhetligt sätt.

• Nya jobbförfrågningar skickas in via ett Asana-formulär och fylls i automatiskt i ett delat projekt, vilket säkerställer att all nödvändig information samlas in för omedelbar synlighet och åtgärd.

• Anpassade fält spårar standardiserade utvärderingskriterier och hjälper intressenter att fatta snabbare och mer konsekventa beslut om godkännanden och prioriteringar.

Vår intagningsprocess i Asana hjälper oss att utnyttja vår handlingsinriktade kultur på ett mer produktivt och organiserat sätt, så att vi använder vår tid på rätt sätt och för rätt saker.”

Klarhet som främjar prioritering och planering

• Ledare får full insyn i varje skede av arbetsflödet, eftersom allt arbete är organiserat i sammankopplade projekt och portfolior.

• Med flexibiliteten att själva utvinna arbetsdata kan teamen bättre bedöma arbetets risker och värde, vilket gör det möjligt att fatta mer välgrundade beslut om prioriteringar.

• Med godkända projekt i portföljen kan team enkelt rapportera om förloppet och visa hur det hänger ihop med de övergripande målen, vilket gör det möjligt för ledare att bedöma kapacitet, planera och samordna mellan olika funktioner på ett effektivare sätt.

Innan Asana startade vi projekt överallt utan någon ledning. Nu kan vi effektivt kanalisera arbetet när det kommer in, vilket gör att vi kan få mer gjort i takt med att vi växer.”

Asana för resurshantering

Maximera teamets inverkan med smartare resursbeslut

Innan de började använda Asana hade Morningstars team inget tydligt sätt att prioritera arbetet – och de sa ja till varje förfrågan. Det ledde till ett överbelastat, överarbetat och underpresterande team.

Med Asana får teamen en fullständig överblick över projektens livscykler och pågående arbete, vilket gör det lättare att förstå kapaciteten och strategiskt fördela resurser till prioriterade projekt. Dessutom har de informationen som krävs för att fatta dessa beslut.

Ett strategiskt system för resurshantering effektiviserar arbetet

• Portfolior ger ledningen en översiktsbild över alla pågående projekt, deras status och tilldelade resurser.

• Med en bättre förståelse för vad som behöver göras, av vem och varför, kan teamen fokusera på att säga ”ja” till initiativ med stor inverkan.

• Den här förbättrade synligheten hjälper också teamet att identifiera kapacitetsrisker, få arbetet tillbaka på rätt spår och meddela intressenter i god tid när projekt blir försenade.

Innan vi migrerade våra projekt till Asana tog vi på oss för mycket arbete hela tiden. Nu har vi mer information och fler data. Vi vet vad vi kan och inte kan ta oss an – och vi kan föra rätt konversationer om prioriteringar och om hur projekten stämmer överens med vår strategiska plan.”

Data i realtid för målinriktad planering

• Ledare använder kapacitetsplanering för att få en översikt över hur personalen är bemannad i olika arbetsströmmar och för att optimera resursbeslut.

• Tillgång till korrekta arbetsdata och rapporter hjälper teamet att avgöra vilka projekt som är kopplade till affärsmålen och vilka som inte är det.

• Med klarhet om hur kommande och pågående arbete påverkar kapaciteten kan ledare föra tydliga, datastödda diskussioner om avvägningar med intressenterna.

Du har ingen strategi förrän du också säger vad du inte gör. Nu har vi en process som gör att vi kan säga nej. Och vi har statistik över varför vi säger nej, vilket hjälper oss att förmedla budskapet – vi har saker som är prioriterade och saker som inte är det.”

Sammanfattning

Driva smartare tillväxt med struktur, klarhet och AI

I takt med att Morningstar fortsätter att utvecklas i ett snabbt föränderligt landskap bygger de upp en framtidssäker grund för innovation. Med Asana kan team arbeta mer effektivt och konsekvent, med utvalda AI-drivna arbetsflöden som hjälper till att effektivisera komplexa processer, förbättra prioriteringen och påskynda leveransen. Morningstar ser en framtid där organisationen använder AI strategiskt för att förbättra produktiviteten, kvaliteten och engagemanget – med de rätta skyddsåtgärderna på plats. Allteftersom företaget växer kommer Asana och Asana Studio att spela en avgörande roll för att förändra hur arbetet utförs: de kommer att ligga till grund för smartare beslut, snabbare genomförande och en mer meningsfull påverkan i hela företaget.

Att använda Asana och dess funktioner har helt förändrat vårt teams sätt att arbeta och vårt sätt att arbeta med våra intressenter. Alla vet vem, vad, när, var, varför och hur – och det har varit en avgörande faktor för att vi ska lyckas i dag och för att lägga grunden för vår framgång i morgon och framöver.”