COS påskyndade kampanjproduktionen med 90 % med ett AI-drivet arbetsflöde i Asana

Höjdpunkter

Utmaningar

• Tidskrävande kampanjkonfiguration: Varje ny säsongskampanj krävde 12–14 timmars manuell konfiguration, där chefer byggde spårare från grunden i Excel.

• Komplex tvärfunktionell samordning: Sammanfattningar kom via e-post med saknad information, vilket ledde till ytterligare förtydligandecykler och en felkorrigeringsfrekvens på 60 %.

• Ineffektivitet i planeringen av resurser: Bristen på standardisering innebar att team ofta begärde och producerade resurser som i slutändan inte behövdes.

Lösningar

• AI-driven inmatning: Asana Studio analyserar inskickade formulär för att se till att de är fullständiga och flaggar luckor innan ett projekt ens har skapats.

• Automatiserad projektstruktur: En enda inlämning utlöser automatisk generering av fler än 50 strukturerade underuppgifter med tilldelade ägare och överlappande deadliner.

• Intelligenta kvalitetskontroller: Asana AI-assistenter granskar proaktivt tillgångar och upptäcker problem innan de når produktionen.

Resultat

• 84 100 GBP i årlig kapacitet frigjord, vilket motsvarar att 1,53 heltidsanställda kan återgå till strategiskt arbete.

• 90 % minskning av tiden för att skapa kampanjer, från nästan två arbetsdagar till bara några minuter.

• Dubbelt så många tillgångar produceras, vilket gör det möjligt för teamet att leverera över 1 000 tillgångar per kampanj jämfört med de tidigare 500–600.

Våra team fokuserar på att ompröva hur arbetet flödar i hela organisationen för att säkerställa att vi prioriterar initiativ som gör skillnad och ger verkligt värde till våra kunder. Genom att bygga skalbara arbetsflöden och använda AI på ett målinriktat sätt har vi kunnat öka synligheten och hastigheten samtidigt som vi fokuserar vår energi på strategiskt genomförande. Innovation sker när team samarbetar, experimenterar och åtar sig att arbeta smartare.”

Vinnare: 2026 Work Innovation Leader, EMEA

Den här utmärkelsen gav COS erkännande för sin banbrytande användning av AI-drivna arbetsflöden för att lösa komplexa utmaningar inom kreativ produktion i den snabba modebranschen. Genom att bädda in AI direkt i arbetets arkitektur har COS etablerat en ny global referenspunkt för detaljhandel på företagsnivå.

Fas 1: Intelligent intagning och validering av sammanfattning

Tidigare omfattade processen för kreativa förfrågningar flera verktyg och regionala arbetsflöden, där kampanjchefer tillbringade dagar med att jaga sammanfattningar i olika avdelningar och manuellt dirigera resurser till regionala team. COS löste det här genom att implementera ett centraliserat intagningssystem som använder AI som en kvalitetskontroll. Detta nya arbetsflöde säkerställer att varje kreativ sammanfattning valideras för fullständighet vid inmatningen, vilket minskar nedströmskoordinering orsakad av ofullständig information.

• AI-styrd validering: Asana Studio analyserar intresseformulär för att se om de är fullständiga och flaggar proaktivt för luckor innan ett projekt någonsin ses av en människa.

• Proaktivt förtydligande: Om en inlämning är otydlig begär systemet omedelbart förtydligande, vilket eliminerar den fram-och-tillbaka-kommunikation som tidigare tog flera timmar per kampanj.

• Standardiserat ramverk: Genom att kräva en strikt uppsättning underlag säkerställer COS att teamen endast begär resurser som är strikt nödvändiga, vilket minskar resursslöseri.

• Validering med mänsklig inblandning: Seniora globala projektledare har tillsyn över intagskön för att säkerställa att alla validerade förfrågningar överensstämmer med nuvarande säsongsprioriteringar.

Asana har skapat en enda, strukturerad ingång till arbetet. Genom att säkerställa kvalitet vid intaget tog vi bort komplexiteten i senare led och fick våra team att gå från reaktivt utförande till proaktivt, strategiskt arbete.”

Fas 2: Automatiserad projektskapande och -tilldelning

Innan Asana ägnade projektteam upp till 8 timmar åt att manuellt skapa spårare och uppgiftslistor för varje ny kampanj. COS ersatte dessa administrativa uppgifter med en automatiserad projektmotor som skapar hela arbetsstrukturen direkt. Det här arbetsflödet anpassar sig till kampanjens specifika krav och säkerställer att kreativa team och innehållsteam har en tydlig, förstrukturerad väg till genomförande så snart en sammanfattning har godkänts.

• Omedelbar projektgenerering: Efter formulärvalidering genererar Asana Studio automatiskt ett fullständigt kampanjprojekt med fler än 50 strukturerade underuppgifter.

• Dynamisk tilldelning: Med Asana Studio tilldelar AI-drivna regler på ett intelligent sätt uppgifter till lämpliga teammedlemmar utifrån tillgångstyp, region och nuvarande teamkapacitet.

• Överlappande deadlines: Systemet anger automatiskt deadlines genom hela projektets livscykel baserat på kampanjens slutliga lanseringsdatum.

• Kontextuella överlämningar: Varje uppgift innehåller hela historiken och sammanhanget för intagningsformuläret, vilket säkerställer att ingen information går förlorad när arbetet rör sig mellan avdelningar.

Arbetsflödet har integrerats sömlöst i vår dagliga verksamhet, vilket har eliminerat manuellt förberedelsearbete och skapat en mer skalbar process för kampanjer.”

Fas 3: AI-övervakad produktion och kvalitetskontroll

När COS utökade sin användning av Asana gick de bortom standardiserad uppgiftshantering och började behandla sina arbetsflöden som ett strategiskt system som kunde anpassas och optimeras med teknik. Varumärket utökar nu sin användning av Asana AI-assistenter för att stödja ytterligare avancerade arbetsflöden som kräver mer skräddarsydda AI-funktioner. Dessa användningsfall kommer att göra det möjligt för teamen att gå längre än sina dagliga arbetssätt och frigöra ytterligare tid för mer kreativt och strategiskt arbete.

Proaktiv felupptäckt: Asana Studio övervakar pågående arbete för att flagga potentiella problem innan de sprids, vilket minskar tiden för felkorrigering med 60 %.

• Automatiserad statushantering: Regler hanterar övergångar mellan produktionsfaser och utlöser aviseringar till intressenter så snart hinder identifieras.

• Intelligenta kvalitetskontroller: Asana AI-assistenter granskar slutförda resurser för att se till att de uppfyller de krav som definierades i den ursprungliga sammanfattningen.

• Global samordning: Automatiserade regler håller regionala marknadsföringsteam och intressenter inom e-handel synkroniserade gällande resursernas beredskap, vilket förhindrar förseningar i leveransen till den lokala marknaden.

Vi har sett mycket mindre kommunikation fram och tillbaka mellan team. Det är en mycket effektivare process med regionala team nu, som upptäcker problem proaktivt snarare än reaktivt.”

Fas 4: Strategisk rapportering och global synlighet

Ledarskapet förlitade sig tidigare på flera rapporteringskällor i olika team och regioner som ofta var föråldrade när de granskades. COS skapade ett rapporteringslager i realtid med hjälp av portfolior för att tillhandahålla en central referenskälla för alla aktiva kampanjer. Det här arbetsflödet gör det möjligt för sponsorer på ledningsnivå att övervaka den globala leveransen och fatta databaserade beslut om resursfördelning och tillväxt.

• Paneler på portfolionivå: Ledarskapet använder portfolior för att spåra förloppet för varumärke, e-handel och hållbarhet i en enhetlig vy.

• Statusuppdateringar i realtid: Systemet ersätter manuell rapportering med automatiska statusöversikter, vilket ger en ständigt aktuell bild av hur det går för projektet och tidslinjerna.

• Datadrivet beslutsfattande: Genom att samla allt arbete i ett enda ekosystem kan COS nu analysera genomströmning och tillgångsprestanda för att optimera framtida kampanjplanering.

• Skalbarhet mellan varumärken: Den här modellens synlighet och effektivitet var så tydliga att systervarumärket Weekday köpte Asana specifikt för att kopiera COS-arbetsflödet.

Asana har inte bara förbättrat våra processer – det har omdefinierat hur vi arbetar. Vi har etablerat ett enhetligt och transparent ekosystem där allt arbete är sömlöst synligt.”

Slutsats

Innan denna omvandling hanterade COS kampanjproduktionen genom en kombination av befintliga verktyg och processer som stödde varumärkets tillväxt. Genom att bygga en AI-inbyggd motor i Asana har COS kunnat effektivisera samarbetet, minska manuell samordning och ge teamen mer tid att fokusera på kreativ strategi som gör skillnad. Effekten har varit så betydande att andra team nu antar modellen organiskt, vilket positionerar COS som en verksamhetsinnovatör i hela organisationen. I takt med att varumärket fortsätter att skala upp säkerställer dess AI-drivna infrastruktur att hastighet och kvalitet kan växa tillsammans, inte på varandras bekostnad.