Централизуйте запросы, чтобы расставлять приоритеты, выделять ресурсы и запускать нужную работу

Шаблон рабочего процесса для приёма заявок в Asana даёт командам простой способ принимать, проверять и направлять входящие заявки без необходимости сортировать их вручную. Каждый запрос попадает в один и тот же рабочий процесс, поэтому команды могут видеть, что требует внимания, кто отвечает за каждый этап и как продвигается работа. Благодаря встроенной автоматизации и поддержке ИИ вы тратите меньше времени на сбор информации и больше времени на работу, которая имеет значение.

• Соберите всю входящую работу в единый, согласованный рабочий процесс.

  Шаблон фиксирует ключевые детали с помощью встроенной формы и присваивает каждому запросу идентификатор, позволяя командам легко отслеживать рабочие элементы. Команды могут инициировать последующие действия по электронной почте и оставлять комментарии только для команды, чтобы сотрудничать перед началом работы.

• Быстрая проверка и квалификация запросов с помощью ИИ.

  ИИ присваивает названия новым заявкам, запрашивает у инициаторов недостающую информацию и составляет ответы, чтобы сократить количество переписок на ранних этапах приёма заявок.

• Систематизируйте запросы с помощью настраиваемых этапов статуса.

  Шаблон сбора данных сортирует запросы на работу по настраиваемым типам статусов, чтобы вы могли видеть, что нового, что в процессе, что заблокировано и что завершено.

• Автоматически назначайте даты сдачи.

  Правила устанавливают дедлайны в зависимости от типа запроса, что помогает командам планировать работу без ручного планирования.

• Проверяйте и сообщайте о производительности с единой панели задач.

  На панели задач отображаются объём запросов, скорость обработки и задержки на разных этапах. Шаблон приёма заявок предоставляет командам показатели, аналитику, диаграммы и графики в реальном времени, позволяющие улучшить рабочие процессы и избежать задержек.

Когда использовать шаблон рабочего процесса для приёма заявок

Шаблоны приёма заявок наиболее полезны, когда вашей команде нужен надёжный способ обработки входящей работы из нескольких источников. Они предлагают единое место, где инициаторы запросов могут указать свои потребности, включить ключевые детали и отслеживать ход выполнения без дополнительных проверок. Шаблон рабочего процесса помогает проверяющим получать информацию, необходимую для принятия решения о дальнейших действиях, и продвигать работу вперёд с меньшим количеством задержек.

Используйте шаблоны форм для приёма заявок на выполнение работ в Asana, когда ваша команда хочет:

• Организовывать входящие запросы по мере их поступления в течение дня.

• Заменить разрозненные электронные письма, чаты или электронные таблицы единым потоком входящих запросов.

• Планировать загрузку, назначая и планируя запросы в одной системе.

• Поддерживать регулярные потребности в обслуживании, такие как ремонт помещений, ИТ-поддержка или задачи по адаптации.

• Предоставлять инициаторам запросов возможность отслеживать статус их заявок.

Шаблон рабочего процесса для запросов на работу подходит для любой команды, которая управляет повторяющимися запросами и нуждается в надежном процессе приема, чтобы все были в курсе происходящего.

Как использовать шаблон для приёма заявок на выполнение работ

Шаблон рабочего процесса для приёма заявок в Asana даёт вашей команде единое место для сбора, проверки и управления входящими заявками на выполнение работ. Вы последовательно проходите каждый этап рабочего процесса, поэтому всегда знаете, как продвигаются новые запросы.

Собирайте запросы на работу с помощью форм

Вы собираете новые заявки с помощью встроенной формы и создаете стандартизированную запись для каждого запроса. Вы можете настроить форму запроса на выполнение работ, включив в неё описание работ, контактную информацию или любые другие детали, необходимые вашей команде. Шаблон присваивает каждому элементу собственный идентификатор, и ваша команда добавляет последующие действия по электронной почте или комментарии только для команды, когда требуется совместная работа. Если руководитель объекта отправляет запрос на ремонт системы ОВКВ, форма записывает всю необходимую информацию в самом начале.

Проверяйте запросы на работу с помощью ИИ

ИИ присваивает имя каждому входящему запросу, запрашивает у инициаторов недостающие детали и составляет ответы, чтобы свести к минимуму первоначальную переписку. Если инициатор запроса не указывает детали местоположения, ИИ задаёт дополнительный вопрос, прежде чем продолжить.

Организуйте запросы на работу по статусу

Команды используют поля статуса, чтобы помещать каждый элемент на нужный этап, например «Новый запрос», «Требуется информация», «Оценка», «Утверждено», «Отклонено» или «Реализовано». Если межфункциональный запрос на адаптацию находится в статусе «Требуется информация», это говорит проверяющим, что делать дальше.

Автоматически устанавливайте даты сдачи для запросов

Правила назначают дедлайны в зависимости от типа запроса, поэтому командам не нужно планировать работу вручную. Автоматизация помогает выполнять работу по графику при увеличении объёма. Если ваша команда всегда обрабатывает базовые запросы на обслуживание в течение четырёх дней, правило сразу же назначает дату сдачи.

Отслеживайте ход выполнения с помощью панелей задач

На панели задач отображаются объём запросов, скорость выполнения и узкие места рабочего процесса. Эти диаграммы помогают командам распознавать закономерности и при необходимости изменять процесс обработки запросов на работу. Если в течение месяца наблюдается всплеск запросов на техническое обслуживание, панель задач выделяет его и помогает спланировать ресурсы.

Шаблон для сбора заявок Asana действует как участник команды, который организует каждое обращение, предлагает следующие шаги и направляет элементы через этапы проверки и выполнения. ИИ помогает с задачами по приёму, правила поддерживают поток работы, а панели задач сообщают о прогрессе на каждом этапе.

Измените способ управления запросами на работу с помощью Asana AI. Проверяйте запросы с помощью ИИ.

Позвольте ИИ взять на себя рутинную работу, чтобы ваша команда могла сосредоточиться на принятии решений, а не на вводе данных. По мере поступления запросов на работу ИИ помогает вам организовывать, определять и завершать процесс приёма, не изменяя рабочий процесс.

• ИИ автоматически присваивает название каждому запросу. ИИ считывает каждое обращение и присваивает ему подробное название, чтобы ваша доска для приёма заявок больше никогда не заполнялась заголовками «Быстрый вопрос» или «Нужна помощь».

• ИИ запрашивает недостающую информацию. Если отсутствуют ключевые детали, такие как объём, сроки или исполнитель, ИИ запрашивает у инициатора дополнительную информацию. Вы получаете завершенный запрос с первого раза, без лишних сообщений.

• ИИ составляет ответы. ИИ предлагает текст ответа на основе деталей и статуса запроса, независимо от того, одобряете ли вы, отклоняете или запрашиваете изменения. Ваша команда может просматривать, персонализировать и отправлять его всего за несколько кликов.