Что такое управление ИТ-проектами?

ИТ-менеджеры проектов — это адаптируемые и находчивые лидеры. Доведение сложных проектов до финиша — непростая задача, но хороший руководитель справляется с ней снова и снова. 

Как менеджер ИТ-проектов вы создаёте удобные и гибкие технологии для потребителей, а также отслеживаете прогресс участников своей команды. Как же это возможно? Полагаем, ваш секрет — программное обеспечение для управления ИТ-проектами. 

Наличие правильного программного обеспечения для управления ИТ-проектами может стать ключом к успеху. В нашем руководстве описано, что такое управление ИТ-проектами, и приведены советы по управлению ими.  

Что такое управление ИТ-проектами?

Управление ИТ-проектами — это процесс управления, планирования и разработки проектов в сфере информационных технологий. IT-проекты существуют в различных отраслях, включая разработку программного обеспечения, информационную безопасность, информационные системы, общение, аппаратное обеспечение, сети, базы данных и мобильные приложения.

Разработчики ИТ-проектов поставляют продукт или услугу, а менеджеры занимаются управлением ИТ-проектами. Менеджеры отвечают за информирование об ожиданиях и соблюдение сроков и бюджета, чтобы обеспечить бесперебойную работу ИТ-проектов.

Каковы 5 стадий ИТ-проектов?

Как менеджер ИТ-проекта вы можете более эффективно выполнять сложные задачи, используя пять этапов управления ИТ-проектами. Каждая фаза имеет свои важные этапы, которые продвигают жизненный цикл проекта. Независимо от того, управляете ли вы спринтами для Agile-проекта или внедрением процессов, спланируйте свой следующий проект, используя пять этапов, описанных ниже.

1. Инициирование

На этапе инициации определите необходимость в проекте и создайте проектное предложение. Проект также должен быть жизнеспособным для команды и компании в целом. На этом этапе также убедитесь, что проект стоит выделенного времени и ресурсов, прежде чем двигаться дальше.

2. Планирование

Этап планирования — это совместная работа между вами как менеджером ИТ-проекта и вашей командой. Планирование проекта включает в себя определение бюджета, выявление рисков и постановку чётких целей. 

Шаблон дорожной карты поможет вам спланировать цели, к которым вы затем сможете обращаться на протяжении всего жизненного цикла проекта. 

3. Исполнение

На этапе выполнения команда определяет ожидаемые результаты проекта. ИТ-менеджеры проектов играют решающую роль, распределяя задачи для достижения важных этапов и поддерживая открытое общение между всеми участниками команды. 

Используйте программное обеспечение для совместной работы команды, чтобы все были в курсе того, кто, что и к какому сроку делает. Возможно, вам придётся пересматривать план проекта во время его выполнения, поскольку проекты часто меняются в процессе разработки. 

4. Отслеживание и контроль

На этапе выполнения используйте программное обеспечение для управления ИТ-проектами, чтобы отслеживать прогресс команды в реальном времени. Это включает в себя мониторинг времени, стоимости, объёма, качества и рисков самого проекта. Используя дорожную карту проекта, можно оценить, соответствует ли проект вашему предложению и целям, или при необходимости скорректировать его курс. 

5. Завершение

После завершения проекта начинается этап закрытия. На этом этапе убедитесь, что вся работа завершена, утверждена и передана соответствующей команде. Также важно уделить некоторое время анализу уроков, извлечённых в ходе проекта, и определить, что прошло успешно, а что нет. Фаза завершения имеет решающее значение, поскольку она позволяет вашей команде пересмотреть и улучшить методологию в будущем. 

Чем занимается менеджер IT-проекта?

Как менеджер ИТ-проекта вы должны знать, как общаться со всеми в своей организации. Вы будете тесно сотрудничать с коллегами из ИТ-отдела, но также можете отвечать за обсуждение работы своей команды с другими командами.

• Обеспечение функциональности продукта. Цель каждого ИТ-проекта — предоставить функциональный продукт, отвечающий потребностям клиента. ИТ-менеджеры проекта являются первыми контактными лицами, если что-то пойдёт не так, поэтому функциональность должна быть для вас превыше всего. 

• Назначение задач участникам команды. Менеджер проекта — это человек, который определяет роли и обязанности участников команды. Как менеджер ИТ-проекта, вы должны понимать, как работают ИТ-команды, чтобы эффективно распределять задачи.

• Отслеживание прогресса и производительности: после начала проекта специалисты по управлению проектами должны отслеживать производительность команды, хронологию проекта, бюджет и то, насколько хорошо проект соответствует поставленным целям. Менеджеры ИТ-проектов могут использовать программное обеспечение для управления проектами, чтобы оценивать компетенции и помогать в профессиональном развитии.

• Проводите гибкие встречи с заинтересованными сторонами: заинтересованные стороны часто зависят от результатов проекта. Это может быть высшее руководство, клиент или тестировщик продукта. Как менеджер IT-проекта, вы будете общаться с заинтересованными сторонами и предоставлять им регулярные отчёты о ходе работ.  

Проблемы, с которыми сталкиваются менеджеры ИТ-проектов

В роли менеджера IT-проекта вы столкнётесь с рядом проблем, но с правильными инструментами управления вы сможете быстро их решать. 

Время и бюджет

Время и бюджет — одни из самых сложных проблем, с которыми вы можете столкнуться при управлении ИТ-проектами. Без реалистичных дедлайнов вы рискуете получить продукт или услугу более низкого качества, чем могли бы. 

Отсутствие ресурсов для завершения проекта также может негативно сказаться на командах и клиентах. Вы можете сократить временные и бюджетные трудности, расставив приоритеты для этих элементов на этапе планирования. 

• Сценарий: высшее руководство хочет, чтобы ваша команда выполнила миграцию программного обеспечения в масштабах всей компании в течение одного месяца, но вам понадобится дополнительный месяц, потому что ваша команда слишком мала и неопытна, чтобы завершить миграцию в отведенные сроки.

• Решение: используйте программное обеспечение для управления ИТ-проектами, чтобы информировать высшее руководство о доступности и опыте вашей команды. Это позволит руководству подготовить более реалистичный график при назначении ИТ-проектов.

Размывание границ проекта

Разрастание объёма происходит, когда первоначальные цели проекта теряют актуальность, поскольку заинтересованные стороны продолжают добавлять новые требования и ожидаемые результаты. Это может сорвать проект и требует постоянного маневрирования. 

Чтобы снизить частоту разрастания объёма, с самого начала устанавливайте чёткие цели проекта, внедрите процесс контроля изменений и делайте всё возможное, чтобы общаться с заинтересованными сторонами на каждом этапе. 

• Сценарий: ваша первоначальная цель проекта заключалась в улучшении уличного Wi-Fi в штаб-квартире вашей компании, чтобы работники и посетители могли работать из любого места. Во время выполнения проекта заинтересованные стороны просят вас расширить зону действия Wi-Fi на улице до операционного центра через дорогу, а также обеспечить возможность загрузки. 

• Решение: управление ИТ-проектами позволяет с самого начала поставить чёткие цели, чтобы заинтересованные стороны знали, чего можно достичь в рамках проекта. Например, они поймут, что запрос на расширение зоны действия Wi-Fi на улице является разумным, а запрос на возможность загрузки — слишком обширным.

Недопонимание

Поскольку менеджеры IT-проектов выступают в качестве посредников между участниками команды, отделами и заинтересованными сторонами, недопонимание может стать проблемой, если не существует организованного процесса, позволяющего информировать всех. Чтобы привести свою команду к успеху, отдавайте приоритет общению с помощью инструментов для управления ИТ-проектами. 

• Сценарий: ваша компания соглашается сотрудничать с местной школой и улучшить её учебные пространства за счёт расширения доступа к технологиям. Проект предусматривает установку Wi-Fi и передачу школе 100 компьютеров, но ваш старший менеджер думал, что вы передаёте только 10 компьютеров.

• Решение: в начале проекта сделайте общение приоритетом. Регулярное информирование о текущем статусе проекта с помощью инструментов управления ИТ-проектами позволит всем участникам быть в курсе дела на протяжении всего жизненного цикла проекта. 

Управление рисками

Управление рисками проекта в сфере информационных технологий является необходимым шагом на этапе инициации. На этом этапе необходимо разработать альтернативные планы на случай, если первоначальные цели не будут достигнуты. Если вы не будете управлять рисками на начальном этапе, вам будет трудно наверстать упущенное, когда что-то пойдёт не так в реальном времени. 

• Сценарий. Ваша команда создаёт онлайн-портал для планирования приёма пациентов в больнице. Вы предполагаете, что все будет работать гладко, поэтому вы шокированы, когда ошибка в программе приводит к тому, что кардиологические пациенты посещают гинекологов, а нейро пациенты — урологов.

• Решение: при надлежащем управлении рисками у вас уже есть план быстрого и эффективного устранения ошибки. Исправление ошибки также означает переоценку и выявление потенциальных новых рисков, связанных с исправлением. Анализ рисков является важной частью управления ИТ-проектами. Попробуйте использовать реестр рисков, чтобы выявлять их до их возникновения. 

Изменение технологий

Сложные ИТ-проекты могут быть завершенными в течение нескольких месяцев или лет. Одна из проблем управления ИТ-проектами — идти в ногу с меняющимися технологиями по мере реализации проекта. Область вашего первоначального ИТ-проекта должна быть гибкой на случай, если потребности вашего клиента изменятся во время разработки. 

• Сценарий: ваша команда берется за долгосрочный проект по улучшению автомобильных GPS-систем. Во время работы над этим проектом появляются приложения для телефонов с GPS, позволяющие водителям видеть трафик в режиме реального времени. Ваша GPS-система не учитывает трафик, и включение этой функции значительно увеличит продолжительность проекта. 

• Решение: технологический прогресс не остановить, поэтому ИТ-проект должен быть гибким. В этом примере ваша команда должна решить, является ли изменение направления проекта хорошей бизнес-стратегией для конкуренции с продвинутыми технологиями GPS-телефонии.

Типы инструментов для управления ИТ-проектами

Инструменты для управления ИТ-проектами помогают команде оставаться организованной и информированной на протяжении всего проекта. Эти инструменты помогают визуализировать роль каждого участника команды в проекте и показывают ход выполнения проекта в реальном времени.

Для всех типов ИТ-проектов:

• Матрица RACI: RACI расшифровывается как ответственные, подотчётные, эксперты и информируемые лица. С помощью матрицы RACI можно уточнить роли и обязанности участников команды при работе над проектами. Для каждой задачи или ожидаемого результата укажите, кто из участников команды или заинтересованных сторон является ответственным, подотчётным, консультирующим или информируемым лицом. Эти диаграммы могут быть полезны во всех типах ИТ-проектов, поскольку всегда необходимо уточнять обязанности членов команды.  

Для проектов с зависимостями между задачами:

• Диаграмма Ганта: диаграмма Ганта, названная в честь Генри Ганта, — это горизонтальная диаграмма, используемая для иллюстрации хронологии проекта. Каждый столбец на диаграмме представляет собой задание в проекте, а его длина отображает количество времени, которое необходимо на её выполнение. Диаграммы Ганта помогают командам визуализировать, какую работу нужно выполнить и как задачи влияют друг на друга, как водопад. Если в вашем проекте много зависимых задач (то есть задач, которые зависят друг от друга), то это отличный инструмент, потому что участники вашей команды могут видеть, пересекаются ли задачи и где именно. 

Для проектов, в которых задачи требуют небольших, постепенных изменений:

• Канбан-доски: канбан-доски показывают иерархическую структуру работ и то, на каком этапе находится каждая задача. Использование канбан-досок в управлении ИТ-проектами поможет вашей команде сбалансировать свои рабочие обязанности и увидеть доступную способность других участников команды. Канбан-доски хорошо работают, когда ваш проект требует выполнения задач с небольшими, постепенными изменениями. Эти доски позволяют командам разбивать задачи на списки дел и этапы выполнения. 

Пример управления ИТ-проектами

Команда информационных технологий разрабатывает новое приложение для iPhone, которое поможет работникам регистрировать время на работе. При составлении предложения по проекту для приложения iPhone менеджер проекта ИТ консультируется с создателем приложения, а также учитывает потребности конечного пользователя. 

В этом примере ИТ-проекта мы будем использовать пять этапов управления проектами для разработки приложения для iPhone.

• Фаза инициации: первый шаг — задавать вопросы. Узнайте, как приложение поможет решить проблему. Подумайте, как это приложение для iPhone может помочь работникам и работодателям. Сможет ли ваша команда создать это приложение в рамках выделенного времени и бюджета?

• Этап планирования. Далее начинается этап планирования. Для этого определите бюджет, необходимый для создания приложения, и оцените, кто из вашей команды может справиться с его написанием.

• Этап выполнения: самая важная часть выполнения плана для вашего приложения для iPhone — определить общие цели проекта. В этом примере цель вашего проекта заключается в следующем: «Цель этого приложения для учёта рабочего времени — предоставить работникам простой способ вести учёт рабочих часов, а работодателям — отслеживать производительность своей команды».

• Этапы мониторинга, контроля и завершения: используйте инструменты для управления ИТ-проектами, чтобы отслеживать прогресс своей команды. Эффективное программное обеспечение для управления проектами позволяет анализировать данные на этапе завершения. 

Оптимизируйте ИТ-проекты с помощью программного обеспечения для управления проектами

Сильный ИТ-менеджер обеспечит бесперебойную работу ваших ИТ-проектов, их своевременное выполнение и соблюдение бюджета. Ищете способ автоматизировать задачи в качестве ИТ-менеджера?