«Чистый почтовый ящик»: что это и как этого добиться

«Входящие» без уведомлений: просто модное слово? Святой Грааль продуктивности? И то, и другое? Ни то, ни другое? 

Если вы поговорите с 10 разными профессионалами, вы получите 10 разных мнений о нулевом почтовом ящике. Это связано с тем, что для большинства из нас электронная почта — это очень личный инструмент. У каждого есть свои причуды, когда дело доходит до организации и управления почтовыми ящиками. Стоит ли удивляться, что Inbox Zero вызывает столько споров? 

В этой статье мы рассмотрим, что такое Inbox Zero, как и зачем его использовать. Узнайте историю этого термина, прежде чем погрузиться в то, как реализовать его в полной мере.

Что такое Inbox Zero?

Inbox Zero — это стратегия повышения продуктивности, которая направлена на то, чтобы освободить ваш разум от беспорядка, методично удаляя, сортируя или иным образом очищая входящие электронные письма. Если вы когда-либо сталкивались с потерей продуктивности из-за постоянной проверки электронной почты, вы поймёте, в чём заключается идея Inbox Zero. 

Этот термин был впервые введён Мерлином Манном в его блоге и подкасте 43 Folders. Идея Манна заключалась в том, чтобы помочь работникам выработать более непринужденное отношение к электронной почте, чтобы их сознание и почтовые ящики оставались чистыми.  

Примечательно, что основная цель Манна — не достижение постоянно пустого почтового ящика. На самом деле, у него самого, как говорят, довольно грязный почтовый ящик. Главная цель Inbox Zero — заставить почтовый ящик работать на вас, а не наоборот.

How to find focus & flow in a distracted world

Get science-backed tips from experts in psychology and neuroscience. Learn how to minimize distractions and focus on high-priority tasks, so you can flourish at home and at work.

Получайте аналитическую информацию

Пять шагов к нулевой почте   

При разработке Inbox Zero Мерлин Манн разработал несколько шагов для методичной организации почтового ящика. Наличие системы, которой нужно следовать каждый раз, когда вы проверяете почту, поможет вам расставлять приоритеты и не тратить время впустую. 

Когда проверять почту

Одним из ключевых элементов Inbox Zero является установление и поддержание контроля над почтовым ящиком. И это начинается с определения того, когда вы проверяете почту. 

Если вы постоянно проверяете почту, то вы не одиноки, но это снижает вашу продуктивность. Исследования показывают, что для восстановления концентрации после отвлечения требуется более 25 минут. Это означает, что каждый раз, когда вы проверяете почту, а не работаете, вашему мозгу требуется 25 минут, чтобы вернуться в рабочее состояние. 

Чтобы сократить переключение между задачами, проверяйте почту один или два раза в день в рамках системы Inbox Zero. Это защитит ваше время концентрации и не позволит вам погружаться в электронные письма в течение дня.  

Метод «нулевого почтового ящика»

Итак, что же такое метод Inbox Zero? Метод Манна состоит из пяти основных действий: удалить, делегировать, ответить, отложить и выполнить. 

• Удаление: требуется ли ответ на это письмо? Первым шагом в методе Inbox Zero является удаление ненужных писем. Это также включает отписку от рассылок, которые вы не читаете, или архивирование старых цепочек сообщений, которые вам больше не нужны.

• Делегирование: действительно ли именно вам нужно отвечать на это письмо? Делегирование — это мощный инструмент, позволяющий обеспечить выполнение работы нужным человеком. Если вы не являетесь подходящим контактным лицом для этой задачи, делегируйте её тому, кто является. 

• Ответьте: если вы можете быстро ответить на письмо, сделайте это сразу. Это поможет не упустить из виду простые задачи. Как правило, на письма, которые требуют не более пяти минут вашего времени, лучше отвечать сразу. 

• Отложить: если письмо требует более подробного ответа или не является приоритетным, отложите его и вернитесь к нему позже. Однако не оставляйте письмо в папке «Входящие». Зафиксируйте отложенную задачу в инструменте для управления работой, укажите срок выполнения и ответьте отправителю, сообщив, когда вы займётесь этим. Затем отправьте письмо в архив, чтобы уменьшить беспорядок в папке «Входящие». При желании его можно отправить в папку «Ответить позже». 

• Выполнение: на этом этапе вы должны знать, какие письма являются приоритетными и требуют действий. Последний шаг Inbox Zero — это работа над важными задачами. Перенесите все важные задачи из почтового ящика в систему управления работой и приступайте к делу. Найдите инструмент для управления работой, который интегрируется с вашим почтовым клиентом, например Asana для Gmail или Asana для Outlook.

Создание папок Inbox Zero, которые работают на вас

Суть Inbox Zero — создать систему, которая будет работать на вас. Не всем нужно создавать папки в почтовом ящике для реализации системы, но некоторым они кажутся полезными. Если вы теряете важные письма или с ужасом смотрите на переполненный почтовый ящик, стоит попробовать систему папок. 

Для создания папок нет строгих правил. Создавайте папки, которые имеют смысл для вас и вашей работы. Ниже приведены идеи, которые помогут вам начать.  

• Действия: если у вас есть электронные письма, которые вы отложили на потом, их можно хранить в этой папке. Это могут быть письма, требующие подробного ответа, или те, которые можно отложить на другой день.  

• Ожидание: некоторые электронные письма могут требовать участия других участников в цепочке. Если вы часто ждёте обратной связи от своей команды, создайте папку «Ожидание». Группировка этих писем поможет вам каждое утро быстро определять, какие из них требуют дальнейших действий.  

• Идеи: наша почта — это не только пространство для задач и общения. Иногда мы подписываемся на рассылки или тренинги для вдохновения. Создайте папку «Идеи», чтобы у вас было место для таких писем и не загромождать папку «Входящие». 

• Папка для конкретного проекта: если вы работаете над какими-либо проектами, может быть полезно создать для них отдельные папки. Таким образом, любое общение или задачи по каждому проекту могут находиться в одном и том же месте. 

• Архив: хотя создавать папку для архива не обязательно, архивирование может быть полезным инструментом организации. Если у вас есть письма, которые вы не хотите удалять, но которые не нужны, быстрое архивирование поможет очистить папку «Входящие», не теряя информацию навсегда. 

How to find focus & flow in a distracted world

Get science-backed tips from experts in psychology and neuroscience. Learn how to minimize distractions and focus on high-priority tasks, so you can flourish at home and at work.

Получайте аналитическую информацию

Четыре совета по защите времени для концентрации 

Большинство (80%) работников умственного труда во всём мире работают с открытой папкой «Входящие». Получив уведомление, мы сразу же его проверяем, независимо от того, чем занимались. 

Но чтобы почтовый ящик работал на вас, нужно ценить своё время и умственную энергию. Держа почту открытой и мгновенно отвечая на уведомления, вы не даете своему мозгу возможности сосредоточиться на работе, которая имеет значение. Вы пытаетесь выполнять несколько задач одновременно, а люди на это не способны.

Многозадачность — это миф. На самом деле вы просто переключаетесь между задачами. Почти всегда эффективнее сосредоточиться на одном задании.”

Чтобы почтовый ящик работал на вас, откажитесь от идеи, что он является вашим главным приоритетом. Вместо этого установите границы для себя и своей почты:

• Отключите уведомления. Уведомления вырывают нас из состояния потока и прерывают работу в состоянии глубокой концентрации. Один из лучших способов достичь нулевого уровня входящих — сократить или отключить уведомления по электронной почте. Часть Inbox Zero заключается в том, чтобы проверять почту целенаправленно. Отключив уведомления, вы гарантируете, что вас не вытянут из потока, когда вы находитесь в середине важной работы. 

• Блокирование времени на ответы на письма. Блокирование времени — это стратегия управления временем, при которой вы группируете похожие задачи и планируете их выполнение в календаре. Например, попробуйте выделить один час утром на проверку важных писем и ответы на них. После этого можно сосредоточиться на других важных задачах. В конце дня выделите 30 минут или час (в зависимости от количества писем, которые вы получаете ежедневно) на ответы на все письма, которые пришли в течение дня. Таким образом, вы будете вовремя отвечать на письма и держать почту под контролем, не позволяя ей управлять вами.

• Чётко определите свои ежедневные приоритеты и придерживайтесь их. Часто письма, которые приходят в течение дня, кажутся главными приоритетами. Вы можете отвлечься от своих планов, чтобы ответить на письмо или оказать услугу коллеге, и внезапно рабочий день закончится. Четко определяя и придерживаясь своих ежедневных приоритетов, вы можете решить, достаточно ли важно электронное письмо, чтобы ответить на него немедленно, или оно может подождать до выделенного временного блока. 

• Установите «рабочее время» для электронной почты. В конечном счете, нулевой уровень входящих сообщений означает, что ваш почтовый ящик не должен контролировать ваш рабочий день. Один из способов добиться этого — установить, когда вы будете, а когда не будете отвечать на электронные письма. Подумайте, в какое время вам удобнее всего отвечать на письма, и поделитесь этим графиком со своей командой. Например, можно сказать, что вы будете отвечать на электронные письма в течение пятнадцати минут, начиная с 9 утра и 5 вечера, но не будете проверять почту по выходным. Установка этих границ улучшает ваши отношения с почтовым ящиком.

Достижение нулевого уровня входящих сообщений с помощью управления работой

Наведение порядка в почтовом ящике — это только начало. После того, как вы упорядочите, удалите и иным образом очистите почтовый ящик, у вас останутся только важные рабочие уведомления. Эти уведомления помогут вам создать план действий на день, неделю или месяц. 

Именно для этого и нужно управление работой.

Системы управления работой позволяют вводить, организовывать и координировать задачи в рабочих процессах, которые соответствуют вашим потребностям. В отличие от почтового ящика, эти инструменты созданы для того, чтобы помогать вам фиксировать и систематизировать задачи, а также увеличивать количество времени, которое вы тратите на важную и продуктивную работу.

При эффективном управлении работой время, затрачиваемое на работу по организации работы, значительно сокращается. Вместо того чтобы тратить 60% своего времени на отправку электронных писем, поиск подтверждений выполнения задач или поиск документов в почтовом ящике, вы будете хранить всю информацию в одном месте. Фактически вы тратите меньше времени на организацию работы и больше времени на выполнение задач. 

Итог

Не нужно быть экспертом по продуктивности, чтобы понять, что почтовый ящик не предназначен для выполнения важной работы. Когда мы ограничены нашей почтой, у нас остаётся меньше мозговых ресурсов на выполнение действительно важной работы.

How to find focus & flow in a distracted world

Get science-backed tips from experts in psychology and neuroscience. Learn how to minimize distractions and focus on high-priority tasks, so you can flourish at home and at work.

Получайте аналитическую информацию