Цели и задачи: взгляд менеджера проекта
Сводная информация
Цель — это достижимый результат, который, как правило, является широким и долгосрочным, в то время как задача определяет измеримые действия для достижения общей цели. Узнайте, в чём разница между этими понятиями, чтобы выстроить стратегию своей команды.
Когда речь идёт о руководстве командой, постановка целей и задач помогает достичь желаемых результатов. Эти методы помогут вашей команде выделиться среди конкурентов, будь то крупные бизнес-цели или небольшие ежедневные задачи.
Хотя и цели, и задачи важны, они различаются в том, какие конкретные действия вам нужно предпринять. Важно понимать, как включить и то, и другое в свой портфель проектов для выполнения общих планов.
Мы рассмотрим существенные различия между целью и задачей, методы для каждой из них и расскажем, как их использовать в повседневной работе.
Что такое цель и задача?
Цель — это достижимый результат, который, как правило, является широким и долгосрочным, в то время как задача является краткосрочной и определяет измеримые действия для достижения общей цели.
Несмотря на различия, эти два термина часто используются в унисон при работе над проектом. Это связано с тем, что оба они необходимы для планирования и реализации проекта. Оба создают измеримые шаги для достижения желаемого результата. К ним относятся ключевые показатели эффективности (КПЭ), цели и ключевые результаты (OKR) или любой другой подробный результат, которого вы хотели бы достичь.
Ставить и достигать целей с помощью AsanaТипы целей
Существует три основных типа целей: ограниченные по времени, ориентированные на результат и ориентированные на процесс.
Каждый тип цели ориентирован на отдельные приоритеты и приводит к определенному виду результата. В некоторых случаях, например при обновлении процесса с жесткими временными рамками, цель может включать в себя все три типа задач.
Независимо от типа цели, которую вы ставите, всегда убедитесь, что она соответствует принципам SMART. SMART-цели — это аббревиатура, которая расшифровывается как конкретные (Specific), измеримые (Measurable), достижимые (Achievable), реалистичные (Realistic) и ограниченные по времени (Time-bound). Эти характеристики помогают формировать чёткие и достижимые цели.
Чтобы применить эти принципы на практике, можно использовать шаблон постановки целей, чтобы разбить долгосрочные цели на более мелкие, ограниченные по времени задачи, которые легко отслеживать.
Читайте: Чувствуете, что зашли в тупик? Попробуйте 7 типов целей для ускорения личного и профессионального развитияОграниченные по времени цели
Цели, ограниченные по времени, ориентированы на выполнение конкретных действий в заданные сроки. Это означает, что они определяются дедлайнами и целевыми датами. Они дают общее представление о том, к чему должна стремиться ваша команда.
Чтобы быть ограниченной по времени, цель должна быть привязана к конкретному графику. Как правило, это долгосрочные, выполнимые дедлайны, связанные с бизнес-планом. Этот тип цели помогает командам выполнять высокоприоритетные и срочные действия.
Назначение: команды, которым необходимо достичь результата в установленные сроки.
Цели, ориентированные на результат
Цели, ориентированные на результат, направлены на конечный результат. Вместо того чтобы фокусироваться на конкретных дедлайнах, цели, ориентированные на результат, в первую очередь направлены на выполнение действий.
При необходимости дедлайны могут быть перенесены, чтобы достичь желаемого результата с требуемым качеством. Они обычно используются для крупномасштабных действий и важных этапов в бизнесе, таких как цели роста и планы распределения ресурсов.
Лучше всего подходит для команд, которым нужно достичь определённого результата и которые могут корректировать дедлайны по мере необходимости.
Читать руководство по первым шагам в управлении ресурсамиЦели, ориентированные на процесс
Ориентированные на процесс цели направлены на достижение новых внутренних систем и процессов. Вместо того чтобы фокусироваться на конкретном результате, цели, ориентированные на процесс, определяют приоритетность работы и способ её выполнения.
Эти цели повышают эффективность команды за счёт внедрения максимально эффективных процессов.
Кому подходит: командам, которые хотят добавить новые внутренние процессы для повышения эффективности.
Типы целей
Существует три основных типа целей, каждый из которых имеет уникальные перспективы, когда дело доходит до выполнения задач.
Стратегические, тактические и операционные цели играют ключевую роль в достижении более масштабных целей. Давайте рассмотрим, как каждый тип вписывается в ваш план.
Ставить и достигать целей с помощью AsanaСтратегические задачи
Стратегические цели ориентированы на достижение цели и помогают создать общее видение проекта.
Команды используют стратегические задачи, чтобы согласовывать результаты с более масштабными целями бизнеса. Стратегические цели гарантируют, что у участников команды есть чёткое направление проекта и они согласованы с целью проекта и общим графиком.
Для кого это подходит: команды, работающие над согласованием задач с более масштабными целями бизнеса.
Тактические цели
Тактические цели ориентированы на краткосрочные результаты и итоги выполнения задач.
Этот тип цели учитывает результаты как краткосрочных задач, так и долгосрочных целей, чтобы принимать решения в будущем, а не стратегическую аналитику.
Назначение: команды, работающие над сложными проектами с большим количеством краткосрочных результатов.
Оперативные цели
Оперативные цели похожи на тактические в том, что они краткосрочны, но отличаются тем, что ориентированы на действия и достижимые задачи, связанные с операционными целями.
Оперативные цели способствуют достижению ежедневных, еженедельных и ежемесячных целей, организуя графики выполнения задач и согласовывая работу различных отделов.
Назначение: большие команды, которые лучше всего работают в коротких итерациях и предпочитают подробные инструкции.
Примеры целей и задач
Поскольку цели и задачи похожи, полезно рассмотреть несколько примеров на практике. От целей роста до измеримых задач — существует множество сценариев, в которых вам понадобятся как цели, так и задачи.
Когда дело доходит до долгосрочных планов, ваши конечные цели должны соответствовать миссии и ценностям вашей организации. Хотя эти цели являются масштабными инициативами, которые длятся много месяцев или лет, они всё равно должны быть измеримыми и действенными, следуя фреймворку SMART-целей. С другой стороны, задачи — это конкретные действия, которые ваша команда предпримет в течение короткого периода времени. Несколько задач составляют одну цель.
Ниже мы собрали три примера задач и целей, чтобы помочь вам лучше понять, как они взаимосвязаны, но очень разные.
Пример 1. Цель бренда
В этом примере мы рассмотрим цель бренда, которая использует важные этапы.
Цель: в ближайшие три месяца запустить новый продукт или услугу, которые будут полезны местным организациям и связаны с нашим сообществом.
Задача: Ким должна инициировать исследование местных продуктов на основе результатов опроса клиентов.
И цель, и задача в этом примере соответствуют рекомендациям SMART-цели и имеют конкретные, измеримые KPI.
Пример 2. Цель роста
В этом примере мы рассмотрим цель роста с конкретными KPI.
Цель: повысить коэффициент конверсии блога на 10% в декабре.
Цель: провести маркетинговую кампанию по электронной почте, продвигая наши новые поступления со скидкой 15% в декабре.
Включение конкретных результатов проекта и ожидаемых результатов позволяет легко понять как цель, так и задачу. Также легко понять, как они связаны с более крупной целью компании.
Пример 3. Цель повышения эффективности
В этом примере мы рассмотрим цель, направленную на повышение эффективности.
Цель: сократить количество ошибок при ручной адаптации на 30% в четвертом квартале.
Задача: внедрить автоматизацию бизнес-процессов к концу 3 квартала, чтобы сократить количество ошибок в рабочем процессе к 4 кварталу.
Необходимо включить измеримые задачи, а также правильно определить и спланировать долгосрочные цели.
Читать статью «Эффективность и результативность в бизнесе — почему вашей команде нужно и то, и другое»Как измерять цели и задачи
Измерение целей не должно быть сложным. Ставя цели, убедитесь, что они включают конкретные показатели, которые можно легко измерить на любом этапе процесса.
При оценке целей и задач на рабочем месте важно измерить следующие ключевые компоненты:
Анализ данных: данные — это отличный способ оценить, достигаются ли КПЭ. Обратите внимание на такие показатели эффективности, как коэффициент конверсии, ценность трафика и количество новых пользователей. Возможно, вы также захотите подключить к обсуждению некоторых руководителей и владельцев бизнеса, чтобы обеспечить прозрачность общения.
Измерение прошлых результатов: помимо данных, проанализируйте прошлые результаты, чтобы узнать, были ли внесены улучшения. Это особенно важно, если ваша команда работает над процессно-ориентированной целью, которая направлена на повышение эффективности за счёт обновления или добавления новых внутренних систем.
Следуйте структуре: планы и структуры помогают упорядочить информацию и выполнять задачи в срок. Структуры могут быть простыми, например еженедельные собрания команды, или сложными, например иерархическая структура работ, детализирующая отдельные задачи и зависимости.
Ставьте задачи для достижения целей
И цели, и задачи являются ключом к достижению новых результатов в бизнесе. Одно невозможно без другого, поэтому так важно правильно реализовать и то, и другое в своей команде.
От общих целей до конкретных задач — с правильной стратегией ваша команда сможет достичь новых высот.
Если вам нужна помощь в постановке целей и задач и их достижении, попробуйте программное обеспечение для постановки целей. Asana может помочь вам в этом, начиная от анализа прогресса и заканчивая согласованием общения.
Ставить и достигать целей с помощью Asana
