Wildlife Conservation Society расширяет возможности работников и членов сообщества с помощью Asana

Для многих некоммерческих организаций влияние, которое они оказывают, зависит от предоставления их командам возможности максимально эффективно использовать ресурсы и укрепления доверия в сообществах, которым они служат. Общество охраны дикой природы (WCS), глобальная организация по охране дикой природы, является ярким примером того, как можно оказать огромное влияние на мир, инвестируя в своих работников и сообщества. WCS защищает и сохраняет дикую природу и дикие места в 60 странах, где сосредоточено более 50% мирового биоразнообразия и проживает более 300 миллионов самых бедных людей в мире, с помощью своей глобальной команды из более чем 4000 работников. 

«Очень немногие некоммерческие организации думают о том, как помочь всем работникам лучше выполнять свою работу или как создать благоприятную рабочую среду для людей», — объясняет Джонатан Палмер, исполнительный директор по технологиям в области охраны природы в WCS. «Учитывая ограниченность времени и бюджетов, бывает трудно помочь нашим командам чувствовать себя более счастливыми и расширить их возможности, хотя они, пожалуй, и являются нашим самым важным ресурсом».

Команда Джонатана в WCS работает с более чем 100 партнёрами, поставщиками и провайдерами, чтобы находить и внедрять лучшие технологические решения для решения самых серьёзных современных задач в области охраны природы. Когда он заметил, что критически важные проекты подвергаются более высокому риску несоблюдения дедлайнов из-за возросшего спроса и сложности, разрозненной информации, а также «традиционных» подходов к общению и управлению задачами, не масштабирующихся, он решил найти лучший способ совместной работы в WCS. 

Его главной целью было расширить возможности людей в WCS — руководителей программ, разработчиков программного обеспечения, экологов, зоологов, волонтёров и других заинтересованных сторон. Поэтому Джонатан решил найти инструмент, который позволит улучшить общение и совместную работу, невзирая на организационные границы.

Его команда внедрила Asana, чтобы обеспечить слаженное взаимодействие, повысить прозрачность и ответственность, а также отслеживать работу и ресурсы. Благодаря Asana команды WCS работают вместе более эффективно и получают ряд дополнительных преимуществ: у работников появляется больше возможностей для карьерного роста, а доверие сообществ, которым они служат, укрепляется. 

Укрепление доверия в местных сообществах

Одна из команд WCS, команда заповедника Окапи (OWR) в Итури, при поддержке финансируемой ЕС Программы устойчивого управления дикой природой (SWM) сотрудничает с группой международных организаций в целях снижения уровня отсутствия продовольственной безопасности путём разработки устойчивых решений продовольственных проблем с акцентом на сохранение дикой природы, продовольственную безопасность и разработку политики. Часть их работы выполняется в охраняемых районах, где WCS поддерживает своих правительственных партнёров и других лиц в реализации своих программ в 15 странах, включая природный парк Макира на Мадагаскаре и заповедник Окапи в Итури, Демократическая Республика Конго.

Хотя WCS стремится к тому, чтобы все её партнёры, принимающие стороны и сообщества были довольны её работой, жалобы неизбежно возникают. Например, человек может захотеть выразить обеспокоенность по поводу обращения с окружающей средой, своих прав или взаимодействия с ним. «Многие члены сообществ, которым мы помогаем, могут считать, что WCS несёт ответственность, поскольку мы защищаем дикую природу», — объясняет Кэролайн Абид, менеджер программы SWM. 

Поскольку программа SWM полагается на местную поддержку для реализации решений на местах, отношения с сообществом имеют решающее значение для успеха её программ. Крайне важно своевременно и уважительно разрешать жалобы, поэтому WCS использует Asana для обработки отзывов от сообществ, которым они помогают. 

Любой многонациональной организации нужен способ управления жалобами. Одна жалоба, если с ней не справиться должным образом, может создать огромный организационный риск.”

Раньше WCS использовала физические блокноты и электронные таблицы для сбора жалоб и управления ими, а затем отправляла их по электронной почте соответствующему сотруднику. В результате на их рассмотрение могли уходить недели, что ставило под угрозу доверие членов сообщества. Для WCS, которая полагается на сообщества в размещении и поддержке природоохранных объектов, недовольство участников может означать, что объект находится под угрозой. 

«Мы недостаточно оперативно реагировали на жалобы наших сообществ, поэтому постарались улучшить этот процесс с помощью Asana, чтобы всегда отвечать», — говорит Кэролайн. Использование Asana упрощает подачу жалоб для участников сообщества. Теперь они сообщают о своей проблеме полевому работнику WCS, который затем отправляет её с помощью формы Asana, которая создаёт задачу Asana в специальном проекте со всей информацией, необходимой для быстрого рассмотрения жалоб. 

Asana обеспечивает единый центр для рассмотрения жалоб, устраняя бумажный документооборот и сокращая время, ранее затрачиваемое на их ручную обработку. Это также упрощает направление жалоб нужным людям в WCS для быстрого реагирования, вместо того чтобы передавать их по длинным цепочкам общения, включающим бумажные записки и электронные письма. Как только задача назначается соответствующему исполнителю, у него есть вся информация, необходимая для её выполнения, поскольку все нужные детали включены в заявку. А если жалоба носит конфиденциальный характер, WCS может использовать настройки конфиденциальности в Asana, чтобы ограничить доступ к ней.

С помощью Asana мы повышаем оперативность реагирования на местных объектах, чтобы все жалобы рассматривались быстро.”

Поскольку с помощью Asana жалобы обрабатываются быстрее, местные сообщества чувствуют, что могут сообщать о проблемах по мере их возникновения, что создаёт благотворный цикл: сообщества остаются вовлечёнными в природоохранную деятельность WCS, а организация продолжает поддерживать сообщества, в которых расположены объекты. Эти результаты помогли WCS укрепить доверие, что чрезвычайно важно для способности организации достигать своих амбициозных природоохранных целей. 

Предоставление работникам возможности использовать новые возможности 

Отказавшись от электронной почты, команда WCS с помощью Asana смогла преодолеть разобщённость, повысить прозрачность и сделать информацию и возможности в организации доступными для большего числа участников команды. Это создало новый уровень прозрачности, поскольку все задачи и проекты по умолчанию общедоступны внутри команды. Было создано множество возможностей для межфункционального сотрудничества, что было особенно важно во время пандемии COVID-19, когда WCS не могла проводить столько личных встреч. 

Использование Asana оказало на команду эффект, который Джонатан называет «выравниванием». «Выравнивание нашей команды заключается в том, чтобы максимально увеличить возможности для наиболее экономически эффективного выполнения задач», — объясняет он. «Прозрачность, которую обеспечивает Asana, позволяет более молодым и амбициозным членам команд проявлять инициативу, чтобы учиться, брать на себя больше ответственности и расширять сферу своей деятельности». Это примечательно, потому что исторически в крупных организациях возможности часто доставались тем, кто был ближе к штаб-квартире, просто из-за доступности информации и доступа к ней. Благодаря Asana работники теперь имеют более полное представление о проектах и могут вносить свой вклад асинхронно, независимо от часового пояса. В результате WCS отмечает более разнообразное участие членов своей команды по всему миру.

Asana помогает всей команде WCS чувствовать, что они могут участвовать в работе и использовать возможности, о которых они, возможно, раньше не знали. Это также экономит ресурсы, включая бюджет на заработную плату, командировки и время на обучение, поск��льку позволяет нанимать работников на разных рынках труда, а значит, WCS может эффективно использовать свои бюджеты для достижения большего эффекта. 

Инструмент, который расширяет доступ к информации и позволяет людям использовать возможности, делает WCS более инклюзивной, предоставляя каждому возможность участвовать.”

Выполнение обещаний, когда в центре внимания — люди

WCS делает так много при ограниченных ресурсах, и всё это возможно благодаря людям, поддерживающим организацию, — её сотрудникам и членам сообщества. Используя Asana, WCS прислушивается к членам своего сообщества и заботится о них, а также предоставляет своим работникам по всему миру доступ к большему количеству возможностей. Эти отрадные результаты помогли организации продвинуться к достижению многих важных целей и повысили вовлечённость людей, которые являются основой её работы.

Благодаря повышенной надежности процессов и обретённой прозрачности WCS продолжает укреплять доверие внутри организации и за её пределами, что является важнейшим компонентом защиты территорий, дикой природы и сообществ, которым она служит.