Social Factor поддерживает стремительные темпы роста с помощью Asana

Экспоненциальный рост — повод для празднования. Но что происходит, когда используемые инструменты не поспевают за темпами? Именно этого ожидало агентство по работе с социальными сетями Social Factor, когда на него обрушился поток новых проектов и клиентов.

В компании Social Factor, расположенной в Форт-Уэрте, штат Техас, работает более 50 работников, как в офисе, так и удалённо по всей стране. От стратегии и создания контента до публикаций, платных кампаний и управления сообществом, отчетов о данных и аналитики, обучения в социальных сетях и поддержки прямых трансляций — Social Factor поддерживает цифровой рост таких компаний, как Toyota, Smith and Nephew и Fender Guitars.

Когда рост означает перерастание

Операционная команда Social Factor осознала, насколько успешно компания развивается в социальном пространстве, и провела оценку инструментов, которые они использовали. Вскоре стало очевидно, что необходимо найти решение, которое поможет всей организации управлять работой и масштабироваться вместе с ней.

Вот проблемы, с которыми столкнулась компания Social Factor:

• Нынешние инструменты для управления проектами были недостаточно продвинутыми для меняющихся процессов, и их было сложно внедрить во всей организации.

• Компании требовалась платформа, которая бы интегрировалась с существующими инструментами агентства, а также с дополнительными приложениями, которые они рассматривали, например Everhour.

• Участникам команды становилось всё труднее оставаться в курсе дела, потому что информация была разбросана по электронной почте, чатам и файлам.

Нам нужен был центральный источник достоверной информации, чтобы максимально эффективно вести наш бизнес как внутри компании, так и за её пределами.”

Уверенное масштабирование

Операционный директор Джина Эббаут и менеджер проекта Джессика Праманик искали инструмент, который бы рос вместе с ними. Он должен был обеспечивать простое планирование и при этом отслеживать каждую деталь по клиенту, проекту и роли. Какой бы инструмент ни выбрала компания Social Factor, он должен был легко интегрироваться с другими ресурсами, которые они использовали для управления бизнесом, такими как Google Suite и Slack. Возможность совместной работы была обязательным условием, включая упоминание участников команды в комментариях и интуитивно понятное добавление заметок.

Джина и Джессика быстро поняли, что Asana — это решение для управления работой, которое может использовать вся компания. Ознакомившись с дорожной картой Asana, они обрели уверенность в том, что по мере расширения Social Factor Asana будет постоянно запускать новые функции, которые они смогут использовать.

Им понравилось, что существуют полезные рабочие процессы, специфичные для агентств. Определяя и оптимизируя хронологии и планы проектов в соответствии со своей бизнес-моделью, они создадут более централизованное место, где команда сможет управлять своей повседневной работой, а руководство — эффективностью агентства.

Кроме того, команда хотела быстро внедрить и реализовать инструмент. Они использовали учебные материалы Asana, включая Академию и Руководство, чтобы разработать проект адаптации, в котором были чётко изложены этапы обучения для каждого участника команды. Это помогло команде «учиться на практике», а Джине и Джессике было видно, кто завершил обучение, а с кем нужно было поработать дополнительно. Они также работали с одним из менеджеров по сопровождению клиентов Asana, чтобы оптимизировать свои ключевые рабочие процессы и обеспечить максимально эффективное использование платформы.

Иметь общее представление о том, что происходит с проектами важно, чтобы в любой момент можно было быстро принять решение о необходимых изменениях.”

Многообещающие результаты в течение четырёх недель после внедрения

После пробного использования Asana руководство было твёрдо уверено в своём решении внедрить её во всей организации. Они не теряли времени, чтобы освоить инструмент и учиться на практике, в полной мере используя учебные материалы в Академии Asana.

Для полного внедрения во всей команде каждому участнику был предоставлен проект адаптации. Были назначены задачи, в том числе просмотр обучающих видеороликов Asana и тестирование каждой функции. Джине и Джессике было легко оценить прогресс каждого сотрудника.

Asana была для нас в новинку, но мы смогли перейти от оценки к развертыванию за четыре недели, что свидетельствует о том, насколько интуитивно понятен этот инструмент.”

Сегодня Social Factor объясняет свою способность сохранять эффективность и гибкость при одновременном быстром росте процессами и рабочими процессами, которые они оптимизировали в Asana. Им удалось сократить количество внутренних точек соприкосновения между клиентскими аккаунтами и устранить разрозненную документацию, поскольку у всех есть доступ к одной и той же информации о клиентах. Любой сотрудник может легко проверить статус проектов, не планируя совещания для контроля и не повторяя обсуждения. Кроме того, они стандартизировали управление аккаунтами, чтобы никто не тратил время на изучение уникальных процессов при переходе от одного клиента к другому. В результате они могут быстро масштабироваться вместе со своими клиентами, продолжая при этом своевременно выполнять высококачественную работу, что имеет решающее значение в быстро меняющейся отрасли социального маркетинга.

Asana также повлияла на то, как компания управляет планированием и потребностями в персонале. Например, они используют «Загрузку», чтобы отслеживать предполагаемое количество часов для предстоящей работы, выявлять возможные проблемы с загрузкой и прогнозировать потребности в найме сотрудников для всей команды. Теперь Social Factor может более точно распределять рабочую нагрузку между ресурсами и продолжать эффективно и своевременно выполнять работу для своих клиентов в больших масштабах.

Слаженная поддержка внутри компании и за её пределами

В оперативном плане Asana используется для совместной работы, адаптации новых сотрудников, а также отслеживания производительности команды и отдельных сотрудников для карьерного роста. Команды также используют формы Asana, чтобы фиксировать всё: от уведомлений об отсутствии до заявок в ИТ-отдел и запросов на ресурсы для клиентов. Раньше это делалось путём прямых запросов к одному ресурсу, что затрудняло пометку участников команды и управление в больших масштабах.

Social Factor также использует Asana для управления всеми аспектами работы с клиентами, от адаптации новых клиентов до управления результатами, такими как создание и оптимизация контента, мозговой штурм и стратегия, управление социальными сетями, отчётность и аналитика по платной рекламе в соцсетях, а также контроль качества. При таком большом количестве различных этапов в каждом процессе и участников команды, с которыми нужно сотрудничать, Asana помогает поддерживать порядок, чтобы ничего не упустить.

Asana помогает нашей команде управлять задачами и знать, что и когда выполнять и к каким проектам это относится.”

В будущем Social Factor планирует использовать Asana для автоматизации и интеграции большего количества операционных функций, включая найм и рекрутинг, а также, возможно, командную работу по финансовым вопросам. Вся команда с радостью продолжит масштабирование Social Factor, используя Asana в качестве основного инструмента.

Asana — это первый инструмент для управления проектами, который мы внедрили в Social Factor и который, по нашему мнению, действительно может масштабироваться вместе с нами. Мы ожидаем, что он поможет нам привлечь больше клиентов, используя меньше ресурсов.”