Cost control 101: Optimize your project expenses

O controle de custos é uma parte essencial de qualquer estratégia financeira. Ao monitorar as finanças da sua empresa, como você pode se manter dentro do orçamento? 

Assim como no orçamento pessoal, você pode fazer uma série de coisas, como categorizar os gastos, determinar as áreas em que a equipe gasta mais dinheiro e encontrar maneiras de limitar os gastos em cada área. Fazer todas essas coisas com sucesso é o que controla o orçamento e aumenta os lucros.

Os princípios básicos do controle de custos são semelhantes para orçamentos corporativos e pessoais. Neste artigo, explicaremos o que é o controle de custos e como ele se encaixa no sistema de gestão de custos. 

O que é controle de custos?

O controle de custos envolve identificar e reduzir as despesas para aumentar os lucros da empresa. O controle de custos pode ocorrer no âmbito do projeto ou em toda a empresa. Aqui, vamos nos concentrar em como aplicar o processo de controle de custos a um projeto ou grupo de projetos.

Como gestor de projetos, você usará o controle de custos para monitorar o seu plano de gestão de recursos e tomar medidas quando notar gastos excessivos. 

Uma ferramenta de geração de relatórios também pode ser útil para identificar quando o orçamento do projeto é excedido. Digamos que o designer freelancer que você trouxe para um novo projeto levou muito mais tempo do que o esperado para editar as imagens. Depois de identificar esse custo, você pode decidir contratar um designer interno no seu próximo projeto para reduzir custos e aumentar a eficiência.

Por que o controle de custos é importante?

A sua equipe tem dificuldade em se manter dentro do escopo ou do orçamento? É aqui que o controle de custos entra em cena. Mesmo que a sua equipe permaneça dentro do orçamento, o controle de custos pode ajudar a reduzir ainda mais o orçamento, o que levará a um aumento na receita. 

Ele fornece informações sobre os gastos gerais da empresa, mostrando quais áreas custam mais dentro do Business e quais despesas ocorrem nessas áreas. O controle de custos pode ocorrer primeiro no âmbito do projeto para reduzir os custos individuais do projeto, na esperança de que a empresa possa aumentar os lucros gerais. 

Fatores-chave no controle de custos

Compreender os principais fatores que influenciam os custos do projeto é essencial para um controle de custos eficaz. Ao implementar um sistema robusto de gestão de custos e métodos de controle de custos, as despesas do projeto podem ser otimizadas e os fluxos de trabalho podem ser simplificados.

Vamos ver em mais detalhes alguns dos fatores de custo mais críticos:

Custo da mão de obra

Os custos de mão de obra são uma despesa significativa na maioria dos projetos. Isso inclui salários, benefícios e outros custos associados à força de trabalho envolvida no projeto. Controlar os custos de mão de obra envolve garantir que o número certo de pessoas com as habilidades apropriadas seja atribuído ao projeto e que o tempo delas seja usado de forma eficiente.

Custo dos materiais

Os custos de materiais também podem ser um fator importante nas despesas do projeto. Isso inclui matérias-primas, componentes e quaisquer outros itens físicos necessários para o projeto. O controle eficaz de custos requer planejamento e monitoramento cuidadosos das compras e do uso de materiais para minimizar o desperdício e os gastos excessivos.

A implementação de um sistema de gestão de aquisições e a negociação com fornecedores podem levar a uma economia significativa de custos.

Custo real

O custo real se refere ao valor real gasto em um projeto, em oposição ao custo estimado ou orçado. O monitoramento dos custos reais em tempo real é fundamental para identificar variações no orçamento do projeto e fazer os ajustes necessários para manter o projeto em dia financeiramente.

O uso de métricas de contabilidade de custos e de um sistema de controle de custos pode ajudar a monitorar os custos reais e evitar custos excedentes.

Variação de custo

A variação de custo é a diferença entre o custo real e o custo orçado para um projeto ou tarefas. A análise das variações de custo ajuda os gestores de projeto a identificar áreas onde os custos são maiores ou menores do que o esperado, para que possam investigar os motivos e tomar medidas corretivas.

Revisar regularmente os indicadores de desempenho de custos e compará-los com a linha de base pode ajudar a manter o projeto dentro do orçamento.

Retorno sobre o investimento (ROI)

O ROI é uma medida da lucratividade de um projeto ou investimento. Ele compara a quantidade de dinheiro ganho ou perdido em relação ao valor inicialmente investido. No controle de custos, considerar o ROI pode ajudar a priorizar os gastos e garantir que o projeto produza um resultado financeiro positivo.

Medidas e iniciativas eficazes de controle de custos podem melhorar os resultados financeiros e o desempenho financeiro geral do projeto.

Técnicas eficazes de controle de custos

O controle de custos pode inicialmente acontecer em níveis mais altos dentro da empresa, mas muitas vezes avança no nível do projeto. O nível do projeto é onde você pode avaliar os custos reais por projeto e administrar esses custos de forma eficaz.

Para melhorar o controle de custos na sua empresa, experimente estas cinco etapas:

1. Planeje o orçamento

O primeiro passo é planejar o orçamento para que você possa detalhar as estimativas de custos e alocar recursos de forma eficaz. Fazer um plano de projeto detalhado resultará em menores variações de custos ou menos diferenças entre o orçamento inicial e os gastos reais. Um modelo de orçamento pode ajudar a mapear os custos com clareza desde o início, facilitando a alocação de recursos e o acompanhamento dos gastos à medida que o projeto avança.

Ao planejar o seu orçamento, inclua:

• Número de membros da equipe necessários para o projeto

• Tempo estimado para a conclusão do projeto

• Materiais necessários para o projeto

Ao calcular o tempo e os materiais necessários para o projeto, tente dar ao seu orçamento algum espaço para expansão, se necessário. Sempre há a possibilidade de ocorrerem riscos inesperados no projeto, e você precisará estender o cronograma ou solicitar recursos adicionais.

2. Monitore todas as despesas

O próximo passo para o controle de custos do projeto é monitorar as despesas do projeto à medida que ocorrem. É mais fácil tomar medidas corretivas se você notar variações de custo em tempo real. Se você não perceber que ultrapassou o orçamento até que o projeto seja concluído, então já terá gasto o dinheiro. Nesse ponto, tudo o que você pode fazer é usar as informações como uma lição para projetos futuros. 

Uma boa maneira de monitorar as despesas durante um projeto é definir os marcos do projeto. Em cada marco, você pode avaliar os seus gastos e garantir que o projeto permaneça dentro do escopo. Então, se você notar que houve um estouro de orçamento em algum marco, poderá determinar como reduzir os custos daí em diante.

3. Use sistemas de controle de mudanças

É importante definir objetivos de projeto claros durante a fase de planejamento do projeto, mas, para garantir que você atinja esses objetivos, pode ser necessário um processo de controle de mudanças. 

O controle de mudanças é um conjunto de etapas que gerenciam quaisquer alterações que venham das partes interessadas enquanto um projeto está em andamento. Isso ajuda a evitar desvios de escopo, porque você pode se preparar para as mudanças à medida que elas ocorrem e ajustar o projeto de acordo. 

As etapas para configurar um sistema de controle de mudanças incluem:

• Iniciação: o processo de controle de mudanças começa quando uma parte interessada solicita uma mudança no projeto. A solicitação real pode variar, desde extensões de cronograma até novos entregáveis do projeto. 

• Avaliação: o gestor do projeto ou líder do departamento analisa a solicitação em busca de informações básicas, como os recursos necessários, o impacto da solicitação e a quem a solicitação deve ser repassada. Se a solicitação de mudança for aceita na avaliação inicial, ela procederá para a fase de análise.

• Análise: na fase de análise, o líder do projeto aprova ou rejeita a solicitação. Em alguns casos, pode haver um quadro de controle de mudanças a cargo de aprovações e rejeições. O líder do projeto aprova ou recusa a solicitação e notifica a equipe. Dependendo do tamanho do projeto, o líder do projeto também pode documentar a mudança em um registro de mudanças para garantir que todos os participantes do projeto estejam cientes.

• Implementação: a implementação da mudança pode variar dependendo do estágio em que se encontra o projeto, mas em geral envolve uma atualização dos cronogramas do projeto e dos entregáveis, bem como o anúncio à equipe do projeto. É recomendado avaliar o escopo do projeto para se certificar de que mudanças no cronograma não tenham um impacto expressivo nas metas projetadas. 

• Encerramento: depois de documentar, divulgar e implementar a solicitação, ela está pronta para ser encerrada. É útil ter um plano formal de encerramento para que todos os membros da equipe saibam onde as informações estão armazenadas e possam consultá-las no futuro.

Quando você controla adequadamente as mudanças nos seus projetos, também tem uma chance melhor de controlar os custos. A projeção precisa do orçamento e do sucesso de um projeto requer uma gestão cuidadosa do início ao fim. Sempre haverá contratempos inevitáveis ao longo do caminho, mas ter sistemas em vigor para se preparar para esses desvios pode ser crucial. 

4. Administre o seu tempo

A gestão do tempo é um método importante de controle de custos, porque, quando o tempo total de um projeto aumenta, o custo total do projeto também aumenta. Manter-se dentro do cronograma estimado do projeto é uma das melhores maneiras de se manter dentro do orçamento do projeto. 

Implemente estratégias de gestão do tempo para aumentar a produtividade e ajudar os membros da equipe a concluir o trabalho dentro do prazo e do orçamento. 

Algumas dicas de gestão do tempo incluem:

• Timebox: o timebox é uma estratégia de gestão do tempo orientada a metas, na qual o trabalho é concluído em períodos predefinidos (“timeboxes”). Por exemplo, caso você precise escrever um artigo para um blog, pode criar um timebox de duas horas para escrever um esboço. Então, após um descanso, pode criar um intervalo predefinido de três horas para começar o primeiro rascunho.

• Blocos temporais: esta estratégia é semelhante ao timeboxing, mas, em vez de programar um tempo específico para cada tarefa individual, você praticará a criação de blocos de tempo definidos no seu calendário para trabalhos afins.

• Técnica Pomodoro: semelhante aos métodos Timebox e Time blocking, a técnica Pomodoro ajuda a trabalhar em intervalos de tempo curtos intercalados de descansos entre as sessões de trabalho. Trabalhe por 25 minutos e faça um intervalo de cinco minutos quatro vezes. Então, após a quarta sessão de trabalho, faça um intervalo maior de 20 a 30 minutos.

• Eat the frog: Mark Twain disse uma frase famosa, “Se o seu trabalho consiste em engolir sapos, então é melhor fazê-lo logo pela manhã”. A estratégia de gestão do tempo Eat the Frog inspira-se nesta citação e anima a enfrentar as tarefas grandes ou difíceis primeiro, antes do trabalho menos importante ou pouco urgente.

• Princípio de Pareto: também conhecido como regra 80/20, o princípio de Pareto tem uma regra fundamental: despender 20% do tempo em 80% do trabalho. Se conseguir tirar rapidamente 80% das tarefas da sua frente, você desocupa o seu dia de trabalho para lidar com os 20% dos trabalhos que tomarão 80% do tempo.

• Getting Things Done (GTD): David Allen inventou o método Getting Things Done no início dos anos 2000. Segundo Allen, o primeiro passo para fazer as coisas é anotar tudo o que deve ser feito. Ao contar com ferramentas de gestão de tarefas, você desocupa a sua capacidade mental para poder se dedicar a agir sem ter que pensar constantemente no que precisa ser feito.

Pode parecer contraintuitivo focar a sua atenção na produtividade quando se pensa em controle de custos, mas o desempenho do projeto está na raiz do fluxo de caixa. Se a sua equipe não for produtiva, o projeto não cumprirá os prazos. Se o seu projeto não cumprir os prazos, ele custará mais dinheiro. Se o projeto custar mais dinheiro, a empresa terá menos fluxo de caixa.  

5. Monitore o valor agregado

Acompanhar o valor agregado pode ajudar a prever o resultado financeiro de um projeto. Este método de controle de custos exige algum conhecimento de contabilidade de custos, mas pode ajudar a entender quando os custos variáveis surgirão e, em última análise, evitar que ocorram variações em projetos futuros.

O valor agregado é a quantidade de trabalho que foi efetivamente concluída em um projeto. Para monitorar o valor agregado e ver se você está no ritmo certo, será necessário multiplicar a porcentagem de trabalho concluído pelo orçamento do projeto. Você pode usar as seguintes etapas para monitorar o valor agregado:

• Etapa 1: determine o grau de conclusão de cada tarefa em porcentagem.

• Etapa 2: determine o valor planejado (PV, na sigla em inglês), ou o custo orçado do trabalho programado. Este é o orçamento autorizado atribuído para realizar o trabalho programado.

• Etapa 3: determine o valor agregado (VA), ou o custo orçado do trabalho realizado. Esta é a quantidade de tarefas que foi efetivamente concluída. 

• Etapa 4: obtenha o custo real (CR), ou o custo real do trabalho realizado. Este é o valor gasto com o trabalho já realizado.

• Etapa 5: calcule a variação de custo (VC) subtraindo o valor agregado do custo real (VC = VA – CR).

• Etapa 6: compile os resultados.

As três primeiras etapas exigem a coleta de informações de custo do seu projeto, enquanto as três últimas etapas exigem cálculos e análises. A variação de custo representa o status de custo do seu projeto. 

Ao controlar os custos, a VC é a medida que indicará se o seu projeto está sendo executado a um ritmo que atende ao seu orçamento. Uma VC negativa indica que o projeto está acima do orçamento.

Métodos de controle de custos

Existem vários métodos e técnicas de controle de custos usados para estimar, monitorar e gerir as despesas do projeto. Aqui estão alguns dos métodos de controle de custos mais comuns:

Estimativa de fatores

Este método envolve a estimativa de custos com base em dados históricos de projetos semelhantes. Ele usa fatores como o tamanho, a complexidade e a duração do projeto para calcular os custos esperados. A estimativa de fatores é uma maneira rápida de ter uma ideia aproximada dos custos do projeto, mas pode não ser tão precisa quanto outros métodos.

Usar modelos e ferramentas de estimativa de custos pode ajudar a agilizar o processo de estimativa de fatores.

Estimativa paramétrica

A estimativa paramétrica usa modelagem estatística para estimar os custos com base nos principais parâmetros do projeto. Esse método envolve identificar os principais fatores de custo e criar um modelo matemático que os relacione aos custos totais. Embora mais complexa do que a estimativa de fatores, a estimativa paramétrica pode ser mais precisa, especialmente para projetos maiores.

A incorporação da estimativa paramétrica no processo de controle de custos pode ajudar a melhorar a precisão da projeção.

Fator quantitativo

Os fatores quantitativos são aspectos mensuráveis de um projeto que podem afetar os custos fixos, como o número de membros da equipe, o volume de materiais necessários ou a duração de tarefas específicas. A análise desses fatores quantitativos pode ajudar a estimar e controlar os custos com mais precisão.

O uso de software de controle de custos e sistemas de contabilidade pode automatizar o acompanhamento e a análise de fatores quantitativos, levando a um controle de custos mais eficaz.

Estimativa baseada em recursos

Essa abordagem estima os custos dividindo o projeto em tarefas individuais e os recursos necessários para cada tarefa. Ela envolve estimar a quantidade de cada recurso (por exemplo, horas de trabalho, materiais, custos de produção) e multiplicar pelo custo unitário desse recurso.

A estimativa baseada em recursos pode ser muito precisa, mas requer um planejamento detalhado do projeto. A integração da estimativa baseada em recursos ao ciclo de vida da gestão de projetos pode ajudar a otimizar a alocação de recursos e a controlar os custos.

Taxa unitária

O método de taxa unitária calcula os custos de produção com base no custo por unidade de trabalho, como o custo por hora de mão de obra ou o custo por unidade de material. Este método é simples e pode ser útil para projetos com tarefas repetitivas ou custos unitários bem definidos.

A incorporação de estratégias de controle de custos por taxa unitária pode ajudar a monitorar e controlar os custos variáveis associados à produção e outras despesas de negócios.

Exemplos de controle de custos

Exemplos reais de controle de custos eficazes demonstram como as empresas podem gerir com sucesso as despesas e manter a lucratividade em seus projetos. Ao estudar esses casos, podemos aprender lições valiosas e boas práticas que podem ser aplicadas em vários setores e tipos de projetos.

Exemplo 1: Simplificação dos custos de produção

Uma grande empresa de construção enfrentou o desafio de concluir um projeto de construção multimilionário com um orçamento apertado. Para garantir que os custos fossem geridos de forma eficaz, a equipe:

• Usou a estimativa baseada em recursos para criar um orçamento de projeto altamente detalhado.

• Atribuiu um controlador de custos dedicado para monitorar as despesas do projeto diariamente.

• Realizou reuniões semanais de revisão de custos para analisar o desempenho financeiro e tomar decisões baseadas em dados.

Os resultados foram impressionantes:

• O projeto foi concluído com 5 % abaixo do orçamento original.

• O acompanhamento detalhado dos custos permitiu que a equipe identificasse e resolvesse os problemas rapidamente.

• A comunicação e a colaboração regulares mantiveram todos alinhados e responsáveis.

Exemplo 2: gestão de gastos excessivos regulares do projeto 

Uma empresa de desenvolvimento de software de médio porte estava com dificuldades devido aos frequentes estouros de orçamento em seus projetos. Para resolver isso, eles:

• Adotou metodologias ágeis, dividindo os projetos em “sprints” menores e gerenciáveis.

• Instituir reuniões regulares de revisão de sprint para acompanhar o progresso, discutir desafios e analisar o desempenho financeiro.

• Investiu no treinamento de gestores de projetos em processos ágeis de gestão financeira.

O impacto foi significativo:

• No primeiro ano, a empresa reduziu o custo médio de 20 % para menos de 5 %.

• Os projetos tornaram-se mais previsíveis e fáceis de gerir, melhorando a satisfação do cliente.

• A equipe se tornou mais adaptável e responsiva às mudanças.

Esses exemplos de controle de custos ilustram que a gestão de custos requer planejamento detalhado, monitoramento regular, comunicação clara e disposição para se adaptar conforme necessário. Ao incorporar essas práticas aos seus processos de gestão de projetos, as empresas podem melhorar o desempenho financeiro e agregar mais valor aos clientes.

Como melhorar o controle de custos no seu Business

Melhorar o controle de custos no seu negócio requer uma abordagem multifacetada que envolve planejamento, monitoramento, comunicação e melhoria contínua. Aqui estão algumas etapas que você pode tomar para aprimorar o controle de custos na sua organização:

• Defina claramente o escopo e os objetivos do projeto para evitar desvios de escopo e custos desnecessários. Certifique-se de que todas as partes interessadas concordem sobre o que está incluído no projeto e o que não está.

• Crie orçamentos de projeto detalhados e precisos usando métodos de estimativa apropriados. Leve em consideração todos os custos potenciais e crie contingências para despesas inesperadas.

• Atribua a responsabilidade pelo controle de custos a membros específicos da equipe e responsabilize-os. Certifique-se de que todos entendam o seu papel na gestão de custos.

• Implemente sistemas para acompanhar e monitorar regularmente os custos reais em relação ao orçamento. Usar esses dados para identificar variações com antecedência e tomar medidas corretivas prontamente.

• Use um software de gestão de projetos para automatizar e agilizar os processos de controle de custos. Isso pode ajudar a reduzir erros, economizar tempo e fornecer visibilidade em tempo real das finanças do projeto.

• Realizar análises pós-projeto para identificar lições aprendidas e áreas de melhoria no controle de custos. Compartilhe esses insights com toda a organização para aprimorar continuamente as práticas de gestão de custos.

• Ofereça treinamento aos gestores de projetos e membros da equipe sobre técnicas e boas práticas de controle de custos. Invista no desenvolvimento das habilidades de gestão financeira da sua equipe.

• Promova uma cultura de conscientização e responsabilidade pelos custos em toda a organização. Incentive todos a pensar em como suas ações afetam os custos do projeto e recompense as iniciativas de economia de custos.

Lembre-se de que o controle de custos eficaz não é um evento pontual, mas um processo contínuo. Requer atenção constante, disciplina e disposição para se adaptar à medida que as circunstâncias mudam. Ao incorporar o controle de custos à cultura e aos processos organizacionais, você pode melhorar a lucratividade, a competitividade e o desempenho financeiro geral do projeto.

Controle de custos ou gestão de custos

As pessoas muitas vezes confundem controle de custos com gestão de custos, mas esses são termos distintos que devem ser devidamente definidos e compreendidos. O controle de custos é um processo menor dentro do sistema mais amplo de gestão de custos. 

Enquanto o controle de custos envolve a identificação e redução de despesas para aumentar os lucros, a gestão de custos é o processo geral de estimativa, orçamento e controle dos custos do projeto.

Provavelmente há muitas pessoas envolvidas na operação de gestão de custos da sua empresa. Dependendo do tamanho da sua equipe, você pode ter diferentes pessoas trabalhando no planejamento de recursos e no orçamento. 

Para controlar adequadamente os custos, as equipes devem monitorar os gastos em vários níveis dentro da empresa. Isso permite que cada parte do orçamento da empresa receba atenção e análise completas. 

Monitore e reduza as despesas do projeto com o controle de custos

Monitorar os dados de custos para reduzir as despesas do projeto é um processo tedioso, mas a gestão de custos é crucial para a lucratividade. 

A melhor maneira de gerir os custos é visualizar todas as informações necessárias em um painel personalizável. Dessa forma, você pode usar a automatização para conciliar a gestão de projetos e o controle de custos, tudo em um só lugar.

Perguntas frequentes: importância do controle de custos

Qual é a diferença entre controle de custos e redução de custos?

O controle de custos envolve a gestão de despesas para manter um projeto dentro do orçamento, enquanto a redução de custos se concentra em cortar custos ativamente. O controle de custos tem a ver com gastar com sabedoria, enquanto a redução de custos tem a ver com gastar menos em geral.

Como o controle de custos se relaciona com a qualidade do projeto?

O controle eficaz de custos contribui para uma melhor qualidade do projeto, garantindo que haja recursos suficientes disponíveis para atividades críticas relacionadas à qualidade. No entanto, deve-se evitar cortar custos de maneiras que prejudiquem diretamente a qualidade.

Qual é o papel da comunicação no controle de custos?

Uma comunicação clara e regular é vital para um controle de custos eficaz. Os gestores de projetos devem comunicar as informações orçamentárias e o desempenho dos custos aos membros da equipe, às partes interessadas e aos clientes. Os membros da equipe precisam comunicar possíveis problemas de custo ou mudanças que possam afetar o projeto.

É possível ter controle de custos em excesso?

O controle de custos excessivo ou rígido pode ser contraproducente, levando a decisões imediatistas que prejudicam a qualidade do projeto, atrasam o trabalho necessário ou desmotivam a equipe. O controle eficaz de custos estabelece um equilíbrio entre ser rigoroso o suficiente para manter o projeto financeiramente no caminho certo e flexível o suficiente para se adaptar às mudanças nas circunstâncias.