Gestão de custos de projetos: definição, etapas e benefícios

Quando se trata de gestão de projetos, há poucas coisas mais importantes do que manter os custos sob controle. Especialmente quando um projeto é complexo, as despesas podem fazer os custos dispararem mais rapidamente do que se espera. Os gestores de projetos precisam adotar uma abordagem proativa à gestão de custos para manter os orçamentos dentro do prazo.

O que é a gestão de custos?

A gestão de custos é o processo de estimar, orçar e controlar os custos do projeto. O processo de gestão de custos começa durante a fase de planejamento e continua durante toda a duração do projeto, à medida que os gestores revisam, monitoram e ajustam continuamente as despesas para garantir que o projeto não ultrapasse o orçamento aprovado.

Por que a gestão de custos é importante?

Você já se perguntou o que acontece quando um projeto ultrapassa significativamente o orçamento? As consequências podem ser graves, desde relacionamentos tensos com clientes até perdas financeiras. Vejamos um exemplo:

Uma pequena equipe de desenvolvimento de software foi encarregada de criar um aplicativo personalizado para um cliente. No meio do caminho, eles perceberam que o projeto estava rapidamente excedendo o orçamento inicial. Eles enfrentaram um dilema comum: continuar como planejado e absorver os custos extras ou reavaliar sua abordagem.

Ao implementar estratégias rigorosas de gestão de custos, a equipe conseguiu identificar as áreas em que as despesas estavam aumentando. Eles simplificaram os processos de gestão de projetos, priorizaram os recursos essenciais e renegociaram os termos com os subcontratados. Essa abordagem não apenas trouxe o projeto de volta ao orçamento, mas também melhorou a relação de trabalho com o cliente, que apreciou a transparência e o compromisso em agregar valor.

Este cenário destaca como a gestão eficaz de custos pode transformar uma situação potencialmente desastrosa em uma história de sucesso.

Como criar um plano de gestão de custos

A gestão de custos é um processo contínuo e fluido. No entanto, há quatro elementos ou funções principais que podem ser encontrados em qualquer plano de gestão de custos:

• Planejamento de recursos

• Estimativa de custos

• Orçamento de custos

• Controle de custos

Como novas despesas podem surgir e o escopo do projeto pode ser ajustado, os gestores de custos precisam estar preparados para desempenhar todas as quatro funções a qualquer momento durante o ciclo de vida do projeto. O seu fluxo de trabalho variará de acordo com as necessidades do projeto.

Aqui, vamos detalhar cada um dos quatro elementos e explicar o que é exigido do gestor de custos em cada etapa.

Planejamento de recursos

O primeiro passo em qualquer processo de gestão de custos é o planejamento de recursos, que é quando o gestor de custos analisa o escopo e as especificações do projeto para descobrir quais recursos serão necessários.

Um recurso é qualquer coisa que ajude a concluir um projeto, incluindo ferramentas, dinheiro, tempo, equipamentos e até mesmo membros da equipe. Para criar o plano de recursos mais preciso possível, consulte diretamente os líderes de equipe e as partes interessadas sobre quais recursos serão necessários durante o projeto. Pessoas com experiência prática em cada departamento do projeto terão uma melhor compreensão dos recursos necessários. 

Para esta etapa, você precisará de:

• Objetivos de projeto bem definidos

• Um roteiro de projeto de alto nível ou uma estrutura analítica do projeto (EAP), dependendo da complexidade do projeto

• Um plano provisório de gestão de recursos

• Uma declaração de escopo do projeto

Estimativa de custos

Depois de ter uma lista dos recursos necessários, o próximo passo é estimar quanto custará adquiri-los. O segredo desta etapa é reunir o máximo possível de informações sobre preços para que você possa fazer estimativas de custos bem fundamentadas.

Para recursos tangíveis, como ferramentas, suprimentos e equipamentos, obtenha cotações de preços reais dos vendedores para informar a sua estimativa de custos. O uso de um software de gestão de estoque pode agilizar esse processo, fornecendo dados de preços e informações de fornecedores em tempo real.

Para os custos de mão de obra, obtenha várias cotações de preços de potenciais contratados para ter uma ideia realista do custo real do trabalho necessário. Lembre-se de que pode passar algum tempo entre o momento em que você faz a estimativa e o momento em que esses itens serão comprados, portanto, você deve criar uma margem para o caso de os preços subirem. 

Além de criar uma margem para cada custo individual, você também precisará adicionar uma reserva de 5 a 10 % ao custo total para cobrir despesas inesperadas. Se esta for a primeira vez que você trabalha com esta equipe de projeto, descubra se o gerente de custos anterior gerou relatórios de orçamento no final dos projetos anteriores. 

Você pode ver o quanto os custos finais dos projetos anteriores se desviaram das estimativas iniciais e usar esses dados de custo como referência para estimar a margem necessária para o seu relatório de estimativa.

Na fase de estimativa, você precisará de:

• Um cronograma do projeto ou um diagrama PERT, dependendo da complexidade do projeto

• Uma lista dos entregáveis do projeto

• Métricas de sucesso claramente definidas

Orçamento de custos

Agora que você tem estimativas gerais para as necessidades do projeto e os requisitos de recursos, pode começar a trabalhar no orçamento do projeto. O orçamento do projeto é um plano detalhado de quanto você planeja gastar durante o projeto, para quê e quando. 

Dependendo da complexidade do projeto, o “quando” pode influenciar significativamente a sua estratégia de gestão de custos. Para projetos plurianuais, você pode especificar alocações de custos para que não mais do que 30 % do seu orçamento seja gasto no primeiro ano, etc. Isso pode evitar custos excedentes mais adiante.

Nesta etapa, você precisará de:

• Um documento de orçamento do projeto 

• Uma análise das partes interessadas do projeto

Controle de custos

A maior parte do processo de gestão de custos é composta pelo controle de custos. Este é o processo de registrar e contabilizar os custos à medida que o projeto avança, fazendo ajustes e alertando os participantes sobre os problemas quando eles ocorrerem. A meta da etapa de controle de custos é comparar os custos reais do projeto com os orçamentos e estimativas originais e tomar medidas para garantir que o projeto permaneça o mais próximo possível do planejado.

A frequência com que você revisa isso dependerá do seu projeto. Às vezes, você vai querer revisar os custos em tempo real. Em outros casos, você pode fazer isso mensalmente ou até trimestralmente. Compartilhe as atualizações de custos conforme necessário por meio de relatórios de status do projeto, para que toda a equipe do projeto esteja em sintonia.

Lembre-se de que qualquer alteração no escopo do projeto afetará o orçamento e os custos do projeto, portanto, fique atento aos desvios de escopo. Se o custo do projeto se desviar muito do que você orçou, informe as partes interessadas para que possam elaborar um plano de ação de forma proativa.

Neste estágio, você precisará de:

• Uma ferramenta de gestão de projetos

• Ferramenta de geração de relatórios globais

Contabilidade de custos pós-projeto

Quando o projeto terminar, é hora de calcular a variação de custo e avaliar o quanto o projeto se desviou do orçamento e das estimativas originais. Quais foram os custos totais do projeto? Como os custos reais se comparam aos custos estimados? 

Um projeto bem-sucedido termina próximo (mas abaixo) do orçamento previsto. Se você gastou muito dinheiro, subestimou o orçamento do projeto ou teve muitas despesas imprevistas. Se isso ocorrer, faça uma reunião de retrospectiva do projeto para avaliar por que isso aconteceu e evitar que aconteça no futuro.

Por outro lado, gastar muito pouco do seu orçamento também não é o ideal. Você estimou esses custos por um motivo e, se ficou significativamente abaixo do orçamento, o seu processo de orçamento de custos foi impreciso. Registre essas informações como dados históricos e tenha-as em mente para projetos futuros, para que você possa aumentar a sua precisão durante a fase de estimativa de custos.

Como calcular os custos do projeto

Para garantir que o seu projeto permaneça lucrativo e dentro do orçamento, é essencial ter uma compreensão sólida de como calcular os custos do projeto. 

Os gestores de projeto têm uma variedade de métodos de gestão de custos à disposição, e escolher o melhor depende das necessidades específicas e do escopo do projeto. Considere fatores como a complexidade do projeto, a previsibilidade das tarefas, as expectativas do cliente e o nível de flexibilidade necessário para atingir as suas metas de custo-benefício.

Por hora

Calcular os custos do projeto por hora envolve pagar pela quantidade de trabalho realizado, medida em horas. Este método é particularmente eficaz para projetos em que o escopo é flexível ou incerto, porque permite a adaptabilidade à medida que o projeto avança. 

Por exemplo, considere um projeto de desenvolvimento de software. O custo da equipe de desenvolvimento é calculado com base no número de horas que ela gasta no projeto. Se a equipe trabalhar 100 horas por mês a uma taxa de US$ 100 por hora, o custo do projeto para esse mês seria de US$ 10.000. Este método proporciona flexibilidade e pode acomodar mudanças no escopo do projeto de forma eficaz.

Taxa fixa

Uma abordagem de taxa fixa, ou preço fixo, envolve acordar um custo total do projeto antecipadamente. Este método é ideal para projetos com escopo e entregáveis bem definidos. Isso dá a ambas as partes uma compreensão clara do custo total.

Imagine uma campanha de marketing. A agência e o cliente concordam com um preço fixo de US$ 20.000 para toda a campanha. Esse preço abrange todos os aspectos do projeto, desde o planejamento até a execução. A vantagem aqui é a previsibilidade no orçamento, pois o cliente sabe exatamente quanto o projeto custará, independentemente do tempo e dos recursos utilizados.

Custo mais

O método de custo acrescido envolve a cobrança dos custos reais do projeto, mais uma margem de lucro ou taxa adicional. Essa abordagem é frequentemente usada em projetos de longo prazo, nos quais os custos não podem ser estimados com precisão no início. Ela garante que todos os custos do projeto sejam cobertos e inclui uma margem de lucro.

Por exemplo, em um projeto de construção, o empreiteiro cobra pelos custos reais incorridos (como materiais e mão de obra) mais uma porcentagem fixa como lucro. Se os custos de material e mão de obra totalizarem US$ 50.000 e a margem de lucro acordada for de 20 %, a cobrança total ao cliente seria de US$ 60.000. Este método de gestão de custos alinha os interesses do cliente e do contratado, pois ambas as partes visam um desempenho de custo ideal.

Precificação baseada em valor

A precificação baseada em valor concentra-se no valor ou benefício que o cliente recebe, e não no custo do projeto em si. Este método de estimativa é ideal para projetos em que o resultado tem um alto valor percebido, independentemente do custo real da entrega.

Considere um cenário em que uma empresa de consultoria está ajudando um cliente a aumentar sua receita anual. Se as estratégias do consultor resultarem em um aumento de receita de US$ 1 milhão, o consultor pode cobrar uma taxa com base em uma porcentagem do aumento de receita, digamos 10 %, o que seria de US$ 100.000. A precificação baseada em valor garante que o preço reflita o valor entregue.

Métodos eficazes de gestão de custos de projetos

Um dos desafios mais persistentes enfrentados pelas equipes em vários setores é controlar e evitar o estouro do orçamento. Esses excessos não apenas sobrecarregam os recursos financeiros, mas também podem comprometer a qualidade do projeto, atrasar os cronogramas e até mesmo levar ao fracasso do projeto. 

A gestão eficaz de custos é a chave para enfrentar esse desafio, porque garante que os projetos sejam entregues dentro dos orçamentos alocados, mantendo altos padrões de qualidade e eficiência.

Escolher o melhor método de gestão de custos é fundamental para enfrentar esses desafios financeiros de frente. Para otimizar ainda mais os custos, as equipes podem aproveitar a Automatização, o software de gestão e os painéis que oferecem análise de custos em tempo real, fluxo de caixa e visualização de custos futuros. Isso contribuirá para o sucesso do seu projeto.

Estimativa de cima para baixo

A estimativa top-down é um método em que o custo total do projeto é estimado primeiro e, em seguida, os custos individuais são deduzidos desse total. Essa abordagem é benéfica nas fases iniciais do planejamento do projeto, quando as informações detalhadas ainda não estão disponíveis. Ela dá uma ideia rápida e aproximada de quanto o projeto custará.

Por exemplo, em um novo projeto de desenvolvimento de software, o gestor de projetos pode estimar o custo total do projeto em US$ 200.000 com base em projetos semelhantes anteriores. Esse custo total é então dividido em segmentos menores, como design, programação, teste e implementação, cada um com uma parte do orçamento total. Este método é eficaz para fornecer uma estrutura preliminar de custos e orientar a tomada de decisões iniciais do projeto.

Estimativa bottom-up

A estimativa bottom-up é o inverso da abordagem top-down. Ela envolve primeiro a estimativa de tarefas ou componentes individuais do projeto e, em seguida, a soma deles para obter o custo total do projeto. Este método de estimativa é mais preciso e confiável, especialmente para projetos com um escopo bem definido, pois considera informações detalhadas sobre os custos.

Considere um projeto de construção em que cada parte do projeto, como colocação de fundações, enquadramento, encanamento e trabalho elétrico, é estimada individualmente com base em uma análise detalhada. Depois de estimar todos esses componentes, os custos são somados para determinar o orçamento geral do projeto. A estimativa de baixo para cima é ideal para equipes que precisam de controle preciso sobre cada aspecto dos custos do projeto.

Gestão do valor agregado

A gestão do valor agregado (GVA) é uma abordagem sofisticada para a gestão de custos que combina medições do desempenho do projeto em termos de escopo, cronograma e custo. A EVM fornece uma visão abrangente do progresso do projeto e do seu alinhamento com o planejamento original.

Por exemplo, em um grande projeto de infraestrutura, a EVM seria usada para monitorar o seguinte: 

• Custo orçado do trabalho programado (BCWS)

• Custo real do trabalho realizado (CRTR)

• Custo orçado do trabalho realizado (BCWP) 

Ao comparar esses números, os gestores de projeto podem avaliar o desempenho de custos do projeto e tomar medidas corretivas, se necessário.

Estimativa tríplice

A estimativa de três pontos é usada para determinar uma estimativa mais realista, considerando três cenários: 

1. Mais otimista (melhor caso) 

2. Mais pessimista (pior caso) 

3. Mais provável 

Este método de gestão de custos fornece uma gama de resultados possíveis, o que pode aumentar a previsibilidade e o desempenho de custos de um projeto.

Tomemos, por exemplo, um projeto de desenvolvimento de um novo produto. O gerente de projetos pode estimar que a fase de design pode levar 30 dias (otimista), 45 dias (mais provável) ou 60 dias (pessimista). Usando esses três pontos, ele calcula uma duração média ou média ponderada, o que ajuda a definir cronogramas e orçamentos realistas.

Perguntas frequentes sobre gestão de custos

Qual é a primeira etapa da gestão de custos do projeto?

O primeiro passo na gestão de custos do projeto é definir a linha de base para o orçamento do projeto. Isso envolve a identificação de todos os possíveis custos e insumos relacionados ao projeto, incluindo mão de obra, materiais, equipamentos e quaisquer outras despesas. Criar uma linha de base é essencial porque ela fornece a estrutura para monitorar e controlar as despesas durante o ciclo de vida de um projeto.

Quais são as cinco funções da gestão de custos?

As cinco funções principais da gestão de custos são:

1. Estimativa de custos: determinar o custo total necessário para concluir o projeto.

2. Orçamento de custos: alocar a estimativa de custo geral a itens de trabalho individuais para estabelecer uma linha de base para medir o desempenho.

3. Controle de custos: monitorar as despesas do projeto e implementar medidas para manter os custos dentro do orçamento aprovado.

4. Gestão do fluxo de caixa: assegurar que haja um fluxo de caixa adequado para atender às necessidades do projeto, o que é fundamental para manter o ritmo do projeto.

5. Gestão de aquisições: administrar a aquisição de bens e serviços, garantindo que tudo seja obtido ao melhor custo possível e atenda às necessidades do projeto.

O que é a gestão de custos na gestão de projetos?

A gestão de custos na gestão de projetos é o processo de planejar, estimar, orçar e controlar os custos com o objetivo de concluir o projeto dentro do orçamento aprovado. Ela envolve um processo contínuo de medição e monitoramento das atividades e despesas do projeto e a implementação dos ajustes necessários para garantir que os recursos financeiros do projeto sejam usados de forma eficaz. 

Melhore o desempenho do seu projeto com a gestão de custos

A gestão de custos tem muitas partes móveis. Contudo, se a sua equipe tiver visibilidade dos custos do projeto, você pode evitar excedentes de custos e garantir que o projeto seja sempre concluído abaixo do orçamento.