Uporządkuj zgłoszenia, aby za każdym razem załatwiać je na czas

Szablon systemu zgłoszeń IT to gotowy przepływ pracy, który pomaga zespołowi rejestrować, organizować i śledzić zgłoszenia techniczne w miarę ich napływu. Szablony standaryzują sposób, w jaki zespoły pomocy technicznej kierują zgłoszenia serwisowe i zgłoszenia dotyczące wsparcia od ich przyjęcia do rozwiązania, dzięki czemu nic nie umyka uwadze i każdy wie, kto jest za co odpowiedzialny. Dzięki wbudowanym kategoriom, umowom SLA, możliwościom automatyzacji i działaniom opartym na sztucznej inteligencji, system zgłoszeń Asany pomaga członkom zespołu reagować szybciej, nadawać priorytety i rozwiązywać problemy z mniejszą liczbą komplikacji.

• Zbieraj wszystkie zgłoszenia, korzystając z niezawodnego przepływu pracy do śledzenia.

  Wbudowany formularz zgłoszenia standaryzuje zgłoszenia, a identyfikatory zgłoszeń, e-maile uzupełniające i komentarze tylko dla zespołu zapewniają zespołom jedno miejsce do zbierania informacji i koordynowania kolejnych kroków.

• Szybciej przeglądaj zgłoszenia i odpowiadaj na nie, bez dodatkowej pracy.

  Sztuczna inteligencja automatycznie nadaje nazwę każdemu zgłoszeniu, prosi o brakujące informacje i przygotowuje odpowiedzi, aby zespoły mogły szybko przejść do etapu przyjmowania zgłoszeń, zamiast tracić czas na powtarzające się czynności.

• Zorganizuj każde zgłoszenie, korzystając z systemu statusów, który Twój zespół rozumie.

  Niestandardowe typy statusów umożliwiają zespołom łatwe oznaczanie zgłoszeń, śledzenie postępów i rozwiązywanie problemów związanych z zadaniami wymagającymi uwagi.

• Monitoruj odpowiedzi i zamykanie z dokładnym czasem.

  Response and closure SLA timers record how long tickets remain open, and team work schedules reveal coverage issues and adjust resources when needed.

• Śledź postępy i obciążenie pracą w jednym miejscu.

  Pulpit nawigacyjny wydajności pokazuje liczbę zgłoszeń, czas ich realizacji i trendy dotyczące ukończenia, dzięki czemu zespoły mogą lepiej zrozumieć, jak zgłoszenia przechodzą przez cały przepływ pracy i dokonywać niezbędnych korekt.

Dlaczego warto korzystać z szablonu do obsługi zgłoszeń IT?

Problemy informatyczne mogą być złożone, ale zespoły nadal potrzebują prostego sposobu na zgłaszanie problemów. Zbyt często zgłoszenia te napływają z różnych kanałów, brakuje w nich szczegółów i mają arbitralne poziomy priorytetów. Oznacza to, że zespoły IT tracą kontrolę nad zgłoszeniami i są rozciągane na zbyt wiele kierunków. Dzięki ustandaryzowaniu sposobu śledzenia i priorytetyzacji każdego zgłoszenia za pomocą naszego szablonu zgłoszeń IT możesz uzyskać wszystkie potrzebne informacje bez spowalniania pracy członków zespołu. Zgłoszenia IT są rozwiązywane na czas. Poniższe wskazówki pomogą Ci dostosować szablon Asana do zarządzania usługami IT (ITSM) do własnych potrzeb.

• Śledź wszystkie zgłoszenia w jednym miejscu. Monitoruj wszystkie zgłoszenia, nad którymi pracuje Twój zespół, aby odpowiednio zarządzać jego wydajnością i niczego nie pominąć.

• Usprawnij priorytety. Proaktywne ustalanie priorytetów sprawia, że zespół pracuje nad najważniejszymi zadaniami w odpowiednim czasie, bez przeciążania się.

• Identyfikuj powtarzające się zgłoszenia. Dzięki funkcji sortowania projektu możesz szybko zidentyfikować typowe problemy, co pomoże Ci usprawnić procesy zarządzania zgłoszeniami i ogólne świadczenie usług.

Szablon zgłoszenia IT ułatwia określanie priorytetów oraz dat wykonania zadań, aby każdy wiedział, kiedy problem zostanie rozwiązany. Używaj szablonu w połączeniu z powyższymi wskazówkami, a już niedługo zobaczysz pozytywne zmiany w funkcjonowaniu swojego zespołu.

Jak korzystać z szablonu przepływu pracy dla zgłoszeń IT

Szablon zgłoszeń IT opracowany przez Asanę zapewnia zespołowi pojedynczy projekt do zbierania, przeglądania i rozwiązywania zgłoszeń. Działa jak członek zespołu, który organizuje przychodzące zgłoszenia, przypomina o kolejnych działaniach i dba o postępy w pracy. Ten szablon konsoliduje zgłoszenia, pomaga je segregować i umożliwia śledzenie każdego kroku, od utworzenia zgłoszenia po jego rozwiązanie.

Collect tickets with a form

Use the ticket form to collect contact details, summaries, and necessary technical information. Each ticket gets a unique ID, allowing your team to follow up via email or add team-only comments for private collaboration. If an employee completes onboarding and reports a broken monitor, the form records equipment details so IT knows exactly which asset to check.

Przeglądaj zgłoszenia za pomocą AI

AI nadaje nazwę każdemu przychodzącemu zgłoszeniu, identyfikuje brakujące informacje i przygotowuje odpowiedzi. Pomoc sztucznej inteligencji ogranicza konieczność ręcznego przeglądania zgłoszeń i pomaga zespołom wsparcia przetwarzać duże ilości zgłoszeń, zmniejszając liczbę powtarzalnych zadań. Jeśli użytkownik zgłosi problem z VPN bez podania typu urządzenia, sztuczna inteligencja może wysłać powiadomienia, aby zebrać brakujące informacje, zanim zespół rozpocznie pracę.

Porządkuj zgłoszenia według statusu

Dostosuj typy statusów, aby sortować zgłoszenia według etapów, takich jak „Nowe”, „W toku”, „Oczekujące” lub „Ukończone”. Statusy niestandardowe pokazują całemu zespołowi, co wymaga uwagi, a co zostało już wykonane. Jeśli instalacja oprogramowania czeka na zatwierdzenie przez menedżera, status „Oczekujące” pomaga specjalistom IT zorientować się, gdzie następnie skierować zgłoszenie.

Monitoruj odpowiedzi na zgłoszenia i ich zamykanie

Użyj czasomierzy SLA, aby śledzić czas odpowiedzi i rozwiązania. Jeśli zbliża się termin realizacji żądania zresetowania hasła, zegar ostrzega zespół, aby od razu się tym zajął.

Śledź postępy za pomocą pulpitów nawigacyjnych

Pulpity nawigacyjne pokazują liczbę zgłoszeń, czas reakcji, wskaźniki ukończenia i inne dane w czasie rzeczywistym. Wykresy i osie czasu ujawniają wąskie gardła i pomagają zespołom zoptymalizować przepływ pracy związany ze zgłoszeniami. Jeśli pulpit nawigacyjny pokazuje skok liczby zgłoszeń do działu pomocy technicznej, zespół operacyjny IT może zbadać przyczynę i zaplanować kolejne kroki.

Szablon przepływu pracy dla zgłoszeń IT w Asanie to jak dodatkowy członek zespołu, który organizuje przyjmowanie zgłoszeń, kieruje ich sortowaniem i wspiera szybsze rozwiązywanie problemów. Sztuczna inteligencja zmniejsza nakład pracy, reguły automatyzują rutynowe zadania, a pulpity nawigacyjne pokazują, jak zmieniają się kolejki wsparcia w czasie. Twój zespół będzie mógł korzystać z powtarzalnego procesu, który pomaga kierować zgłoszenia, zarządzać terminami i poprawiać wyniki w całym systemie wsparcia.

Ten szablon zgłoszeń IT wykorzystuje Asana AI, aby zminimalizować nakład pracy, przyspieszyć przetwarzanie zgłoszeń i poprawić dokładność informacji w Twoim obszarze roboczym. Zamiast prosić o więcej szczegółów, samodzielnie identyfikować problemy lub przygotowywać powtarzające się odpowiedzi, możesz delegować te zadania zautomatyzowanemu asystentowi, który wspiera Twój zespół od momentu, gdy zgłoszenie trafi do systemu obsługi zgłoszeń.

• Przeglądaj zgłoszenia za pomocą sztucznej inteligencji. Przejrzyj szczegóły każdego zgłoszenia i określ, co wymaga działania, zanim ktoś przeczyta cały wpis.

• Sztuczna inteligencja automatycznie nadaje nazwę każdemu zgłoszeniu. Wygeneruj zwięzły, opisowy tytuł dla każdego zgłoszenia, aby uporządkować zgłoszenia i umożliwić ich wyszukiwanie.

• Sztuczna inteligencja wykonuje dalsze działania, aby uzyskać brakujące informacje. Wykrywaj luki w przesłanych zgłoszeniach i proś użytkowników końcowych o podanie szczegółów bez angażowania członków zespołu.

• AI przygotowuje wersje robocze odpowiedzi. Przygotuj wstępną odpowiedź na typowe problemy, aby zaoszczędzić czas zespołu i zapewnić mu gotowe rozwiązanie, które będzie można dopracować i wysłać.

Załóżmy, że użytkownik przesyła niejasne zgłoszenie, takie jak „Moja drukarka nie działa”. Sztuczna inteligencja automatycznie zmienia nazwę zgłoszenia na „Drukarka w dziale finansowym jest offline”, identyfikuje brakujące szczegóły, takie jak numer modelu lub komunikaty o błędach, i wysyła monit z prośbą o te informacje. Zanim dział pomocy technicznej przejrzy zgłoszenie, będzie ono już zawierało szczegóły i sugerowaną odpowiedź.