Jakie cechy powinien mieć dobry menedżer? 10 cech, które pozwolą Ci skutecznie zarządzać zespołem

Czy potrafisz wymienić choć jeden odnoszący sukcesy zespół sportowy, który odnosi sukcesy bez dobrego trenera? Prawdopodobnie nie. Nawet jeśli masz najlepszego gracza w lidze, potrzebujesz silnego lidera, który będzie inspirował, wspierał i prowadził każdy odnoszący sukcesy zespół.

To samo dotyczy miejsca pracy. Bez świetnych liderów zespoły nie mogą odnieść sukcesu – bez względu na to, jak ciężko pracują. Twoim zadaniem jako menedżera jest prowadzenie zespołu, podejmowanie najlepszych możliwych decyzji oraz otwartość i elastyczność. Musisz znaleźć równowagę między potrzebami poszczególnych osób a szerszymi celami całej firmy. Na szczęście możesz rozwinąć umiejętności miękkie, których potrzebujesz, aby być skutecznym menedżerem, zaczynając od tych 10 cech.

10 cech dobrego menedżera

Umiejętności zarządzania nie są nauczane w szkole. Aby odnieść sukces jako menedżer, musisz doskonalić i rozwijać nowe cechy. Nie ma jednego wzorca do naśladowania – to Twój unikalny zestaw umiejętności i doświadczeń pomoże Ci zdecydować, jaki styl zarządzania rozwinąć. Jednak poznanie tych 10 cech, które łączy wielu najlepszych menedżerów, to świetny punkt wyjścia.

Jak efektywnie zarządzać obciążeniem pracą zespołu

Z tego darmowego e-booka dowiesz się, jak priorytetyzować pracę, aby Twój zespół mógł osiągać więcej, korzystając z mniejszych zasobów.

Pobierz pełny raport

1. Bądź inkluzywny

Aby zbudować zróżnicowany zespół, musisz stworzyć inkluzywną i pozytywną kulturę organizacyjną. Kiedy każdy członek zespołu czuje się szanowany i doceniany, w naturalny sposób zwiększa się zaangażowanie pracowników i (domyślnie) jakość ich pracy. Co ważniejsze, zaangażowany zespół to szczęśliwszy zespół. 

Jak więc wspierać inkluzywne środowisko pracy?

Budując swoją inteligencję emocjonalną. Rozwijanie inteligencji emocjonalnej prowadzi do lepszej współpracy, zaawansowanych relacji interpersonalnych i lepszej komunikacji. Oto, jak możesz ją rozwijać i wykorzystywać w pracy:

• Prowadź otwarte i szczere rozmowy z członkami zespołu na temat tego, jak się czują w pracy i w zespole.

• Zaplanuj czas na konwersacje i przekazywanie informacji zwrotnych, aby stworzyć poczucie bezpieczeństwa.

• Pomóż członkom zespołu poczuć się wzmocnionymi, doceniając ich pomysły i pracę.

• Rozpoznaj wyjątkowe cechy każdego członka zespołu i przydzielaj zadania, które uzupełniają jego konkretne umiejętności.

• Ustal zasady, które zachęcą cały zespół do praktykowania inkluzywności.

• Poszukaj członków zespołu o różnych ścieżkach kariery, aby połączyć różne osoby i umiejętności.

Wskazówka PRO: pamiętaj, że tworzenie środowiska sprzyjającego inkluzywności jest procesem ciągłym. Częścią tego jest ustalenie i werbalizacja norm grupowych, aby zespół mógł podążać za przykładem, ale ciągły nakład pracy sprawi, że zespół będzie czuł się komfortowo i będzie szczery wobec siebie. Jeśli Twoja organizacja oferuje szkolenia z zakresu synergii zespołu lub rozwiązywania konfliktów, weź w nich udział i nie przestawaj się uczyć!

2. Ustal zasady dotyczące komunikacji

Błędy w projektach najczęściej wynikają z problemów z komunikacją, a nie z wydajnością. Dlatego skuteczna komunikacja jest niezbędna zarówno do wykonywania zadań, jak i do podnoszenia morale zespołu. 

Aby usprawnić konwersacje, stwórz plan komunikacji dla swojego zespołu. Plan komunikacji określa różne kanały komunikacji i ich przeznaczenie. Dzięki temu członkowie zespołu będą wiedzieć nie tylko, gdzie się komunikować, ale także jak komunikować się w ramach każdego kanału.

Oto przykład takiego planu komunikacji:

• Używaj Slacka do synchronicznych aktualizacji na co dzień, szybkich pytań lub czatów grupowych, które pomagają w integracji zespołu.

• Używaj Zoom do spotkań jeden na jeden lub prezentacji. 

• Wysyłaj e-maile, aby komunikować się z partnerami zewnętrznymi lub interesariuszami.

• Używaj Asany do asynchronicznej komunikacji na temat zarządzania projektami, planowania zadań i śledzenia postępów w projektach.

Wskazówka PRO: ważne jest, aby zrozumieć, w jaki sposób komunikuje się Twój zespół, zarówno indywidualnie, jak i jako całość. Aby sprawdzić, czy komunikujesz się skutecznie, poproś o informacje zwrotne. Informacje zwrotne i oceny wydajności to świetny sposób na rozpoczęcie otwartego dialogu na temat tego, jak możesz stać się dobrym liderem dla członków swojego zespołu.

3. Praktykuj aktywne słuchanie

Ten kluczowy aspekt zarządzania zespołem jest często pomijany, ponieważ wydaje się taki prosty. Ale słuchanie to coś więcej niż tylko słyszenie swojego zespołu, to umiejętność. Umiejętność słuchania poprawia komunikację, usprawnia współpracę, tworzy głębszą więź z członkami zespołu i buduje zaufanie. 

Istnieją cztery rodzaje słuchania: empatyczne, doceniające, kompleksowe i krytyczne. Aby być lepszym menedżerem, skoncentruj się na rodzaju empatycznego słuchania zwanego aktywnym słuchaniem. 

Aktywne słuchanie oznacza słuchanie z zamiarem pełnego zrozumienia tego, co mówi druga osoba. Jako aktywny słuchacz staraj się nie skupiać na własnych myślach ani odpowiedziach. Zamiast tego w swoich reakcjach skup się na zrozumieniu. Zadawaj pytania otwarte, aby lepiej zrozumieć, o czym mówi członek zespołu, parafrazuj lub podsumowuj, aby upewnić się, że w pełni rozumiesz, co zostało powiedziane, i unikaj rozpraszania uwagi lub wielozadaniowości.

Kiedy członek zespołu porusza problem, który musi rozwiązać, zastanów się nad tym, co chce przekazać („To, co słyszę, to…”). Czasami samo wysłuchanie przekazanego problemu inspiruje kogoś do uświadomienia sobie, że już zna odpowiedź.”

Wskazówka PRO: lepsze aktywne słuchanie może również pomóc Ci skuteczniej rozwiązywać konflikty. Oprócz parafrazowania i podsumowywania tego, co mówi Ci członek zespołu, możesz wzbogacić konwersację, używając zdań zaczynających się od „ja”. Używanie zdań zaczynających się od „ja” to świetny sposób na skoncentrowanie wypowiedzi na własnym doświadczeniu. Na przykład możesz powiedzieć: „Czuję, że moja poranna opinia nie trafiła do Ciebie”, a nie „Nie słuchałeś mnie”.

4. Wspieraj swój zespół

Kluczowym elementem budowania silnej kultury organizacyjnej jest wzmacnianie pozycji zespołu i okazywanie mu zaufania. Dobra kultura organizacyjna zwiększa motywację i retencję pracowników. Dobrze wpływa również na morale, co zwiększa produktywność i dobre samopoczucie.

Aby pokazać swojemu zespołowi, że mu ufasz, deleguj obowiązki i spraw, aby procesy pracy były oparte na współpracy. Regularnie pytaj o opinie – zarówno na temat Twoich wyników, jak i powodzenia projektu. Świadomość, że cenisz ich opinię, wzmocni ich zaufanie do Ciebie i pomoże im poczuć się bardziej pewnymi siebie i wzmocnionymi w swojej pracy. 

Wskazówka PRO: pokaż, że chcesz jak najlepiej dla swojego zespołu, traktując priorytetowo jego aspiracje, gdy tylko jest to możliwe, i biorąc odpowiedzialność, gdy coś pójdzie nie tak. Jednym ze sposobów pokazania zespołowi, że zależy Ci na jego rozwoju, jest wspieranie go w tworzeniu planów rozwoju zawodowego. Ten dokument jest idealny do zdefiniowania celów zawodowych i pociągnięcia się do odpowiedzialności. 

5. Podejmuj zdecydowane decyzje

Jako menedżer odpowiadasz za podejmowanie decyzji, które mają wpływ na cały zespół. Aby uniknąć konfliktów podczas podejmowania ważnych decyzji, ważne jest, aby koordynować działania z zespołem i odpowiednio się komunikować poprzez: 

• Informowanie zespołu o swoich decyzjach tak szybko, jak to możliwe. 

• Daj zespołowi czas na przemyślenie i reakcję, zwłaszcza jeśli Twoje decyzje będą miały wpływ na ich pracę lub życie osobiste. 

• Uzasadnij swoje decyzje i przedstaw kontekst. Twój zespół doceni przejrzystość, a to ma kluczowe znaczenie dla budowania zaufania.

Wskazówka PRO: korzystaj ze struktur i praktyk, aby rozwijać umiejętności podejmowania decyzji. Na przykład, jeśli decydujesz, który projekt ma być traktowany priorytetowo, możesz użyć modeli podejmowania decyzji opartych na danych, które uwzględniają wszystkie fakty. Możesz też skorzystać z drabiny wnioskowania, aby wyjaśnić, dlaczego podjąłeś konkretną decyzję. Przetestuj różne metody i modele, aby dowiedzieć się, co najlepiej sprawdza się w Twoim przypadku i w przypadku Twojego zespołu.

6. Bierz odpowiedzialność na siebie

Twój zespół nie jest idealny, podobnie jak jego praca. Ale ostatecznie to Ty ponosisz odpowiedzialność za wszelkie błędy. Nazywa się to odpowiedzialnością i jest to jedna z trudniejszych umiejętności przywódczych do nauczenia się. Jako lider zespołu musisz wziąć odpowiedzialność za całą pracę, która została wykonana, nawet jeśli nie byłeś tym, który ją stworzył. 

Ma to swoje dobre strony. Przyjmując odpowiedzialność za błędy swojego zespołu, masz możliwość pomóc mu uczyć się na błędach. Buduje to zaufanie, pokazując członkom, że mogą bezpiecznie eksperymentować i podejmować kreatywne ryzyko. Właśnie w ten sposób rodzą się najlepsze pomysły. 

Wskazówka PRO: odpowiedzialność nie polega tylko na przyjęciu moralnego punktu widzenia, ale jest również najszybszym sposobem na znalezienie rozwiązania. Rozwiązywanie problemów będzie jednym z Twoich kluczowych zadań jako menedżera, a nie możesz rozpocząć tego procesu, jeśli nie przyznasz, że problem istnieje. Po wzięciu odpowiedzialności na siebie przejdź do zarządzania problemami, aby mieć pewność, że w przyszłości będziesz w stanie wykrywać podobne błędy i zapobiegać im.

7. Zachowaj pewność siebie

Pewność siebie menedżera nadaje ton całemu zespołowi i sprawia, że jego członkowie chętniej podążają za jego przykładem. Nawet jeśli jesteś nowym menedżerem i brakuje Ci doświadczenia, możesz odwołać się do ciężkiej pracy, która doprowadziła Cię do tego miejsca, aby zbudować pewność siebie w nowej roli.

Aby zbudować pewność siebie, określ swoje mocne strony i prowadź rejestr swoich sukcesów. Jeśli zdarzają się okresy, w których czujesz się mniej pewnie, możesz dodać sobie otuchy, spoglądając wstecz na swoje wcześniejsze sukcesy. Pomaga to również przyznać, że znajdujesz się w trudnej sytuacji. Kiedy w końcu ją przezwyciężysz, pogratuluj sobie. Ta trudna sytuacja może być wykorzystana jako zastrzyk pewności siebie (i doświadczenie) na przyszłość.

Wskazówka PRO: warto również znaleźć sposób na okazanie zaufania do umiejętności swojego zespołu. W razie potrzeby udzielaj wskazówek, ale pokaż, że wierzysz w ich umiejętności, powierzając im ważne zadania. Organizuj cykliczne spotkania 1:1 z poszczególnymi osobami, aby wzmocnić pozytywne informacje zwrotne, przypominając im o wartości, jaką wnoszą do zespołu.

8. Rozwijaj zdolność adaptacji

Twój zespół liczy na to, że przejmiesz kontrolę, bez względu na sytuację. Jako menedżer odpowiadasz zarówno za stawianie czoła zmianom, gdy się pojawią, jak i za pomoc zespołowi w dostosowaniu się do nich. Zwiększenie zdolności adaptacyjnych pomoże Ci zachować spokój w obliczu problemów, co pozwoli Ci podejmować lepsze decyzje nawet w trudnych czasach. 

Wskazówka PRO: aby zwiększyć swoją zdolność do adaptacji, naucz się akceptować zmiany. Ćwiczenie uważności, zachowanie otwartego umysłu w każdej sytuacji i regularne wychodzenie ze swojej strefy komfortu to sposoby na rozwinięcie zdolności adaptacyjnych. Ucząc się adaptacji w spokojnych czasach, przygotowujesz się do zarządzania i kierowania zespołem w razie kryzysu.

9. Wiedza o tym, kiedy naciskać (a kiedy przestać)

Najlepsi menedżerowie robią dwie rzeczy: zachęcają swój zespół do rozwoju i wspierają go w spowalnianiu tempa. Aby praca była dobrze wykonana, trzeba osiągnąć określone cele, wskaźniki KPI i OKR-y. Ponadto utrzymanie motywacji i zaangażowania zespołu może pomóc w zwiększeniu kreatywności w pracy. Jednak badania pokazują, że pracownicy odczuwają większe niż kiedykolwiek wcześniej wypalenie. Twoim zadaniem jest zarządzanie oboma aspektami pracy i poznanie poszczególnych pracowników na tyle dobrze, aby zauważyć, kiedy muszą się przebić, a kiedy potrzebują przerwy. 

Wskazówka PRO: jasno określ oczekiwania i terminy z wyprzedzeniem, aby uniknąć nieporozumień. Następnie zapisz wszystko w jednym źródle informacji, aby każdy mógł się do nich odwoływać w dowolnym momencie. Dzięki temu zespół może planować z wyprzedzeniem, unikając przeciążenia i dotrzymując terminów. Pamiętaj też, aby zachować elastyczność. Potrzeby projektu mogą się zmienić lub ktoś może potrzebować przerwy. W kalendarzach projektów uwzględnij dodatkowy czas, aby zapewnić czas zarówno na pracę, jak i na odpoczynek.

10. Bądź uczciwy

Ostatnia cecha na liście może być najważniejsza: bądź uczciwy. W końcu Twój zespół na Tobie polega. Polegają na Tobie, że będziesz ich prowadzić, wspierać i być ich Mistrzem w zawodowych wzlotach i upadkach. Przejrzystość buduje zaufanie w zespole i sprawia, że czujesz się odpowiedzialny, co pokazuje wszystkim, że jesteś tu dla nich. 

Wskazówka PRO: zaplanowanie regularnych sesji poświęconych informacjom zwrotnym tworzy bezpieczną przestrzeń do dzielenia się opiniami i bycia ze sobą szczerym. Zamiast obwiniać kogoś za błąd popełniony w danej chwili, możesz ustrukturyzować swoją odpowiedź, aby była bardziej konstruktywna podczas przeglądu harmonogramu. Z drugiej strony, ten czas daje Twoim pracownikom możliwość bycia z Tobą szczerym, co jest najlepszym sposobem na to, aby stać się lepszym menedżerem. 

Jak efektywnie zarządzać obciążeniem pracą zespołu

Z tego darmowego e-booka dowiesz się, jak priorytetyzować pracę, aby Twój zespół mógł osiągać więcej, korzystając z mniejszych zasobów.

Pobierz pełny raport

Praktyczne wskazówki, które pomogą Twojemu zespołowi odnieść sukces

Rozwijanie podstawowych cech przywódczych nie dzieje się samo z siebie – trzeba podjąć działania. Te wskazówki pomogą Ci wykorzystać swoje cechy przywódcze w praktyce, a ostatecznie poprowadzić zespół do sukcesu.

Dostosuj cele swojego zespołu do celów organizacji

Jedną z najważniejszych rzeczy, jakie możesz zrobić jako menedżer, jest zapewnienie swojemu zespołowi kontekstu, który wyjaśni, dlaczego ich praca jest ważna. Nasze badania pokazują, że gdy zespoły mają przejrzystość co do tego, w jaki sposób ich praca wpływa na cele organizacji, ich zaangażowanie wzrasta dwukrotnie.

Niestety tylko 26% pracowników dobrze rozumie, w jaki sposób ich praca przekłada się na osiąganie celów firmy, a tylko 16% uważa, że ich firma jest skuteczna w wyznaczaniu i komunikowaniu tych celów. Świadomość, dlaczego niektóre kroki i zadania są ważne dla realizacji strategii, stworzenia produktu lub rozwoju organizacji, sprawi, że zespół poczuje się doceniony.

Kiedy zespół – grupa osób pracujących razem nad wspólnym celem – ma przejrzystość, wszyscy mają jasność co do tego, co muszą wiedzieć o pracy wymaganej do skutecznego osiągnięcia celu.”

Wyjaśniając cele zespołu i projektu, pokazujesz członkom zespołu, w jaki sposób ich praca przekłada się na szersze cele organizacji. Dzielenie się tymi informacjami pomaga zmotywować członków zespołu do jak najlepszego wykonywania swojej pracy, ponieważ rozumieją oni, w jaki sposób przyczyniają się do szerszego obrazu. 

Aby pomóc im zwizualizować ten związek, użyj narzędzia do śledzenia celów, które pokazuje, w jaki sposób ich indywidualna i codzienna praca przyczynia się do realizacji długoterminowych celów lub misji firmy. Jedną rzeczą jest pojęciowe zrozumienie celów, a zupełnie inną jest zobaczenie, jak ten związek urzeczywistnia się w praktyce.

Deleguj zadania 

Mikrozarządzanie ma miejsce, gdy próbujesz kontrolować każdą część projektu. Trudno jest nie próbować być wszędzie naraz, gdy wiesz, że odpowiadasz za sukces projektu. Jednak mikrozarządzanie może prowadzić do tego, że Ty i członkowie Twojego zespołu doświadczycie:

• Zmniejszone zaufanie 

• Większe rozdrażnienie

• Brak wiary w ich (i Twoje) możliwości

• wypalenie zawodowe,

• Utrata szerszej perspektywy

Przeciwieństwem mikrozarządzania jest makrozarządzanie. Aby stać się makro menedżerem, ćwicz delegowanie odpowiedzialności wśród członków zespołu. Aby skutecznie delegować zadania, musisz najpierw zrozumieć mocne i słabe strony swojego zespołu. Staraj się delegować zadania w sposób, który wykorzystuje mocne strony członków zespołu i ich cele. Jeśli uda Ci się dopasować ich zainteresowania do celów zespołu, łatwiej będzie im pomyślnie ukończyć swoje zadania.

Jeśli lider nie jest godny zaufania, żadna z tych rzeczy [umiejętności] nie ma znaczenia. Możesz nauczyć ludzi etyki, ale nie uczciwości. Ponadto nawet przy najlepszym nauczaniu prawdopodobnie popełnisz błędy, dopóki nie nauczysz się stosować osądu i dostosowywać tego, czego się nauczyłeś, do konkretnego kontekstu, który masz przed sobą.”

Chociaż nie powinieneś być odpowiedzialny za nadzorowanie każdego szczegółu, pamiętaj, że są zadania, których nie można delegować. W przypadku tych zadań konieczne jest wkroczenie i przejęcie inicjatywy.

Wyznacz jasne cele i oczekiwania

Wyznaczanie jasnych celów jest jednym z najskuteczniejszych sposobów na osiągnięcie sukcesu. Twoim obowiązkiem jest wyjaśnienie pożądanego wyniku projektu, nad którym pracuje zespół. Im wyraźniej określisz swoje oczekiwania, tym łatwiej będzie zespołowi podążać za Twoim przykładem. 

Cele SMART to świetny format, którego można użyć podczas wyznaczania celów. SMART to skrót pochodzący od angielskich słów Specific (skonkretyzowany), Measurable (mierzalny), Achievable (osiągalny), Realistic (realistyczny) oraz Time-Bound (określony w czasie). Te cele są jasne i łatwe do śledzenia, co ułatwia ich mierzenie, gdy zostaną osiągnięte (lub nie). 

Aby śledzić postępy zespołu w realizacji celów projektu, potrzebujesz również jednego źródła informacji. Oprogramowanie do wyznaczania celów umożliwia planowanie kamieni milowych i szybkie tworzenie raportów o statusie projektu. Raporty te zapewniają zespołowi kontekst, którego potrzebuje, aby odnieść sukces, jednocześnie dając mu możliwość asynchronicznej współpracy i wykonywania swoich zadań.

Wykorzystaj narzędzia do współpracy

Oprogramowanie do współpracy może być niezwykle przydatne w poprawie produktywności i wydajności zespołu. Oprogramowanie pozwala zespołowi jasno określić plan, proces i postęp prac oraz zapewnia:

• centralizację ważnych zadań, dzięki czemu każdy członek zespołu będzie na bieżąco z postępami całego projektu; 

• Zapewnia przejrzystość w całym zespole, dzięki czemu każdy członek zespołu rozumie, dlaczego jego zadanie musi zostać wykonane w określony sposób lub w określonym czasie.

• Zarządzanie czasem — dzięki usprawnieniu i scentralizowaniu pracy burza mózgów szybciej przekształca się w w pełni ukształtowane koncepcje. Możesz poświęcić swoją energię na zastanowienie się, jak poprawić jakość pracy, zamiast na wyjaśnianie i delegowanie zadań na poziomie indywidualnym. 

Oprogramowanie do współpracy nie zastępuje całkowicie wszystkich form komunikacji w miejscu pracy. Jest ono raczej dodatkowym narzędziem usprawniającym proces pracy. Staraj się nadal kontaktować z każdym członkiem zespołu, a także ze wszystkimi jako grupą.

Poświęć czas na ćwiczenia integracyjne

Regularne ćwiczenia integracyjne to nie tylko fajny sposób na przerwę, ale także świetna okazja do nawiązania silniejszych więzi w zespole. Możesz poprawić wszystkim humor, organizując szybkie ćwiczenie na przełamanie lodów przed rozmową telefoniczną lub zaplanować cały dzień na zajęcia integracyjne. Niezależnie od tego, czy samodzielnie organizujesz te zajęcia, zatrudniasz specjalistę, aby uzyskać nowe pomysły, czy też zabierasz swój zespół poza biuro, integracja zespołu może zwiększyć zaufanie i zachęcić do współpracy między jego członkami.

Aby jak najlepiej wykorzystać integrację zespołu, zaplanuj zajęcia w godzinach pracy – bez względu na to, jak bardzo Twój zespół kocha swoją pracę, nawet zabawne zajęcia związane z pracą nie powinny kolidować z czasem wolnym.

Lepsi menedżerowie, lepsza praca 

Każdy menedżer ma swój własny, unikalny styl zarządzania, który przejawia się w jego pracy i to jest świetne! Jednak połączenie świetnych umiejętności komunikacji, zdolności do delegowania zadań i chęci korzystania z odpowiednich narzędzi do współpracy wyróżni Cię na tle innych.

Jak efektywnie zarządzać obciążeniem pracą zespołu

Z tego darmowego e-booka dowiesz się, jak priorytetyzować pracę, aby Twój zespół mógł osiągać więcej, korzystając z mniejszych zasobów.

Pobierz pełny raport