Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami

Wprowadź oprogramowanie do zarządzania projektami. Pewnie, każde narzędzie prawdopodobnie Ci pomoże, ale poświęcenie czasu na znalezienie odpowiedniego narzędzia dla Twojego zespołu pozwoli Ci konsekwentnie osiągać swoje cele i odnosić większe sukcesy.

Jeśli po raz pierwszy szukasz oprogramowania do zarządzania projektami, wybór jednego narzędzia może wydawać się dość przytłaczający. Możesz nawet zastanawiać się, dlaczego w ogóle potrzebujesz oprogramowania do zarządzania projektami, nie mówiąc już o tym, czego potrzebujesz. Ponadto masz setki opcji i funkcji do rozważenia, co sprawia, że trudno jest wiedzieć, od czego zacząć. Dlatego w Asana stworzyliśmy ten przewodnik. Dzięki niemu dowiesz się, jak:

• uzyskać pełniejszy obraz wyzwań, przed którymi staje zespół, aby lepiej określić swoje potrzeby;

• Zrozumieć, w jaki sposób oprogramowanie do zarządzania projektami może Ci pomóc, aby nie tracić czasu na testowanie narzędzi, które nie spełniają Twoich oczekiwań.

• Zdefiniować kryteria, które należy wziąć pod uwagę podczas oceny narzędzi, aby wiedzieć, które funkcje są najważniejsze dla Twojego zespołu.

Czym jest oprogramowanie do zarządzania projektami?

Oprogramowanie do zarządzania projektami to narzędzie cyfrowe, które pomaga zespołom efektywnie planować i organizować projekty oraz nimi zarządzać. Zapewnia ono scentralizowaną platformę, na której członkowie zespołu mogą współpracować, komunikować się za pośrednictwem wiadomości oraz śledzić postępy w realizacji zadań i produktów końcowych. Korzystając z oprogramowania do zarządzania projektami, zespoły mogą usprawnić przepływy pracy, zautomatyzować rutynowe zadania i zadbać o to, aby projekty były ukończone na czas i w ramach budżetu.

Dobre oprogramowanie do zarządzania projektami oferuje szereg funkcji, takich jak przydzielanie zadań, śledzenie terminów, udostępnianie i przechowywanie plików, zarządzanie zasobami oraz raportowanie. Wiele narzędzi oferuje również intuicyjne interfejsy z funkcją przeciągania i upuszczania, pulpity nawigacyjne z możliwością dostosowywania, mapy drogowe projektów i listy rzeczy do zrobienia, aby zwiększyć użyteczność i produktywność. Te funkcje zarządzania projektami umożliwiają zespołom dzielenie złożonych projektów na łatwe do wykonania zadania, przypisywanie obowiązków członkom zespołu i monitorowanie postępów w czasie rzeczywistym.

Dzięki odpowiedniemu narzędziu do zarządzania projektami zespoły mogą wyeliminować nieporozumienia, ograniczyć opóźnienia i poprawić ogólne wyniki projektu.

Dlaczego potrzebujesz narzędzie do zarządzania projektami?

Jak upewnić się, że członkowie zespołu wiedzą, co należy zrobić? Kto jest za nią odpowiedzialny? A kiedy zadania mają być wykonane? Planowanie projektu i organizowanie wszystkich tych podstawowych elementów i szczegółów jest koniecznością w przypadku złożonych projektów i ma kluczowe znaczenie dla sukcesu zespołu. Jednak nadal jest to jedno z największych wyzwań, przed którymi stoją małe zespoły i business.

Jak sprawdzić, czy oprogramowanie do zarządzania projektami może okazać się pomocne? Poniżej przedstawiamy cztery powody, dla których Twój zespół może potrzebować aplikacji do zarządzania projektami:

• Każdy członek zespołu korzysta z innego systemu do zarządzania swoją pracą, więc projekty, podzadania, udostępniane pliki i wiadomości są rozproszone w wielu narzędziach do współpracy.

• Członkowie zespołu nie wiedzą, nad czym pracować, jakie są ich priorytety ani jak to sprawdzić, więc tracą dużo czasu (i prawdopodobnie Twojego również) na zadawanie pytań i szukanie odpowiedzi w dokumentach i arkuszach kalkulacyjnych.

• Proces komunikowania priorytetów i żądania aktualizacji w czasie rzeczywistym obejmuje głównie organizowanie spotkań, wysyłanie e-maili lub ręczne wprowadzanie zmian w skomplikowanych arkuszach kalkulacyjnych.

Członkowie zespołu regularnie nie dotrzymują terminów i kamieni milowych. Z powodu wszystkich powyższych czynników.

Podstawy zarządzania projektami

Aby projekt zakończył się sukcesem, każdy członek zespołu musi go wspierać. Ale jak mogą to zrobić, jeśli nie wiedzą, czego się od nich oczekuje, jakie terminy i kamienie milowe muszą dotrzymać ani gdzie znaleźć potrzebne informacje?

Musisz zorganizować swoją pracę w jednym miejscu

Oprogramowanie do zarządzania projektami to pojemnik na całą pracę zespołu, który umożliwia uporządkowanie wszystkiego w jednym miejscu. Pomyśl o tym jak o systemie przegródek, w którym wszystkie niezbędne informacje, których potrzebuje Twój zespół, aby odnieść sukces – projekty i zadania, które należy wykonać, osoby odpowiedzialne, daty wykonania, priorytety, pliki – wszystko ma swoje miejsce.

Dzięki temu członkowie zespołu wiedzą dokładnie, gdzie znaleźć to, czego potrzebują, i wszyscy mają jasność co do obowiązków, które muszą wypełnić. Rozważając narzędzia, oceń następujące kwestie:

• Struktura projektu i zadania. W jaki sposób każde narzędzie dzieli projekty na mniejsze elementy? Nie chodzi o to, jak wizualizujesz pracę, tylko o hierarchię informacji. Na przykład, czy możesz podzielić duże zadania na mniejsze (czyli podzadania)?

• Informacje o zadaniu. Jakie informacje zawiera każde zadanie? Czy struktura zadań jest spójna w różnych projektach?

Musisz jasno określić zakres odpowiedzialności za pracę

Wybrane rozwiązanie do zarządzania projektami powinno pomóc Tobie i Twojemu zespołowi w łatwym wyznaczaniu osób odpowiedzialnych, pokazaniu, jak praca jest połączona, i powiedzieć Ci, kiedy to się dzieje. Zalecamy zwrócenie uwagi na następujące funkcje:

• Osoba odpowiedzialna za zadanie. Czy możesz łatwo przypisać właściciela do każdego zadania? Czy jest jasne, kto jest za nie odpowiedzialny? Jest to konieczne, jeśli chcesz promować większą odpowiedzialność w swoim zespole i upewnić się, że wszyscy dotrzymują terminów.

• Zależności między zadaniami. Wyświetlanie zależności między zadaniami pozwala członkom zespołu zobaczyć, jakie zadania muszą zostać ukończone w pierwszej kolejności (i gdzie je znaleźć), zanim będą mogli rozpocząć pracę.

• Daty rozpoczęcia i daty wykonania. Oczywiście musisz ustalić jasne daty wykonania, ale nie wszystkie zadania są sobie równe – niektóre wymagają więcej czasu niż inne. Możesz również wskazać daty rozpoczęcia. Dzięki temu zespół będzie miał większą przejrzystość co do tego, kiedy praca jest wykonywana i jak długo będzie trwała. Daty rozpoczęcia ułatwiają również priorytetyzację pracy.

Dzięki dobremu systemowi organizowania podstawowych informacji – jakie zadania należy wykonać, kto je wykonuje, kiedy mają się odbyć i kiedy mają zostać wykonane – każdy będzie miał większe powodzenie w utrzymywaniu pracy na właściwym torze i dotrzymywaniu terminów. A potem możesz zacząć ulepszać pracę swojego zespołu również w innych obszarach.

Jak wybrać oprogramowanie do zarządzania projektami

Wybierając najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami dla swojego zespołu, należy wziąć pod uwagę szereg czynników, które mogą mieć wpływ na sukces. Od funkcji współpracy zespołowej i opcji dostosowywania po skalowalność, ceny i dostępność mobilną – ocena tych kluczowych aspektów pomoże Ci wybrać odpowiednie narzędzie do zarządzania projektami, które usprawni przepływy pracy, zwiększy produktywność i zapewni sukces projektu.

1. Funkcje współpracy zespołowej

Współczesne zespoły znajdują się pod ogromną presją, aby osiągać więcej przy mniejszych nakładach, działać szybciej niż kiedykolwiek wcześniej i poprawiać jakość swojej pracy. Skuteczna współpraca jest niezbędna, ale wciąż jest bardzo trudna. Dlaczego?

Jednym z powodów jest to, że zbyt często zespoły nie mają wspólnego obszaru roboczego – jednego miejsca, w którym mogą planować, zarządzać i komunikować się na temat swoich celów, projektów, zadań, plików i nie tylko. Zamiast tego ich praca jest rozproszona w wielu narzędziach, co na wiele sposobów utrudnia efektywną współpracę.

Scentralizowana komunikacja w zespole

Korzystanie z poczty e-mail lub innych aplikacji do udostępniania pracy prowadzi do niekończących się wątków, które zapewniają kontekst tylko odbiorcom – jeśli w ogóle są w stanie znaleźć to, czego potrzebują. Członkowie zespołu tracą czas na wyszukiwanie powiązanych wiadomości, informacji zwrotnych i innych informacji, których potrzebują, aby zrozumieć swoją pracę, często tylko po to, aby odkryć, że są one ukryte w czyjejś skrzynce odbiorczej.

Niezależnie od tego, czy przekazujesz informacje zwrotne, udostępniasz aktualizacje statusu, czy zadajesz pytania, narzędzie do zarządzania projektami powinno gromadzić całą komunikację w jednym miejscu i łączyć ją bezpośrednio z projektami i zadaniami, z którymi jest powiązana. Oto niektóre funkcje, których należy szukać:

• Czy możesz komunikować się w kontekście, czyli tam, gdzie wykonywana jest praca? Upewnij się, że możesz komentować zadania, dodawać @wzmianki o innych członkach zespołu i integrować się z innymi aplikacjami do komunikacji, z których lubisz korzystać. Te funkcje pomogą usprawnić pracę i utrzymać komunikację zespołu w jednym miejscu, aby każdy miał potrzebny kontekst, kiedy tylko go potrzebuje.

• Czy możesz współpracować asynchronicznie? Wiele firm oferuje obecnie bardziej elastyczne warunki pracy, dlatego ważne jest, aby członkowie zespołu i interesariusze byli na bieżąco z pracą, niezależnie od tego, gdzie się znajdują. Użyj narzędzia opartego na chmurze i poszukaj funkcji, które pozwolą Ci śledzić i otrzymywać powiadomienia o ważnych dla Ciebie projektach i zadaniach.

• Czy możesz pracować w podróży? Upewnij się również, że wybrane narzędzie ma aplikację mobilną, dzięki której możesz nadzorować pracę również z telefonu lub tabletu.

Jeden obszar roboczy dla całego zespołu

Gdy plany, zadania, pliki i komunikacja nie są scentralizowane, tworzą się silosy. Zespoły nie mają jednego źródła wiedzy, więc nie mogą wyszukiwać treści, łączyć pracy między zespołami i projektami ani współpracować asynchronicznie. Członkowie zespołu stają się odizolowani i tracą czas na powielanie pracy innych.

Oprogramowanie do zarządzania projektami gromadzi wszystkie projekty i zadania zespołu w jednym miejscu, dzięki czemu możesz bezproblemowo planować pracę, zarządzać nią i komunikować się na jej temat. Oto kilka pytań, które warto sobie zadać podczas oceny dostępnych opcji oraz funkcje, których należy szukać:

• Czy możesz przesyłać pliki cyfrowe do powiązanych projektów i zadań? Zarządzanie zasobami cyfrowymi powinno być łatwe dla Twojego zespołu, aby nikt nie tracił czasu na wyszukiwanie lub powielanie plików. Jest to kluczowy element dla lepszej współpracy, więc upewnij się, że rozwiązania, które rozważasz, umożliwiają przesyłanie plików z komputera, a także oferują nieograniczoną przestrzeń dyskową.

• Czy możesz zintegrować się z narzędziami, których już używasz? Twój zespół powinien mieć również możliwość bezproblemowego łączenia się z innymi narzędziami, z których korzysta na co dzień, takimi jak Dysk Google, Dropbox, Box i OneDrive. Te integracje są niezbędne do łatwego zarządzania udostępnianymi plikami i pomagają zespołowi pracować wydajniej.

• Czy możesz łatwo udostępniać, łączyć i wyszukiwać pracę? Aby zwiększyć przejrzystość, Twój zespół powinien mieć możliwość przeglądania publicznie dostępnych projektów i zadań, aby łatwo znaleźć to, czego potrzebuje. Eliminuje to silosy informacji i danych, umożliwia zespołom łatwiejsze dostosowanie się do celów i pomaga członkom zespołu uniknąć powielania pracy innych.

2. Opcje dostosowywania

Wiele firm zatrudnia profesjonalnych kierowników projektów, a nawet zespoły zarządzania projektami w przedsiębiorstwie, aby nadzorować pracę. Często korzystają z rozbudowanego oprogramowania zaprojektowanego specjalnie dla ich indywidualnych potrzeb, a nie dla potrzeb zespołu.

W mniejszych organizacjach czasami każdy musi zarządzać projektami bez specjalistycznego szkolenia. W rzeczywistości wielu członków zespołu to dziś „przypadkowi kierownicy projektów”, którzy stają przed wieloma typowymi wyzwaniami:

• Zespoły pracują nad różnymi typami projektów, które ich zdaniem wymagają różnych narzędzi do zarządzania.

• Plany projektów ulegają zmianom. Jednak ich zmiana powoduje zamieszanie, wiele problemów i utrudnia pracę.

• Zespoły wielokrotnie realizują te same rodzaje projektów (np. wprowadzenie produktu na rynek lub wdrożenie nowych pracowników), ale nie ustandaryzowały swoich procesów, aby szybciej rozpoczynać pracę, więc tracą dużo czasu na powtarzanie tych samych, rutynowych zadań.

• Członkowie zespołu często mają różne style pracy i chcą narzędzi, które spełniają ich indywidualne preferencje.

Dobre narzędzie do zarządzania projektami pomaga zespołowi skupić się na pracy o wysokiej wartości, która rozwija biznes. Powinno ono zapewniać elastyczność w zarządzaniu wszystkimi projektami zespołu, szybko i łatwo dostosowywać się do zmian oraz oszczędzać czas na rutynowych zadaniach. Oto kilka podstawowych funkcji, których należy szukać:

Różne widoki

Ważnym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę, jest sposób, w jaki Ty i Twój zespół chcecie wizualizować swoją pracę. Niektóre narzędzia oferują różne opcje, a inne nie. Na przykład zespół skupiony na projektach opartych na terminach może chcieć zwizualizować pracę na osi czasu lub w Kalendarzu, aby zobaczyć i zrozumieć etapy, które zadania są zależne od innych i kiedy praca jest wykonywana.

Jednak w przypadku projektu, w którym śledzona jest praca w toku, zespół może uznać, że lepszym rozwiązaniem jest tablica Kanban, lista lub inny widok.

Oczywiście, jeśli masz więcej niż jedną opcję wizualizacji pracy, Twój zespół może wybrać tę, która najlepiej pasuje do każdego projektu i jego indywidualnych preferencji.

Pola niestandardowe

Dzięki polom niestandardowym możesz śledzić wszelkiego rodzaju informacje w sposób, który najlepiej odpowiada Twojemu zespołowi i indywidualnym projektom. Możesz na przykład użyć pola, aby wskazać priorytet każdego zadania w projekcie (wysoki, średni lub niski) lub określić etap, na którym znajduje się praca (w toku, do zatwierdzenia itp.). Pola niestandardowe dają zespołowi nieograniczone możliwości lepszego zarządzania pracą i raportowania jej.

Szablony z możliwością dostosowywania

Wiele narzędzi oferuje bibliotekę szablonów projektów, które pomogą Ci rozpocząć pracę, ale upewnij się, że możesz dostosować je do swoich konkretnych potrzeb i zapisać własne. W ten sposób możesz ujednolicić i udoskonalić procesy dla projektów i zadań, które Twój zespół rutynowo realizuje.

3. Łatwość wdrożenia i adaptacji

W idealnym świecie Twój zespół szybko i łatwo przyjmie wybrane przez Ciebie narzędzie do zarządzania projektami. Niestety, wdrażanie nowych aplikacji lub oprogramowania jest często złożone i wymagające, dlatego warto poświęcić trochę czasu na zrozumienie, co będzie się z tym wiązało — dla Ciebie i Twojego small business.

Darmowy okres próbny

Czy możesz wypróbować bezpłatną wersję ze swoim zespołem przez kilka tygodni lub dłużej, aby każdy mógł zagłębić się w nią i przetestować zaawansowane funkcje? A może platforma oferuje bezpłatną wersję oprócz płatnych planów?

Upewnij się, że w ramach okresu próbnego możesz sprawdzić, jak działa narzędzie, a nawet zarządzać projektami od początku do końca. Po zakończeniu okresu próbnego możesz ocenić, czy posiadasz wiedzę, która pozwoli Ci skutecznie korzystać z platformy do zarządzania projektami w dłuższej perspektywie.

Narzędzia edukacyjne i wsparcie

Oceń, jak łatwo będzie się nauczyć obsługi narzędzia, aby określić, jak szybko wszyscy będą mogli się wdrożyć. Czy firma oferuje samouczki, wersje demonstracyjne, kursy, dokumenty pomocnicze i przewodniki, z których członkowie zespołu mogą korzystać na żądanie? Czy możesz uzyskać wsparcie od zespołu ds. sukcesu klienta? Pamiętaj, aby skorzystać z tych zasobów podczas bezpłatnego okresu próbnego, aby upewnić się, że pomogą Ci one nauczyć się obsługi oprogramowania do zarządzania projektami.

Łatwość wdrożenia

Ile czasu zajmuje skonfigurowanie obszaru roboczego? Ile czasu zajmuje tworzenie projektów? Czy możesz importować pracę z arkuszy kalkulacyjnych lub dokumentów albo użyć szablonu, aby od razu rozpocząć pracę? Chociaż te funkcje zarządzania portfolio nie są gwarancją, że Twój zespół je przyjmie, mogą znacznie ułatwić szybkie rozpoczęcie korzystania z narzędzi i ich testowanie.

Łatwość obsługi

Czy interfejs jest intuicyjny i umożliwia przeciąganie i upuszczanie? Czy mogą z niego korzystać wszyscy członkowie zespołu (a nie tylko kierownicy projektów ze specjalistycznym przeszkoleniem)? Czy projekt przewiduje, co użytkownicy mogą potrzebować zrobić i ułatwia im podjęcie działań? Zwróć uwagę na to, jakie działania podejmujesz najczęściej i jak łatwo jest je znaleźć, zrozumieć i wykorzystać.

Szablony z możliwością dostosowywania

Czy oprogramowanie do zarządzania projektami zawiera szablony z możliwością dostosowywania, które można wykorzystać do typowych przepływów pracy i procesów, aby zespół mógł szybko konfigurować nowe projekty i automatyzować rutynowe zadania? Czy możesz dostosować je do konkretnych potrzeb swojego zespołu? Wypróbuj kilka szablonów, aby sprawdzić, czy pomogą one Twojemu zespołowi zwiększyć produktywność i poświęcić więcej czasu na pracę o wysokiej wartości.

4. Skalowalność i plany cenowe

Czas na temat, którego prawie nikt nie lubi: pieniądze. Jak większość zespołów, prawdopodobnie masz budżet, więc chcesz zrozumieć koszty. Upewnij się również, że wybrane narzędzie będzie mogło skalować się wraz z rozwojem zespołu. Nie chcesz przecież wybrać jednego rozwiązania tylko po to, aby kilka lat później odkryć, że potrzebujesz czegoś innego, ponieważ Twój zespół podwoił swoją wielkość lub cena stała się zbyt wysoka.

Elastyczny cennik

Mały zespół, który dopiero zaczyna korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami, ma zupełnie inne potrzeby niż większy zespół doświadczonych użytkowników. Wielu dostawców oferuje plany oparte na tych samych lub podobnych czynnikach, takich jak wielkość zespołu lub dostępne funkcje, dzięki czemu możesz wybrać plan, który zapewni Ci największą wartość w stosunku do ceny. Upewnij się również, że możesz łatwo przejść na wyższy plan, gdy nadejdzie na to czas.

Przewidywalne plany cenowe

Czy rozumiesz, w jaki sposób ustalana jest cena wybranego planu – czy jest to miejsce (osoba)? Czy jest to stawka ryczałtowa? Opłata miesięczna? Coś innego? Pomoże Ci to ustalić, które narzędzia mogą stać się zbyt kosztowne w miarę rozwoju zespołu.

5. Funkcje raportowania i analizy

Raportowanie postępów to duża część zarządzania projektami. Musisz wiedzieć, jak postępują projekty, aby w razie potrzeby móc odpowiednio dostosować planowanie projektu i zarządzanie zasobami. Interesariusze będą chcieli wiedzieć, czy projekt zostanie zrealizowany na czas, ponieważ prawdopodobnie liczą na to, że osiągnie określone cele i kamienie milowe. A po zakończeniu projektu Ty i inne osoby będziecie oczywiście chcieli poznać jego wyniki.

Aby łatwo generować przydatne pulpity nawigacyjne, które możesz wykorzystywać i udostępniać przywództwu oraz interesariuszom, wybrane przez Ciebie narzędzie musi śledzić informacje o projekcie, na których Ci zależy. Jak już wspomnieliśmy, warto śledzić każde zadanie, jego termin wykonania oraz osoby za nie odpowiedzialne. Możesz również śledzić informacje, takie jak priorytet, etap i kanał, aby móc tworzyć raporty na podstawie tych kryteriów.

Oto kilka funkcji, których należy szukać w najlepszym oprogramowaniu do zarządzania projektami:

• Aktualizacje statusu w czasie rzeczywistym: czy projekt jest realizowany na czas, zagrożony, a może zablokowany? Regularne udostępnianie aktualizacji statusu za pośrednictwem powiadomień sprawia, że członkowie zespołu mają ogólny wgląd w to, na jakim etapie znajduje się projekt. Upewnij się, że wybrane narzędzie ma w każdym projekcie specjalne miejsce na udostępnianie aktualizacji statusu, aby łatwo było je znaleźć i sprawdzić.

• Śledzenie postępów w czasie rzeczywistym: narzędzie do zarządzania projektami powinno automatycznie śledzić postępy w miarę ukończonego zakresu pracy. Dzięki temu wiesz, ile pracy zostało ukończone, czy jakieś zależności między zadaniami blokują inne zadania i co jeszcze należy zrobić w danym momencie.

• Raporty do udostępniania: uzyskaj przydatne statystyki dotyczące projektu, tworząc raporty na podstawie śledzonych danych i udostępniając je przywództwu oraz członkom zespołu. Upewnij się, że wybrane oprogramowanie do zarządzania projektami umożliwia tworzenie nie tylko standardowych raportów, ale także pól niestandardowych i raportów na podstawie danych, które są dla Ciebie ważne.

6. Bezpieczeństwo danych i środki ochrony

Ponieważ w tym narzędziu zarządzasz projektami swojego zespołu, musisz mieć pewność, że Twoja praca jest bezpieczna. Niezależnie od wymagań Twojej firmy, w narzędziu do zarządzania projektami warto szukać kilku funkcji administracyjnych, danych i bezpieczeństwa.

Opcje administracyjne

Upewnij się, że wybrane narzędzie ma opcje administracyjne, dzięki którym możesz dodawać pracowników i gości, zarządzać nimi i usuwać ich w razie potrzeby. Możesz również ustawić wymagania dotyczące haseł, takie jak wytyczne dotyczące siły hasła, uwierzytelnianie dwuskładnikowe, logowanie jednokrotne (SSO) lub SAML, aby zapewnić bezpieczeństwo danych. Na koniec upewnij się, że narzędzie oferuje funkcje zarządzania danymi, takie jak eksportowanie i usuwanie danych, które odpowiadają Twoim potrzebom.

Uprawnienia dotyczące prywatności

Niektóre projekty zawierają zadania, które są bardziej wrażliwe. Upewnij się, że Twoje narzędzie do zarządzania projektami umożliwia ustawienie uprawnień do prywatności, takich jak publiczne lub prywatne, dla projektów i konkretnych zadań, aby tylko odpowiednie osoby mogły je zobaczyć.

Różne poziomy dostępu

Zarządzanie projektami w narzędziu do współpracy zwiększa widoczność wykonywanej pracy, ale jednocześnie naraża plany na przypadkowe zmiany, jeśli dostęp nie jest odpowiednio zarządzany.

Wybierz narzędzie, które pozwoli Ci przyznawać różne poziomy dostępu, takie jak edycja lub tylko do komentowania, w zależności od roli i zaangażowania członków w projekt. Na przykład wielu członków musi tylko wyświetlać informacje o projekcie i komentować zadania, ale nie musi ich edytować.

Ogólne bezpieczeństwo produktu

Aby zapewnić bezpieczeństwo danych projektu i użytkowników, potrzebne są pewne ogólne zabezpieczeń. Upewnij się, że przesyłanie danych jest szyfrowane, przeprowadzane są regularne testy bezpieczeństwa i skanowanie sieci, narzędzie jest zgodne z powszechnymi strukturami prywatności i posiada wszelkie certyfikaty bezpieczeństwa wymagane przez zespół IT.

7. Integracja z aktualnie wykorzystywanymi narzędziami

Wybierając oprogramowanie do zarządzania projektami, zastanów się, jak dobrze integruje się ono z narzędziami, których już używasz, oraz z przepływami pracy. Najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami powinno oferować szereg integracji i dodatków, umożliwiając połączenie z popularnymi aplikacjami i usługami, z których już korzystasz, takimi jak:

• Slack do komunikacji

• Dysk Google lub Dropbox do przechowywania i udostępniania plików

• Salesforce do zarządzania relacjami z klientami;

• Zapier do automatyzacji i łączenia wielu aplikacji.

Bezproblemowa integracja zapewnia, że Twój zespół może kontynuować wydajną pracę bez konieczności przełączania się między wieloma platformami. Ponadto poszukaj oprogramowania do zarządzania projektami, które oferuje wbudowane możliwości przechowywania plików, dzięki czemu możesz przechowywać wszystkie dokumenty i zasoby związane z projektem w jednym scentralizowanym miejscu. Eliminuje to potrzebę korzystania z oddzielnych rozwiązań do przechowywania danych i usprawnia przepływ pracy zespołu.

8. Dostępność i responsywność na urządzeniach mobilnych

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym dostępność mobilna jest kluczowa przy wyborze oprogramowania do zarządzania projektami, szczególnie w przypadku zespołów zdalnych. Wybierz oprogramowanie do zarządzania projektami, które oferuje:

• natywne aplikacje mobilne na iOS i Androida,

• Responsywny interfejs internetowy dla użytkowników komputerów Mac i PC

• Aktualizacje w czasie rzeczywistym i synchronizacja na wszystkich urządzeniach

• Bezpieczny dostęp dla członków zespołu zdalnego

Zdalny dostęp dla zespołu

Dostęp mobilny umożliwia zespołowi pozostawanie w kontakcie, aktualizowanie zadań i współpracę nad projektami z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. Jest to szczególnie ważne w przypadku zespołów zdalnych, ponieważ zapewnia wszystkim możliwość wnoszenia wkładu i otrzymywania informacji, niezależnie od lokalizacji. Dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami dostępnemu na urządzeniach mobilnych możesz zadbać o to, aby Twój zespół zdalny był produktywny i zaangażowany, nawet jeśli pracuje z różnych części świata. Aplikacje mobilne powinny oferować kluczowe funkcje, takie jak:

• Zarządzanie zadaniami i ich przydzielanie

• komunikacja i przesyłanie wiadomości,

• udostępnianie plików i współpraca,

• Powiadomienia i przypomnienia

• Bezpieczne logowanie i ochrona danych w przypadku dostępu zdalnego

Te funkcje do zarządzania projektami umożliwiają zdalnemu zespołowi zarządzanie backlogiem, śledzenie projektów i efektywną współpracę z dowolnego miejsca, co sprawia, że są one niezbędne dla współczesnych zespołów rozproszonych.

Rodzaje oprogramowania do zarządzania projektami

Dostępnych jest kilka rodzajów oprogramowania do zarządzania projektami, z których każdy został zaprojektowany z myślą o różnych potrzebach i metodologiach. Niektóre z najczęstszych typów to:

Oprogramowanie do tworzenia wykresów Gantta 

Oprogramowanie do tworzenia wykresów Gantta to popularny wybór wśród kierowników projektów, którzy potrzebują wizualizacji harmonogramów projektów i zależności. Ten rodzaj oprogramowania umożliwia użytkownikom tworzenie widoku osi czasu swoich projektów, przy czym zadania są przedstawiane jako poziome paski, a zależności jako łącza między nimi. Wykresy Gantta są szczególnie przydatne w przypadku projektów o złożonych harmonogramach i wielu interesariuszach.

Oprogramowanie do zarządzania projektami Agile 

Oprogramowanie do zarządzania projektami Agile zostało zaprojektowane z myślą o obsłudze metodyk Agile, takich jak Scrum i Kanban. Narzędzia te koncentrują się na elastyczności, współpracy i rozwoju iteracyjnym. Często obejmują funkcje, takie jak zarządzanie backlogiem, planowanie sprintów i wykresy spalania, które pomagają zespołom ustalać priorytety zadań, śledzić postępy i szybko dostosowywać się do zmian.

Oprogramowanie do zarządzania portfolio 

Oprogramowanie do zarządzania portfolio zostało zaprojektowane, aby pomóc organizacjom zarządzać wieloma projektami i programami jednocześnie. Ten rodzaj oprogramowania zapewnia ogólny przegląd wszystkich bieżących inicjatyw, umożliwiając menedżerom alokację zasobów, śledzenie budżetów i dostosowywanie projektów do celów strategicznych. Narzędzia do zarządzania portfolio często obejmują funkcje takie jak priorytetyzacja projektów, ocena ryzyka i prognozowanie finansowe.

Oprogramowanie Scrum 

Oprogramowanie Scrum to podzbiór narzędzi do zarządzania projektami Agile zaprojektowanych specjalnie do obsługi struktury Scrum. Narzędzia te pomagają zespołom planować i przeprowadzać sprinty, śledzić elementy backlogu i przeprowadzać retrospektywy. Często obejmują one takie funkcje jak tablice sprintów, historyjki użytkowników i śledzenie prędkości, aby pomóc zespołom w ciągłym doskonaleniu procesów i dostarczaniu wartości interesariuszom.

Narzędzia do zarządzania projektami programistycznymi 

Projekty związane z tworzeniem oprogramowania mają unikalne wymagania, takie jak kontrola wersji, śledzenie błędów i przegląd kodu. Platformy do zarządzania projektami przeznaczone dla zespołów programistycznych często integrują się z popularnymi narzędziami programistycznymi, takimi jak Git i Jenkins, aby usprawnić przepływ pracy i zapewnić wysoką jakość kodu. Narzędzia te mogą również obsługiwać metodyki Agile, takie jak Scrum i Kanban, aby pomóc zespołom dostarczać oprogramowanie w sposób przyrostowy i dostosowywać się do zmieniających się wymagań.

Najlepsze praktyki w zakresie korzystania z oprogramowania do zarządzania projektami

Aby w pełni wykorzystać możliwości oprogramowania do zarządzania projektami, rozważ następujące najlepsze praktyki.

1. Wybierz narzędzie odpowiednie dla swojego zespołu 

Wybierz oprogramowanie do zarządzania projektami, które odpowiada potrzebom Twojego zespołu, metodologiom i istniejącym narzędziom. Weź pod uwagę takie czynniki, jak łatwość obsługi, opcje dostosowywania i możliwości integracji, aby zapewnić płynny proces wdrożenia.

2. Ustal jasne procesy i przepływy pracy 

Zdefiniuj jasne procesy i przepływy pracy w oprogramowaniu do zarządzania projektami, w tym sposób tworzenia zadań, przypisywania obowiązków i aktualizowania postępów. Upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu rozumieją te procesy i konsekwentnie ich przestrzegają.

3. Wykorzystaj automatyzację i integracje 

Wykorzystaj funkcje automatyzacji i integracje oprogramowania do zarządzania projektami, aby usprawnić powtarzalne zadania i ograniczyć ręczne wprowadzanie danych. Na przykład użyj automatycznych powiadomień, aby członkowie zespołu byli na bieżąco z aktualizacjami, i zintegruj je z narzędziami do śledzenia czasu, aby monitorować postępy i produktywność.

4. Regularnie aktualizuj i informuj o postępach 

Zachęcaj członków zespołu do regularnego aktualizowania swoich zadań i postępów w oprogramowaniu do zarządzania projektami. Użyj widoku osi czasu, aby wizualizować harmonogramy projektów i identyfikować potencjalne blokady lub zależności. Informuj interesariuszy o postępach i aktualizacjach, korzystając z wbudowanych funkcji raportowania i pulpitu nawigacyjnego.

5. Stale się doskonal i dostosowuj 

Korzystaj z funkcji analitycznych i raportowania w oprogramowaniu do zarządzania projektami, aby zidentyfikować obszary wymagające poprawy i zoptymalizować procesy. Regularnie zbieraj informacje zwrotne od członków zespołu i interesariuszy, aby upewnić się, że oprogramowanie spełnia ich potrzeby i odpowiednio dostosuj sposób korzystania z niego.

Jakiego oprogramowania do zarządzania projektami użyje Twój zespół?

Tak, wybór odpowiedniego narzędzia do zarządzania projektami dla Twojego zespołu to poważne przedsięwzięcie. Nie jest to decyzja, którą można podjąć szybko i bez zastanowienia. Mamy nadzieję, że ten przewodnik pomógł Ci lepiej zrozumieć wyzwania stojące przed Twoim zespołem i określić potrzeby. Teraz możesz zawęzić listę narzędzi do wypróbowania ze swoim zespołem – takich jak Asana.

Często zadawane pytania: oprogramowanie do zarządzania projektami

Jakie jest najlepsze darmowe oprogramowanie do zarządzania projektami?

Asana oferuje jedną z najbardziej niezawodnych darmowych wersji wśród popularnych programów do zarządzania projektami. Jej darmowy plan obejmuje takie funkcje jak zarządzanie zadaniami, szablony projektów, narzędzia do współpracy zespołowej i inne. Chociaż inne narzędzia, takie jak Trello, ClickUp i Slack, również oferują bezpłatne wersje, darmowy plan Asana wyróżnia się jako potężna alternatywa dla prostszych narzędzi, takich jak Excel. Płatne plany Asana zapewniają jeszcze więcej funkcji i są dostępne w konkurencyjnych cenach, ale darmowa wersja pozostaje doskonałym wyborem dla osób poszukujących najlepszego darmowego oprogramowania do zarządzania projektami.

Jakie jest najczęściej używane narzędzie do zarządzania projektami?

Asana to jedna z najbardziej uznanych i najczęściej używanych platform do zarządzania projektami. Zespół z różnych branż ufają jej kompleksowym funkcjom zarządzania pracą i niezawodności. Inne popularne aplikacje do zarządzania projektami to Microsoft Project, Zapier i Jira. Jednak rozległa baza użytkowników Asana i jej udokumentowane osiągnięcia sprawiają, że jest ona jednym z najczęściej używanych programów do zarządzania projektami.

Które oprogramowanie do zarządzania projektami jest najłatwiejsze w użyciu?

Asana jest często chwalona za wyjątkową łatwość obsługi, co czyni ją najlepszym wyborem wśród najłatwiejszych w użyciu opcji oprogramowania do zarządzania projektami. Intuicyjny interfejs umożliwia zespołom szybkie dostosowanie i usprawnienie procesów zarządzania projektami. Chociaż inne aplikacje do zarządzania projektami, takie jak Basecamp, Smartsheet i Monday.com, również są znane z przyjaznych dla użytkownika interfejsów, łatwość obsługi Asany konsekwentnie plasuje się w czołówce.

Jakie jest najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami dla małych firm?

Asana to świetny wybór dla małych firm ze względu na skalowalność, przystępną cenę i kompleksowy zestaw funkcji. Połączenie funkcji, łatwości obsługi i ceny sprawia, że jest to jedno z najlepszych rozwiązań do zarządzania projektami dla małych firm, które chcą zoptymalizować przepływ pracy i skutecznie współpracować. Plan Asana dla zespołu jest szczególnie odpowiedni dla małych firm, ponieważ oferuje zaawansowane funkcje, takie jak śledzenie czasu, karty czasu, fakturowanie i inne. Podczas gdy inne platformy do zarządzania projektami, takie jak Airtable, Wrike i Zoho Projects, również zaspokajają potrzeby małych zespołów, Asana pozostaje najlepszym wyborem dla małych firm poszukujących niezawodnego i wydajnego oprogramowania do zarządzania projektami.