5 elementów monitorowania i kontroli projektu oraz ich zastosowanie

Czas i pieniądze to dwie rzeczy, których większość ludzi chciałaby mieć więcej, ale oszczędzanie ich nie zawsze jest łatwe. Jednak w przypadku firm oszczędności są priorytetem, ponieważ często to właśnie one utrzymują je na powierzchni. Najłatwiejszym sposobem, aby pomóc swojej firmie zaoszczędzić czas i pieniądze, jest kontrolowanie projektów za pomocą narzędzi do zarządzania projektami. 

W tym artykule wyjaśnimy, czym są mechanizmy kontrolne projektu i jak można je wykorzystać do przewidywania i zrozumienia czasu i pieniędzy wydawanych na projekty.

Czym są mechanizmy kontrolne w zarządzaniu projektami?

Mechanizmy kontrolne projektu to zestaw procesów stosowanych w celu zrozumienia i wpływania na ilość czasu lub pieniędzy wydawanych na projekt. Każdy element sterowania projektem koncentruje się na określonej części planu projektu, takiej jak harmonogram, zasoby lub potencjalne ryzyko.

Celem stosowania mechanizmów kontrolnych jest utrzymanie się w zakresie projektu, zminimalizowanie budżetu projektu, gdy tylko jest to możliwe, oraz trzymanie się harmonogramu projektu.

Mechanizmy kontrolne projektu a zarządzanie projektem

Funkcje kontroli projektu i zarządzania projektem pokrywają się. Oba procesy pomagają utrzymać projekt na właściwym torze i w ramach zakresu. Jednak sterowanie projektem nie jest tak szerokie, jak zarządzanie projektem. 

Podczas gdy zarządzanie projektem koncentruje się na utrzymaniu całego projektu na właściwych torach, w tym na ludziach, procesach i produktach końcowych, sterowanie projektem koncentruje się w szczególności na kontroli jakości w celu zaoszczędzenia czasu i pieniędzy. 

Dlaczego monitorowanie i kontrola projektu są ważne

Sterowanie projektem dostarcza informacji, które umożliwiają kierownikom projektów podejmowanie świadomych i terminowych decyzji zapobiegających ryzyku w projekcie. Od rozpoczęcia projektu do jego ukończenia, Twoim zadaniem jako kierownika projektu jest utrzymanie wszystkiego na właściwych torach i w ramach zakresu. 

Bez procesu kontroli projektu trudno jest odpowiedzieć na ważne pytania dotyczące projektu, co może mieć wpływ na jego powodzenie lub je utrudnić. Oto niektóre z powodów, dla których projekty mogą zboczyć z toru bez odpowiednich mechanizmów kontrolnych:

• Ludzie: bez mechanizmów kontrolnych mogą pojawić się pytania o to, kto jest dostępny do pracy nad projektem, kto jest odpowiedzialny za poszczególne role i obowiązki oraz kto powinien przejąć odpowiedzialność za konkretne zadania podczas realizacji projektu.

• Jakość: proces kontroli projektu zapewnia, że oczekiwania są spełnione, elementy w każdej fazie projektu są ukończone, a wszystko działa zgodnie z planem.

• Koszt: gdy koszt projektu nie jest kontrolowany, mogą pojawić się nieprzewidziane opłaty z powodu zmian wprowadzonych przez interesariuszy lub błędów w obliczeniach podczas planowania projektu. 

• Czas: monitorowanie czasu projektu zapobiega problemom, takim jak opóźnienia w harmonogramie, zmiana priorytetów i konflikty dotyczące zasobów, które mogą prowadzić do niezadowalających wyników projektu.

Dzięki procesowi kontroli możesz zauważyć, kiedy sprawy nie idą zgodnie z planem i szybko skorygować kurs, aby utrzymać projekt na właściwych torach. 

5 mechanizmów kontrolnych w zarządzaniu projektami

Oto pięć mechanizmów kontrolnych, które możesz wdrożyć, aby uzyskać lepszy wgląd w plan projektu.

1. Harmonogram

Zwiększenie widoczności harmonogramu projektu pozwala upewnić się, że postępujesz zgodnie z jego osią czasu. Aby to zrobić, upewnij się, że śledzisz całą pracę związaną z projektem w jednym miejscu, na przykład w narzędziu do zarządzania projektami. W ten sposób możesz szybko uzyskać statystyki dotyczące zadań, terminów i zależności. Możesz też wyznaczyć kamienie milowe projektu, które będą pełnić rolę punktów kontrolnych do mierzenia postępów.

Aby interesariusze byli na bieżąco z postępami w realizacji projektu, korzystaj z raportów o statusie projektu. Te dwutygodniowe lub miesięczne raporty to świetny sposób na ocenę, czy projekt jest realizowany na czas, czy nie. Jeśli projekt nie przebiega zgodnie z planem, możesz szybko wskazać przyczynę i odpowiednio rozwiązać problem. Następnie udostępnij te informacje interesariuszom, aby wszyscy byli na bieżąco.

Szybka wskazówka: użyj wykresu Gantta, aby zobaczyć harmonogram projektu z podziałem na zadania i kamienie milowe. Wykres Gantta to poziomy wykres słupkowy, który ilustruje oś czasu projektu, programu lub pracy. Ten rodzaj wykresu może pomóc Ci ocenić, jak długo potrwa projekt i pokazać zależności między zadaniami.

2. Zasoby

Każdy projekt zależy od zasobów, takich jak czas, pieniądze lub dostępność członków zespołu projektowego. Zarządzanie zasobami jest kluczowym elementem procesu kontroli projektu, ponieważ daje zespołowi możliwość efektywnego kontrolowania kosztów oraz monitorowania dostępnego czasu i materiałów. Szacowanie kosztów i planowanie zasobów na etapie inicjacji projektu może również pomóc w utrzymaniu się w granicach budżetu. 

Nie tylko musisz mieć jasność co do tego, jakie zasoby są dostępne na początku projektu, ale także potrzebujesz sposobu na śledzenie kosztów i zasobów w trakcie jego realizacji. Jeśli część projektu przekracza budżet lub członek zespołu nie jest już dostępny, gdy zakładano, że będzie, proaktywne mechanizmy kontrolne projektu mogą pomóc w szybkim znalezieniu alternatywy. 

Wskazówka: spróbuj obliczyć wariancję kosztów, aby sprawdzić, czy tempo realizacji projektu pozwoli Ci utrzymać się w granicach budżetu. Aby określić wariancję kosztów, odejmij rzeczywisty koszt od wartości uzyskanej. Wartość uzyskana to wartość faktycznie ukończonego zadania. Koszt rzeczywisty to kwota wydana na wykonaną pracę.  Wzór na obliczenie wariancji kosztów to WK = WZ – RK.

3. Ryzyko

Zarządzanie ryzykiem w projekcie to kluczowy element kontroli projektu, który pozwala proaktywnie identyfikować ryzyko i zapobiegać jego negatywnemu wpływowi na projekt. Najlepszym sposobem na to jest korzystanie z rejestru ryzyka, w którym potencjalne ryzyko jest uszeregowane według priorytetów i oceniane pod kątem odpowiedniego zarządzania nim. 

Wskazówka: typowe scenariusze ryzyka, które możesz napotkać w swoim projekcie, obejmują bezpieczeństwo danych, problemy z komunikacją, opóźnienia w harmonogramie, nieplanowaną pracę i kradzież materiałów. Możesz skorzystać z tych kategorii, aby rozpocząć burzę mózgów nad rejestrem zagrożeń.

4. Zmiana

Kontrola zmian to jeden z najlepszych sposobów na zapobieganie pełzaniu zakresu projektu, które może prowadzić do opóźnień, przekroczenia budżetu i wad projektu. Wdrożenie procesu kontroli zmian pozwoli Ci przygotować się na wszelkie zmiany w projekcie. 

Dzieje się tak, ponieważ proces kontroli zmian może pomóc w ocenie, czy proponowane zmiany są ważne, a jeśli tak, to które z nich należy wdrożyć bez wydłużania osi czasu projektu lub wpływu na zakres projektu. Dzięki temu procesowi Twój zespół będzie mógł skutecznie radzić sobie ze zmianą, ponieważ będzie dobrze poinformowany, zaangażowany i będzie miał poczucie, że jego opinia się liczy.

Wskazówka: zazwyczaj proces kontroli zmian jest specyficzny dla danego projektu. W przypadku większych zmian organizacyjnych rozważ wdrożenie procesu zarządzania zmianami. Zarządzanie zmianami to proces przygotowania i zarządzania zmianami organizacyjnymi.

5. Wydajność

Zarządzanie wydajnością to szeroki proces monitorowania sukcesu projektu. Najprostszym sposobem jest ustalenie kluczowych wskaźników efektywności (KPI) w celu oceny wydajności projektu. Mogą one obejmować śledzenie kosztów w odniesieniu do wartości bazowych, ukończenie na czas, rozliczone godziny i zwrot z inwestycji.

Bez względu na to, jakie cele sobie wyznaczysz, upewnij się, że są one wymierne, konkretne i mierzalne. W razie wątpliwości skorzystaj z metody SMART. SMART to skrót pochodzący od angielskich słów Specific (skonkretyzowany), Measurable (mierzalny), Achievable (osiągalny), Realistic (realistyczny) oraz Time-Bound (określony w czasie). 

Wskazówka: dobry kluczowy wskaźnik efektywności (ang. KPI) powinien śledzić jedną mierzalną wartość, na którą Ty lub Twój zespół możecie wpłynąć w odpowiednim czasie. Powinien również pomóc Ci w osiągnięciu celów strategicznych i dać członkom zespołu jasne wyobrażenie o tym, w jaki sposób ich projekty przyczyniają się do realizacji celów firmy. 

Korzystając z tych mechanizmów kontroli projektu, możesz mieć pewność, że monitorujesz swój projekt pod każdym kątem. Ostatecznie pozwoli Ci to zaoszczędzić czas i pieniądze oraz stworzyć produkty końcowe projektu, które odniosą sukces. 

Gdzie stosować elementy monitorowania i kontroli projektu

Kontrolowanie projektu jest tak samo ważne jak tworzenie produktów końcowych. Wdrażaj mechanizmy kontrolne na każdym etapie cyklu życia projektu, aby uniknąć nieoczekiwanych niespodzianek.

Planowanie projektu (inicjacja)

Etap planowania projektu to szansa na wbudowanie mechanizmów kontrolnych w fundamenty projektu. Im bardziej szczegółowy jest plan, tym mniej pracy nad zarządzaniem kontrolą będzie trzeba wykonać później. 

Planowanie projektu obejmuje:

• Przygotowanie osi czasu projektu

• Przydzielenie ról i obowiązków

• Tworzenie struktury podziału pracy

• Identyfikacja interesariuszy

• Tworzenie celów projektu

W fazie planowania projektu należy również zaplanować budżet i spróbować oszacować przyszłe koszty. Przygotowanie się na nadchodzące wydarzenia jest częścią procesu kontroli, ponieważ utrzymuje projekt na właściwych torach jeszcze przed jego rozpoczęciem.

Realizacja projektu

Gdy projekt jest już w fazie rozwoju, nadszedł czas na procesy kontrolne. Gdy członkowie zespołu projektują, kodują i tworzą produkt, mechanizmy kontrolne projektu pomogą Ci monitorować jego postępy.

Upewnij się, że na każdym etapie projektu uwzględniono pięć mechanizmów kontrolnych. Podczas wdrażania dają one obraz postępów w pracy i wskazują obszary, w których mogą być potrzebne korekty. Jeśli potrzebujesz szybszego sposobu na udostępnianie aktualizacji, skorzystaj z szablonu raportu o postępach. Dzięki niemu bieżące kontrole zamienisz w szybkie, spójne podsumowania dla zespołu.

Zamknięcie projektu

Po przekazaniu ukończonych produktów wszystkim interesariuszom projektu wykorzystaj informacje zebrane w ramach procesów kontroli projektu, aby przeprowadzić spotkanie podsumowujące. 

Spotkanie po zakończeniu projektu to okazja, aby ocenić zdobytą wiedzę i uzyskać wskazówki dotyczące przyszłych projektów. Niezależnie od tego, czy stracono pieniądze i czas z powodu błędów, czy też wszystko poszło wyjątkowo dobrze, ten krok pozwala wykorzystać wszelkie wnioski z tego doświadczenia w przyszłych projektach.

Kontroluj swój projekt za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami

Jednoczesne kontrolowanie różnych części projektu może być chaotyczne. Ponieważ proces kontroli odbywa się w trakcie realizacji projektu, musisz śledzić działania kontrolne, jednocześnie dbając o to, aby zespół projektowy był zaangażowany i skoncentrowany na pracy o dużym znaczeniu. 

Oprogramowanie do zarządzania projektami umożliwia śledzenie i monitorowanie postępów w projekcie, śledzenie ważnych wskaźników i zmian statusu oraz uzyskanie ogólnego widoku potrzebnego do utrzymania projektu na właściwym torze i w ramach budżetu.