Jak utworzyć kalendarz projektu oraz nim zarządzać, aby zapewnić zespołowi sukces

Czy czasem czujesz się, jakby Twoja praca była jak Dzikie Zachody, gdzie panuje chaos? Oto kilka sygnałów: praca jest rozproszona i niekoordynowana. Poszczególne elementy projektów nie są ze sobą powiązane, a terminy są często przekraczane. Masz niewielki lub żaden wgląd w obciążenie pracą swojego zespołu, co prowadzi do powielania zadań z powodu nieporozumień. Dobra wiadomość jest taka, że wiele z tych problemów można rozwiązać za pomocą kalendarza projektu.

Po pierwsze, nie martw się, nie tylko Ty masz ten problem. Dane z badania Pulse of the Profession z 2019 roku pokazują, że w ubiegłym roku organizacje zmarnowały prawie 12 procent swoich inwestycji w projekty z powodu słabych wyników. Zarządzanie projektami może pomóc Ci wrócić na solidny grunt, zamieniając chaos w porządek.

Co więcej, możesz ujarzmić swój szalony dzień pracy, wprowadzając kalendarz projektowy – kluczowy element procesu zarządzania projektem, który pozwoli ograniczyć marnowanie czasu i zasobów. Niezależnie od tego, czy łączysz wszystkie elementy w celu przygotowania treści, mapy drogowej wydarzenia, czy też wprowadzenia produktu na rynek, poczujesz się jak szeryf w mieście, gdy będziesz wiedzieć, co już się wydarzyło i co będzie dalej w Twoim projekcie.

Czym jest kalendarz projektu?

Kalendarz projektu zapewnia ogólny przegląd harmonogramu projektu, dzięki czemu możesz sprawdzić, kiedy poszczególne zadania mają zostać wykonane. Dzięki solidnemu kalendarzowi do planowania projektów będziesz na bieżąco i będziesz dokładnie wiedzieć, co robisz dzisiaj, w przyszłym tygodniu i później. Pomoże to poszczególnym współpracownikom planować z wyprzedzeniem i organizować pracę wokół najważniejszych projektów. Ponieważ wszyscy członkowie zespołu projektowego mają dostęp do kalendarza projektu, każdy może łatwo sprawdzić, co należy ukończyć teraz i co czeka w najbliższym czasie.

Jak używać kalendarzy projektów w zarządzaniu projektami

Kalendarze projektów to świetny sposób na przypisywanie konkretnych zadań, koordynowanie działań zespołu i rozbijanie złożonych projektów na listę rzeczy do zrobienia na czas. Zazwyczaj kalendarz projektu tworzy się podczas planowania projektu. Następnie możesz używać kalendarza jako zasobu do zarządzania zadaniami, współpracyw zespole i wprowadzania zmian w przepływie pracy.

Rodzaje kalendarzy projektów

Co przychodzi Ci na myśl, gdy myślisz o kalendarzu projektu? Czy myślisz o arkuszu kalkulacyjnym Microsoft Excel, sformatowanym tak, aby wyglądał jak kalendarz?A może system do zarządzania kalendarzem, taki jak Kalendarz Google? A może myślisz nieszablonowo i wyobrażasz sobie kalendarz w narzędziu do zarządzania projektami.

Istnieje wiele sposobów na utworzenie kalendarza projektu, a częścią Twojej pracy jako kierownika projektu (nawet jeśli nie jest to Twoje oficjalne stanowisko) jest znalezienie systemu, który będzie odpowiedni dla Twojego zespołu. Oto krótkie podsumowanie zalet i wad trzech popularnych narzędzi do tworzenia kalendarza projektu:

Zalety i wady tworzenia kalendarza projektu w Excelu

Prawdopodobnie najbardziej tradycyjnym sposobem utworzenia kalendarza projektu jest zbudowanie go w Excelu. W tym kalendarzu projektu w formie arkusza kalkulacyjnego modyfikujesz wiersze i kolumny Excela, aby wyglądały jak tradycyjny kalendarz miesięczny.

Zalety:

• Twój zespół prawdopodobnie ma już dostęp do tego narzędzia i wie, jak z niego korzystać.

• Excel ma szablony kalendarza projektów, więc nie musisz zaczynać wszystkiego od początku.

• Możesz rozwijać i zwijać komórki w zależności od ilości informacji dodawanych do kalendarza projektu.

Wady:

• Ponieważ Excel nie został stworzony specjalnie z myślą o kalendarzach projektów, rejestrowanie i śledzenie wykonalnych zadań może być trudne.

• Trudno jest uwzględnić szczegóły, pliki i inne dodatkowe materiały, do których zespół może potrzebować dostępu.

• Po utworzeniu kalendarza projektu w Excelu może być trudno zmienić jego format lub sposób wyświetlania.

Zalety i wady tworzenia kalendarza projektu w Kalendarzu Google

Innym sposobem na utworzenie kalendarza projektu jest skorzystanie z systemu do zarządzania kalendarzem Twojego zespołu, takiego jak Kalendarz Google. W tym typie kalendarza projektu używasz wydarzeń w kalendarzu do reprezentowania nadchodzącej pracy.

Zalety:

• Twój zespół prawdopodobnie ma już dostęp do tego narzędzia i wie, jak z niego korzystać.

• Ponieważ większość systemów do zarządzania kalendarzami ma pojemność umożliwiającą wyświetlanie różnych kalendarzy jednocześnie, możesz przeglądać swój osobisty kalendarz i kalendarz wydarzeń związanych z pracą w firmie w tym samym czasie.

• Wydarzenia w Kalendarzu zazwyczaj mają tytuł i opis, więc tytuł wydarzenia może być nazwą zadania, a opis może zawierać dodatkowy kontekst.

Wady:

• Systemy do zarządzania kalendarzem, takie jak Kalendarz Google, zostały stworzone do wyświetlania wydarzeń, a nie zadań i produktów końcowych.

• Wiele „wydarzeń” związanych z zadaniami w jednym dniu może szybko stać się przytłaczające.

• Próba jednoczesnego wyświetlania nadchodzących zadań w tym samym narzędziu, którego używasz do spotkań, może sprawić wrażenie nieuporządkowanego i chaotycznego.

Zalety i wady korzystania z narzędzia do zarządzania projektami jako kalendarza projektowego

Narzędzia do zarządzania projektami są zbudowane z solidną funkcjonalnością, która pomaga Tobie i Twojemu zespołowi koordynować i realizować najbardziej ambitne projekty. Dzięki narzędziu do zarządzania projektami Twój zespół ma wiele sposobów na wizualizację projektu, takich jak Kalendarze, tablice Kanban i osie czasu.

Zalety:

• Narzędzia do zarządzania projektami umożliwiają wyświetlanie wszystkich zadań w projekcie w szerszym ujęciu, ale także pozwalają kliknąć każde zadanie, aby uzyskać więcej szczegółów, kontekst i odpowiednie załączniki.

• Możesz łatwo zintegrować kalendarz projektu z ulubionymi narzędziami biznesowymi, aby Twój zespół miał wszystkie pliki i kontekst potrzebny do wykonywania swojej pracy w jednym miejscu.

• W narzędziu do zarządzania projektami możesz przełączać się między różnymi widokami, takimi jak kalendarze projektów, tablice Kanban, listy zadań i osie czasu. Dzięki temu interesariusze mogą wyświetlać pracę w sposób, który najbardziej im odpowiada.

Wady:

• Twój zespół może nie znać narzędzia do zarządzania projektami.

• Aby wyświetlić kalendarz projektu, interesariusze międzyfunkcyjni będą musieli mieć dostęp do tego narzędzia.

Jak utworzyć kalendarz do zarządzania projektami

Zaczynamy! Do tworzenia kalendarzy projektów zalecamy korzystanie z narzędzia do zarządzania projektami. Dzięki narzędziu do zarządzania projektami zyskasz wiele cennych możliwości, które pozwolą Ci:

• Łatwo tworzyć i przenosić zadania

• Dostosowywać daty wykonania

• Przypisywanie właścicieli zadań

• udostępniać materiały i zasoby dla każdego zadania;

• usprawnić komunikację;

• Wyświetlać całą pracę zespołu w jednym miejscu

• Przełączaj się między wieloma widokami ogólnymi, takimi jak kalendarz, wykres Gantta, tablica Kanban lub oś czasu

• Dotrzymuj terminów

• Dodawać zależności między zadaniami i automatyzacje, aby ograniczyć liczbę czynności okołozadaniowych

• Opracować harmonogram pracy z osobami odpowiedzialnymi i podzadaniami

• Skorzystać zintegracji z często używanymi aplikacjami

Wróćmy do tworzenia prawdziwego kalendarza. Oto konkretne działania, które należy podjąć:

1. Zaplanuj kroki. Zdecyduj, co należy zrobić od początku do końca, aby projekt został ukończony. Zidentyfikuj wszelkie zależności. Nie przejmuj się jeszcze czasem.

2. Ustaw daty rozpoczęcia i daty wykonania. Teraz przyjrzyj się wszystkim krokom i dodaj do każdego z nich realistyczne daty, aby utworzyć podstawowy kalendarz.

3. Określ interesariuszy. Przydziel każdy krok odpowiedniemu członkowi zespołu, jasno określając obowiązki.

4. W razie potrzeby wprowadź zmiany. Kalendarz projektu to dynamiczny dokument. Sprawdzaj go często, aby zobaczyć aktualizacje statusu w czasie rzeczywistym i przenosić pracę w miarę rozwoju planu projektu.

Udostępnij kalendarz projektu interesariuszom, aby wszyscy byli na bieżąco i rozumieli, czego się od nich oczekuje w nadchodzących dniach, tygodniach lub miesiącach. Zachęć swój zespół do codziennego korzystania z kalendarza projektu, aby informować o postępach i udostępniać dokumenty.

10 wskazówek dotyczących zarządzania kalendarzem projektu

Podobnie jak w przypadku wszystkich narzędzi biznesowych, istnieją najlepsze praktyki dotyczące korzystania z kalendarza projektu. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci skuteczniej zarządzać kalendarzem projektu:

1. Nie komplikuj sprawy. Zachowaj przejrzystość i dodawaj szczegóły (właścicieli, daty wykonania, szczegóły projektu, materiały referencyjne itp.).

2. Użyj kodowania kolorami, aby ułatwić wizualne postrzeganie.

3. W razie potrzeby duplikuj zadania. Wiele zadań i ich typów będzie się powtarzać. Skorzystaj z tego i duplikuj zadania lub wymagania, zamiast za każdym razem zaczynać od zera.

4. Upewnij się, że obciążenie zespołu jest zrównoważone. Spróbuj zidentyfikować, kto może być przepracowany, a kto niedostatecznie wykorzystany, i w razie potrzeby dostosuj Kalendarz projektu.

5. Regularnie monitoruj postępy. Sprawdzając Kalendarz projektu, możesz szybko zidentyfikować, które produkty końcowe nie zostały dostarczone w zaplanowanych terminach.

6. Dostosowuj się na bieżąco. Narzędzia do zarządzania projektami umożliwiają przeciąganie i porzucanie, aby łatwo zmieniać daty.

7. Twórz osie czasu projektów, które pokazują czas trwania każdego pojedynczego zadania lub elementu pracy w projekcie.

8. Wyznacz kamienie milowe projektu. Umożliwi to mierzenie postępów i dzielenie się sukcesami.

9. Udostępnij swój Kalendarz interesariuszom. Zamiast odpowiadać na liczne pytania dotyczące statusu projektu, możesz skierować wszystkich interesariuszy do widoku kalendarza projektu.

10. Twórz szablony kalendarza projektu, które możesz wykorzystać ponownie w przyszłości.

3 przykłady kalendarza projektu

Kalendarze projektów są niezwykle elastyczne, dzięki czemu można je dostosować do każdego projektu. Ta elastyczność jest istotnym elementem ich atrakcyjności. Można je również wielokrotnie wykorzystywać. Jeśli masz projekt, który często się powtarza, możesz utworzyć szablon kalendarza projektu, który możesz wykorzystać używać ponownie, oszczędzając czas.

Oto kilka przykładów kalendarzy projektów:

1. Kalendarz publikacji

Kalendarz projektu redakcyjnego pomaga utrzymać produkcję treści na właściwym torze, umożliwiając zarządzanie wszystkimi treściami w jednym miejscu i przedstawiając ważne daty i terminy w formie wizualnej. Zadania i daty wykonania są łatwo dostępne. Przypisuj zadania interesariuszom (autorom, edytorom, projektantom, a nawet wydawcom) i przypisuj docelowe daty publikacji do każdego artykułu, aby wiedzieć, co i kiedy zostanie opublikowane. Zapanuj nad całym planem treści, korzystając z tego szablonu.

2. Plan projektu marketingowego

Niezależnie od tego, czy Twój projekt marketingowy dotyczy nadchodzącego wydarzenia, czy uruchomienia kampanii, kalendarz zadań projektu jest kluczowy dla jego powodzenia. Skuteczne zarządzanie projektem za pomocą kalendarza umożliwia specjalistom ds. marketingu scentralizowanie komunikacji, współpracę i tworzenie powtarzalnych procesów. Przygotuj plan marketingowy, uwzględniając daty, właścicieli i rodzaje inicjatyw (np. PR, media społecznościowe itp.). W świecie marketingu zmiany są nieuniknione, co oznacza konieczność szybkiego przesuwania terminów i dostosowywania dat, aby plan marketingowy był zawsze aktualny. Użyj szablonu, aby zapewnić przejrzystość i odpowiedzialność w całym zespole marketingowym.

3. Mapa drogowa produktu

Twórz i aktualizuj mapę drogową produktu w jednym miejscu: w kalendarzu projektu. W tym miejscu możesz komunikować oś czasu i strategię, jednocześnie śledząc wiele linii produktowych w jednym miejscu. Możesz również udostępnić swoją mapę drogową, aby uzyskać informacje zwrotne i poparcie. Dzięki temu szablonowi kalendarza projektu zawsze będziesz mieć jasny obraz priorytetów związanych z Twoją firmą i produktami.

Ułatw sobie pracę

Mądry człowiek wykorzystuje narzędzia w jak najlepszy sposób. Kalendarz projektu to tylko jeden z prostych sposobów na usprawnienie codziennej pracy.