Zarządzanie projektami marketingowymi: jak ustrukturyzować strategię

Inicjatywy marketingowe mogą mieć kluczowe znaczenie dla biznesplanu, ponieważ dają możliwość opowiedzenia historii marki i skierowania potencjalnych klientów do lejka sprzedaży. Bez skutecznego marketingu możesz mieć trudności z generowaniem przychodów i pozyskiwaniem lojalnych klientów. Dobrze ukierunkowany plan marketingowy sprawi, że Twój przekaz dotrze do odbiorców, a Ty będziesz mógł czerpać satysfakcję z pracy wykonanej przez Twój zespół.

W tym artykule wyjaśnimy, czym jest zarządzanie projektami marketingowymi i jak można je wykorzystać do promowania współpracy w zespole, tworzenia wysokiej jakości produktów końcowych i wdrażania ustrukturyzowanego przepływu pracy.

Czym jest zarządzanie projektami marketingowymi?

Zarządzanie projektami marketingowymi to metodologia stosowana w celu utrzymania kampanii marketingowych na właściwym torze i informowania interesariuszy na bieżąco w całym cyklu życia projektu. Zapewnia przejrzystość w zespołach, utrzymuje projekty w ramach zakresu i pomaga zaspokajać potrzeby klientów.

Zarządzanie projektami marketingowymi rozpoczyna się od tych samych zasad, które stosują inne zespoły i branże. Jednak zarządzanie projektami marketingowymi różni się od tradycyjnego podejścia do zarządzania projektami na kilka sposobów, które omówimy w dalszej części. 

Pięć etapów zarządzania projektami to:

1. Inicjacja

2. Planowanie

3. Realizacja

4. Wyniki

5. Zamknięcie 

W zarządzaniu projektami marketingowymi dodasz fazę strategii marketingowej, w której zbierzesz dane z badań rynkowych i wykorzystasz swoje ustalenia, aby uruchomić plan projektu.

Dlaczego zarządzanie projektami marketingowymi jest ważne?

Zarządzanie projektami marketingowymi jest ważne, ponieważ sposób zarządzania projektem ma wpływ na wszystkie osoby zaangażowane w kampanię marketingową. Kiedy zastosujesz odpowiednią metodologię, inni pójdą za Twoim przykładem i skorzystają z Twojego silnego przywództwa. 

Wyobraź sobie, że jesteś w centrum projektu. W miarę jak krąg się rozszerza, w projekt angażuje się więcej osób. Kiedy zdasz sobie sprawę, że jesteś tylko pierwszą osobą w cyklu życia projektu, łatwiej zrozumiesz, dlaczego zarządzanie projektem jest tak ważne.

Zarządzanie projektem marketingowym wymaga współpracy wielu osób. Trzy najważniejsze grupy interesariuszy to:

• Kierownik projektu marketingowego:  jako lider i koordynator kampanii marketingowych znajdujesz się w centrum wszystkiego, co dzieje się podczas projektu marketingowego. Obejmuje to opóźnienia w harmonogramie projektu, rozwiązywanie problemów z marketingiem e-mailowym i monitorowanie Kluczowe wskaźniki efektywności (ang. KPI). 

• Interesariusze wewnętrzni: są to członkowie zespołu w Twojej organizacji, którzy mają udział w projekcie. Mogą to być kierownicy, przedstawiciele handlowi, projektanci lub technicy. Sposób zarządzania kampanią marketingową ma wpływ na wewnętrznych interesariuszy. Często są oni zaangażowani w kampanię marketingową, mają na nią wpływ lub są informowani o ogólnych celach.

• Interesariusze zewnętrzni: to osoby spoza organizacji, które mają udział w projekcie. Mogą to być dostawcy, użytkownicy końcowi, klienci lub inwestorzy. Potrzebne będą umiejętności zarządzania projektami, aby na bieżąco informować zewnętrznych interesariuszy i zapewnić ich satysfakcję z produktów końcowych projektu.

10 kroków procesu zarządzania projektami marketingowymi

Metodologia zarządzania projektami marketingowymi obejmuje 10 kluczowych kroków. Chociaż Twoja agencja marketingowa może zajmować się złożonymi projektami w niszowych obszarach, takich jak SEO lub media społecznościowe, możesz wykorzystać te kroki jako ogólną strukturę dla większości kampanii marketingowych.

Poniższe 10 kroków można podzielić na pięć faz projektu. Te pięć faz przypomina tradycyjne fazy zarządzania projektami, ale obejmuje również dodatkowe strategie marketingowe, które zapewnią, że zarówno Ty, jak i Twój projekt marketingowy, będziecie gotowi na sukces. 

Cele i analiza

Celem fazy celów i analizy w zarządzaniu projektami marketingowymi jest skupienie się na planowaniu kampanii marketingowej. Obejmuje to określenie celów końcowych projektu i nakreślenie wskaźników sukcesu.

1. Zdefiniuj cele końcowe: jasno określ cele końcowe na początku każdego projektu, nad którym pracujesz. Dzięki temu członkowie zespołu będą wiedzieć, do czego dążyć podczas realizacji projektu, a interesariusze będą wiedzieć, czego się spodziewać. 

2. Określ wskaźniki sukcesu: ważne jest, aby określić kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) na początku kampanii, aby można było używać tych wskaźników do monitorowania postępów w całym cyklu życia projektu. 

Strategia marketingowa

Wykorzystaj cele projektu z pierwszego etapu, aby opracować strategię marketingową. Na tym etapie wykorzystasz również badania rynku i dane, aby znaleźć najskuteczniejszy sposób na osiągnięcie celów strategicznych.

1. Wskaż odbiorców: określenie grupy docelowej to pierwszy krok do osiągnięcia wysokiego zwrotu z inwestycji. Odbiorcy docelowi to grupa osób, które najprawdopodobniej będą rezonować z Twoją marką. Jeśli uda Ci się dotrzeć do tej grupy odbiorców, zwiększysz swoje szanse na sprzedaż produktu lub usługi. 

2. Ustal przekaz i wezwania do działania: określ wiadomość, którą chcesz wysłać do odbiorców docelowych. Twoja wiadomość powinna zawierać strategiczne wezwania do działania dotyczące Twojego produktu lub usługi. 

Planowanie projektu

Kampania marketingowa może wymagać materiałów kreatywnych oraz szczegółowego planu dotyczącego sposobu i miejsca ich dystrybucji. Na etapie planowania projektu stwórz zespół, który pomoże Ci w utworzeniu zasobów. 

1. Wyjaśnij zakres: wyjaśnij zakres projektu, aby wszyscy znali ograniczenia dotyczące osi czasu projektu, zasobów i budżetu. Ważne jest również, aby interesariusze byli świadomi zakresu projektu, co pozwoli ograniczyć liczbę wniosków o zmianę.

2. Deleguj zadania: delegowanie zadań jest kluczowe, jeśli chcesz utrzymać dobrą organizację i uniknąć powielania pracy. Utwórz oś czasu projektu i przypisz zadania członkom zespołu. Użyj wykresu Gantta lub innego narzędzia do zarządzania zadaniami, aby członkowie zespołu mogli wizualizować kamienie milowe projektu i zależności między zadaniami. 

Rozpoczęcie kampanii

Po zaplanowaniu kampanii rozpoczyna się działanie. Na tym etapie zespół opracowuje materiały kreatywne i wysyła je do odbiorców. Ta część zarządzania projektami marketingowymi jest ekscytująca, ponieważ możesz zobaczyć swoją strategię w akcji. 

1. Twórz produkty końcowe projektu: opracuj produkty końcowe, które przyćmieją konkurencję i zachwycą odbiorców. Zatrudnij zespół autorów i projektantów graficznych, którzy potrafią przekazać Twoje przesłanie za pomocą mocnych tekstów i imponujących wizualizacji. 

2. Dystrybucja w różnych kanałach marketingowych: określ, które kanały marketingowe pomogą Ci dotrzeć do docelowych odbiorców i kiedy będą oni z nich korzystać. Umieść swoje produkty końcowe w tych kanałach, aby jak najwięcej osób je zobaczyło.

Monitoruj i przeglądaj

Użyj wskaźników sukcesu ustalonych w fazie planowania projektu, aby monitorować postępy w jego realizacji. Po prześledzeniu postępów możesz również wykorzystać wyniki, aby wyciągnąć wnioski na przyszłość. 

1. Monitoruj wyniki: użyj oprogramowania do zarządzania projektami, aby monitorować kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) w czasie rzeczywistym. Po uruchomieniu kampanii marketingowej możesz ocenić, jak dobrze się spisała i jakie zmiany należy wprowadzić w przyszłej strategii marketingowej.

2. Ustal przyszłe standardy: wykorzystaj wnioski wyciągnięte z monitorowania kampanii, aby ustalić standardy dla przyszłych projektów. Na przykład, jeśli Twoja kampania nie przyniosła dobrych wyników w określonej grupie wiekowej, ustaw ograniczenia dotyczące odbiorców dla tej grupy w przyszłych kampaniach.  

Typowe wyzwania w kampaniach marketingowych

Wiele zespołów marketingowych napotyka wyzwania podczas wdrażania kampanii marketingowych. Na szczęście najczęstsze wyzwania można łatwo uniknąć lub złagodzić ich skutki, korzystając z narzędzi do zarządzania projektami marketingowymi. 

Wykorzystaj poniższe rozwiązania w ramach przepływu pracy zarządzania projektami marketingowymi.

1. Zagrożenia projektu

Kampanie marketingowe niosą ze sobą ryzyko w wielu obszarach i trudno jest przewidzieć, jakie będzie to ryzyko i kiedy wystąpi. Jeśli jednak nie jesteś przygotowany na ograniczenie ryzyka w projekcie, gdy już się pojawi, problem może wpłynąć na jakość projektu. Niektóre typowe obszary ryzyka w projekcie to:

• Ryzyko techniczne: może mieć wpływ w szczególności na kampanie e-mailowe lub cyfrowe kampanie marketingowe. Incydenty związane z bezpieczeństwem, cyberataki, kradzież haseł lub przerwy w świadczeniu usług mogą opóźnić kampanię marketingową lub całkowicie ją zatrzymać. 

• Ryzyko rynkowe: to ryzyko, które dotyczy całego rynku. Mogą one obejmować ryzyko recesji, ryzyko marży, ryzyko stopy procentowej i ryzyko walutowe. Chociaż tych zagrożeń nie można kontrolować, Twój zespół może się na nie przygotować, aby móc szybko zareagować, jeśli się pojawią.

• Ryzyko organizacyjne: ryzyko organizacyjne wynika z problemów z operacjami wewnętrznymi. Zdarzenia należące do tej kategorii obejmują utratę reputacji, awarie komunikacji, pozwy sądowe i zakłócenia w łańcuchu dostaw. 

Rozwiązanie: skorzystaj z zarządzania ryzykiem w projekcie , aby zapobiegać ryzyku w kampaniach marketingowych i je ograniczać. W fazie planowania przeprowadź analizę ryzyka, aby ocenić, które zagrożenia w projekcie są najbardziej prawdopodobne, a także które z nich mają najwyższy priorytet. Następnie wykorzystaj statystyki, aby odpowiednio dostosować kampanię i przygotować się na potencjalne komplikacje. 

2. Pełzanie zakresu

Pełzanie zakresu ma miejsce, gdy kampania marketingowa wykracza poza początkowe oczekiwania. Kampanie marketingowe często cierpią z powodu pełzania zakresu, ponieważ zespoły nie ustalają jasnych wymagań podczas planowania projektu. Jeśli nie zakomunikujesz interesariuszom swoich ograniczeń, mogą oni zażądać zmian, z którymi zespół projektowy będzie miał problem. 

Rozwiązanie: zdefiniuj cele projektu na początkowych etapach kampanii marketingowej i udostępnij je interesariuszom. Utrzymuj jasne linie komunikacji, aby interesariusze rozumieli wymagania projektu, w tym ograniczenia związane z harmonogramem i budżetem. W razie potrzeby możesz również ustanowić proces kontroli zmian, aby regulować wnioski o zmiany.  

3. Słaba komunikacja z interesariuszami

Słaba komunikacja z interesariuszami to wyzwanie, przed którym staje wiele zespołów marketingowych. Jak widać powyżej, wyzwanie to ma swoje konsekwencje, a pełzanie zakresu jest tylko jedną z nich. Inne konsekwencje problemów z komunikacją to m.in.:

• Niejasne oczekiwania dotyczące projektu 

• Niespójność celów i wyników

• Obniżone morale zespołu

• Niewystarczające finansowanie projektu

• Powielanie pracy

Rozwiązanie: użyj oprogramowania do zarządzania projektami, aby ustanowić silną linię komunikacji z interesariuszami. Udostępniaj aktualizacje w czasie rzeczywistym wszystkim osobom zaangażowanym w kampanię marketingową i zachęcaj interesariuszy do przekazywania informacji zwrotnych. Wyznacz kamienie milowe projektu jako punkty kontrolne do wspólnej oceny kampanii.

4. Brak jednego źródła wiedzy

Zespoły marketingowe, które polegają na komunikacji z interesariuszami twarzą w twarz, za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu lub czatu wideo, napotkają wyzwania podczas zarządzania kampaniami marketingowymi. Nie należy rezygnować z tych tradycyjnych form komunikacji, ale nie oferują one podstawowych funkcji, takich jak:

• Udostępnianie dokumentów

• Aktualizacje statusu w czasie rzeczywistym

• integracje z oprogramowaniem,

• Zarządzanie zadaniami

• Jedno źródło informacji

Strategia marketingowa powinna być przejrzysta dla wszystkich interesariuszy. Przejrzystość wzmacnia komunikację w zespole i poprawia jakość projektu.

Rozwiązanie: użyj oprogramowania do zarządzania projektami jako jednego źródła wiedzy. Istnieje wiele rodzajów oprogramowania do zarządzania projektami o różnym poziomie funkcjonalności. Niektóre narzędzia gromadzą informacje o projekcie, podczas gdy inne zbierają informacje ze źródeł zewnętrznych. Użyj narzędzia takiego jak Asana, aby dostosować widoki projektu i zapewnić wszystkim – od członków zespołu po interesariuszy – dostęp do tych samych informacji.

Użyj oprogramowania do zarządzania projektami, aby uporządkować swoją strategię marketingową

Zarządzanie projektami marketingowymi może wyeliminować niektóre z typowych wyzwań, przed którymi stoją działy marketingowe. Korzystając z ustrukturyzowanej metodologii zarządzania, poprawisz przepływ komunikacji i usprawnisz proces pracy. Korzystaj z oprogramowania do zarządzania projektami, aby promować współpracę między interesariuszami i stworzyć jedno źródło wiedzy.