Czym jest zarządzanie projektami IT?

Kierownicy projektów IT to zdolni do adaptacji i zaradni liderzy. Realizacja złożonych projektów nie jest łatwym zadaniem, ale dobry lider potrafi to robić wielokrotnie. 

Jako kierownik projektu IT tworzysz przyjazną dla użytkownika i elastyczną technologię dla konsumentów, jednocześnie śledząc postępy członków swojego zespołu. Zastanawiamy się, jak to wszystko zrobić? Zgadujemy, że Twoim sekretem jest oprogramowanie do zarządzania projektami IT. 

Posiadanie odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami IT może być kluczem do sukcesu projektu. W naszym przewodniku wyjaśniamy, czym jest zarządzanie projektami IT i przedstawiamy wskazówki dotyczące zarządzania projektami IT.  

Czym jest zarządzanie projektami IT?

Zarządzanie projektami IT to proces zarządzania, planowania i opracowywania projektów z zakresu technologii informacyjnej. Projekty IT realizowane są w różnych branżach, w tym w tworzeniu oprogramowania, bezpieczeństwie informacji, systemach informatycznych, komunikacji, sprzęcie, sieciach, bazach danych i aplikacjach mobilnych.

Programiści projektów IT dostarczają produkt lub usługę, podczas gdy menedżerowie zajmują się zarządzaniem projektami IT. Menedżerowie są odpowiedzialni za przekazywanie oczekiwań oraz utrzymywanie projektów na właściwych torach i w ramach budżetu, aby zapewnić ich sprawne działanie.

Jakie są 5 faz projektów IT?

Jako kierownik projektu IT możesz skuteczniej realizować złożone zadania, korzystając z pięciu faz zarządzania projektami IT. Każda faza ma inne kamienie milowe, które napędzają cykl życia projektu. Niezależnie od tego, czy zarządzasz sprintami w projekcie Agile, czy wdrażasz procesy, zaplanuj swój następny projekt, korzystając z pięciu poniższych faz.

1. Inicjacja

Na etapie inicjacji należy określić potrzebę realizacji projektu i stworzyć propozycję projektu. Projekt musi być również opłacalny dla zespołu i całej firmy. Na tym etapie upewnij się również, że projekt jest wart poświęconego czasu i zasobów, zanim przejdziesz dalej.

2. Planowanie

Faza planowania to wspólny nakład pracy kierownika projektu IT i zespołu. Planowanie projektu obejmuje ustalanie budżetów, identyfikowanie ryzyka i tworzenie jasnych celów, które chcesz osiągnąć. 

Szablon mapy drogowej może pomóc Ci zaplanować cele, do których możesz się odwoływać w całym cyklu życia projektu. 

3. Realizacja

Faza realizacji to moment, w którym zespół określa produkty końcowe projektu. Kierownicy projektów IT odgrywają kluczową rolę, delegując zadania, aby osiągnąć kamienie milowe i utrzymywać otwartą komunikację między wszystkimi członkami zespołu. 

Użyj oprogramowania do współpracy zespołowej, aby wszyscy byli na bieżąco z tym, kto, co i na kiedy musi wykonać. Może być konieczne ponowne przejrzenie planu projektu podczas jego realizacji, ponieważ projekty często ulegają zmianom w trakcie rozwoju. 

4. Monitorowanie i kontrola

W fazie realizacji użyj oprogramowania do zarządzania projektami IT, aby śledzić postępy zespołu w czasie rzeczywistym. Obejmuje to monitorowanie czasu, kosztów, zakresu, jakości i ryzyka związanego z samym projektem. Korzystając z mapy drogowej projektu, możesz ocenić, czy projekt jest zgodny z propozycją i celami projektu, a w razie potrzeby skorygować jego przebieg. 

5. Zamknięcie

Po ukończonym projekcie rozpoczyna się faza zamknięcia. Na tym etapie należy upewnić się, że wszystkie prace zostały ukończone, zatwierdzone i przekazane odpowiedniemu zespołowi. Ważne jest również, aby poświęcić trochę czasu na przeanalizowanie wniosków wyciągniętych podczas projektu i ustalenie, co poszło dobrze, a co nie. Faza zamknięcia jest kluczowa, ponieważ umożliwia zespołowi przeanalizowanie i ulepszenie metodologii na przyszłość. 

Czym zajmuje się kierownik projektu IT?

Jako kierownik projektu IT musisz wiedzieć, jak komunikować się ze wszystkimi osobami w Twojej organizacji. Będziesz ściśle współpracować z członkami działu IT, ale możesz również odpowiadać za omawianie pracy swojego zespołu z innymi zespołami.

• Zapewnienie funkcjonalności produktu: celem każdego projektu IT jest dostarczenie funkcjonalnego produktu, który spełnia potrzeby klienta. Kierownicy projektów IT są pierwszą osobą, z którą kontaktują się interesariusze, jeśli coś pójdzie nie tak z projektem, dlatego musisz przede wszystkim skupić się na funkcjonalności. 

• Przydzielanie zadań członkom zespołu: kierownik projektu jest osobą, do której członkowie zespołu zwracają się, aby ustalić swoje role i obowiązki w ramach projektu. Jako kierownik projektu IT poświęć trochę czasu na zrozumienie zespołów IT, aby móc skutecznie przypisywać zadania.

• Śledzenie postępów i wydajności: po rozpoczęciu każdego projektu specjaliści ds. zarządzania projektami muszą śledzić wydajność zespołu, oś czasu projektu, budżet i stopień realizacji celów projektu. Kierownicy projektów IT mogą korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami, aby oceniać kompetencje i wspierać rozwój zawodowy.

• Prowadzenie spotkań Agile z interesariuszami: na interesariusza często ma wpływ wynik projektu. Może to być członek kadry kierowniczej, klient lub tester produktu. Jako kierownik projektu IT będziesz komunikować się z interesariuszami i przekazywać im częste raporty o statusie projektu.  

Wyzwania stojące przed kierownikami projektów IT

Jako kierownik projektu IT napotkasz na swojej drodze wiele wyzwań, ale dzięki odpowiednim narzędziom do zarządzania możesz mieć pewność, że będziesz w stanie szybko rozwiązywać problemy. 

Czas i budżetowanie

Czas i budżet to jedne z największych wyzwań, z jakimi możesz się zmierzyć w zarządzaniu projektami IT. Bez realistycznych terminów projektu ryzykujesz dostarczenie produktu lub usługi o niższej jakości niż mogłaby być. 

Brak zasobów do ukończenia projektu może również zaszkodzić zespołowi i klientom. Możesz ograniczyć wyzwania związane z czasem i budżetem, nadając priorytet tym elementom w fazie planowania. 

• Scenariusz: kierownictwo wyższego szczebla chce, aby Twój zespół przeprowadził migrację oprogramowania w całej firmie w ciągu jednego miesiąca, ale potrzebujesz dodatkowego miesiąca, ponieważ Twój zespół jest zbyt mały i niedoświadczony, aby ukończyć migrację w wyznaczonym czasie.

• Rozwiązanie: użyj oprogramowania do zarządzania projektami IT, aby na bieżąco informować kierownictwo wyższego szczebla o dostępności i doświadczeniu zespołu. Dzięki temu kierownictwo może przygotować bardziej realistyczny harmonogram podczas przydzielania projektów IT.

pełzanie zakresu

Do pełzania zakresu dochodzi, gdy pierwotne cele projektu zostają przyćmione przez nowe wymagania i produkty końcowe dodawane przez interesariuszy. Może to potencjalnie doprowadzić do opóźnienia projektu i wymaga ciągłego manewrowania. 

Aby ograniczyć częstotliwość występowania pełzania zakresu, od samego początku ustalaj jasne cele projektu, wdrażaj proces kontroli zmian i dokładaj wszelkich starań, aby komunikować się z interesariuszami na każdym etapie. 

• Scenariusz: początkowym celem projektu było ulepszenie zewnętrznej sieci Wi-Fi w siedzibie firmy, aby pracownicy i goście mogli pracować z dowolnego miejsca. Podczas realizacji projektu interesariusze proszą o rozszerzenie zasięgu zewnętrznej sieci Wi-Fi na centrum operacyjne po drugiej stronie ulicy, a także o umożliwienie pobierania danych. 

• Rozwiązanie: zarządzanie projektami IT może zapewnić jasne cele projektu na samym początku, dzięki czemu interesariusze będą wiedzieć, co można osiągnąć w ramach tego projektu. Na przykład zrozumieją, że rozszerzenie zasięgu zewnętrznej sieci Wi-Fi jest uzasadnione, podczas gdy dodanie możliwości pobierania danych wykracza poza zakres projektu.

Nieporozumienia

Kierownicy projektów IT pełnią rolę pośredników między członkami zespołu, działami i interesariuszami, dlatego nieprawidłowa komunikacja może stanowić problem, jeśli nie istnieje zorganizowany proces, który zapewni wszystkim dostęp do informacji. Nadaj priorytet komunikacji, korzystając z narzędzi do zarządzania projektami IT, aby poprowadzić swój zespół do sukcesu. 

• Scenariusz: Twoja firma zgadza się współpracować z lokalną szkołą i ulepszyć jej przestrzenie edukacyjne, zapewniając lepszy dostęp do technologii. Projekt obejmuje instalację Wi-Fi i przekazanie szkole 100 komputerów, ale Twój starszy menedżer myślał, że przekazujesz tylko 10 komputerów.

• Rozwiązanie: na początku projektu nadaj priorytet komunikacji. Udostępnianie częstych aktualizacji statusu projektu za pomocą narzędzi do zarządzania IT może zapewnić, że wszyscy będą na bieżąco przez cały cykl życia projektu. 

Zarządzanie ryzykiem

Zarządzanie ryzykiem związanym z projektem z zakresu technologii informacyjnej jest niezbędnym krokiem w fazie inicjacji. Na tym etapie musisz opracować alternatywne plany na wypadek, gdyby Twoje początkowe cele okazały się niewystarczające. Jeśli nie zarządzasz ryzykiem na początku, trudno będzie Ci nadrobić zaległości, gdy coś pójdzie nie tak w czasie rzeczywistym. 

• Scenariusz: Twój zespół tworzy internetowy portal do planowania wizyt dla pacjentów szpitala. Przewidujesz, że wszystko będzie przebiegać sprawnie, więc jesteś zszokowany, gdy błąd w programie powoduje, że pacjenci z chorobami serca trafiają do ginekologów, a pacjenci z chorobami neurologicznymi do urologów.

• Rozwiązanie: dzięki odpowiedniemu zarządzaniu ryzykiem istnieje plan szybkiego i skutecznego usunięcia błędu. Naprawa błędu oznacza również ponowną ocenę i identyfikację potencjalnych nowych zagrożeń związanych z wprowadzeniem poprawki. Analiza ryzyka jest istotną częścią zarządzania projektami IT. Spróbuj użyć rejestru zagrożeń, aby zidentyfikować ryzyko, zanim się pojawi. 

Zmieniająca się technologia

Złożone projekty IT mogą być ukończone w ciągu kilku miesięcy lub lat. Jednym z wyzwań w zarządzaniu projektami IT jest nadążanie za zmianami technologicznymi w trakcie realizacji projektu. Zakres projektu początkowego projektu IT musi być elastyczny na wypadek, gdyby potrzeby klienta zmieniły się w trakcie jego realizacji. 

• Scenariusz: Twój zespół podejmuje się długoterminowego projektu mającego na celu ulepszenie systemów GPS w samochodach. W trakcie pracy nad tym projektem pojawiają się aplikacje GPS na telefony, które umożliwiają kierowcom śledzenie ruchu drogowego w czasie rzeczywistym. Twój system GPS nie uwzględnia ruchu drogowego, a dodanie tej funkcji znacznie wydłużyłoby czas realizacji projektu. 

• Rozwiązanie: zmieniającej się technologii nie da się zatrzymać, więc projekt IT musi być elastyczny. W tym przykładzie Twój zespół musiałby zdecydować, czy zmiana projektu jest dobrą strategią biznesową, aby konkurować z zaawansowaną technologią GPS w telefonach.

Rodzaje narzędzi do zarządzania projektami IT

Narzędzia do zarządzania projektami IT mogą pomóc zespołowi projektowemu w utrzymaniu organizacji i zapewnieniu dostępu do informacji od inicjacji projektu po jego ukończenie. Narzędzia te pomagają zwizualizować rolę każdego członka zespołu w projekcie i pokazać postępy projektu w czasie rzeczywistym.

Dla wszystkich rodzajów projektów IT:

• Macierz RACI: RACI to skrót od angielskich słów „Responsible”, „Accountable”, „Consulted” i „Informed”, które oznaczają odpowiedzialność, nadzór, konsultacje i informowanie. Macierz RACI pozwala jasno określić role i obowiązki członków zespołu podczas pracy nad projektami. Dla każdego zadania lub produktu końcowego określ, którzy członkowie zespołu lub interesariusze są osobami odpowiedzialnymi, nadzorującymi, informowanymi lub konsultowanymi. Te wykresy mogą być przydatne we wszystkich rodzajach projektów IT, ponieważ zawsze istnieje potrzeba wyjaśnienia obowiązków członków zespołu.  

W przypadku projektów z zależnościami między zadaniami:

• Wykres Gantta: wykres Gantta, nazwany na cześć Henry'ego Gantta, to poziomy wykres używany do wizualizacji osi czasu projektu. Każdy słupek na wykresie oznacza zadanie w projekcie, a jego długość odzwierciedla czas. Wykresy Gantta pomagają zespołom wizualizować, jakie zadania należy wykonać i jak wpływają one na siebie nawzajem, na przykład w modelu kaskadowym. Jeśli projekt obejmuje wiele zadań zależnych (czyli zadań, które są od siebie uzależnione), to świetne narzędzie, ponieważ członkowie zespołu mogą sprawdzić, czy i gdzie zadania się pokrywają. 

W przypadku projektów, które wymagają zadań z niewielkimi, przyrostowymi zmianami:

• Tablice Kanban: tablice Kanban pokazują strukturę podziału pracy i etap, na którym znajduje się każde zadanie. Korzystanie z tablic Kanban w zarządzaniu projektami IT może pomóc Twojemu zespołowi zrównoważyć obowiązki służbowe i sprawdzić dostępną pojemność innych członków zespołu. Tablice Kanban sprawdzają się, gdy projekt wymaga wykonywania zadań z niewielkimi, przyrostowymi zmianami. Te tablice umożliwiają zespołom dzielenie zadań na listy kontrolne i etapy postępu. 

Jakie są przykłady zarządzania projektami IT?

Zespół IT pracuje nad nową aplikacją na iPhone'a, która pomoże pracownikom rejestrowaować czas pracy. Podczas przygotowywania propozycji projektu aplikacji na iPhone'a kierownik projektu IT konsultuje się z twórcą aplikacji, jednocześnie biorąc pod uwagę potrzeby użytkownika końcowego. 

W tym przykładzie projektu IT wykorzystamy pięć faz zarządzania projektami, aby przeprowadzić aplikację na iPhone'a przez proces tworzenia.

• Faza inicjacji: pierwszym krokiem jest zadawanie pytań. Zastanów się, w jaki sposób aplikacja pomoże rozwiązać problem. Zastanów się, w jaki sposób ta aplikacja na iPhone'a może stanowić rozwiązanie dla pracowników i pracodawców. Czy stworzenie tej aplikacji jest możliwe dla Twojego zespołu, biorąc pod uwagę wyznaczony czas i budżet?

• Faza planowania: następnie rozpoczynasz fazę planowania. Określ budżet potrzebny do stworzenia aplikacji i ocenić, kto w Twoim zespole może zająć się kodowaniem aplikacji.

• Faza wykonania: najważniejszą częścią realizacji planu aplikacji na iPhone'a jest określenie ogólnych celów projektu. W tym przykładzie cel projektu jest następujący: „Celem tej aplikacji do śledzenia czasu jest zapewnienie pracownikom łatwo dostępnego sposobu rejestrowania godzin pracy oraz pomoc pracodawcom w śledzeniu produktywności zespołu”.

• Fazy monitorowania, kontroli i zamknięcia: użyj narzędzi do zarządzania projektami IT, aby monitorować postępy swojego zespołu. Skuteczne oprogramowanie do zarządzania projektami umożliwia analizę danych na etapie zamknięcia. 

Usprawnij projekty IT dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami

Silny menedżer IT zapewni, że Twoje projekty IT będą przebiegać sprawnie, zgodnie z planem i budżetem. Szukasz sposobu na automatyzację zadań jako menedżer IT?