Jak utworzyć brief projektu w 7 krokach

Jeśli chcesz, aby Twój następny projekt graficzny zakończył się sukcesem, koniecznie zacznij od briefu projektowego. Brief projektowy to ustrukturyzowana mapa drogowa projektu, która ułatwia komunikację wszystkim zaangażowanym osobom.

W tym przewodniku omawiamy, czym jest brief projektowy, jakie korzyści płyną z jego utworzenia, jak go napisać i jakie elementy zawsze należy uwzględnić. Na początek zapoznaj się z przykładowym szablonem projektowym.

Czym jest brief projektowy?

Brief projektowy to dokument, który przedstawia podstawowe szczegóły i oczekiwania dotyczące projektu graficznego dla marki. Dokument ten powinien być łatwym do zrozumienia planem realizacji projektu. Skuteczny brief projektowy dostosowuje cele firmy i projektanta, aby wszyscy byli zadowoleni z ostatecznego rezultatu. 

Wskazówka: w przypadku projektów o charakterze bardziej technicznym zespoły mogą skorzystać z szablonu dokumentu projektowego, aby zebrać w jednym miejscu wymagania systemowe, specyfikacje i zależności.

Każda firma, która korzysta z zasobów projektowych, może skorzystać na tym, że projektanci stworzą brief przed rozpoczęciem projektu – niezależnie od tego, czy są to projektanci wewnętrzni, czy freelancerzy. W tym artykule użyjemy zamiennie słów „klient” i „firma”, aby przedstawić stronę zlecającą projekt.

brief projektu rozpoczyna się od wyjaśnienia, dlaczego nowy projekt jest konieczny. Obejmuje to sposób, w jaki projekt przyniesie korzyści grupie docelowej, jak wpłynie na przekaz marki i jak będzie się prezentował na tle konkurencji. Projektant wykorzystuje te informacje do zapisania celów i założeń nadchodzącego projektu. 

Zespoły, które szukają bardziej wizualnego sposobu na sformułowanie tych celów, mogą również wypróbować szablon tablicy wizji, aby przełożyć pomysły na uporządkowany i inspirujący kierunek.

Wreszcie brief zawiera szczegóły projektu, produkty końcowe, budżet, osie czasu i zakres, dzięki czemu wszyscy mają takie same oczekiwania. Brief projektowy to świetny sposób na zapewnienie zgodności działań klienta i zespołu projektowego.

Brief projektowy a brief kreatywny

Jeśli nigdy wcześniej nie tworzyłeś briefu projektowego, może on wydawać się bardzo podobny do briefu kreatywnego. Ogólnie rzecz biorąc, brief projektowy obejmuje głównie fazę przedprodukcyjną i biznesową projektu, podczas gdy brief kreatywny skupia się na innowacyjnej realizacji. 

Dobrze wykonany brief projektowy zapewnia obu stronom solidny układ, który pozwoli im osiągnąć swoje cele. To świetny przewodnik, do którego można się odwołać, jeśli jedna ze stron uzna, że praca zbacza z toru lub pojawią się spory. 

Po przeprowadzeniu analizy związanej z briefem projektowym Twój zespół wykorzysta brief kreatywny, aby lepiej poznać firmę i grupę docelową oraz dostosować projekty do ich potrzeb. Ten drugi brief to bardziej szczegółowe spojrzenie na to, jak projekt będzie przemawiał do klientów, jakie elementy mają zostać uwzględnione oraz jakie są powody decyzji artystycznych.

Dlaczego projektanci potrzebują briefu projektowego?

Posiadanie briefu projektowego na początku nowego projektu ma wiele zalet. Daje czas na prawdziwe zrozumienie niuansów firmy i jej odbiorców. Brief projektowy daje również klientowi pewność, że jego opinia jest ceniona i że wszystkie strony mają ten sam cel końcowy. 

Korzystając z briefu projektowego, możesz:

• Zbudować relację między projektantem a klientem opartą na zaufaniu.

• Zapoznać się ze statystykami dotyczącymi marki i grupy docelowej.

• Zachęcić klienta do większego zaangażowania w projekt.

• Uzgodnić rozsądny harmonogram i budżet przed rozpoczęciem projektu.

• Ustalić standardy jakości i rodzaje wymaganych produktów końcowych.

Co powinien zawierać brief projektowy?

Formularze briefów projektowych są bardzo zróżnicowane, ale są pewne aspekty, które należy uwzględnić za każdym razem. Po uwzględnieniu podstawowych elementów brief projektowy można dostosować w zależności od rodzaju projektu lub klienta. 

Rozpocznij swój brief projektowy od kontekstu, który wyjaśnia, dlaczego dokonujesz swoich wyborów kreatywnych. Kontekst powinien również wyjaśniać, w jaki sposób Twoje decyzje kreatywne przyczynią się do osiągnięcia celów klienta. Twój brief projektowy powinien zawierać wszystkie niezbędne informacje, aby nakreślić projekt od początku do końca.

Przegląd

Rozpocznij swój brief projektowy od podania informacji o firmie, dla której projekt jest przeznaczony. Ten punkt wyjścia pomoże Ci zdobyć zaufanie interesariuszy, pokazując, że rozumiesz ich rynek, branżę i wytyczne dotyczące marki. 

Przegląd projektu lub marki zazwyczaj zawiera takie szczegóły jak wielkość firmy, dane kontaktowe, poprzednie projekty lub bieżące potrzeby projektowe. Może to być szczególnie pomocne, gdy nad tym samym projektem pracuje wiele osób. Po sfinalizowaniu przeglądu wszyscy będą mieli pod ręką krótkie podsumowanie, do którego będą mogli się odwoływać w razie potrzeby.

Pytania, które warto zadać:

• Co wyróżnia klienta?

• Czym zajmuje się firma?

• Jakie są wytyczne i oczekiwania marki?

• Jakie motywy przewodnie są ważne dla marki?

• Jakie są podstawowe potrzeby klienta? Jak możemy zaspokoić te potrzeby?

Zakres i przegląd projektu

Po przygotowaniu ogólnego zarysu marki nadszedł czas, aby przedstawić szczegółowy opis realizowanego projektu graficznego. Ten opis to podsumowanie tego, nad czym będziesz pracować, dlaczego ta praca przynosi korzyści klientowi oraz role i obowiązki wszystkich osób.

Jest to również okazja do wyjaśnienia zakresu projektu, który dokładnie określa, co jest potrzebne do jego realizacji. Zakres projektu powinien zostać uzgodniony przez obie strony, aby uniknąć nieporozumień lub napięć w trakcie procesu projektowania.

Pytania, które należy zadać:

• Jakie projekty stworzymy?

• Jakie problemy staramy się rozwiązać dzięki nowym projektom?

• Jakie są oczekiwania klienta wobec tego projektu?

• Co wchodzi w zakres projektu? Co jest poza zakresem projektu?

• Jak będziemy radzić sobie z pełzaniem zakresu?

Cele i założenia projektu

Po ukończeniu przeglądu projektu i firmy ważne jest, aby wyjaśnić cele i założenia projektu. Ta sekcja powinna skupić się na problemie projektowym, który należy rozwiązać, oraz na krokach, które zespół podejmie, aby rozwiązać ten problem.

W tej sekcji należy również nakreślić cel projektu i przedstawić konkretne kroki, które należy podjąć, aby osiągnąć zamierzony cel. Ta sekcja powinna wskazywać drogę do realizacji projektu – zadbaj o to, aby była ona jak najbardziej konkretna.

Pytania, które warto zadać:

• Co sprawi, że ten projekt zakończy się sukcesem?

• Jakie kroki musimy podjąć, aby osiągnąć nasze cele?

• Jakie są nasze cele projektowe dla tego projektu?

• Jakich wskaźników użyjemy do określenia, czy projekt zakończył się sukcesem?

Odbiorcy docelowi

Zrozumienie klientów klienta jest kluczowe, aby móc tworzyć projekty, które przemawiają do osób, do których próbuje dotrzeć. W tym celu utwórz tablicę pomysłów projektowych, aby wyjaśnić i skontekstualizować odbiorców klienta. Ta tablica to okazja, aby zastanowić się nad klientami klienta i stworzyć personę z myślą o nich. 

Twój klient może już mieć taką personę, z której mogą skorzystać Twoi projektanci. Jeśli nie, możesz ją stworzyć na podstawie grupy docelowej klienta,  danych demograficznych, cech psychologicznych i zainteresowań. Wszystko to pomaga stworzyć obraz tego, do kogo kierowane są Twoje prace projektowe. 

Pytania, które warto zadać:

• Jakie są ulubione hobby Twoich klientów?

• Jakie są cechy demograficzne i psychologiczne Twojej persony?

• W jaki sposób Twój produkt lub usługa pomoże odbiorcom docelowym?

• Czego chcą Twoi docelowi odbiorcy?

• Jakie ważne cechy wpływają na zachowanie grupy docelowej (czy to wiek, płeć, region itp.)?

Budżet i oś czasu

Jednym z najważniejszych elementów każdego dobrego briefu projektowego jest uzgodnienie budżetu i osi czasu projektu. Wielu klientów, którzy nie są projektantami, może nie zdawać sobie sprawy, ile czasu zajmie każdy etap, więc warto mieć przybliżone szacunki, do których będą mogli się odwoływać.

Kiedy Ty i Twój klient ustalacie budżet projektu, ważne jest, aby realistycznie ocenić czas potrzebny na zbieranie informacji, planowanie, tworzenie i wprowadzanie zmian. Pamiętaj, aby w harmonogramie i budżecie uwzględnić wystarczająco dużo miejsca na ewentualne trudności lub nieoczekiwane zmiany.

Pytania, które warto zadać:

• Jak długo potrwa ten projekt od początku do końca?

• Jaki jest budżet tego projektu?

• Jak długo powinno trwać otrzymanie informacji zwrotnej? 

• Jak często Ty i Twój klient będziecie aktualizować narzędzie do tworzenia osi czasu projektu?

Analiza konkurencji

Każda organizacja ma konkurencyjne marki i ważne jest, aby zrozumieć konkurencję. Gdy dobrze poznasz konkurencję marki, możesz tworzyć nowe i innowacyjne projekty, które wyróżniają się z tłumu.

Projektanci powinni uczyć się na sukcesach i błędach swoich konkurentów, aby móc wyznaczyć kierunek dla swojego kolejnego projektu. Dobre zrozumienie konkurencji klienta pomoże w podejmowaniu lepszych decyzji projektowych w przyszłości.

Pytania, które należy zadać:

•  Kim są konkurenci firmy?

•  Jakie projekty konkurencji odniosły sukces w przeszłości?

•  Co wyróżnia naszą markę na tle konkurencji?

• Czy mój klient stworzył analizę konkurencji, którą mogę przejrzeć?

Produkty końcowe projektu

Wszystkie informacje, które zebrałeś, oraz badania, które przeprowadziłeś, aby stworzyć plan projektu, są niezbędne do wyjaśnienia, co wchodzi w skład produktów końcowych projektu. To właśnie otrzyma klient i to właśnie będzie produkt końcowy. 

Produkty końcowe projektu będą się różnić w zależności od jego wielkości, zakresu i budżetu. Ustalenie jasnych standardów i spisanie produktów końcowych pomoże uniknąć nieporozumień na koniec projektu.

Pytania, które należy zadać:

•  Jak będzie wyglądał efekt końcowy?

•  Jakie produkty końcowe obejmuje ten projekt?

•  Jakie są główne kamienie milowe projektu w całym procesie?

Szablon briefu projektowego

Zapoznaj się z naszym szablonem briefu projektowego poniżej, aby uprościć tworzenie skutecznego briefu projektowego. Poniżej znajduje się przykładowy brief projektowy dotyczący uruchomienia kampanii e-booków. Można go dostosować do każdego projektu. Użyj go jako punktu wyjścia dla własnego briefu, aby upewnić się, że wszystkie szczegóły zostały uwzględnione z góry. 

Następnie rozwiń swój brief, tworząc prezentację dla klienta, korzystając z szablonu propozycji projektowej, który określa cele, produkty końcowe i osie czasu w jednym miejscu.

Przykładowy brief projektowy   

Użyj tego szablonu jako punktu wyjścia do dalszego dostosowania briefu, który będzie odpowiedni dla Twojego zespołu. 

Przegląd

Jaki jest Twój projekt i jaki jest jego zakres?

Cele

Dlaczego ten projekt jest ważny? Co chcesz osiągnąć?  

Odbiorcy docelowi

Do kogo kierujesz swoją kampanię? Im bardziej szczegółowo, tym lepiej.

Budżet

Jaki jest budżet? Jak należy go wydać?

Oś czasu i produkty końcowe

Podaj datę i opis dla każdego produktu końcowego. 

Korzyści z tworzenia briefu projektowego w Asanie

Stworzenie briefu projektowego za pomocą współdzielonego systemu online ma wiele zalet. Po pierwsze, jeśli utworzysz brief projektu w narzędziu takim jak Asana, wszyscy interesariusze będą mieli dostęp do informacji. Dzięki temu wszyscy będą na bieżąco z projektem, celami i harmonogramem. 

Jeśli klient ma pytania, odpowiedź jest na wyciągnięcie ręki w używanym narzędziu. Ponadto, jeśli projektanci muszą przyjmować zlecenia, mogą użyć Formularzy, aby automatycznie uzyskać wszystkie potrzebne informacje i rozpocząć pracę od razu po otrzymaniu zlecenia.

Jasne briefy projektowe to klucz do udanych projektów

Dobrze napisany brief projektowy zapewni przejrzystość w odniesieniu do celów projektu i produktów końcowych. Dzięki narzędziom do produkcji kreatywnej w Asanie możesz usprawnić swoje projekty graficzne, a Twój zespół będzie w stanie wielokrotnie dostarczać wyniki, które zmieniają zasady gry.