Zarządzanie kosztami projektu: definicja, kroki i korzyści

W zarządzaniu projektami niewiele jest rzeczy ważniejszych niż utrzymywanie kosztów pod kontrolą. Zwłaszcza gdy projekt jest skomplikowany, wydatki mogą spowodować, że koszty wzrosną szybciej, niż się spodziewasz. Kierownicy projektów muszą przyjąć proaktywne podejście do zarządzania kosztami, aby utrzymać swoje budżety na właściwym poziomie.

Czym jest zarządzanie kosztami?

Zarządzanie kosztami to proces szacowania, budżetowania i kontrolowania kosztów projektu. Proces zarządzania kosztami rozpoczyna się w fazie planowania i trwa przez cały czas trwania projektu, ponieważ menedżerowie stale sprawdzają, monitorują i korygują wydatki, aby mieć pewność, że projekt nie przekroczy zatwierdzonego budżetu.

Dlaczego zarządzanie kosztami jest ważne?

Czy zdarzyło Ci się zastanawiać, co się dzieje, gdy projekt znacznie przekracza budżet? Konsekwencje mogą być poważne – od napiętych relacji z klientami po straty finansowe. Rozważmy przykład:

Niewielki zespół programistów otrzymał zadanie stworzenia niestandardowej aplikacji dla klienta. W połowie pracy zdali sobie sprawę, że projekt szybko przekracza początkowy budżet. Stanęli przed typowym dylematem: kontynuować pracę zgodnie z planem i pokryć dodatkowe koszty, czy też ponownie ocenić swoje podejście.

Wdrażając rygorystyczne strategie zarządzania kosztami, zespół był w stanie zidentyfikować obszary, w których wydatki gwałtownie rosły. Usprawniono procesy zarządzania projektami, nadano priorytet podstawowym funkcjom i renegocjowano warunki z podwykonawcami. Takie podejście nie tylko sprawiło, że projekt wrócił do budżetu, ale także poprawiło relacje z klientem, który docenił przejrzystość i zaangażowanie zespołu w dostarczanie wartości.

Ten scenariusz pokazuje, jak skuteczne zarządzanie kosztami może przekształcić potencjalnie katastrofalną sytuację w historię sukcesu.

Jak utworzyć plan zarządzania kosztami

Zarządzanie kosztami to proces ciągły i płynny. Istnieją jednak cztery główne elementy lub funkcje, które można znaleźć w każdym planie zarządzania kosztami:

• Planowanie zasobów

• Szacowanie kosztów

• Budżetowanie kosztów

• Kontrola kosztów

Ponieważ mogą pojawić się nowe wydatki, a zakres projektu może zostać zmieniony, menedżerowie ds. kosztów muszą być przygotowani do wykonywania wszystkich czterech funkcji w dowolnym momencie cyklu życia projektu. Twój przepływ pracy będzie się różnił w zależności od potrzeb projektu.

W tym miejscu omówimy bardziej szczegółowo każdy z czterech elementów i wyjaśnimy, co jest wymagane od menedżera ds. kosztów na każdym etapie.

Planowanie zasobów

Pierwszym krokiem w każdym procesie zarządzania kosztami jest planowanie zasobów, czyli analiza zakresu i specyfikacji projektu w celu określenia, jakie zasoby będą potrzebne.

Zasoby to wszystko, co pomaga w ukończeniu projektu – w tym narzędzia, pieniądze, czas, sprzęt, a nawet członkowie zespołu. Aby stworzyć jak najdokładniejszy plan zasobów, skonsultuj się bezpośrednio z liderami zespołu i interesariuszami, aby dowiedzieć się, jakie zasoby będą potrzebne podczas projektu. Osoby z praktycznym doświadczeniem w każdym dziale projektowym będą miały lepsze zrozumienie, jakie zasoby będą potrzebne. 

Na tym etapie potrzebne będą:

• Jasno określone cele projektu

• Ogólna mapa drogowa projektu lub struktura podziału pracy, w zależności od złożoności projektu

• Wstępny plan zarządzania zasobami

• Opis zakresu projektu

Szacowanie kosztów

Po przygotowaniu listy niezbędnych zasobów należy oszacować koszt ich pozyskania. Kluczem do tego kroku jest zebranie jak największej ilości informacji o cenach, aby można było dokonać świadomego oszacowania kosztów.

W przypadku zasobów materialnych, takich jak narzędzia, materiały eksploatacyjne i sprzęt, uzyskaj rzeczywiste oferty cenowe od sprzedawców, aby oszacować koszty. Korzystanie z oprogramowania do zarządzania zapasami może usprawnić ten proces, zapewniając dane dotyczące cen i informacje o dostawcach w czasie rzeczywistym.

W przypadku kosztów pracy uzyskaj wiele ofert cenowych od potencjalnych wykonawców, aby uzyskać realistyczne wyobrażenie o tym, ile faktycznie będzie kosztować wymagana praca. Pamiętaj, że między sporządzeniem kosztorysu a zakupem tych elementów może minąć trochę czasu, więc warto uwzględnić pewien margines na wypadek wzrostu cen. 

Oprócz uwzględnienia bufora dla każdego pojedynczego kosztu, należy również dodać bufor w wysokości 5–10% do całkowitego kosztu, aby uwzględnić nieoczekiwane wydatki. Jeśli pracujesz z tym zespołem projektowym po raz pierwszy, dowiedz się, czy poprzedni menedżer kosztów generował raporty budżetowe na koniec poprzednich projektów. 

Możesz sprawdzić, jak bardzo ostateczne koszty poprzednich projektów różniły się od ich początkowych szacunków i wykorzystać te dane do testowania, jaki margines należy uwzględnić w raporcie szacunkowym.

Na etapie szacowania kosztów będziesz potrzebować:

• harmonogram projektu lub wykres PERT, w zależności od złożoności projektu;

• Lista produktów końcowych projektu

• Jasno określone wskaźniki sukcesu

Budżetowanie kosztów

Po przygotowaniu ogólnych szacunków dotyczących potrzeb projektu i wymagań dotyczących zasobów możesz rozpocząć pracę nad budżetem projektu. Budżet projektu to szczegółowy plan, który określa, ile pieniędzy, na co i w jakim terminie wydasz. 

W zależności od złożoności projektu odpowiedź na pytanie „kiedy” może znacząco wpłynąć na strategię zarządzania kosztami. W przypadku projektów wieloletnich warto określić alokację kosztów, aby nie więcej niż 30% budżetu zostało wydane w pierwszym roku itp. Może to zapobiec przekroczeniu kosztów w późniejszym czasie.

Na tym etapie będziesz potrzebować:

• Dokument budżetu projektu 

• Analiza interesariuszy projektu

Kontrola kosztów

Kontrola kosztów stanowi główną część procesu zarządzania kosztami. Jest to proces rejestrowania i rozliczania kosztów w miarę postępu projektu, dokonywania korekt i ostrzegania interesariuszy o problemach, gdy tylko się pojawią. Celem etapu kontroli kosztów jest porównanie rzeczywistych kosztów projektu z pierwotnymi budżetami i szacunkami oraz podjęcie kroków w celu zapewnienia, że projekt pozostaje jak najbardziej zgodny z planem.

Częstotliwość, z jaką należy to sprawdzać, zależy od projektu. Czasami warto sprawdzać koszty w czasie rzeczywistym. W innych przypadkach możesz sprawdzać je co miesiąc lub nawet co kwartał. W razie potrzeby udostępniaj aktualizacje kosztów za pośrednictwem raportów o statusie projektu, aby cały zespół był na bieżąco.

Pamiętaj, że wszelkie zmiany w zakresie projektu będą miały wpływ na budżet i koszty projektu, więc uważnie obserwuj pełzanie zakresu. Jeśli koszt projektu zbytnio odbiega od budżetu, poinformuj o tym interesariuszy, aby móc proaktywnie opracować plan działania.

Na tym etapie będziesz potrzebować:

• narzędzie do zarządzania projektami

• Narzędzie do uniwersalnego raportowania

Rozliczenie kosztów po zakończeniu projektu

Po zakończeniu projektu należy obliczyć wariancję kosztów i ocenić, jak bardzo projekt odbiega od pierwotnego budżetu i szacunków. Jakie były całkowite koszty projektu? Jak rzeczywiste koszty wypadają w porównaniu z kosztami szacowanymi? 

Udany projekt kończy się w granicach (lub poniżej) prognozowanego budżetu. Jeśli wydano zbyt dużo pieniędzy, oznacza to, że albo zbyt nisko oszacowano budżet projektu, albo pojawiło się zbyt wiele nieprzewidzianych wydatków. W takim przypadku przeprowadź spotkanie po zakończeniu projektu, aby ocenić, dlaczego tak się stało i zapobiec temu w przyszłości.

Z drugiej strony, wydanie zbyt małej części budżetu również nie jest idealnym rozwiązaniem. Koszty zostały oszacowane z konkretnego powodu, a jeśli znacznie spadły poniżej budżet, oznacza to, że proces budżetowania kosztów był niedokładny. Zapisz te informacje jako dane historyczne i miej je na uwadze przy przyszłych projektach, aby zwiększyć dokładność szacowania kosztów.

Jak obliczyć koszty projektu

Aby projekt pozostał opłacalny i mieścił się w budżecie, ważne jest, aby dobrze rozumieć, jak obliczać koszty projektu. 

Kierownicy projektów mają do wyboru różne metody zarządzania kosztami, a wybór najlepszej zależy od konkretnych potrzeb i zakresu projektu. Weź pod uwagę takie czynniki, jak złożoność projektu, przewidywalność zadań, oczekiwania klientów i poziom elastyczności, którego będziesz potrzebować, aby osiągnąć swoje cele w zakresie kosztów i wydajności.

Stawka godzinowa

Obliczanie kosztów projektu na podstawie stawek godzinowych polega na płaceniu za wykonaną pracę mierzoną w godzinach. Ta metoda jest szczególnie skuteczna w przypadku projektów, w których zakres jest elastyczny lub niepewny, ponieważ pozwala na adaptację w miarę postępu projektu. 

Rozważmy na przykład projekt tworzenia oprogramowania. Koszt zespołu programistycznego jest obliczany na podstawie liczby godzin spędzonych na projekcie. Jeśli zespół pracuje 100 godzin miesięcznie przy stawce 100 USD za godzinę, koszt projektu za ten miesiąc wyniesie 10 000 USD. Ta metoda zapewnia elastyczność i umożliwia skuteczne uwzględnianie zmian w zakresie projektu.

Stawka ryczałtowa

Podejście oparte na stawce ryczałtowej lub stałej cenie polega na uzgodnieniu całkowitego kosztu projektu z góry. Ta metoda jest idealna dla projektów o dobrze zdefiniowanym zakresie i produktach końcowych. Dzięki temu obie strony mają jasność co do całkowitego kosztu.

Wyobraź sobie kampanię marketingową. Agencja i klient uzgadniają stałą cenę 20 000 USD za całą kampanię. Cena ta obejmuje wszystkie aspekty projektu, od planowania po realizację. Zaletą jest tutaj przewidywalność budżetowania, ponieważ klient dokładnie wie, ile będzie kosztował projekt, niezależnie od wykorzystanego czasu i zasobów.

Koszt plus

Metoda „koszt plus” polega na naliczeniu rzeczywistych kosztów projektu oraz marży lub dodatkowej opłaty. To podejście jest często stosowane w projektach długoterminowych, w których kosztów nie można dokładnie oszacować na początku. Gwarantuje ona pokrycie wszystkich kosztów projektu i zawiera marżę zysku.

Na przykład w projekcie budowlanym wykonawca pobiera opłaty za faktycznie poniesione koszty (takie jak materiały i robocizna) oraz stały procent jako zysk. Jeśli koszty materiałów i robocizny wynoszą 50 000 USD, a uzgodniona marża wynosi 20%, całkowita opłata dla klienta wyniesie 60 000 USD. Ta metoda zarządzania kosztami łączy interesy klienta i wykonawcy, ponieważ obie strony dążą do optymalnej wydajności kosztowej.

Wycena oparta na wartości

Ceny oparte na wartości skupiają się na wartości lub korzyściach, które otrzymuje klient, a nie na kosztach samego projektu. Ta metoda szacowania jest idealna w przypadku projektów, w których wynik ma wysoką postrzeganą wartość, niezależnie od rzeczywistego kosztu realizacji.

Rozważmy scenariusz, w którym firma konsultingowa pomaga klientowi zwiększyć roczne przychody. Jeśli strategie konsultanta spowodują wzrost przychodów o 1 milion dolarów, konsultant może naliczyć opłatę w oparciu o procent wzrostu przychodów, powiedzmy 10%, co wyniosłoby 100 000 dolarów. Ceny oparte na wartości gwarantują, że cena odzwierciedla dostarczoną wartość.

Skuteczne metody zarządzania kosztami projektu

Jednym z najbardziej uporczywych wyzwań, przed którymi stoją zespoły w różnych branżach, jest kontrolowanie i zapobieganie przekroczeniom budżetu. Takie przekroczenia nie tylko obciążają zasoby finansowe, ale mogą również prowadzić do obniżenia jakości projektu, opóźnień w realizacji, a nawet niepowodzenia projektu. 

Skuteczne zarządzanie kosztami jest kluczem do sprostania temu wyzwaniu, ponieważ zapewnia realizację projektów w ramach przydzielonych budżetów przy zachowaniu wysokich standardów jakości i wydajności.

Wybór najlepszej metody zarządzania kosztami jest kluczem do sprostania tym wyzwaniom finansowym. Aby jeszcze bardziej zoptymalizować koszty, zespoły mogą wykorzystać automatyzację, oprogramowanie do zarządzania i pulpity nawigacyjne, które oferują analizę kosztów w czasie rzeczywistym, przepływy pieniężne i wizualizację przyszłych kosztów. To ostatecznie przyczyni się do sukcesu Twojego projektu.

Szacowanie odgórne

Szacowanie od ogółu do szczegółu to metoda, w której najpierw szacuje się całkowity koszt projektu, a następnie od tej sumy odejmuje się poszczególne koszty. To podejście jest korzystne na wczesnych etapach planowania projektu, gdy szczegółowe informacje nie są jeszcze dostępne. Daje szybkie i przybliżone wyobrażenie o tym, ile będzie kosztował projekt.

Na przykład w nowym projekcie tworzenia oprogramowania kierownik projektu może oszacować całkowity koszt projektu na 200 000 USD na podstawie poprzednich podobnych projektów. Ten całkowity koszt jest następnie dzielony na mniejsze segmenty, takie jak projektowanie, kodowanie, testowanie i wdrożenie, z których każdy otrzymuje część całkowitego budżetu. Ta metoda jest skuteczna w zapewnianiu wstępnej struktury kosztów i kierowaniu wczesnym podejmowaniem decyzji projektowych.

Szacowanie oddolne

Szacowanie oddolne jest odwrotnością podejścia odgórnego. Polega na oszacowaniu poszczególnych zadań lub elementów projektu, a następnie zsumowaniu ich w celu uzyskania całkowitego kosztu projektu. Ta metoda szacowania jest dokładniejsza i bardziej wiarygodna, szczególnie w przypadku projektów o dobrze określonym zakresie, ponieważ uwzględnia szczegółowe informacje o kosztach.

Rozważmy projekt budowlany, w którym każda część projektu, taka jak układanie fundamentów, konstrukcja szkieletowa, hydraulika i prace elektryczne, jest szacowana indywidualnie na podstawie szczegółowej analizy. Po oszacowaniu wszystkich tych elementów koszty są sumowane w celu określenia ogólnego budżetu projektu. Szacowanie oddolne jest idealne dla zespołów, które potrzebują precyzyjnej kontroli nad każdym aspektem kosztów projektu.

Zarządzanie wartością uzyskaną

Zarządzanie wartością wypracowaną (EVM) to zaawansowane podejście do zarządzania kosztami, które łączy pomiary wydajności projektu pod względem zakresu, harmonogramu i kosztów. EVM zapewnia kompleksowy wgląd w postępy w realizacji projektu i jego zgodność z pierwotnym planem.

Na przykład w dużym projekcie infrastrukturalnym EVM byłby używany do śledzenia następujących elementów: 

• Planowany koszt pracy (BCWS)

• Rzeczywisty koszt wykonanej pracy (ACWP)

• Budżetowany koszt wykonanej pracy (BCWP) 

Porównując te dane, kierownicy projektów mogą ocenić wydajność kosztową projektu i w razie potrzeby podjąć działania naprawcze.

Szacowanie trzypunktowe

Szacowanie trzypunktowe służy do określenia bardziej realistycznego szacunku poprzez rozważenie trzech scenariuszy: 

1. Najbardziej optymistyczny (najlepszy przypadek) 

2. Najbardziej pesymistyczny (najgorszy przypadek) 

3. Najbardziej prawdopodobny 

Ta metoda zarządzania kosztami zapewnia szereg możliwych wyników, które mogą zwiększyć przewidywalność i wydajność kosztową projektu.

Weźmy na przykład projekt rozwoju nowego produktu. Kierownik projektu może oszacować, że faza projektowania może potrwać 30 dni (optymistycznie), 45 dni (najprawdopodobniej) lub 60 dni (pesymistycznie). Na podstawie tych trzech punktów oblicza średni lub średni ważony czas trwania, co pomaga w ustaleniu realistycznych osi czasu i budżetów.

Często zadawane pytania dotyczące zarządzania kosztami

Jaki jest pierwszy krok w zarządzaniu kosztami projektu?

Pierwszym krokiem w zarządzaniu kosztami projektu jest określenie punktu odniesienia dla budżetu projektu. Obejmuje to identyfikację wszystkich potencjalnych kosztów i nakładów związanych z projektem, w tym robocizny, materiałów, sprzętu i wszelkich innych wydatków. Ustalenie punktu odniesienia jest niezbędne, ponieważ stanowi strukturę do monitorowania i kontrolowania wydatków w trakcie cyklu życia projektu.

Jakie są 5 funkcji zarządzania kosztami?

Pięć kluczowych funkcji zarządzania kosztami to:

1. Szacowanie kosztów: określenie całkowitego kosztu wymaganego do ukończone projektu.

2. Budżetowanie kosztów: przypisanie ogólnego kosztorysu do poszczególnych elementów pracy w celu ustalenia punktu odniesienia do pomiaru wydajności.

3. Kontrola kosztów: monitorowanie wydatków projektowych i wdrażanie środków w celu utrzymania kosztów w ramach zatwierdzonego budżetu.

4. Zarządzanie przepływami pieniężnymi: zapewnienie odpowiedniego przepływu środków pieniężnych w celu zaspokojenia potrzeb projektu, co ma kluczowe znaczenie dla utrzymania dynamiki projektu.

5. Zarządzanie zakupami: zarządzanie zakupami towarów i usług, zapewniając, że wszystko jest pozyskiwane po najlepszych możliwych kosztach i spełnia potrzeby projektu.

Czym jest zarządzanie kosztami w zarządzaniu projektami?

Zarządzanie kosztami w zarządzaniu projektami to proces planowania, szacowania, budżetowania i kontrolowania kosztów w celu ukończonego projektu w ramach zatwierdzonego budżetu. Obejmuje ono ciągły proces mierzenia i monitorowania działań oraz wydatków projektowych, a także wprowadzania niezbędnych korekt w celu zapewnienia efektywnego wykorzystania zasobów finansowych projektu. 

Popraw wydajność projektu dzięki zarządzaniu kosztami

Zarządzanie kosztami obejmuje wiele zmiennych elementów. Ale jeśli Twój zespół ma wgląd w koszty projektu, możesz zapobiec przekroczeniu budżetu i mieć pewność, że projekt zostanie zrealizowany w ramach ustalonego budżetu.