Współpraca w miejscu pracy: 11 sposobów na poprawienie wyników zespołu
W Asanie naszą misją jest wspieranie ludzkości w rozwoju poprzez umożliwienie zespołom na całym świecie skutecznej i bezproblemowej współpracy. Wspólne działanie w miejscu pracy pozwala wznieść zespół na wyższy poziom. Umożliwia członkom zespołu dzielenie się umiejętnościami, talentami i pomysłami na drodze do osiągnięcia wspólnego celu.
Prawidłowa współpraca w miejscu pracy może mieć pozytywny wpływ na zespół i organizację. Może poprawić efektywność, innowacyjność oraz polepszyć relacje w zespole. W tym artykule opisujemy zalety i wyzwania dotyczące obszaru roboczego opartego na współpracy, umiejętności, których warto szukać w zespole oraz sposoby wspierania jego członków na drodze do stworzenia innowacyjnego i pozytywnego środowiska pracy.
Czym jest współpraca zespołowa w miejscu pracy?
Współpraca jest podstawą budowania synergii między zespołami, ponieważ zespoły opierające się na współpracy współdziałają przy opracowywaniu nowych pomysłów, dzieleniu się wiedzą i realizacji ambitnych projektów. Mówiąc najprościej, zespół, którego członkowie współpracują ze sobą, osiąga dużo więcej, niż poszczególni członkowie byliby w stanie uzyskać w pojedynkę.
W zależności od Twojej roli współpraca zespołowa może przybierać różne formy:
W przypadku liderów zespołów współpraca zespołowa polega na przydzielaniu zadań w sposób, który sprawia, że bezpośredni podwładni wykorzystują i poszerzają swoje umiejętności, a także pomaga im rozwijać karierę.
W przypadku poszczególnych osób współpraca polega na skuteczniejszej komunikacji z zespołem i wspólnej pracy nad realizacją celów zespołu.
W przypadku współpracowników międzyfunkcyjnych współpraca zespołowa ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia płynnego przebiegu pracy. Bez jasnego sposobu współpracy i komunikacji zespół może zostać odizolowany, a zadania mogą wymykać się spod kontroli.
Jak współpracować w miejscu pracy
Zrozumienie, jak skutecznie współpracować, zaczyna się od stworzenia środowiska pracy opartego na współpracy, w którym członkowie zespołu dzielą się wiedzą, wspólnie rozwiązują problemy i pracują nad wspólnym celem. Oto jak usprawnić współpracę w miejscu pracy:
Stwórz kulturę opartą na zaufaniu. Członkowie zespołów współpracują najlepiej, gdy czują się bezpiecznie, dzieląc się pomysłami i zgłaszając obawy. Środowisko pracy oparte na zaufaniu pozwala na otwartą komunikację i produktywne dyskusje.
Burz silosy między zespołami. Praca międzyfunkcyjna jest sprawniejsza, gdy członkowie zespołu mają dostęp do wspólnych informacji, a nie pracują w odosobnieniu. Współpracujący zespół rozwija się, kiedy poszczególne osoby wiedzą, w jaki sposób ich praca jest ze sobą połączona.
Usprawnij sposób udostępniania informacji. Nieporozumienia zdarzają się, gdy pliki, wiadomości i aktualizacje są rozproszone na różnych platformach. Dzięki oprogramowaniu do współpracy zespołowej wszystko znajduje się w jednym miejscu, co pozwala uniknąć niejasności.
Korzystaj z narzędzi do współpracy w miejscu pracy. Niezależnie od tego, czy zespoły pracują osobiście, zdalnie, czy w modelu hybrydowym, narzędzia takie jak Slack, Asana czy aplikacje do wideokonferencji ułatwiają współpracę między grupami osób.
Wspieraj różne style pracy. Nie wszyscy członkowie zespołu współpracują w ten sam sposób. Niektórzy mogą preferować zorganizowane spotkania zespołowe, podczas gdy inni wnoszą większy wkład przez rozmowy na komunikatorach lub burze mózgów. Elastyczne podejście ułatwia współpracę wszystkim.
Nauczenie się, jak wzmacniać współpracę w miejscu pracy, pozwala zbudować silniejszy, bardziej zintegrowany zespół, który skutecznie pracuje nad wspólnym sukcesem.
11 sposobów na poprawę współpracy zespołowej
Chcesz zbudować zgrany zespół, ale nie wiesz, jak to zrobić? Usprawnienie pracy w zespole nie jest proste: rozwijanie tej umiejętności z zakresu zarządzania projektami wymaga wysiłku i koncentracji. Jeśli chcesz czerpać korzyści ze współpracy w zespole, oto 11 wskazówek, które pomogą Ci zbudować kulturę opartą na współpracy w Twojej firmie:
1. Uczyń współpracę podstawową wartością
Ta wskazówka może wydawać się oczywista, ale ważne jest, aby podkreślić znaczenie współpracy w zespole. Nie wszystkie zespoły cenią współpracę – w niektórych siłą napędową są rywalizacja lub indywidualne wyniki. Poświęć czas na wyjaśnienie, jak ważna jest współpraca dla Twojego zespołu oraz w jaki sposób wspólnie stworzycie tę kulturę współpracy.
2. Ustal zasady dotyczące komunikacji
Jednym ze sposobów budowania i usprawnienia pracy w zespole jest przygotowanie wytycznych dotyczących komunikacji i współpracy. Pamiętaj: na początku współpraca nie będzie łatwa. Przyzwyczajenie się członków zespołu do wspólnej pracy zajmie trochę czasu. Możesz jednak wesprzeć ich w tym procesie, opracowując plan komunikacji dla swojego zespołu.
Poświęć czas na podjęcie decyzji:
Jakie informacje należy przekazywać drogą mailową?
Jakie wiadomości mają być wysyłane przez system wiadomości bezpośrednich?
Jakie informacje powinny być udostępniane za pośrednictwem narzędzi do zarządzania projektami?
Czy określono preferowany dzień lub godzinę spotkań?
Jakie wytyczne lub zasady dotyczące komunikacji i rozmów powinniśmy wyznaczyć jako zespół, aby stworzyć inkluzywne środowisko?
Na koniec musisz również określić, kiedy należy powstrzymać się od komunikacji. Stwórz pracownikom możliwość pracy w skupieniu i zachęcaj ich do przełączania się w tryb „Nie przeszkadzać” w razie potrzeby lub do zarezerwowania przedziałów czasowych w swoich kalendarzach, aby unikać przerywania pracy spotkaniami. W Asanie wprowadziliśmy „środy bez spotkań”, aby umożliwić wszystkim – od nowych pracowników po kadrę kierowniczą – skupienie się na swojej pracy.
3. Promuj współtworzenie
Współpraca zespołowa opiera się na podstawowej zasadzie: zespoły mogą osiągnąć więcej niż każdy z członków samodzielnie. Dlatego jednym z najlepszych sposobów promowania współpracy zespołowej jest zapraszanie do współtworzenia. Zamiast tylko wyjaśniać członkom zespołu, że muszą współpracować przy projekcie, organizuj sesje burzy mózgów, zachęcaj do dyskusji i wyrażania odmiennych poglądów. Współtworzenie oznacza wspólne rozwijanie pomysłu, a nie osobne dążenie do celu.
Współtworzenie nie musi odbywać się w bezpośrednim kontakcie. Asynchroniczne sesje burzy mózgów mogą być niezwykle produktywne. Jednym z prostych sposobów współtworzenia w zespole wirtualnym jest współpraca w pliku Dokumentów Google – wystarczy go otworzyć i zainspirować się pomysłami innych.
4. Zachęcaj do otwartej komunikacji…
…i wcielaj ją w życie. Aby dobrze współpracować, członkowie zespołu muszą być w stanie w pełni zaangażować się w swoją pracę. Dlatego warto zachęcać ich do angażowania się, innowacji i komunikacji. Dzięki temu, zamiast tłumić swoje przemyślenia lub odczucia, Twoi współpracownicy będą mogli dzielić się wszystkimi błyskotliwymi pomysłami, które przychodzą im do głowy.
Jednak otwarta komunikacja oznacza również, że czasami mogą pojawić się różnice zdań. Takie różnice zdań nie są sprzeczne z pracą zespołową. Tak naprawdę zdrowa dyskusja i otwarte rozmowy stanowią niezbędny element efektywnej współpracy zespołowej.
5. Dawaj dobry przykład
Budowanie zespołu opartego na współpracy wymaga dawania dobrego przykładu. Współpraca zaczyna się na samym szczycie – dlatego zawsze zachęcaj do współtworzenia i otwartej komunikacji oraz stwarzaj przestrzeń do innowacji i współpracy. Zachęć członków zespołu do skontaktowania się z Tobą w przypadku jakichkolwiek pytań lub do umówienia się z Tobą na indywidualne spotkanie, jeśli potrzebują więcej czasu na ich omówienie.
6. Poświęć czas na wzmacnianie więzi w zespole
Kiedy ostatni raz Twój zespół zebrał się, aby po prostu porozmawiać? Aktywności budujące zespół to nie tylko świetny sposób na rozluźnienie się, ale także okazja do wzajemnego poznania się poza pracą. Jaki jest cel życiowy Twojego współpracownika? Skąd jest Twoja szefowa i jak to wpłynęło na jej doświadczenie? Co robił Twój nowy współpracownik, zanim dołączył do obecnej firmy?
Zespoły, które poznają się w pracy i poza nią, znają się lepiej – więc gdy zaangażujesz się w następny projekt, pracownicy będą mogli łatwiej komunikować się i skuteczniej ze sobą współpracować.
7. Podkreślaj przykłady udanej współpracy zespołowej
Wszyscy lubią być doceniani za dobrze wykonaną pracę. Nie inaczej jest w przypadku gratulowania członkom zespołu udanej wspólnej pracy. Jeśli dwie osoby w zespole pracują nad wdrożeniem nowego pomysłu lub prowadzą szczególnie wymagającą inicjatywę, poświęć chwilę, aby im pogratulować.
Poproś członków zespołu, aby podzielili się przemyśleniami na temat swoich doświadczeń: co się powiodło? Jak współpracowali, aby osiągnąć swój cel? Czyniąc to, nie tylko poświęcasz im zasłużoną uwagę, ale także dajesz innym członkom zespołu szansę na uczenie się na tym przykładzie.
8. Oferuj możliwości mentoringu
Budowanie współpracy zespołowej to jedna z umiejętności miękkich łącząca w sobie umiejętności interpersonalne i komunikacyjne. Każdy członek zespołu może pracować nad poprawą tych umiejętności, ale czasami perspektywa zewnętrzna może być niezwykle pomocna.
Część wiedzy można zdobyć poprzez doświadczenie zawodowe, długoletnią pracę w firmie i znajomość rynku lub stanowiska. Jest więc prawdopodobne, że nowi pracownicy będą mieli wiele pytań, które chcieliby komuś zadać. Możesz wesprzeć rozwój całego zespołu poprzez programy mentoringowe w Twojej firmie.
9. Wspólnie wyznaczaj cele
Jak Twój zespół wyznacza cele? Wyznaczanie celów ma kluczowe znaczenie dla każdego zespołu, ponieważ pomaga skierować działania na najważniejsze zadania. Często cele są ustalane odgórnie, co oznacza, że kierownictwo wyznacza cele i mierniki tego, jak je osiągnąć. Takie podejście może pomóc Twojemu zespołowi lub firmie osiągnąć ogólne cele, ale pozbawia Twój zespół możliwości współpracy i wprowadzania innowacji.
Warto rozważyć hybrydowe podejście do wyznaczania celów: menedżerowie lub liderzy zespołów wyznaczają główne cele, a poszczególni członkowie zespołu określają następnie swoje indywidualne kluczowe wyniki lub kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) dotyczące sposobu osiągnięcia głównego celu. Niezależnie od tego, czy organizujesz warsztaty, czy burzę mózgów na temat tego procesu, zaangażowanie członków zespołu w ustalanie celów sprawi, że będą jeszcze bardziej zmotywowani do ich osiągnięcia.
10. Zadbaj o elastyczność
Jako lider współpracującego zespołu musisz stale dostosowywać się do różnych potrzeb i metod działania członków zespołu. Nie oczekuj, że osoby z różnymi doświadczeniami będą postępowały według tego samego procesu, a zamiast tego dostrzeż i wspieraj ich wyjątkowe style. Im bardziej elastyczna strategia wdrożenia współpracy, tym łatwiejsza jest ona dla zespołu.
11. Korzystaj ze wspólnych narzędzi
Najlepszym i najłatwiejszym sposobem na współpracę Twojego zespołu jest korzystanie z jednego, współdzielonego narzędzia. Mając centralne źródło informacji, możesz zebrać całą swoją pracę w jednym miejscu. Dzięki temu można łatwo znaleźć nowe aktualizacje, udostępnione pliki lub dodatkowy kontekst. W ten sposób usuwasz przeszkody na drodze do współpracy i umożliwiasz zespołowi skuteczne, bezproblemowe współdziałanie.
Korzyści płynące ze współpracy
Współpraca, która przebiega w odpowiedni sposób, pomaga zespołom budować zaufanie, napędza innowacje poprzez spojrzenie z różnych perspektyw, usprawnia proces rozwiązywania problemów i pomaga skuteczniej dzielić się informacjami.
Zwiększona innowacyjność: silny zespół, który działa na zasadach współpracy, pobudza kreatywność i odkrywa rozwiązania, które nie pojawiłyby się podczas pracy w pojedynkę. Owocne sesje burzy mózgów zachęcają członków zespołu do wzajemnego rozwijania swoich pomysłów, co może prowadzić do przełomowych rozwiązań.
Szczęśliwsze zespoły: zachęcanie do współpracy pogłębia zaangażowanie pracowników, wzmacnia relacje i zwiększa poczucie docenienia. Wyższe morale zespołu przekłada się na lepszą jakość pracy, a w dłuższej perspektywie na sukces.
Synchronizacja zespołów rozproszonych: zespoły pracujące zdalnie potrzebują narzędzi do współpracy, aby pozostawać w kontakcie. Komunikatory internetowe, narzędzia do zarządzania projektami i wideokonferencje pomagają zespołom dzielić się pomysłami i uczestniczyć w podejmowaniu decyzji, nawet jeśli te osoby nie mają możliwości, aby spotkać się osobiście.
Wiedza dostępna dla wszystkich członków zespołu: strategie współpracy promują dzielenie się wiedzą i zapobiegają tworzeniu się silosów, w których giną cenne uwagi i spostrzeżenia. Przejrzystość w miejscu pracy daje dostęp do informacji wszystkim członkom zespołu i umożliwia koordynację ich działań, aby osiągać wspólne cele.
Zoptymalizowane przepływy pracy: kultura oparta na współpracy usprawnia realizację procesów, poprawia wydajność i pomaga zespołom szybciej reagować na wyzwania. Korzystając z oprogramowania do współpracy, zespoły mogą automatyzować zadania, eliminować wąskie gardła i koncentrować się na zadaniach o najważniejszym znaczeniu.
Mimo tych korzyści w wielu zespołach współpraca nie przebiega bez problemów, które wynikają z tworzenia się silosów, nieporozumień lub nieefektywnych przepływów pracy. Zrozumienie, jak poprawić współpracę w zespole, może pomóc Ci przezwyciężyć te wyzwania i zbudować lepszą współpracę.
Typowe wyzwania związane ze współpracą
Skuteczna współpraca zespołowa wiąże się z pewnymi przeszkodami. Liderzy zespołów, którzy już wcześniej przewidują możliwość wystąpienia tych siedmiu typowych wyzwań związanych ze współpracą, mogą pomóc członkom zespołu je przezwyciężyć.
Powolne wdrażanie: podczas wdrażania nowych narzędzi do współpracy lub wprowadzania nowych przepływów pracy niektórzy członkowie zespołu opierają się zmianom. Zacznij od wdrożenia jednego małego procesu. Przypisz do niego kogoś z zespołu, kto będzie adwokatem tego procesu i przewodnikiem po jego wdrożeniu.
Stworzenie przestrzeni dla wszystkich: bardziej nieśmiali członkowie zespołu mogą mieć trudności z wypowiadaniem własnego zdania. Ustal takie reguły prowadzenia spotkań, które będą wspierać wyrażanie innych zdań i wzmacniaj przekonanie, że porażka jest częścią rozwoju.
Zbyt wiele informacji: rozproszone pliki i aktualizacje zamknięte w silosach utrudniają udostępnianie informacji. Użyj oprogramowania do współpracy zespołowej, aby zebrać wszystkie pliki i dyskusje w jednym miejscu.
Zbyt wiele powiadomień: ciągłe powiadomienia rozpraszają i utrudniają koncentrację. Dostosuj ustawienia swojej aplikacji do współpracy, aby ograniczyć liczbę niepotrzebnych powiadomień i pomóc członkom zespołu skoncentrować się na pracy.
Złożony proces podejmowania decyzji: duże zespoły zapewniają różnorodność i mnogość opinii, ale spowalniają proces podejmowania decyzji. Przypisuj jasne role w procesie decyzyjnym i zachęcaj do współpracy, aby uniknąć stagnacji w projektach.
Tarcia między silnymi osobowościami: osoby dominujące mogą tworzyć napięcia w zespole. Buduj zróżnicowane zespoły złożone z osób o uzupełniających się umiejętnościach i regularnie sprawdzaj, czy praca w obrębie zespołu jest równo rozłożona.
Długi okres oczekiwania na wyniki: współpraca między członkami zespołami wymaga czasu. Od samego początku wyznacz jasne cele, aby cały zespół mógł śledzić postępy w ich realizacji i w razie potrzeby wprowadzać zmiany.
Nie wszystkie zespoły napotykają te same przeszkody, ale ciągłe uczenie się tego, jak usprawnić współpracę między członkami zespołu, może pomóc w tworzeniu środowiska pracy, które będzie sprzyjać efektywności.
Cztery niezbędne narzędzia do współpracy zespołowej
Oprogramowanie do współpracy w zespole może ułatwić komunikację, udostępnianie plików i koordynację pracy. Wypróbuj następujące aplikacje, aby wspierać efektywną współpracę w swoim zespole:
1. Narzędzia do udostępniania plików
Jedną z największych przeszkód, które często stoją na drodze pracy zespołowej, jest niekończące się wyszukiwanie dokumentów lub czekanie na wiadomość zwrotną w celu uzyskania dostępu do pliku. Dzięki scentralizowanemu narzędziu do udostępniania plików, takiemu jak Google Workspace, Microsoft Office lub Dropbox, Twój zespół ma dostęp do wspólnej bazy danych wiedzy i wszystkich plików.
2. Narzędzia do komunikacji
Jak obecnie komunikuje się Twój zespół? Szybka wymiana wiadomości dotycząca prostych zadań lub zabawnych momentów w zespole może zwiększyć poziom współpracy. Dobry zespół jest w stałym kontakcie, nawet jeśli członkowie zespołu nie rozmawiają ze sobą cały czas. Jest to szczególnie ważne, jeśli Twój zespół pracuje zdalnie. Spotkania czy narady to świetne sposoby komunikowania się, ale narzędzie do wymiany wiadomości, takie jak Slack lub Microsoft Teams, zapewnia łatwy dostęp do wszystkich członków zespołu.
3. Narzędzia wideo do współpracy
W przypadku zespołów zdalnych wideokonferencje na Zoomie czy Google Meet mają kluczowe znaczenie dla współpracy zespołowej. Zespół, który komunikuje się na żywo, jest w stanie lepiej stworzyć środowisko współpracy – nawet podczas pracy zdalnej. Upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu mają dostęp do narzędzia służącego do tworzenia i udostępniania rozmów wideo i wiedzą, jak z niego korzystać.
4. Platforma do zarządzania pracą
Zarządzanie pracą jest podstawą strategii współpracy zespołowej. Dzięki narzędziu do zarządzania pracą, takiemu jak Asana, możesz łatwo określić potrzeby zespołu, wizualizować pracę w czasie rzeczywistym i wyznaczać cele. Oprogramowanie do zarządzania pracą to wspaniałe narzędzie, które to ułatwia. Pomaga organizować i usprawniać pracę, pozostawać w ciągłym kontakcie i osiągać cele.
Aby ograniczyć konieczność ciągłego przełączania się między narzędziami do współpracy, możesz je wszystkie zintegrować. Przeciętny pracownik w ciągu dnia przełącza się między 10 narzędziami, ale dzięki integracjom w Asanie wszystkie Twoje ulubione narzędzia są dostępne w jednym miejscu.
Praca zespołowa jest efektywna dzięki współpracy
Gdy zespół współpracuje, może osiągnąć niesamowite rezultaty. Chociaż praca zespołowa nie jest zawsze prosta, zalety wynikające z innowacji, wydajności i dynamiki zespołu usprawiedliwiają tę inwestycję. Więc nasz współpracujący zespół chce przekazać Twojemu: dacie radę.
