Verbeter je beoordelingsproces met zelfevaluatiesjablonen

Zelfevaluaties of zelfbeoordelingen zijn krachtige tools die je teamgenoten kunnen helpen na te denken over hun prestaties, hun doelen opnieuw in te stellen en hun verwachtingen te communiceren.

Of je nu een driemaandelijkse, halfjaarlijkse of jaarlijkse prestatiebeoordeling hebt, je team laten beginnen met een zelfevaluatie is een geweldige manier om het proces een vliegende start te geven. Het stelt hen in staat om tijdens je officiële beoordelingsgesprek een reflectieve dialoog met je aan te gaan in plaats van zich overweldigd en onzeker te voelen over wat er kan gebeuren.

In dit artikel onderzoeken we de waarde die zelfevaluatie kan toevoegen aan je prestatiebeoordelingsproces, geven we voorbeelden van hoe je enkele van de meest voorkomende vragen kunt beantwoorden en bieden we een gratis zelfevaluatiesjabloon dat je kunt gebruiken tijdens je volgende prestatiebeoordelingscyclus.

Wat zijn de voordelen van zelfevaluaties?

Wanneer je het prestatiebeoordelingsproces start met een zelfevaluatie, doe je jezelf en je team een plezier. Het maakt het niet alleen makkelijker voor jou om te begrijpen hoe je teamgenoten hun prestaties zien, maar je geeft ze ook de kans om na te denken over hun prestaties in plaats van alleen maar te horen hoe ze het hebben gedaan.

Maar dat is nog niet alles. Bekijk de zes krachtigste voordelen van zelfevaluaties:

Ze stimuleren persoonlijke groei

Stel je twee scenario's voor: in het eerste scenario vertel je je teamgenoot dat zijn of haar probleemoplossende vaardigheden minder dan bevredigend zijn en dat hij of zij deze moet verbeteren. In scenario twee realiseert je teamlid zich dat zijn of haar probleemoplossende vaardigheden ruimte hebben voor verbetering en komt hij of zij - als bonus - zelf naar je toe met ideeën over hoe hij of zij die vaardigheid kan laten groeien. 

In welk scenario denk je dat je teamgenoot zich meer gemotiveerd zou voelen? Waarschijnlijk het laatste. Dat komt omdat het tweede scenario je teamlid de tijd geeft om na te denken over zijn of haar prestaties en tot eigen conclusies te komen. Een onderzoek van Harvard Business School wees uit dat reflectie je vertrouwen kan vergroten in het vermogen om een Doel te bereiken en je algehele prestaties kan beïnvloeden.

Zelfevaluaties zijn de perfecte gelegenheid voor je team om na te denken over hun impact op de organisatie en hoe ze willen blijven groeien in hun rollen. 

Ze vergroten de helderheid over rollen en verantwoordelijkheden

Gebrek aan helderheid over rollen, verantwoordelijkheid en het doel van deliverables kan de teamprestaties negatief beïnvloeden. Onduidelijke rollen en verantwoordelijkheden veroorzaken gemist werk, miscommunicatie en - in het ergste geval - dubbel werk. In feite ontdekte het Anatomie van werk-rapport 2021 dat werknemers meer dan 236 uur per jaar verliezen aan het werken aan reeds voltooide taken.

Zelfevaluaties dagen je teamleden uit om na te denken over hun rollen en verantwoordelijkheden. Ze kunnen deze tool gebruiken om helderheid te krijgen over wat er van hen verwacht wordt, vooral als er gevallen zijn waarin ze niet voldoen aan de verantwoordelijkheden van hun rol of wanneer ze de neiging hebben om te ver te gaan.

Ze verhogen de werknemerstevredenheid

Een trefzekere manier om de tevredenheid van werknemers te verbeteren, is door de betrokkenheid te vergroten. Teamgenoten die het gevoel hebben dat ze de leiding hebben over hun loopbaanontwikkeling, weten wat ze bijdragen aan de organisatie en zich gehoord voelen door hun managers, zullen eerder plezier hebben in hun werk.

Door je team toe te staan zichzelf te evalueren in plaats van alleen jouw observaties met hen te delen, geef je hen de kans om betrokken te zijn en actief bij te dragen aan hun algehele geluk op de werkplaats.

Ze leggen het werk van je team nauwkeuriger vast

Laten we eerlijk zijn: managers zijn over het algemeen niet bij elke taak en elk project betrokken. Hoewel ze op hoog niveau weten wat hun teamgenoten bereiken, hebben ze meestal geen inzicht in alle details. Misschien realiseerde je je niet hoe uitdagend een taak was of heb je gemist hoe trots een teamlid was op het bereiken van een bepaald doel.

Je teamgenoten weten het beste wat ze de afgelopen periode hebben bereikt en ze kunnen hun zelfevaluatieformulier gebruiken om al hun werk te presenteren. Dit geeft hen een hoger gevoel van prestatie en stelt je in staat om te zien waar ze het meest trots op zijn. Het is een win-win voor iedereen.

Ze stimuleren de communicatievaardigheden van je team

Het kan moeilijk zijn om over je eigen prestaties te praten! Niet alleen dat, maar veel zelfevaluaties vereisen dat je team hun prestaties opschrijft en in volledige zinnen over hun werk nadenkt. Leren om dit te doen is van cruciaal belang voor gesprekken over loopbaanontwikkeling, het opbouwen van een cv en netwerken.

Het zelfevaluatieproces zal je teamleden uitdagen om hun communicatievaardigheden te verbeteren door hen te leren hoe ze hun prestaties en doelen duidelijk en nauwkeurig schriftelijk kunnen overbrengen. Bovendien geeft het je teamleden de kans om over deze prestaties te praten, wat hun zelfvertrouwen een boost geeft.

Ze bouwen vertrouwen op

Een manager die zijn teamleden zichzelf laat evalueren - in plaats van observaties op hen af te schieten - legt de bal in hun kamp. De 1:1-vergadering die volgt op de zelfevaluatie is een ideale gelegenheid om vertrouwen op te bouwen. Geef je teamgenoot de kans om het gesprek te leiden. Vraag hen om de sterke punten, kansen en doelen die ze in hun zelfevaluatie hebben opgenomen, uit te werken. 

Teamleden die een vertrouwensrelatie met hun direct ondergeschikten ontwikkelen, zullen zich eerder gesteund voelen, nadenken over hun werk en op hun beurt beter presteren in hun werk. Zodra je team hun zelfreflecties heeft ingediend, kun je ons prestatiebeoordelingssjabloon gebruiken om feedback te organiseren en met hen te delen.

6 tips en voorbeelden om je zelfevaluatie te verbeteren

Het moeilijkste aan een zelfevaluatie is dat je team moet schrijven over hun prestaties in plaats van alleen maar vakjes aan te vinken. Hoewel dit teamgenoten de mogelijkheid geeft om hun werk in meer detail en diepte te presenteren dan andere beoordelingen, kan het ook een uitdaging zijn om de juiste woorden te vinden.

Of je nu een manager bent die zijn eigen zelfevaluatie schrijft of een individuele medewerker die dit soort prestatie-evaluatie voor de eerste keer aanpakt, hier zijn onze top 6 tips voor het schrijven van een geweldige zelfevaluatie:

1. Wees eerlijk

Dit zou vanzelfsprekend moeten zijn, maar overdrijf je werkprestaties niet en doe ze ook niet te licht. Wees eerlijk tegen jezelf en probeer een gezonde balans te vinden tussen bescheiden blijven en de prestaties benadrukken waar je trots op bent.

• Niet doen: Ik heb het afgelopen jaar 13 webinars geleid, die een groot succes waren.

• Doen: Ik heb het afgelopen jaar 13 webinars geleid, waarvan de meeste veel positieve betrokkenheid en gesprekken hadden. Ik heb echter gemerkt dat ik nog kan werken aan het faciliteren van vragen wanneer de deelnemers verlegen zijn. Ik ben ervan overtuigd dat ik mijn leiderschap en emotionele intelligentie kan gebruiken om beter in contact te komen met een verlegen publiek en hen aan te moedigen om eerlijk te zijn over hun vragen.

2. Wees specifiek en precies

Er is een reden waarom de meeste zelfevaluatiesjablonen worden geleverd met vooraf ingestelde tekstvakken. Je hoeft geen hele roman te schrijven, maar je wilt je manager ook niet laten raden wat je echt bedoelt. Voordat je begint met schrijven, denk na over wat je je manager wilt vertellen. Concentreer je vervolgens op het zo snel en precies mogelijk ter zake komen.

• Niet doen: Mijn teamgenoten werken graag met me samen.

• Doen: Ik weet hoe ik mijn teamleden zich op hun gemak en welkom kan laten voelen. Ik ben goed in samenwerking en cross-functional werk, omdat ik weet wanneer ik moet delegeren, hoe ik constructieve feedback kan geven en welke taken ik moet uitvoeren om zowel het succes van het team als het project te bevorderen. 

3. Blijf positief

Of je nu een onbevredigende periode op het werk hebt gehad of gewoon erg kritisch bent over je werk, formuleer je zelfevaluatie altijd op een positieve en doelgerichte manier. In plaats van jezelf de schuld te geven van een gemist doel, kun je het beter zien als een nieuw doel of een kans voor de komende periode.

Positief blijven in je zelfevaluatie laat je manager zien dat je je bewust bent van je groeimogelijkheden en al aan het uitzoeken bent hoe je je doelen de volgende periode kunt bereiken.

• Niet doen: Ik heb mijn project niet kunnen voltooien.

• Doen: Mijn project kwam vorig jaar tegen enkele obstakels aan vanwege tekorten in onze toeleveringsketen. Hoewel ik het project niet kon voltooien, konden mijn team en ik de tekorten gedeeltelijk overwinnen door 30% van onze productiebehoeften uit te besteden. Ik ben ervan overtuigd dat we ons aan de aangepaste tijdlijn kunnen houden en ons product in april van dit jaar kunnen lanceren.

4. Geef voorbeelden en meetbare prestaties

Een zelfevaluatie is je kans om specifieke voorbeelden te geven, zowel over je prestaties als over de dingen waar je tekort aan hebt gedaan. Kwantificeer je bijdragen waar mogelijk. Dit helpt je manager ook om betere vragen te stellen tijdens je beoordelingsgesprek.

• Niet doen: Ik heb het afgelopen kwartaal veel nieuwe klanten aan ons profiel toegevoegd.

• Doen: Ik heb het afgelopen kwartaal 86 potentiële klanten benaderd, waarvan 21 nieuwe klanten werden. Het vorige kwartaal heb ik slechts 13 van de 75 prospects geconverteerd - dit laat zien dat ik het volume en de kwaliteit van mijn pitches in de afgelopen periode heb verbeterd.

5. Gebruik slimme doelen

Een prestatiebeoordeling reflecteert niet alleen op je prestaties in het verleden, het is ook een kans om nieuwe doelen te stellen voor de komende periode. Creëer specifieke, meetbare, haalbare, realistische en tijdgebonden doelen voor jezelf, zodat je naar deze statistieken kunt verwijzen wanneer je je zelfevaluatie voor de volgende beoordelingsperiode schrijft.

• Don't: Ik wil meer verkopen.

• Doen: tegen juni zal ik mijn verkoop met 30% verhogen door deel te nemen aan onze wekelijkse verkoopvergaderingen, waar we nieuwe strategieën, overwinningen en geleerde lessen delen.

6. Houd je prestaties het hele jaar door bij

Ten slotte zal je zelfevaluatie veel gemakkelijker voor je zijn als je je prestaties tijdens de beoordelingsperiode bijhoudt. In plaats van al je prestaties op te schrijven op de dag dat je een zelfevaluatie schrijft, kun je beter een lopende lijst bijhouden gedurende de beoordelingsperiode.

Als je dat nog niet doet, gebruik dan een takenlijst om alles bij te houden waar je aan werkt. Wanneer de zelfevaluatie dan aanbreekt, klik je eenvoudig door alle voltooide taken of verwijst je naar belangrijke mijlpalen, zodat je precies weet wat je in je rapport moet opnemen.

Zelfevaluatiesjabloon (en voorbeelden)

Hieronder vind je een ingevuld voorbeeld van hoe een zelfevaluatie eruit zou kunnen zien voor een communicatiespecialist. Als je een manager bent, kun je ons beoordelingssjabloon gebruiken in je evaluatieproces. Als je zelf een zelfevaluatie moet doen, oefen dan je reflectie- en schrijfvaardigheden met ons sjabloon, zodat je je voorbereid voelt op de echte deal.

Je kunt hieronder een lege versie van dit zelfevaluatiesjabloon downloaden. 

Voorbeeldzinnen om je zelfevaluatie te inspireren

Heb je last van writer's block? Gebruik dit zinsjabloon en vul de lege plekken in:

“Afgelopen [periode], heb ik [beschrijf de prestatie] door [beschrijf hoe je het hebt gedaan]. [Leg verder uit indien van toepassing].”

Voorbeeld: "Vorig kwartaal heb ik al mijn projecten op tijd opgeleverd door mijn tijdmanagementvaardigheden te verbeteren met behulp van de Pomodoro-techniek. Ik heb ook elke ochtend twee uur in mijn agenda geblokkeerd om me te concentreren op het doorwerken van mijn e-mails en het stellen van doelen voor elke dag."

Hier is nog een zinsjabloon dat je kunt gebruiken om een doel te stellen voor de volgende beoordelingsperiode:

“Door na te denken over mijn prestaties heb ik geleerd dat ik wil werken aan [beschrijf het gebied van kansen]. Ik geloof dat het verbeteren van [kansgebied] me zal helpen om [reden waarom je hier wilt verbeteren]. Mijn doel is om [beschrijf SMART-doel]."

Voorbeeld: Door na te denken over mijn prestaties, heb ik geleerd dat ik wil werken aan mijn creativiteit en mijn ontwerpen buiten mijn comfortzone wil brengen. Ik geloof dat het verbeteren van mijn vaardigheden om mensen te tekenen me zal helpen mijn portfolio te verbreden en aan een grotere verscheidenheid aan klanten te werken. Mijn Doel is om elke werkdag dertig minuten te besteden aan het tekenen van mensen en mijn voortgang te bespreken met mijn manager tijdens onze wekelijkse 1:1-vergaderingen, zodat ik tegen de volgende beoordelingsperiode meer vertrouwen kan krijgen in deze vaardigheid.

Doelen stellen, bijhouden en bereiken met Asana

Na hun zelfevaluaties zouden je teamgenoten een beter begrip moeten hebben van hun groeimogelijkheden - nu is het perfecte moment voor hen om nieuwe doelen voor zichzelf te stellen. 

Gebruik de software voor het stellen van doelen van Asana om je team te helpen hun doelen te stellen en bij te houden. Naast het zien van hun voortgang in realtime, kunnen ze ook terugkijken op hun prestaties in Asana en hun zelfevaluatie voltooien met absolute zekerheid over wat ze hebben bereikt.