Wat is IT-projectbeheer?

IT-projectmanagers zijn aanpasbare en vindingrijke leiders. Het is geen gemakkelijke taak om complexe projecten over de finishlijn te krijgen, maar de juiste leider doet het keer op keer. 

Als IT-projectmanager creëer je gebruiksvriendelijke en flexibele technologie voor consumenten en volg je tegelijkertijd de voortgang van je teamleden. Hoe doe je dat allemaal, vragen we ons af? We vermoeden dat je geheim IT-projectbeheersoftware is. 

Het hebben van de juiste IT-beheersoftware kan de sleutel zijn tot projectsucces. Onze gids schetst wat IT-projectbeheer is en geeft tips voor het beheren van IT-projecten.  

Wat is IT-projectbeheer?

IT-projectbeheer is het proces van het beheren, plannen en ontwikkelen van informatietechnologieprojecten. IT-projecten bestaan in verschillende sectoren, waaronder softwareontwikkeling, informatiebeveiliging, informatiesystemen, communicatie, hardware, netwerk, databases en mobiele apps.

IT-projectontwikkelaars leveren een product of dienst, terwijl managers IT-projectbeheer verzorgen. Managers zijn verantwoordelijk voor het communiceren van verwachtingen en het op schema en binnen budget houden van projecten om ervoor te zorgen dat de IT-projecten soepel verlopen.

Wat zijn de 5 fasen van IT-projecten?

Als IT-projectmanager kun je complexe taken effectiever uitvoeren met behulp van de vijf fasen van IT-projectbeheer. Elke fase heeft verschillende mijlpalen die de levenscyclus van het project vooruit helpen. Of je nu sprints beheert voor een Agile-project of procesuitrollen, breng je volgende project in kaart met behulp van de vijf onderstaande fasen.

1. Initiatie

Bepaal tijdens de initiatiefase de behoefte aan het project en maak een projectvoorstel. Het project moet ook levensvatbaar zijn voor het team en het bedrijf in het algemeen. Zorg er tijdens deze fase ook voor dat het project de toegewezen tijd en middelen waard is voordat je verder gaat.

2. Planning

De planningsfase is een gezamenlijke inspanning tussen jou als IT-projectmanager en je team. Het plannen van het project omvat het vaststellen van budgetten, het identificeren van risico's en het creëren van duidelijke doelen voor wat je hoopt te bereiken. 

Een routekaartsjabloon kan je helpen bij het plannen van doelen waarnaar je vervolgens kunt verwijzen gedurende de hele levenscyclus van het project. 

3. Uitvoering

De uitvoeringsfase is wanneer het team deliverables voor het project vaststelt. IT-projectmanagers spelen een cruciale rol door taken te delegeren om mijlpalen te bereiken en de communicatie tussen alle teamleden open te houden. 

Gebruik teamsamenwerkingssoftware om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit over wie wat doet en wanneer. Het kan nodig zijn om het projectplan tijdens de uitvoering opnieuw te bekijken, omdat projecten vaak wijzigingen ondergaan tijdens de ontwikkeling. 

4. Monitor en controleer

Gebruik tijdens de uitvoeringsfase IT-projectbeheersoftware om de voortgang van je team in realtime bij te houden. Dit omvat het bewaken van de tijd, kosten, scope, kwaliteit en risico van het project zelf. Met behulp van je projectroutekaart kun je evalueren of het project op schema ligt met je projectvoorstel en -doelen, of indien nodig bijsturen. 

5. Afsluiting

Zodra het project voltooid is, begint de afsluitingsfase. Zorg er in deze fase voor dat al het werk is voltooid, goedgekeurd en overgedragen aan het juiste team. Het is ook belangrijk om de tijd te nemen om de lessen die tijdens het project zijn geleerd te bekijken en te bepalen wat er goed is gegaan en wat niet. De afsluitingsfase is cruciaal omdat het je team in staat stelt om de toekomstige methodologie te herzien en te verbeteren. 

Wat doet een IT-projectmanager?

Als IT-projectmanager moet je weten hoe je met iedereen in je organisatie moet communiceren. Je werkt nauw samen met leden van de IT-afdeling, maar je kunt ook verantwoordelijk zijn voor het bespreken van het werk van je team met andere teams.

• Zorg ervoor dat het product functioneert: het doel van elk IT-project is om een functioneel product te leveren dat voldoet aan de behoeften van de klant. IT-projectmanagers zijn het eerste aanspreekpunt als er iets misgaat met een project, daarom moet je functionaliteit boven alles prioriteren. 

• Wijs taken toe aan teamleden: een projectmanager is de go-to persoon van een team bij het bepalen van hun rollen en verantwoordelijkheden voor het project. Neem als IT-projectmanager de tijd om IT-teams te begrijpen, zodat je taken effectief kunt toewijzen.

• Voortgang en prestaties bijhouden: zodra elk project begint, moeten projectbeheerprofessionals de teamprestaties, de projecttijdlijn, het budget en hoe goed het project zijn doelen bereikt, bijhouden. IT-projectmanagers kunnen projectbeheersoftware gebruiken om competenties te beoordelen en te helpen bij professionele ontwikkeling.

• Leid Agile-vergaderingen met belanghebbenden: een belanghebbende wordt vaak beïnvloed door het resultaat van het project. Dit kan het senior management zijn, een klant of een producttester. Als IT-projectmanager communiceer je met belanghebbenden en geef je hen regelmatig statusrapporten over het project.  

Uitdagingen voor IT-projectmanagers

Je zult in je rol als IT-projectmanager met een flink aantal uitdagingen worden geconfronteerd, maar met de juiste beheertools kun je erop vertrouwen dat je problemen snel kunt oplossen. 

Tijd en budgettering

Tijd en budgettering zijn enkele van de grootste uitdagingen waarmee je te maken kunt krijgen in IT-projectbeheer. Zonder realistische deadlines voor een project loop je het risico een product of dienst te leveren die van mindere kwaliteit is dan het zou kunnen zijn. 

Het niet hebben van de middelen om het project te voltooien kan ook teams en klanten schaden. Je kunt tijd- en budgetuitdagingen verminderen door deze items in de planningsfase te prioriteren. 

• Scenario: Het senior management wil dat je team binnen een maand een bedrijfsbrede softwaremigratie uitvoert, maar je hebt een extra maand nodig omdat je team te klein en onervaren is om de migratie binnen het toegewezen tijdsbestek te voltooien.

• Oplossing: Gebruik IT-projectbeheersoftware om het senior management op de hoogte te houden van de beschikbaarheid en ervaring van je team. Op die manier kan het management een realistischere tijdlijn voorbereiden bij het toewijzen van IT-projecten.

Scope creep

Scope creep treedt op wanneer de oorspronkelijke doelen van het project worden overschaduwd als belanghebbenden nieuwe vereisten en deliverables blijven toevoegen. Het kan een project mogelijk laten ontsporen en vereist constant manoeuvreren. 

Om de frequentie van scope creep te verminderen, stel je vanaf het begin sterke projectdoelstellingen vast, heb je een wijzigingscontroleproces en doe je je best om bij elke stap met belanghebbenden te communiceren. 

• Scenario: Je oorspronkelijke projectdoel was om de wifi buiten op het hoofdkantoor van je bedrijf te verbeteren, zodat werknemers en bezoekers overal kunnen werken. Tijdens de uitvoering van het project vragen belanghebbenden je om het bereik van de wifi buiten uit te breiden naar het operatiecentrum aan de overkant van de straat en ook downloadmogelijkheden toe te staan. 

• Oplossing: IT-projectbeheer kan in het begin duidelijke projectdoelstellingen geven, zodat je belanghebbenden weten wat er tijdens dit project kan worden bereikt. Ze zouden bijvoorbeeld begrijpen dat het redelijk is om een uitbreiding van het wifi-bereik buiten aan te vragen, terwijl het aanvragen van downloadmogelijkheden te uitgebreid is.

Miscommunicatie

Omdat IT-projectmanagers fungeren als de tussenpersoon tussen teamleden, afdelingen en belanghebbenden, kan miscommunicatie een uitdaging worden als er geen georganiseerd proces is om iedereen op de hoogte te houden. Geef prioriteit aan communicatie met behulp van IT-projectbeheertools om je team naar succes te leiden. 

• Scenario: je bedrijf stemt ermee in om met een lokale school samen te werken en hun leerruimtes te verbeteren met meer toegang tot technologie. Het project omvat het installeren van wifi en het doneren van 100 computers aan de school, maar je senior manager dacht dat je maar 10 computers schonk.

• Oplossing: Geef prioriteit aan communicatie aan het begin van een project. Het delen van frequente projectstatusupdates met IT-beheertools kan ervoor zorgen dat iedereen op dezelfde lijn zit tijdens de levenscyclus van het project. 

Risicobeheer

Het beheersen van de risico's van een informatietechnologieproject is een noodzakelijke stap in de initiatiefase. Tijdens deze fase moet je alternatieve plannen bedenken voor het geval je aanvankelijke doelen tekortschieten. Als je risico's niet aan de voorkant beheert, zul je het moeilijk hebben om de speling op te pikken wanneer dingen in realtime misgaan. 

• Scenario: Je team maakt een online planningsportaal voor patiënten in een ziekenhuis. Je voorspelt dat alles soepel zal verlopen, dus je bent geschokt wanneer een bug in het programma ervoor zorgt dat hartpatiënten naar gynaecologen gaan en neuro-patiënten naar urologen.

• Oplossing: Met goed risicobeheer is er een plan om de bug snel en effectief op te lossen. Het oplossen van de bug betekent ook het opnieuw beoordelen en identificeren van potentiële nieuwe risico's die door de oplossing worden veroorzaakt. Risicoanalyse is een essentieel onderdeel van IT-projectbeheer. Probeer een risicoregister te gebruiken om risico's te identificeren voordat ze zich voordoen. 

Veranderende technologie

Complexe IT-projecten kunnen maanden of jaren duren om voltooid te worden. Een uitdaging in IT-projectbeheer is het bijhouden van de veranderende technologie terwijl een project plaatsvindt. Projectbereik van je eerste IT-project moet flexibel zijn voor het geval de behoeften van je klant veranderen terwijl je project in ontwikkeling is. 

• Scenario: Je team neemt een langetermijnproject op zich om de GPS-systemen in auto's te verbeteren. Tijdens het werken aan dit project komen er gps-telefoonapps uit waarmee bestuurders het verkeer in realtime kunnen zien. Je GPS-systeem omvat geen verkeer en het opnemen van deze functie zou je projectlengte aanzienlijk verlengen. 

• Oplossing: veranderende technologie kan niet worden gestopt, dus je IT-project moet flexibel zijn. In dit voorbeeld zou je team moeten beslissen of het project een goede bedrijfsstrategie is om te concurreren met geavanceerde GPS-telefoontechnologie.

Soorten Pojectbeheertools voor IT

IT-projectbeheertools kunnen je projectteam georganiseerd en geïnformeerd houden van projectstart tot afsluiting. Deze tools helpen de rol van elk teamlid in het project te visualiseren en de voortgang van het project in realtime te tonen.

Voor alle soorten IT-projecten:

• RACI-tabel: RACI staat voor Responsible, Accountable, Consulted en Informed (verantwoordelijk, eindverantwoordelijk, geraadpleegd en geïnformeerd). Met een RACI-tabel kun je de rollen en verantwoordelijkheden van je teamleden verduidelijken wanneer je projecten doorloopt. Wijs voor elke taak of deliverable aan welke teamleden of belanghebbenden verantwoordelijk, aansprakelijk, geraadpleegd of geïnformeerd zijn. Deze grafieken kunnen nuttig zijn bij alle soorten IT-projecten, omdat er altijd behoefte is aan verduidelijking van de verantwoordelijkheden van teamleden.  

Voor projecten met taakafhankelijkheden:

• Gantt-grafiek: Een Gantt-grafiek, genoemd naar Henry Gantt, is een horizontale grafiek die wordt gebruikt om een projecttijdlijn te illustreren. Elke balk in de grafiek vertegenwoordigt taken in het project en de lengte van elke balk vertegenwoordigt tijd. Gantt-grafieken helpen teams te visualiseren welk werk er gedaan moet worden en hoe taken elkaar beïnvloeden, zoals een waterval. Als je project veel afhankelijke taken omvat (met andere woorden, taken die van elkaar afhankelijk zijn), dan is dit een geweldig hulpmiddel omdat je teamleden kunnen zien of en waar taken elkaar overlappen. 

Voor projecten die taken vereisen met kleine, incrementele wijzigingen:

• Kanbanborden: Kanbanborden tonen de werkverdelingsstructuur van de fase waarin elke taak zich bevindt. Het gebruik van Kanbanborden in IT-projectbeheer kan je team helpen hun werkverantwoordelijkheden in evenwicht te brengen en de beschikbare capaciteit van andere teamleden te zien. Kanbanborden werken goed wanneer je project taken vereist met kleine, incrementele wijzigingen. Met deze takenborden kunnen teams taken opsplitsen in checklists en voortgangsfasen. 

Wat is een voorbeeld van IT-projectbeheer?

Een informatietechnologieteam ontwikkelt een nieuwe iPhone-applicatie om werknemers te helpen in te klokken op het werk. Bij het samenstellen van het projectvoorstel voor de iPhone-app overlegt de IT-projectmanager met de maker van de app en houdt hij ook rekening met de behoeften van de eindgebruiker. 

In dit IT-projectvoorbeeld gebruiken we de vijf fasen van projectbeheer om de iPhone-app door de ontwikkeling te loodsen.

• Initiatiefase: De eerste stap is het stellen van vragen. Duik diep in hoe de app een probleem zal helpen oplossen. Bedenk hoe deze iPhone-app een oplossing kan bieden voor werknemers en werkgevers. Is het maken van deze app haalbaar voor je team gezien de toegewezen tijd en het budget?

• Planningsfase: vervolgens begin je met de planningsfase. Bepaal hiervoor het budget dat nodig is om de app te maken en beoordeel wie in je team de codering van de app aankan.

• Uitvoeringsfase: Het belangrijkste onderdeel van het uitvoeren van het plan voor je iPhone-app is het identificeren van je algemene projectdoelstellingen. In dit voorbeeld is je projectdoel: "Het doel van deze tijdregistratie-applicatie is om werknemers een gemakkelijk toegankelijke manier te bieden om hun werkuren te registreren en om werkgevers te helpen de productiviteit van hun team bij te houden."

• Monitor-, controle- en afsluitingsfase: gebruik IT-projectbeheertools om de voortgang van je team te volgen. Met effectieve projectbeheersoftware kun je tijdens de afsluitingsfase terugkijken op de gegevens. 

Stroomlijn IT-projecten met projectbeheersoftware

Een sterke IT-manager zorgt ervoor dat je IT-projecten soepel verlopen, op schema blijven en binnen het budget blijven. Op zoek naar een manier om taken te automatiseren als IT-manager?