Inbox Zero: wat het is en hoe je het kunt bereiken

Inbox Zero: Is het een modewoord? De heilige graal van productiviteit? Allebei? Geen van beide? 

Als je met 10 verschillende professionals praat, krijg je 10 verschillende meningen over Inbox Zero. Dat komt omdat voor de meesten van ons e-mail echt persoonlijk is. Iedereen heeft zijn eigen eigenaardigheden als het gaat om het organiseren en beheren van hun inbox. Is het dan een verrassing dat Inbox Zero zo polariserend is? 

In dit artikel duiken we in het wat, hoe en waarom van Inbox Zero. Leer over de geschiedenis achter de term voordat je ingaat op hoe je deze volledig kunt implementeren.

Wat is Inbox Zero?

Inbox Zero is een productiviteitsstrategie die ernaar streeft je geest te ontrommelen door je inbox te ontrommelen door methodisch inkomende e-mails te verwijderen, sorteren of anderszins te wissen. Als je ooit het verlies van productiviteit hebt ervaren dat voortkomt uit het constant controleren van je e-mail, zul je de intentie achter Inbox Zero begrijpen. 

De term werd voor het eerst gebruikt door Merlin Mann op zijn blog en podcast 43 Folders. Het idee van Mann was om werknemers te helpen een meer informele relatie met e-mail te ontwikkelen om hun gedachten - en inboxen - helder te houden.  

Het belangrijkste doel van Mann is niet het bereiken van een voortdurend lege inbox. In feite heeft Mann zelf naar verluidt een behoorlijk rommelige inbox. Het belangrijkste doel van Inbox Zero is om je inbox voor jou te laten werken in plaats van andersom.

How to find focus & flow in a distracted world

Get science-backed tips from experts in psychology and neuroscience. Learn how to minimize distractions and focus on high-priority tasks, so you can flourish at home and at work.

Krijg de inzichten

5 stappen naar Inbox Zero   

Bij het ontwikkelen van Inbox Zero ontwikkelde Merlin Mann een paar stappen om je inbox methodisch te organiseren. Het hebben van een systeem om te volgen elke keer dat je je inbox controleert, kan je helpen om je e-mails te prioriteren en te voorkomen dat je tijd verspilt. 

Wanneer je je inbox moet controleren

Een belangrijk element van Inbox Zero is het vaststellen en behouden van de controle over je inbox. En dat begint met het vaststellen wanneer je je inbox controleert. 

Als je een seriële inbox-checker bent, ben je niet de enige, maar het voortdurend controleren van je inbox vermindert je productiviteit. Onderzoek toont zelfs aan dat het meer dan 25 minuten duurt om na een onderbreking weer focus te krijgen. Dat betekent dat elke keer dat je je inbox controleert in plaats van te werken, het je hersenen 25 minuten kost om weer in de zone te komen. 

Om het wisselen van context te verminderen, kies je een of twee keer gedurende de dag om je e-mail te controleren als onderdeel van je Inbox Zero-systeem. Dit beschermt je focustijd en voorkomt dat je de hele dag in je e-mails wordt gezogen.  

De Inbox Zero-methode

Wat is de Inbox Zero-methode? De stappen van Mann volgen vijf hoofdacties: verwijderen, delegeren, reageren, uitstellen en doen. 

• Verwijderen: vereist deze e-mail een reactie? De eerste stap in Inbox Zero is het verwijderen van onnodige e-mails. Dit omvat ook het afmelden voor nieuwsbrieven die je niet leest of het archiveren van oude threads die je niet meer nodig hebt.

• Delegeren: Ben jij de juiste persoon om op deze e-mail te reageren? Delegeren is een krachtig hulpmiddel om ervoor te zorgen dat het werk door de juiste persoon wordt gedaan. Als je niet de juiste contactpersoon voor de taak bent, delegeer deze dan aan de persoon die dat wel is. 

• Reageer: als je snel op de e-mail kunt reageren, doe dat dan meteen. Dit helpt voorkomen dat eenvoudige taken over het hoofd worden gezien. Een goede vuistregel is om te reageren op e-mails die vijf minuten of minder van je tijd in beslag nemen. 

• Uitstellen: als de e-mail een meer diepgaand antwoord vereist of geen prioriteit heeft, leg deze dan even opzij en kom er later op terug. Laat de e-mail echter niet in je inbox liggen. Leg de uitgestelde taak vast in je werkbeheertool - met vervaldatum en al - en antwoord de persoon om te laten weten wanneer je eraan gaat werken. Archiveer vervolgens de e-mail om de inbox op te ruimen. Je kunt het ook naar een map 'Later beantwoorden' sturen als je dat liever hebt. 

• Doen: op dit punt zou je moeten weten welke e-mails prioriteit hebben en actie vereisen. De laatste stap van Inbox Zero is om daadwerkelijk aan de dingen te werken die ertoe doen. Zet alle belangrijke taken uit je inbox over naar je werkbeheersysteem en ga aan de slag. Zoek een werkbeheertool die integreert met je e-mailclient, zoals de Asana voor Gmail- of Asana voor Outlook-integraties.

Inbox Zero-mappen maken die voor jou werken

De geest van Inbox Zero is het creëren van een systeem dat voor jou werkt. Niet iedereen hoeft inboxmappen te zetten om het systeem te implementeren, maar sommige mensen vinden ze nuttig. Als je merkt dat je belangrijke e-mails verliest of met angst naar een overvolle inbox staart, is het de moeite waard om een mappensysteem te proberen om te zien of het helpt. 

Er zijn geen harde regels voor de mappen die je maakt. Maak mappen die logisch zijn voor jou en je werk. De volgende ideeën kunnen u op weg helpen.  

• Actie: Als je e-mails hebt die je tijdens je sorteerproces hebt uitgesteld, kun je ze in deze actiemap organiseren. Dit kunnen e-mails zijn die een diepgaand antwoord vereisen of e-mails die tot een latere dag kunnen wachten.  

• Wachten: Sommige e-mails vereisen mogelijk input van andere leden in de thread. Als je vaak wacht op feedback van je Team, overweeg dan om een map 'In afwachting' te maken. Door deze e-mails te groeperen, kun je elke ochtend snel zien welke e-mails mogelijk moeten worden opgevolgd.  

• Ideeën: Onze inbox is niet alleen een ruimte voor taken en communicatie. Soms melden we ons aan voor nieuwsbrieven of trainingen voor inspiratie. Met een ideeënmap zorg je ervoor dat je nog steeds ruimte hebt voor deze e-mails zonder je inbox te vol te proppen. 

• Projectspecifiek: Als je projecten hebt waaraan je werkt, kan het handig zijn om een projectspecifieke map te maken. Op deze manier kan alle communicatie of taken rond elk project allemaal op dezelfde plaats leven. 

• Archief: Hoewel het niet nodig is om een archiefmap te maken, kan archiveren een handig organisatorisch hulpmiddel zijn om in gedachten te houden. Als je e-mails hebt die je niet wilt verwijderen, maar die je ook niet nodig hebt, kun je ze snel archiveren om je inbox op te ruimen zonder de informatie permanent te verliezen. 

How to find focus & flow in a distracted world

Get science-backed tips from experts in psychology and neuroscience. Learn how to minimize distractions and focus on high-priority tasks, so you can flourish at home and at work.

Krijg de inzichten

4 tips om je focustijd te beschermen 

Standaard werkt de meerderheid (80%) van de wereldwijde kenniswerkers met hun e-mailinbox open. Wanneer we een melding krijgen, controleren we deze onmiddellijk, ongeacht wat we aanvankelijk deden. 

Maar je inbox voor je laten werken, gaat over het waarderen van je tijd en mentale energie. Door je inbox open te houden en direct op meldingen te reageren, geef je je hersenen niet de kans om zich te concentreren op het werk dat er toe doet. Je probeert te multitasken - wat mensen eigenlijk niet kunnen.

Multitasken is een mythe. Wat je echt doet, is schakelen tussen taken. Het is bijna altijd efficiënter om je op één taak tegelijk te concentreren.”

Om te profiteren van Inbox Zero en je inbox voor je te laten werken, moet je voorbij het idee gaan dat je e-mailinbox je eerste prioriteit is. Stel in plaats daarvan grenzen voor jezelf en je inbox door:

• Meldingen uit te schakelen. Meldingen halen ons uit de flow en onderbreken diep werk. Een van de beste manieren om Inbox Zero te bereiken, is door je e-mailmeldingen te verminderen of uit te schakelen. Een deel van Inbox Zero is doelgericht zijn over wanneer je je e-mail controleert. Door meldingen uit te schakelen, zorg je ervoor dat je niet uit de Flow wordt getrokken terwijl je midden in belangrijk werk zit. 

• Tijdsblokken voor het beantwoorden van e-mails. Het maken van tijdsblokken is een strategie voor tijdsbeheer waarbij je vergelijkbare taken groepeert en die taken in je agenda plant. Probeer bijvoorbeeld 's ochtends eerst een tijdsblok van een uur te maken om belangrijke e-mails te controleren en te beantwoorden. Vervolgens kun je je concentreren op andere belangrijke taken met een grote impact. Plan aan het eind van de dag een snel tijdsblok van 30 minuten - of een ander tijdsblok van een uur, afhankelijk van het aantal e-mails dat je dagelijks ontvangt - om e-mails te beantwoorden die de hele dag zijn binnengekomen. Zo ben je nog steeds responsief en op de hoogte van je inbox, zonder dat je inbox je laat regeren.

• Je dagelijkse prioriteiten verduidelijken en eraan vasthouden. Vaak voelen e-mails die de hele dag binnenkomen als belangrijke prioriteiten. Je kunt afwijken van je dagelijkse plannen om een e-mail te beantwoorden of een snelle gunst te doen voor een collega, en plotseling is de werkdag voorbij. Door je dagelijkse prioriteiten te verduidelijken en je eraan te houden, kun je beslissen of een e-mail belangrijk genoeg is om meteen te beantwoorden, of dat deze kan wachten tot een speciaal tijdblok. 

• E-mail 'werktijden' instellen. Inbox Zero gaat er uiteindelijk om dat je je werkdag niet laat bepalen door je e-mailinbox. Een manier om dit te doen is om vast te stellen wanneer je e-mails wel en niet beantwoordt. Neem de tijd om na te denken over de beste werktijden voor e-mail voor jou en deel dat schema met je team. Je kunt ze bijvoorbeeld vertellen dat je e-mails gedurende een kwartier beantwoordt vanaf 9.00 uur en 17.00 uur, maar dat je je e-mail in het weekend niet controleert. Het stellen van deze grenzen verbetert je relatie met je inbox.

Inbox Zero bereiken met werkbeheer

Het opruimen van je inbox is nog maar het begin van Inbox Zero. Nadat je je inbox hebt georganiseerd, verwijderd en anderszins hebt leeggemaakt, blijven alleen belangrijke werkmeldingen over. Deze meldingen kunnen je helpen bij het maken van je actieplan voor de dag, week of maand. 

Dat is waar werkbeheer van pas komt.

Met werkbeheersystemen kun je taken invoeren, organiseren en coördineren in workflows die aan je behoeften voldoen. In tegenstelling tot je e-mailinbox, zijn deze tools gemaakt om je te helpen taken vast te leggen en te organiseren en de hoeveelheid tijd die je besteedt aan belangrijk, productief werk te vergroten.

Met effectief werkbeheer wordt de hoeveelheid tijd die je besteedt aan werk over werk aanzienlijk afgebroken. In plaats van 60% van je tijd te besteden aan zaken als het verzenden van e-mails, het zoeken naar goedkeuringen voor een taak of het doorzoeken van je inbox naar documenten, staat al je informatie op één plaats. In feite besteed je minder tijd aan het organiseren van werk en meer tijd aan het uitvoeren van taken. 

Kortom

Je hoeft geen productiviteitsexpert te zijn om te zien dat je e-mailinbox niet is gebouwd om je te helpen je beste werk gedaan te krijgen. Wanneer we beperkt worden door onze inbox, hebben we minder hersenkracht om echt goed werk gedaan te krijgen.

How to find focus & flow in a distracted world

Get science-backed tips from experts in psychology and neuroscience. Learn how to minimize distractions and focus on high-priority tasks, so you can flourish at home and at work.

Krijg de inzichten