Managementsamenvatting schrijven: voorbeelden en stapsgewijs sjabloon

Een van de beste dingen van projectbeheer is dat het een manier biedt om al het werk van je team te plannen, te beheren en uit te voeren. Het is vaak handig om deze informatie in een oogopslag beschikbaar te hebben. Soms willen nieuwe projectleden of leidinggevenden echter een vereenvoudigde versie van je project. In dat geval heb je een beknopte manier nodig om de belangrijkste punten van het project te kunnen delen - zonder de aandacht van de lezer te verliezen.

De beste manier om dit te doen is met een managementsamenvatting, ook bekend als executive summary. Als je nog nooit een managementsamenvatting hebt geschreven, biedt dit artikel alles wat je nodig hebt om er een te plannen, te schrijven en met je team te delen.

Wat is een managementsamenvatting (executive summary)?

Een managementsamenvatting is een beknopt document dat de belangrijkste punten van een project, rapport of bedrijfsplan samenvat zodat beslissers snel inzicht krijgen zonder het volledige document te lezen. De lengte en de reikwijdte van je managementsamenvatting zal verschillen afhankelijk van het document dat je samenvat, maar over het algemeen is een executive summary een tot twee pagina's lang. In dit document moet je alle informatie delen die je lezers en belangrijke belanghebbenden moeten weten.

Houd er rekening mee dat alle belanghebbenden op het hoogste niveau die alleen de managementsamenvatting lezen, alle informatie moeten hebben die ze nodig hebben om succesvol te zijn.

Je treft vaak managementsamenvatting's aan van:

• Business cases

• Projectvoorstellen

• Onderzoeksdocumenten

• Milieustudies

• Marktonderzoeken

• Projectplannen

Over het algemeen heeft elke managementsamenvatting vier delen:

1. Begin met het probleem of de behoefte waar het project een oplossing voor biedt.

2. Zet de aanbevolen oplossing uiteen.

3. Leg de waarde van de oplossing uit.

4. Rond af met een conclusie over het belang van het werk.

Wat is een managementsamenvatting op het werk?

In projectbeheer biedt een managementsamenvatting een manier om medewerkers in andere functies, teamleiders en belanghebbenden van een project duidelijkheid te verschaffen. Beschouw het als de 'elevator pitch' van het project voor teamleden die geen tijd hebben om diep in alle projectdetails te duiken. Of voor wie dat niet nodig is.

Het belangrijkste verschil tussen een managementsamenvatting op het werk en een meer traditionele executive summary in een bedrijfsplan is dat de eerste aan het begin van je project moet worden geschreven, terwijl je de laatste opstelt nadat je het bedrijfsplan hebt geschreven. Als je bijvoorbeeld een managementsamenvatting van een milieustudie schrijft, dan stel je een verslag op van de resultaten en uitkomsten na de studie. Bij een managementsamenvatting in projectbeheer wil je bespreken wat het project wil bereiken en waarom deze doelen van belang zijn.

Een managementsamenvatting in projectbeheer heeft dezelfde vier onderdelen:

1. Begin met het probleem of de behoefte waar het project een oplossing voor biedt. Waarom vindt het project plaats? Welk inzicht, welke klantfeedback, welk productplan of welke behoefte stond er aan de wieg van het project?

2. Schets de aanbevolen situatie of de doelstellingen van het project. Hoe gaat het project de problemen oplossen die je in het eerste deel hebt vastgesteld? Wat zijn de doelen en doelstellingen van het project?

3. Leg de waarde van de oplossing uit. Wat gaat er gebeuren wanneer je het project hebt afgerond? Hoe gaat dit de situatie verbeteren en het probleem oplossen dat je in het eerste deel hebt vastgesteld?

4. Rond af met een conclusie over het belang van het werk. Dit is nog een kans om te herhalen waarom het probleem belangrijk is en waarom het project ertoe doet. Het kan ook nuttig zijn om je publiek bij het project te betrekken en aan te geven hoe je oplossing hun probleem zal oplossen. Neem tenslotte eventuele extra stappen op.

Als je nog nooit eerder een managementsamenvatting hebt geschreven, ben je misschien nieuwsgierig waar het tussen andere elementen van projectbeheer past. Bekijk een vergelijking tussen managementsamenvatting's en een aantal andere elementen:

Managementsamenvatting versus projectplan

Een projectplan is een blauwdruk van de belangrijkste elementen die je project wil realiseren om je projectdoelen en -doelstellingen te bereiken. Projectplannen omvatten je doelen, meeteenheden voor succes, belanghebbenden en rollen, budget, mijlpalen en deliverables, tijdlijn en planning, en communicatieplan.

Een managementsamenvatting omvat de belangrijkste informatie van je projectplan. Denk aan de absoluut cruciale dingen die de leden van je managementteam moeten weten wanneer ze in je project terechtkomen wanneer ze zelfs nog niet de kans hebben gehad om een blik te werpen op het projectplan - dat is je managementsamenvatting.

Executive summary versus projectoverzicht

Projectoverzichten en executive summary's hebben vaak gelijksoortige elementen. Ze bieden beide een samenvatting van belangrijke projectinformatie. Een projectoverzicht moet echter direct zijn gekoppeld aan je project. Er moet een directe verbinding zijn tussen je project en je projectoverzicht, wat er in het project verandert, moet ook in het projectoverzicht veranderen.

Hoewel je in je project een executive summary kunt opnemen, afhankelijk van wat voor projectbeheertool je gebruikt, kan het ook een op zichzelf staand document zijn.

Executive summary versus projectdoelstellingen

Het tweede deel van je executive summary moet de projectdoelstellingen bevatten en er dieper op ingaan (zet de aanbevolen oplossing of de doelstellingen van het project uiteen). Naast je projectdoelstellingen moet je managementsamenvatting ook beschrijven waarom je projectdoelstellingen waarde zullen toevoegen, en details geven over hoe je deze bereikt.

De voordelen van een managementsamenvatting

Je vraagt je misschien af waarom je een managementsamenvatting moet schrijven voor je project? Is het projectplan niet voldoende?

Niet iedereen heeft de tijd of de behoefte om in je project te duiken en te kijken wat de doelen zijn en waarom ze ertoe doen. Werkbeheertools zoals Asana helpen je veel cruciale informatie over een project vast te leggen zodat het je en je team duidelijk is wie er wat doet en wanneer het af moet zijn. Je managementsamenvatting is minder bedoeld voor teamleden die actief aan het project werken en meer voor belanghebbenden buiten het project die snel inzicht nodig hebben in het belang van een project.

De belangrijkste voordelen van een managementsamenvatting zijn:

• Belanghebbenden krijgen snel inzicht in de kern van het project zonder het volledige plan te lezen.

• Het zorgt ervoor dat iedereen op een lijn zit over de projectdoelen en -prioriteiten.

• Het helpt bij besluitvorming doordat de belangrijkste informatie overzichtelijk is gepresenteerd.

• Het dient als referentiedocument dat je gedurende het project kunt raadplegen.

Een effectieve managementsamenvatting biedt belanghebbenden een totaalbeeld van het gehele project en de belangrijkste punten ervan, zonder dat ze daarvoor in alle details hoeven te duiken. Als ze daarna meer informatie willen, kunnen ze het projectplan openen of door de taken in je werkbeheertool navigeren.

Een managementsamenvatting schrijven: stappen met voorbeelden

Elke managementsamenvatting heeft vier delen. Volg dit sjabloon om een geweldige executive summary te schrijven. Wanneer je je managementsamenvatting geschreven hebt, lees je deze nog een keer over om er zeker van te zijn dat het alle belangrijke informatie bevat die je belanghebbenden moeten weten.

1. Begin met het probleem of de behoefte

Aan het begin van je managementsamenvatting leg je uit waarom dit document (en het project dat het representeert) ertoe doet. Neem de tijd om uiteen te zetten wat het probleem is, en ga onder meer in op eventueel onderzoek of feedback van je klant die je hebt ontvangen. Leg uit hoe dit probleem belangrijk en relevant is voor je klanten, en waarom het oplossen van het probleem belangrijk is.

Stel je voor dat je werkt voor een horlogefabrikant. Je project is bedoeld om een eenvoudiger, goedkoper horloge te bedenken dat aan de ene kant nog steeds in de smaak valt bij klanten die luxeartikelen kopen, maar zich aan de andere kant ook richt op een nieuw klantsegment.

Voorbeeldsamenvatting:

Tijdens een recente feedbacksessie gaf 52% van de klanten aan dat er behoefte is aan een eenvoudigere en goedkopere versie van ons product. In onderzoeken bij klanten die horloges van de concurrentie hebben gekozen, wordt in 87% van de gevallen de prijs genoemd. Om onze bestaande klanten zo goed mogelijk te kunnen bedienen, en nieuwe markten aan te boren, moeten we een nieuwe serie horloges maken die we tegen een gepaste prijs op deze markt kunnen verkopen.

2. Zet de aanbevolen oplossing of doelstellingen uiteen

Nu je het probleem hebt geschetst, leg je uit wat je oplossing is. In tegenstelling tot een uittreksel of schets, moet je bij je oplossing beschrijvend te werk gaan. Dat wil zeggen, je moet proberen je lezers te overtuigen dat je oplossing de juiste is. Dit is minder een sectie om te brainstormen en meer een plek om je aanbevolen oplossing te ondersteunen.

Omdat je je managementsamenvatting aan het begin van je project schrijft, is het geen probleem dat je nog niet alle gewenste resultaten en mijlpalen in kaart hebt. Dit is echter je kans om in grote lijnen te beschrijven wat er zal gebeuren tijdens het project. Als je hulp nodig hebt bij het formuleren van een totaalbeeld van de belangrijkste gewenste resultaten en de tijdlijn van je project, zou je kunnen overwegen een projectroutekaart te maken voordat je in je managementsamenvatting duikt.

We gaan door met ons voorbeeld van een managementsamenvatting:

De nieuwe serie horloges begint 20% goedkoper dan de goedkoopste optie die we nu hebben, met de mogelijkheid tot meer dan 40% goedkopere opties afhankelijk van materiaal en uurwerk. Om deze prijzen te kunnen aanbieden zullen we het volgende doen:

• We bieden horloges in nieuwe materialen aan, waaronder eventueel siliconen of hout

• We gebruiken kwartsuurwerken van hoge kwaliteit in plaats van zelfgemaakte automatische uurwerken

• We introduceren verschillende aanpasbare horlogebandjes, met de focus meer op keuze en flexibiliteit dan traditionele luxe

Merk op dat de kwaliteit van elk horloge nog steeds rigoureus wordt gecontroleerd om dezelfde snelheid en precisie te behouden die ons huidige aanbod kenmerkt.

3. Leg de waarde van de oplossing uit

Op dit punt begin je meer in te gaan op de details van hoe je oplossing het probleem dat je aan het begin hebt geschetst zal beïnvloeden en de situatie zal verbeteren. Welke resultaten verwacht je eventueel? Dit is de sectie waar je alle relevante financiële informatie, projectrisico's of potentiële voordelen opneemt. Leg ook een verband tussen dit project en je bedrijfsdoelen of OKR's. Hoe sluit dit werk aan op je projectdoelen?

We gaan door met ons voorbeeld van een managementsamenvatting:

Met ons nieuwe aanbod, dat 20 en 40% goedkoper is dan onze goedkoopste optie op dit moment, verwachten we de markt van de casual horloges open te breken en tegelijkertijd ons luxemerk te ondersteunen. Dat helpt ons om ons derde doel voor dit boekjaar te halen: het uitbreiden van het merk. Dit nieuwe aanbod kan meer dan drie miljoen dollar aan winst opleveren, wat ons helpt doel 1 voor dit boekjaar te realiseren: een jaarlijkse winst van 7 miljoen.

Vroege feedbacksessies met klanten geven aan dat goedkopere opties niet van invloed zijn op de waarde of het prestige van het luxemerk, hoewel dit een risico is waar we rekening mee moeten houden tijdens het ontwerpen. Om dat risico te verminderen zal het productmarketingteam zes maanden voor de lancering aan hun go-to-market-strategie beginnen te werken.

4. Rond af met een conclusie over het belang van het werk

Nu je al deze belangrijke informatie hebt gedeeld met de leidinggevende belanghebbenden, biedt deze laatste sectie je de kans de impact en het belang van het werk voor de organisatie duidelijk te maken. Wat zouden ze beslist moeten meenemen van je managementsamenvatting?

Om ons voorbeeld van een managementsamenvatting af te ronden:

Goedkopere en gevarieerdere producten stellen ons niet alleen in staat een nieuwe markt open te breken - het zal ons merk ook op een positieve manier uitbreiden. Met de aandacht van dit nieuwe aanbod, plus de verwachte vraag naar goedkopere horloges, verwachten we ons marktaandeel jaarlijks met 2% uit te breiden. Lees voor meer informatie onze go-to-market-strategie en documentatie voor klantfeedback.

Voorbeeld van een managementsamenvatting

Wanneer je alles samenvat zou je managementsamenvatting er zo uit moeten zien:

Sjabloon voor een managementsamenvatting

Wil je snel aan de slag met je eigen managementsamenvatting? Gebruik dit sjabloon als startpunt. Vul elke sectie in met de relevante informatie voor jouw project of rapport.

1. Probleem of behoefte (twee tot drie zinnen): Beschrijf het probleem dat je project aanpakt. Vermeld relevante data of klantfeedback die de urgentie onderbouwen.

2. Aanbevolen oplossing (twee tot drie zinnen): Beschrijf je voorgestelde aanpak en de belangrijkste doelstellingen. Wees specifiek over wat je wilt bereiken.

3. Verwachte waarde (twee tot drie zinnen): Leg uit welke resultaten je verwacht en hoe deze aansluiten bij de bredere bedrijfsdoelen. Noem cijfers waar mogelijk.

4. Conclusie en volgende stappen (een tot twee zinnen): Vat het belang van het project samen en geef aan welke acties er nodig zijn om verder te gaan.

Houd je managementsamenvatting beknopt - idealiter niet langer dan een pagina. Gebruik heldere taal en vermijd jargon zodat iedereen, van teamleden tot leidinggevenden, het document kan begrijpen.

Veelgemaakte fouten bij het schrijven van een managementsamenvatting

Je wordt niet van de ene op de andere dag een professionele schrijver van managementsamenvatting's en dat is geen probleem. Gebruik aan het begin het vierdelige sjabloon dat in dit artikel wordt gegeven als handleiding. Vervolgens zijn er bij het perfectioneren van je vaardigheden in het schrijven van managementsamenvatting's een aantal veelvoorkomende valkuilen die je moet vermijden:

Vermijd het gebruik van jargon

Je managementsamenvatting is een document dat iedereen moet kunnen lezen en begrijpen, van mensen die iets bijdragen aan het project tot leidinggevende belanghebbenden. Onthoud dat je veel dichter bij het dagelijkse werk en de individuele taken staat dan je belanghebbenden. Lees dus je managementsamenvatting nog een keer door om ervoor te zorgen dat er geen onnodig jargon in voorkomt. Leg waar mogelijk het jargon uit, of sla het helemaal over.

Onthoud dat het geen volledig verslag is

Je managementsamenvatting is niets meer dan een samenvatting. Als je ontdekt dat je details geeft van specifieke taken, vervaldatums en bijlagen, probeer dan even wat afstand te nemen en jezelf af te vragen of deze informatie werkelijk in een managementsamenvatting hoort. Sommige details zijn belangrijk, je wilt dat de executive summary uitvoerbaar en boeiend is. Onthoud echter dat het grootste deel van de informatie over je project zal worden vastgelegd in je werkbeheertool en niet in je managementsamenvatting.

Zorg ervoor dat de managementsamenvatting op zichzelf kan staan

Je kent het project van binnen en buiten, maar je belanghebbenden niet. Zodra je je managementsamenvatting hebt geschreven zou je er nog eens naar moeten kijken om ervoor te zorgen dat de executive summary op zichzelf kan staan. Hebben je belanghebbenden bepaalde context nodig om de managementsamenvatting te kunnen begrijpen? Indien ja, weef deze context dan in je managementsamenvatting, of overweeg deze context als extra informatie via een link aan te bieden.

Altijd proeflezen

Je managementsamenvatting is een levend document en als je een typefout over het hoofd hebt gezien kun je altijd teruggaan en de fout verbeteren. Het kan echter nooit kwaad de managementsamenvatting te proeflezen of naar een collega te sturen voor een frisse blik.

Veelgestelde vragen over managementsamenvatting's

Managementsamenvatting: een onmisbaar hulpmiddel

Managementsamenvatting's zijn een geweldige manier om iedereen op de hoogte te stellen en ervoor te zorgen dat iedereen wat betreft het project op een lijn zit. Als het project veel belanghebbenden heeft die snel inzicht moeten krijgen in wat het project oplost en waarom het van belang is, is een managementsamenvatting de perfecte manier om de informatie te geven die ze nodig hebben.

Voor meer tips over hoe je de algehele strategie en plannen kunt verbinden met de dagelijkse uitvoering, kun je ons artikel over strategische planning lezen.