Een ontwerpbriefing maken in 7 stappen

Als je jezelf wilt voorbereiden op succes bij je volgende ontwerpproject, is het absoluut noodzakelijk dat je begint met een ontwerpbriefing. Een ontwerpbriefing creëert een gestructureerde routekaart voor je project en helpt betere communicatie voor alle betrokkenen te vergemakkelijken.

In deze handleiding bespreken we wat een ontwerpbriefing is, de voordelen van het maken ervan, hoe je een ontwerpbriefing schrijft en de elementen die je altijd moet opnemen. Bekijk ook een voorbeeld van een ontwerpbriefing-sjabloon om je op weg te helpen.

Wat is een ontwerpbriefing?

Een ontwerpbriefing is een document waarin de belangrijkste details en verwachtingen van een ontwerpproject voor een merk worden beschreven. Dit document moet een gemakkelijk te begrijpen plan zijn van hoe het project zal worden uitgevoerd. Een effectieve ontwerpbriefing stemt de doelen van het bedrijf en de ontwerper op elkaar af, zodat iedereen tevreden is met het uiteindelijke resultaat. 

Tip: voor meer technische projecten kunnen teams een ontwerpdocumentsjabloon gebruiken om systeemvereisten, specificaties en afhankelijkheden op één plaats vast te leggen.

Elk bedrijf dat ontwerpbronnen gebruikt, kan er baat bij hebben als ontwerpers een briefing maken voorafgaand aan hun project, of die ontwerpers nu intern of freelance zijn. Voor dit artikel gebruiken we klant en bedrijf door elkaar om de partij te vertegenwoordigen die het ontwerpproject in opdracht geeft.

Een ontwerpbriefing begint met het uitleggen waarom een nieuw ontwerp nodig is. Dit omvat hoe het ontwerp de doelgroep ten goede zal goede, hoe het de merkstem zal bevorderen en hoe het zal integreren met het bredere concurrentenlandschap. De ontwerper gebruikt deze informatie om de doelen en doelstellingen voor het komende project uit te schrijven. 

Teams die op zoek zijn naar een meer visuele manier om die doelen te formuleren, kunnen ook een vision board-sjabloon proberen om ideeën te vertalen in een georganiseerde en inspirerende richting.

Ten slotte bevat de briefing projectdetails, deliverables, budget, tijdlijnen en scope, zodat iedereen dezelfde verwachtingen heeft. Ontwerpbriefings zijn ideaal om zowel klant- als ontwerpteams op één lijn te houden.

Ontwerpbriefing versus creatieve briefing

Als je er nog nooit een hebt gemaakt, lijkt een ontwerpbriefing misschien veel op een creatieve briefing. Over het algemeen behandelt een ontwerpbriefing meer de pre-productie en de bedrijfskant van het project, terwijl de creatieve briefing de innovatieve uitvoering behandelt. 

Een goed gemaakte ontwerpbriefing geeft beide partijen een solide indeling voor hoe ze hun doelen gaan bereiken. Het is een geweldige gids om op terug te vallen als een partij ooit het gevoel heeft dat de voortgang van het pad afwijkt of als er een meningsverschil ontstaat. 

Zodra je het onderzoek in verband met een ontwerpbriefing hebt gedaan, zal je team een creatieve briefing gebruiken om dieper in het bedrijf en de doelgroep te duiken om je ontwerpen aan te passen aan hun behoeften. Deze tweede briefing is een meer diepgaande blik op hoe je ontwerp hun klanten zal aanspreken, welke elementen je wilt opnemen en de redenering achter je artistieke beslissingen.

Waarom hebben ontwerpers een ontwerpbriefing nodig?

Er zijn veel voordelen aan het hebben van een ontwerpbriefing bij het starten van een nieuw project. Het geeft je de tijd om de nuances van een bedrijf en zijn publiek echt te begrijpen. Een ontwerpbriefing stelt de klant ook gerust dat zijn mening wordt gewaardeerd en dat alle partijen hetzelfde einddoel hebben. 

Door een ontwerpbriefing te gebruiken, kun je:

• Een meer vertrouwde relatie tussen ontwerper en klant creëren.

• Inzichten krijgen in het merk en de doelgroep.

• De klant uitnodigen om meer betrokken te zijn bij het project.

• Een redelijke tijdlijn en budget afstemmen voordat het project begint.

• Een standaard instellen voor de kwaliteit en soorten benodigde deliverables.

Wat op te nemen in je ontwerpbriefing

Ontwerpbriefings zijn er in veel verschillende formulieren, maar er zijn bepaalde aspecten die elke keer moeten worden opgenomen. Zodra je de basis hebt opgenomen, kan de ontwerpbriefing worden aangepast, afhankelijk van het type project of klant. 

Begin je ontwerpbriefing met context over waarom je je creatieve keuzes maakt. De context moet ook verduidelijken hoe je creatieve keuzes zullen bijdragen aan de doelen van de klant. Ten slotte moet je ontwerpbriefing alle nodige informatie bevatten om een project van begin tot eind te schetsen.

Overzicht

Begin je ontwerpbriefing met het opnemen van informatie over het bedrijf waarvoor het project is bedoeld. Dit startpunt helpt je het vertrouwen van belanghebbenden te winnen door te laten zien dat je hun markt, branche en merkrichtlijnen begrijpt. 

Het project- of merkoverzicht bevat meestal details zoals de grootte van hun bedrijf, contactgegevens, eerdere projecten of hun huidige ontwerpbehoeften. Dit kan vooral nuttig zijn wanneer meerdere mensen aan hetzelfde project werken. Zodra het overzicht is afgerond, heeft iedereen een korte samenvatting bij de hand die ze indien nodig kunnen raadplegen.

Vragen die je moet stellen:

• Wat zijn de unieke aspecten van de klant?

• Wat doet het bedrijf?

• Wat zijn hun merkrichtlijnen en verwachtingen?

• Welke thema's of gemeenschappelijke motieven zijn belangrijk voor hun merk?

• Wat zijn de primaire behoeften van de klant? Hoe kunnen we aan die behoeften voldoen?

Projectbereik en overzicht

Zodra je een merkoverzicht hebt geschreven, is het tijd om een gedetailleerde beschrijving te geven van het ontwerpproject dat wordt uitgevoerd. Deze beschrijving is een samenvatting van waar je aan gaat werken, waarom dit werk de klant ten goede komt en de rollen en verantwoordelijkheden van iedereen.

Dit is ook een kans voor jou om het projectbereik te verduidelijken, dat precies aangeeft wat er nodig is om een project te voltooien. De reikwijdte van het project moet door beide partijen worden overeengekomen om verwarring of spanning tijdens het ontwerpproces te voorkomen.

Vragen die je moet stellen:

• Welke ontwerpen gaan we maken?

• Welke problemen proberen we op te lossen met deze nieuwe ontwerpen?

• Wat zijn de verwachtingen van de klant van dit project?

• Wat valt er binnen het bereik? Wat valt er buiten het bereik?

• Hoe gaan we om met scope creep?

Doelen en doelstellingen van het ontwerp

Nadat een overzicht van het project en het bedrijf is voltooid, is het belangrijk om de doelen en doelstellingen voor het project uit te leggen. Deze sectie moet zich richten op het ontwerpprobleem dat moet worden opgelost en de stappen die je team zal nemen om het probleem op te lossen.

In deze sectie moet je ook het doel van het project schetsen en concrete stappen uiteenzetten voor hoe je het beoogde doel zult bereiken. Deze sectie moet een pad bieden voor het uitvoeren van het project - zorg ervoor dat je het zo specifiek mogelijk houdt.

Vragen die je moet stellen:

• Wat maakt dit een succesvol project?

• Welke stappen moeten we nemen om onze doelen te bereiken?

• Wat zijn onze projectdoelen voor dit ontwerp?

• Welke statistieken gaan we gebruiken om succes te meten?

Doelpubliek

Het is van cruciaal belang om de klanten van een klant te begrijpen, zodat je ontwerpen kunt maken die de mensen aanspreken die ze proberen te bereiken. Maak hiervoor een ontwerpideebord om het publiek van je klant te verduidelijken en te contextualiseren. Dit bord is een kans voor jou om na te denken over de klanten van de klant en een persona te bouwen met hen in gedachten. 

Je klant heeft misschien al een persona die je ontwerpers kunnen gebruiken. Als dat niet zo is, kun je er ook een maken op basis van de doelgroep,  demografie, psychologische kenmerken en hobby's van je klant. Dit alles helpt om een beeld te vormen van wie je ontwerpwerk bedient. 

Vragen die je moet stellen:

• Wat zijn de favoriete hobby's van je klanten?

• Wat zijn de demografische en psychologische eigenschappen van je persona?

• Hoe helpt je product of dienst je doelgroep?

• Wat wil je doelgroep?

• Welke belangrijke kenmerken zijn van invloed op het gedrag van je doelgroep (leeftijd, geslacht, regio, enz.)?

Budget en tijdlijn

Een van de belangrijkste stappen van elke goede ontwerpbriefing is het opschrijven van een overeengekomen projectbudget en tijdlijn. Veel klanten die geen ontwerpers zijn, realiseren zich misschien niet hoe lang elke fase zal duren, dus het is slim om een ruwe schatting te hebben waarnaar ze kunnen verwijzen.

Wanneer jij en je klant een budget voor een project maken, is het belangrijk om realistisch te zijn over de tijd die nodig is om te onderzoeken, plannen, creëren en indien nodig bewerkingen uit te voeren. Zorg ervoor dat je voldoende ruimte in hun planning en budget laat voor mogelijke problemen of onverwachte veranderingen.

Vragen die je moet stellen:

• Hoe lang duurt dit project van begin tot eind?

• Wat is het budget voor dit project?

• Hoe lang duurt het om feedback te krijgen? 

• Hoe vaak werken jij en je klant je projecttijdlijntool bij?

Analyse van de concurrentie

Elke organisatie heeft andere concurrerende merken en het is belangrijk om de concurrentie te begrijpen. Zodra je een goed begrip hebt van de concurrentie van het merk, kun je nieuwe en innovatieve ontwerpen maken die opvallen.

Ontwerpers moeten leren van de eerdere ontwerpsuccessen en -fouten van hun concurrenten om de richting van hun volgende geweldige ontwerpplan te bepalen. Een goed begrip van de concurrenten van je klant zal helpen om in de toekomst betere ontwerpbeslissingen te nemen.

Vragen die je moet stellen:

•  Wie zijn de concurrenten van het bedrijf?

•  Welke ontwerpen zijn in het verleden succesvol geweest voor de concurrentie?

•  Wat onderscheidt ons merk van de concurrentie?

• Heeft mijn klant een concurrentieanalyse gemaakt die ik kan bekijken?

Projectdeliverables

Alle informatie die je hebt ingevuld en het onderzoek dat je hebt gedaan om een plan voor hun ontwerp te maken, is essentieel voor het uitleggen van de projectdeliverables. Dit is in wezen wat de klant zal ontvangen en wat het eindproduct zal zijn. 

De projectdeliverables variëren afhankelijk van de grootte, scope en het budget van het project. Het stellen van duidelijke normen en het opschrijven van de deliverables zal helpen om ervoor te zorgen dat er aan het einde van het project geen misverstanden zijn.

Vragen die je moet stellen:

•  Hoe ziet het eindresultaat eruit?

•  Wat zijn de deliverables voor dit project?

•  Wat zijn de belangrijkste projectmijlpalen tijdens het proces?

Sjabloon voor ontwerpbriefing

Bekijk ons ontwerpbriefing-sjabloon hieronder om het maken van een effectieve ontwerpbriefing eenvoudiger te maken. Hieronder vind je een voorbeeld van een ontwerpbriefing voor de lancering van een e-bookcampagne; deze kan worden aangepast aan elk project. Gebruik dit als uitgangspunt voor je eigen briefing om ervoor te zorgen dat alle details vooraf worden behandeld. 

Ga vervolgens een stap verder met je briefing door je klantpitch te bouwen met een ontwerpsjabloon dat doelen, deliverables en tijdlijnen op één plek schetst.

Voorbeeld van een ontwerpbriefing   

Gebruik dit sjabloon als uitgangspunt om een briefing verder aan te passen die voor jouw team werkt. 

Overzicht

Wat is je project en wat is de scope?

Doelstellingen

Waarom is dit project belangrijk? Wat probeer je te bereiken?  

Doelgroep

Op wie richt je je? Hoe specifieker, hoe beter.

Budget

Wat is het totale budget? Hoe moet het worden besteed?

Tijdlijn en deliverables

Geef de datum en beschrijving voor elke deliverable. 

Voordelen van het maken van een ontwerpbriefing met Asana

Er zijn grote voordelen aan het maken van een ontwerpbriefing met een online gedeeld systeem. Ten eerste, als je een ontwerpbriefing maakt in een tool zoals Asana, hebben al je belanghebbenden toegang tot de informatie. Hierdoor kunnen iedereen op dezelfde lijn zitten wat betreft het project, de doelen en de tijdlijn. 

Als je klant vragen heeft, is het antwoord binnen handbereik in de tool die je gebruikt. Als ontwerpers aanvragen moeten ontvangen, kunnen ze Formulieren gebruiken om automatisch alle informatie te krijgen die ze nodig hebben, zodat ze meteen aan de slag kunnen zodra de aanvraag binnenkomt.

Duidelijke ontwerpbriefings zorgen voor succesvolle projecten

Een goed geschreven ontwerpbriefing helpt om gedeelde helderheid te bieden rond je projectdoelen en deliverables. Met de creatieve productietools van Asana kun je je ontwerpprojecten stroomlijnen en kan je team keer op keer baanbrekende resultaten leveren.