Projectkostenbeheer: definitie, stappen en voordelen

Als het om projectbeheer gaat, zijn er maar weinig dingen belangrijker dan het onder controle houden van de kosten. Vooral wanneer een project ingewikkeld is, kunnen uitgaven je kosten sneller de lucht in sturen dan je verwacht. Projectmanagers moeten een proactieve benadering van kostenbeheer hanteren om hun budgetten op schema te houden.

Wat is kostenbeheer?

Kostenbeheer is het proces van het inschatten, budgetteren en beheersen van projectkosten. Het kostenbeheerproces begint tijdens de planningsfase en gaat door tijdens de duur van het project, terwijl managers voortdurend de uitgaven beoordelen, bewaken en aanpassen om ervoor te zorgen dat het project het goedgekeurde budget niet overschrijdt.

Waarom is kostenbeheer belangrijk?

Heb je je ooit afgevraagd wat er gebeurt als een project aanzienlijk over budget gaat? De gevolgen kunnen ernstig zijn - van gespannen relaties met klanten tot financiële verliezen. Laten we een voorbeeld bekijken:

Een klein softwareontwikkelingsteam kreeg de taak om een aangepaste applicatie voor een klant te maken. Halverwege realiseerden ze zich dat het project snel het oorspronkelijke budget overschreed. Ze stonden voor een veelvoorkomend dilemma: doorgaan zoals gepland en de extra kosten absorberen of hun aanpak opnieuw evalueren.

Door rigoureuze kostenbeheerstrategieën te implementeren, was het team in staat om gebieden te identificeren waar de uitgaven de pan uitrees. Ze stroomlijnden hun projectbeheerprocessen, gaven prioriteit aan essentiële functies en onderhandelden opnieuw over voorwaarden met onderaannemers. Deze aanpak bracht het project niet alleen terug binnen het budget, maar verbeterde ook hun werkrelatie met de klant, die hun transparantie en toewijding aan het leveren van waarde waardeerde.

Dit scenario laat zien hoe effectief kostenbeheer een potentieel rampzalige situatie kan omzetten in een succesverhaal.

Een kostenbeheerplan maken

Kostenbeheer is een continu, vloeiend proces. Er zijn echter vier hoofdelementen of functies die in elk kostenbeheerplan terug te vinden zijn:

• Middelenplanning

• Kostenraming

• Kostenbegroting

• Kostenbeheersing

Omdat er nieuwe uitgaven kunnen ontstaan en de projectbereik kan worden aangepast, moeten kostenbeheerders voorbereid zijn om alle vier de functies op elk moment tijdens de levenscyclus van het project uit te voeren. Je workflow zal variëren naargelang de behoeften van het project.

Hier zullen we elk van de vier elementen in meer detail bespreken en uitleggen wat er in elke fase van de kostenbeheerder wordt vereist.

Middelenplanning

De allereerste stap in elk kostenbeheerproces is het plannen van middelen, dat wil zeggen wanneer de kostenbeheerder de scope en specificaties van het project beoordeelt om erachter te komen welke middelen het project nodig heeft.

Een middel is alles wat je helpt een project te voltooien, inclusief tools, geld, tijd, apparatuur en zelfs teamleden. Om een zo nauwkeurig mogelijk middelenplan te maken, moet je rechtstreeks met teamleiders en belanghebbenden overleggen welke middelen ze tijdens het project nodig hebben. Mensen met praktische ervaring in elke projectafdeling zullen een beter inzicht hebben in welke middelen nodig zijn. 

Voor deze stap heb je nodig:

• Duidelijk gedefinieerde projectdoelstellingen

• Een algemene projectroutekaart of een werkverdelingsstructuur (WBS), afhankelijk van de complexiteit van het project

• Een voorlopig middelenbeheerplan

• Een Projectbereikverklaring

Kostenraming

Zodra je een lijst met de benodigde middelen hebt, is de volgende stap om te schatten wat het zal kosten om ze aan te schaffen. De sleutel tot deze stap is om zoveel mogelijk prijsinformatie te verzamelen, zodat je weloverwogen kostenramingen kunt maken.

Voor tastbare middelen zoals gereedschap, benodigdheden en apparatuur, kun je echte prijsopgaven van verkopers krijgen om je kostenraming te informeren. Het gebruik van inventarisbeheersoftware kan dit proces stroomlijnen door realtime prijsgegevens en leveranciersinformatie te verstrekken.

Voor arbeidskosten kun je meerdere offertes van potentiële aannemers krijgen om je een realistisch idee te geven van wat het werk dat je nodig hebt daadwerkelijk zal kosten. Houd er rekening mee dat er enige tijd kan verstrijken tussen het moment waarop je je schatting maakt en wanneer deze items worden gekocht, dus je moet wat ruimte inbouwen voor het geval de prijzen stijgen. 

Naast het inbouwen van een buffer voor elke individuele kost, moet je ook een buffer van 5–10% toevoegen aan je totale kosten om rekening te houden met onverwachte uitgaven. Als dit de eerste keer is dat je met dit projectteam werkt, zoek dan uit of de vorige kostenmanager aan het einde van eerdere projecten budgetrapporten heeft gegenere projecten. 

Je kunt kijken hoeveel de uiteindelijke kosten van eerdere projecten afweken van hun oorspronkelijke schattingen en deze kostengegevens gebruiken als een benchmark om in te schatten hoeveel marge je in je schattingsrapport moet inbouwen.

In de schattingsfase heb je het volgende nodig:

• Projectschema of een PERT-grafiek, afhankelijk van de complexiteit van het project

• Een lijst van je projectdeliverables

• Duidelijk gedefinieerde successtatistieken

Kostenbegroting

Nu je algemene schattingen hebt voor je projectbehoeften en middelenvereisten, kun je beginnen met het werken aan je projectbudget. Je projectbudget is een gedetailleerd plan van hoeveel je van plan bent uit te geven tijdens het project, waarvoor en wanneer. 

Afhankelijk van de complexiteit van je project, kan het 'wanneer' je kostenbeheerstrategie aanzienlijk beïnvloeden. Voor meerjarige projecten kun je kostentoewijzingen specificeren, zodat niet meer dan 30% van je budget in het eerste jaar wordt besteed, enz. Dit kan kostenoverschrijdingen later voorkomen.

In deze fase heb je nodig:

• Een projectbudgetdocument 

• Een analyse van de belanghebbenden van het project

Kostenbeheersing

Het grootste deel van het kostenbeheerproces bestaat uit kostenbeheersing. Dit is het proces van het registreren en verantwoorden van kosten naarmate het project vordert, het aanbrengen van aanpassingen en het waarschuwen van belanghebbenden voor problemen wanneer deze zich voordoen. Het doel van de stap kostenbeheersing is om de werkelijke projectkosten te vergelijken met de oorspronkelijke budgetten en schattingen en stappen te ondernemen om ervoor te zorgen dat het project zo dicht mogelijk bij het plan blijft.

De frequentie waarmee je dit beoordeelt, hangt af van je project. Soms wil je de kosten in realtime bekijken. In andere gevallen kun je maandelijks of zelfs per kwartaal inchecken. Deel kostenupdates indien nodig via projectstatusrapporten, zodat het hele projectteam op dezelfde lijn zit.

Houd er rekening mee dat wijzigingen in het projectbereik van invloed zijn op het projectbudget en de kosten, dus houd scope creep goed in de gaten. Als de projectkosten te veel afwijken van wat je hebt begroot, laat het je belanghebbenden weten, zodat je proactief met een actieplan kunt komen.

In deze fase heb je nodig:

• Pojectbeheertool

• Universele rapportagetool

Kostenberekening na het project

Zodra het project voorbij is, is het tijd om de kostenvariantie te berekenen en te evalueren hoe ver je project afweek van je oorspronkelijke budget en schattingen. Wat waren de totale kosten van het project? Hoe verhielden je werkelijke kosten zich tot je geschatte kosten? 

Een succesvol project eindigt dicht bij (maar onder) het voorspelde projectbudget. Als je te veel geld hebt uitgegeven, heb je ofwel je projectbudget onderschat of te veel onvoorziene uitgaven gehad. Als dit gebeurt, houd dan een post-mortem vergadering om te evalueren waarom dat is gebeurd en te voorkomen dat het in de toekomst gebeurt.

Aan de andere kant is het ook niet ideaal om te weinig van je budget uit te geven. Je hebt deze kosten niet voor niets geschat, en als je aanzienlijk onder het budget bent uitgekomen, was je kostenbegrotingsproces onnauwkeurig. Registreer deze informatie als historische gegevens en houd er rekening mee voor toekomstige projecten, zodat je je nauwkeurigheid kunt verhogen tijdens de kostenramingsfase.

Hoe projectkosten te berekenen

Om ervoor te zorgen dat je project winstgevend blijft en binnen het budget, is het essentieel om een goed begrip te hebben van hoe je projectkosten berekent. 

Projectmanagers hebben een verscheidenheid aan kostenbeheermethoden om uit te kiezen, en het kiezen van de beste hangt af van de specifieke behoeften en de reikwijdte van je project. Houd rekening met factoren zoals projectcomplexiteit, de voorspelbaarheid van taken, verwachtingen van de klant en de mate van flexibiliteit die je nodig hebt om je kostenprestatiedoelen te bereiken.

Uurlijks

Het berekenen van projectkosten op uurbasis omvat het betalen voor de hoeveelheid werk die wordt gedaan, gemeten in uren. Deze methode is met name effectief voor projecten waarbij de scope flexibel of onzeker is, omdat deze methode aanpassingsvermogen mogelijk maakt naarmate het project vordert. 

Denk bijvoorbeeld aan een softwareontwikkelingsproject. De kosten van het ontwikkelingsteam worden berekend op basis van het aantal uren dat ze aan het project besteden. Als het team 100 uur per maand werkt tegen een tarief van $ 100 per uur, zouden de projectkosten voor die maand $ 10.000 zijn. Deze methode biedt flexibiliteit en kan effectief inspelen op veranderingen in de scope van het project.

Vast tarief

Een vaste prijs houdt in dat je vooraf een totaalbedrag voor het project afspreekt. Deze methode is ideaal voor projecten met een goed gedefinieerde scope en deliverables. Dit geeft beide partijen een duidelijk inzicht in de totale kosten.

Stel je een marketingcampagne voor. Het bureau en de klant komen een vaste prijs van € 20.000 overeen voor de hele campagne. Deze prijs dekt alle aspecten van het project, van planning tot uitvoering. Het voordeel hiervan is voorspelbaarheid in de budgettering, omdat de klant precies weet hoeveel het project zal kosten, ongeacht de gebruikte tijd en middelen.

Kosten plus

De kostprijs-plus-methode houdt in dat de werkelijke kosten van het project plus een opslag of extra kosten in rekening worden gebracht. Deze aanpak wordt vaak gebruikt in langetermijnprojecten waarbij de kosten in het begin niet nauwkeurig kunnen worden ingeschat. Het zorgt ervoor dat alle projectkosten worden gedekt en omvat een winstmarge.

Bij een bouwproject brengt de aannemer bijvoorbeeld de werkelijke gemaakte kosten (zoals materialen en arbeid) in rekening plus een vast percentage als winst. Als de materiaal- en arbeidskosten $ 50.000 bedragen en de overeengekomen marge 20% is, dan zou de totale kosten voor de klant $ 60.000 zijn. Deze kostenbeheermethode stemt de belangen van de klant en de aannemer op elkaar af, omdat beide partijen streven naar optimale kostenprestaties.

Op waarde gebaseerde prijsstelling

Waardegebaseerde prijsstelling richt zich op de waarde of het voordeel dat de klant ontvangt in plaats van de kosten van het project zelf. Deze schattingsmethode is ideaal voor projecten waarbij de uitkomst een hoge waargenomen waarde heeft, ongeacht de werkelijke kosten van levering.

Overweeg een scenario waarin een adviesbureau een klant helpt zijn jaarlijkse omzet te verhogen. Als de strategieën van de consultant resulteren in een omzetstijging van $ 1 miljoen, kan de consultant een vergoeding in rekening brengen op basis van een percentage van de omzetstijging, bijvoorbeeld 10%, wat $ 100.000 zou zijn. Waardegebaseerde prijsstelling zorgt ervoor dat de prijsstelling de geleverde waarde weerspiegelt.

Effectieve methoden voor projectkostenbeheer

Een van de meest hardnekkige uitdagingen waarmee teams in verschillende sectoren worden geconfronteerd, is het beheersen en voorkomen van budgetoverschrijdingen. Deze overschrijdingen belasten niet alleen de financiële middelen, maar kunnen ook leiden tot een verminderde projectkwaliteit, vertraagde tijdlijnen en zelfs het mislukken van een project. 

Effectief kostenbeheer is de sleutel tot het aanpakken van deze uitdaging, omdat het ervoor zorgt dat projecten worden opgeleverd binnen hun toegewezen budgetten met behoud van hoge normen van kwaliteit en efficiëntie.

Het kiezen van de beste kostenbeheermethode is de sleutel tot het aanpakken van deze financiële uitdagingen. Voor verdere kostenoptimalisatie kunnen teams gebruikmaken van automatisering, beheersoftware en dashboards die realtime kostenanalyse, cashflow en toekomstige kostenvisualisatie bieden. Dit zal uiteindelijk bijdragen aan het succes van je project.

Top-down schatting

Top-down schatting is een methode waarbij eerst de totale projectkosten worden geschat en vervolgens de individuele kosten van dit totaal worden afgetrokken. Deze aanpak is nuttig in de vroege fasen van de projectplanning, wanneer gedetailleerde informatie nog niet beschikbaar is. Het geeft een snel en ruw idee van hoeveel het project zal kosten.

In een nieuw softwareontwikkelingsproject kan de projectmanager bijvoorbeeld de totale projectkosten schatten op € 200.000 op basis van eerdere vergelijkbare projecten. Deze totale kosten worden vervolgens opgesplitst in kleinere segmenten, zoals ontwerp, codering, testen en implementatie, die elk een deel van het totale budget toegewezen krijgen. Deze methode is effectief voor het bieden van een voorlopig kostenraamwerk en het begeleiden van vroege projectbeslissingen.

Bottom-up schatting

Bottom-up schatten is het omgekeerde van de top-down benadering. Het gaat om het eerst inschatten van individuele taken of componenten van het project en deze vervolgens optellen om de totale projectkosten te krijgen. Deze schattingsmethode is nauwkeuriger en betrouwbaarder, vooral voor projecten met een goed gedefinieerde scope, omdat het gedetailleerde kosteninformatie in acht neemt.

Denk aan een bouwproject waarbij elk onderdeel van het project, zoals het leggen van de fundering, het frame, het loodgieterswerk en het elektrische werk, afzonderlijk wordt geschat op basis van een gedetailleerde analyse. Na het inschatten van al deze componenten worden de kosten opgeteld om het totale projectbudget te bepalen. Bottom-up schatting is ideaal voor teams die nauwkeurige controle nodig hebben over elk aspect van de projectkosten.

Verdiendewaardemanagement

Earned Value Management (EVM) is een geavanceerde benadering van kostenbeheer die metingen van projectprestaties combineert in termen van bereik, planning en kosten. EVM geeft een uitgebreid overzicht van de voortgang van het project en de afstemming ervan met de oorspronkelijke projectplanning.

In een groot infrastructuurproject zou EVM bijvoorbeeld worden gebruikt om het volgende bij te houden: 

• Gebudgetteerde kosten van gepland werk (BCWS)

• Werkelijke kosten van uitgevoerd werk (Actual Cost of Work Performed, ACWP)

• Budgetted cost of work performed (BCWP) 

Door deze cijfers te vergelijken, kunnen projectmanagers de kostenprestaties van het project meten en indien nodig corrigerende maatregelen nemen.

Driepuntsschatting

Driepuntsschatting wordt gebruikt om een realistischer schatting te bepalen door drie scenario's te overwegen: 

1. Meest optimistisch (beste geval) 

2. Meest pessimistisch (worst-case) 

3. Meest waarschijnlijk 

Deze kostenbeheermethode biedt een reeks mogelijke resultaten, die de voorspelbaarheid en kostenprestaties van een project kunnen verhogen.

Neem bijvoorbeeld een nieuw productontwikkelingsproject. De projectmanager kan inschatten dat de ontwerpfase 30 dagen (optimistisch), 45 dagen (hoogstwaarschijnlijk) of 60 dagen (pessimistisch) kan duren. Met behulp van deze drie punten berekenen ze een gemiddelde of gewogen gemiddelde duur, wat helpt bij het vaststellen van realistische tijdlijnen en budgetten.

Veelgestelde vragen over kostenbeheer

Wat is de eerste stap in projectkostenbeheer?

De eerste stap in projectkostenbeheer is het definiëren van de basislijn voor het budget van je project. Dit omvat het identificeren van alle potentiële kosten en inputs met betrekking tot het project, inclusief arbeid, materialen, apparatuur en andere uitgaven. Het creëren van een basislijn is essentieel omdat het het raamwerk biedt voor het bewaken en beheersen van uitgaven tijdens de levenscyclus van een project.

Wat zijn de 5 functies van kostenbeheer?

De vijf belangrijkste functies van kostenbeheer zijn:

1. Kostenraming: het bepalen van de totale kosten die nodig zijn om het project te voltooien.

2. Kostenbegroting: het toewijzen van de totale kostenraming aan individuele werkitems om een basislijn vast te stellen voor het meten van prestaties.

3. Kostenbeheersing: het bewaken van projectuitgaven en het implementeren van maatregelen om de kosten binnen het goedgekeurde budget te houden.

4. Cashflowbeheer: zorgen voor voldoende cashflow om aan de projectbehoeften te voldoen, wat van cruciaal belang is voor het behoud van het projectmomentum.

5. Inkoopbeheer: het beheren van de inkoop van goederen en diensten, ervoor zorgen dat alles tegen de best mogelijke kosten wordt verkregen en voldoet aan de projectbehoeften.

Wat is kostenbeheer in projectbeheer?

Kostenbeheer in projectbeheer is het proces van het plannen, schatten, budgetteren en beheersen van kosten met als doel het project binnen het goedgekeurde budget te voltooien. Het omvat een continu proces van het meten en bewaken van projectactiviteiten en uitgaven en het implementeren van de nodige aanpassingen om ervoor te zorgen dat de financiële middelen van het project effectief worden gebruikt. 

Verbeter je projectprestaties met kostenbeheer

Kostenbeheer heeft veel bewegende delen. Maar zolang je team inzicht heeft in de projectkosten, kun je kostenoverschrijdingen voorkomen en ervoor zorgen dat je je project elke keer onder budget afrondt.