Conceptkaartsjabloon: gebruik conceptkaarten om complexe ideeën te organiseren

Bij het starten van een project is er niets belangrijker dan ervoor te zorgen dat het hele team op dezelfde lijn zit. Iedereen moet vanuit dezelfde informatie werken en je moet er zeker van zijn dat alle teamleden die informatie correct begrijpen. Misverstanden en miscommunicatie kunnen de voortgang vertragen en zelfs stoppen, wat op zijn beurt het project zowel tijd als geld kan kosten.

Een van de beste manieren om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde lijn zit, is met een conceptkaart. Conceptkaarten zijn diagrammen die je helpen informatie te visualiseren op een manier die iedereen kan begrijpen. Je kunt een conceptkaart gebruiken om een workflow te visualiseren, complexe ideeën op te splitsen of de verschillende delen van een projectsysteem in kaart te brengen om te zien hoe taken samenwerken.

Iedereen kan een conceptkaart maken, maar het is verstandig om eerst de verschillende kaartstructuren op te frissen en hoe je ze het beste kunt gebruiken.

Wat is een conceptkaart?

Een conceptkaart is een visueel diagram dat informatie organiseert. Conceptkaarten kunnen zowat alles weergeven, zoals een proces, een groep ideeën en concepten, of een systeem van onderling verbonden onderdelen. Je kunt een conceptkaart gebruiken om de stappen van een productontwikkelingsworkflow vast te leggen, om een visuele grafiek van de mensen in je bedrijf te maken of om in kaart te brengen hoe de marketing- en verkoopafdelingen effectief samenwerken. 

Conceptkaarten zijn niet alleen nuttig in het bedrijfsleven - ingenieurs gebruiken ze om systeemcomponenten uit te stippelen, docenten gebruiken ze om verschillende ideeën te onderwijzen en wetenschappers gebruiken ze om belangrijke details van hun onderwerpen bij te houden terwijl ze nieuwe ontdekkingen doen.

Voordelen van het gebruik van conceptkaarten

Wanneer complexe ideeën overweldigend aanvoelen, bieden conceptkaarten een duidelijk pad naar begrip. Deze visuele tools helpen je gedachten te structureren en het besluitvormingsproces te vereenvoudigen. Als je aan een project werkt of een probleem probeert op te lossen, brengt een conceptkaart orde in de chaos. Dit is waarom ze zo effectief zijn:

• Visuele weergave van belangrijke concepten en relaties stelt je in staat om het grote geheel te zien.

• Duidelijke uitsplitsingen van complexe informatie leiden tot productievere brainstormsessies.

• De structuur verbetert de besluitvorming en stimuleert het probleemoplossend vermogen.

• Opties zoals spider maps, bubble maps en venn-diagrammen bieden veelzijdigheid.

• Teams werken effectiever samen door interactieve kaarten te gebruiken voor gedeelde bijdragen.

• Het gebruik van gratis conceptkaartsjablonen bespaart tijd en helpt je snel aan de slag te gaan.

Dus als je moe bent van verspreide ideeën of moeite hebt om de puntjes te verbinden, is een conceptkaart de perfecte tool om je te helpen georganiseerd te raken en gefocust te blijven.

Wanneer gebruik je een conceptkaartsjabloon?

Als je ooit het gevoel hebt dat je vastloopt bij het aanpakken van je volgende Agile-project of het organiseren van je gedachten, kan een conceptkaartsjabloon het proces vereenvoudigen. In plaats van een lege conceptkaart of een nieuw pakket plakbriefjes, kun je je werk een vliegende start geven door een sjabloon te gebruiken om je ideeën te structureren.

Overweeg om in deze situaties een concept mapping-sjabloon te gebruiken:

• Je moet complexe concepten aanpakken of creatieve brainstormideeën bedenken.

• Je planning omvat het maken van workflows voor projectbeheer of vereist input van belanghebbenden.

• Je hebt een duidelijke projectplanningsmethode nodig om fasen en workflows bij te houden, zoals een workflowdiagramsjabloon.

• Je bereidt infographics, documenten of presentaties voor en wilt een georganiseerde visuele tool om gerelateerde concepten weer te geven.

Als je je vastgelopen voelt door de complexiteit van je ideeën, kan een conceptkaartsjabloon je helpen om los te komen en met vertrouwen verder te gaan.

4 soorten conceptkaartsjablonen

Er zijn veel verschillende structuren en formaten die gebruikt kunnen worden om een conceptkaart te maken. De vier populairste types zijn:

1. Spiderkaarten, die worden gebruikt om concepten te diagrammen.

2. Stroomdiagrammen, die worden gebruikt om processen te visualiseren. 

3. Hiërarchiekaarten, die worden gebruikt om organisaties te visualiseren.

4. Systeemkaarten, die worden gebruikt om systemen te visualiseren.

Hoewel er andere soorten conceptkaarten zijn, kan bijna alles in kaart worden gebracht met behulp van een van deze vier structuren.

1. Spider maps

Een spider map is een soort conceptkaart die begint met een sleutelconcept en vertakt in gerelateerde ideeën. Spider maps, ook wel mindmaps of ideeënwebben genoemd, zijn nuttig voor het begeleiden van brainstormsessies of het organiseren van gedachten, omdat ze je in staat stellen om de relaties tussen ideeën in één oogopslag te zien. 

Een spinnenkaart gebruiken

Om een spider map te maken, begin je met het tekenen van een cirkel in het midden van een vel papier of op een whiteboard. Schrijf het centrale idee in de cirkel, teken dan lijnen uit de cirkel en label ze met gerelateerde concepten. Blijf concepten (en subconcepten) toevoegen totdat je een web van ideeën hebt dat de pagina bedekt.

Wanneer gebruik je een spider map?

Omdat spider maps vaak worden gebruikt tijdens brainstorm- en 'schets'-fasen van planning, geven veel mensen er de voorkeur aan om ze met de hand op kladpapier of samen op een whiteboard te maken. Spider maps worden meestal niet gepubliceerd of gedeeld met het bredere bedrijf, dus het is niet zo belangrijk om ervoor te zorgen dat dit type conceptkaart netjes en goed geformatteerd is. Je kunt echter het bovenstaande mindmapsjabloon gebruiken om zelf aan de slag te gaan met een eerste set kaartknooppunten.

2. Stroomdiagrammen

Een stroomdiagram is een soort diagram waarmee je de stappen in een proces kunt visualiseren. Ze kunnen worden gebruikt om een breed scala aan processen te illustreren, van eenvoudige taken zoals het invullen van een inkooporder tot complexe systemen zoals financiële boekhouding.

Stroomdiagrammen worden vaak gebruikt in bedrijf en engineering, maar ze kunnen nuttig zijn in elke situatie waarin je een stapsgewijs proces moet visualiseren. De sleutel tot het maken van een effectief stroomdiagram is het gebruik van universeel erkende stroomdiagramvormen die aangeven wat elke stap in je workflow betekent. De meest voorkomende van deze symbolen zijn:

• Ovalen voor terminators (startpunt en eindpunt)

• Rechthoeken voor processen

• Diamanten voor beslissingen

• Parallellogrammen voor inputs en outputs

• Stroomlijnen die vormen verbinden en de volgorde en richting van de workflow aangeven

Er zijn ook standaardsymbolen voor documenten, handmatige invoer, voorbereidingsstappen, gegevensopslag, lussen en vertragingen. Door deze bekende vormen te gebruiken, kun je ervoor zorgen dat iedereen die naar je stroomdiagram kijkt, deze kan lezen, zelfs zonder dat je er bent om het uit te leggen.

Omdat stroomdiagrammen zulke verschillende structuren hebben, afhankelijk van de specifieke workflow die ze bevatten, is het gebruik van een papieren sjabloon niet de meest efficiënte manier om er een te maken. Gebruik in plaats daarvan een virtuele tool om je stroomdiagram te maken. Breng het vervolgens tot leven met workflowbeheersoftware. 

3. Hiërarchiekaarten

Als je ooit het organigram van je bedrijf hebt gezien of aan je eigen stamboom hebt gewerkt, dan ben je al bekend met het concept van een hiërarchiekaart. Deze kaarten rangschikken concepten in een hiërarchische structuur, in volgorde van meest algemeen naar meer specifiek. Een organigram van een bedrijf plaatst bijvoorbeeld meestal de mensen met de grootste autoriteit - de oprichters en C-level executives - bovenaan de kaart, en gaat dan naar beneden in niveaus totdat het degenen onderaan bereikt, die de meest beperkte taakbeschrijvingen hebben.

Een hiërarchische conceptkaart gebruiken

Hoewel hiërarchiekaarten het vaakst worden gebruikt om mensen te organiseren, kunnen ze je ook helpen om informatie op te splitsen in een georganiseerd systeem van kleinere, beter beheersbare brokken. Als je bijvoorbeeld een hiërarchiekaart hebt gemaakt om dit bericht uit te stippelen, kun je beginnen met 'conceptkaarten' bovenaan, vervolgens elk type conceptkaart in een eigen vak op het tweede niveau plaatsen en vervolgens details over elke conceptkaart op het onderste niveau zetten.

De grootte en vorm van je hiërarchiekaart hangt af van het aantal informatieniveaus dat je hebt. Je kunt het bovenstaande sjabloon gebruiken om een hiërarchische structuur met drie niveaus te maken met je hoofdonderwerp bovenaan, maximaal vijf subonderwerpen op het tweede niveau en vervolgens details voor elk subonderwerp in de vakken eronder. Je kunt ook kleuren of symbolen gebruiken om verschillende niveaus van belangrijkheid aan te geven.

4. Systeemkaarten

Spider maps organiseren ideeën en stroomdiagrammen organiseren processen. Systeemkaarten combineren deze twee dingen om de componenten van een organisatie te tonen en hoe ze met elkaar omgaan.  Je kunt een systeemkaart gebruiken om eenvoudige systemen te illustreren, zoals een printer, of complexere systemen, zoals een bedrijf met meerdere afdelingen en teams.

Een systeemkaart is verdeeld in twee hoofdsecties: alles binnen de grootste cirkel is het systeem en alles buiten de cirkel is de omgeving van het systeem. Om je systeem in kaart te brengen, begin je met het toevoegen van elk onderdeel van het systeem binnen de grotere cirkel en elk onderdeel van de omgeving erbuiten. Het onderstaande sjabloon kan je op weg helpen.

Een systeemkaart gebruiken

Stel dat je een systeemkaart voor je bedrijf wilt maken. Je zou beginnen met het maken van cirkels binnen de systeemcirkel voor elke afdeling in je organisatie - voor dit voorbeeld gebruiken we boekhouding en HR. Binnen de boekhoudafdeling zou je kleinere cirkels maken voor verschillende teams zoals salarisadministratie, budgetten en facturering. De HR-afdeling zou ook een salarissysteemteam hebben, plus andere teams zoals onboarding, crisisbeheer en werknemersvoordelen. Als slechts één team al deze dingen afhandelt, is dat ook prima. Er is geen minimum of maximum aantal elementen vereist voor elke cirkel. 

Buiten de systeemcirkel zou je componenten toevoegen in de omgeving van je bedrijf - dingen zoals klanten en externe aannemers, die van invloed zijn op en interactie hebben met je bedrijf, maar er geen deel van uitmaken.

Nadat je je componenten hebt opgenomen, moet je je processen toevoegen. Dit zijn lijnen die verschillende componenten van het systeem verbinden met labels die het proces benoemen dat ze verbindt. Proceslijnen kunnen verschillende niveaus beslaan en kunnen componenten binnen en buiten het systeem verbinden. Je kunt ook twee componenten hebben die verbonden zijn door twee processen die in tegengestelde richtingen werken. 

Voorbeeld van een systeemkaart

Het salarisadministratieproces omvat bijvoorbeeld zowel de boekhoudkundige als de HR-afdeling, en het proces stroomt in beide richtingen. Het HR-team onboarde nieuwe werknemers en voegt ze toe aan het salarissysteem en stuurt vervolgens het salaris en de directe stortingsinformatie van elke nieuwe werknemer naar de boekhouding, die de salarissen daadwerkelijk verzendt. In de tegenovergestelde richting stuurt het financiële team informatie over het beschikbare budget voor loonsverhogingen en salarisonderhandelingen naar HR, dat instaat voor werving en promoties. 

Blijf componenten en procesconnectoren toevoegen totdat je een Voltooid beeld van het systeem hebt. Je kunt ook symbolen gebruiken om verschillende soorten interacties weer te geven, zoals de verschillende flows van energie, informatie of middelen.

Een conceptkaartsjabloon gebruiken

Het gebruik van een conceptkaartsjabloon is een eenvoudige manier om je gedachten te organiseren, complexe ideeën te visualiseren en brainstormen om te zetten in uitvoerbare stappen. Of je nu een conceptkaartmaker of een kant-en-klaar sjabloon gebruikt, het proces is intuïtief. 

Laten we eens kijken naar een voorbeeld van het organiseren van een projectbeheer workflow. Hier is een stapsgewijze handleiding om aan de slag te gaan:

Stap 1: Kies het juiste sjabloon

De eerste stap is het selecteren van een conceptkaartsjabloon dat aan je behoeften voldoet. Als je een projectbeheerworkflow plant, kies dan een sjabloon dat is ontworpen voor het schetsen van processen, zoals een workflowdiagramsjabloon. Met dit type sjabloon kun je taken, verantwoordelijkheden en mijlpalen in kaart brengen, waardoor je een functioneel overzicht van je project krijgt.

Voorbeeld: voor een project met meerdere teamleden helpt een workflowdiagramsjabloon je de stroom van taken van de ene afdeling naar de andere te visualiseren, zodat elke fase duidelijk is.

Stap 2: bepaal je hoofdconcept

Zodra je je sjabloon hebt gekozen, begin je met het identificeren van het centrale concept of het hoofdidee. Dit is de kern van je kaart en al het andere zal eruit vertakken. In ons projectbeheervoorbeeld zou het centrale concept 'Project Workflow' kunnen zijn.

Voorbeeld: label het hoofdknooppunt in het midden van je kaart 'Project Workflow'. Van hieruit kun je vertakken naar de verschillende fasen van het project, zoals 'Planning', 'Uitvoering' en 'Voltooiing'.

Stap 3: Voeg belangrijke concepten en subonderwerpen toe

Voeg vervolgens de primaire takken toe die uitgaan van je hoofdconcept. Deze takken vertegenwoordigen de belangrijkste concepten of fasen met betrekking tot het hoofdidee. Splits elk sleutelconcept op in subonderwerpen of kleinere taken.

Voorbeeld: onder 'Planning' kun je subonderwerpen maken zoals 'Doelen definiëren', 'Rollen toewijzen' en 'Deadlines instellen'. Elk subonderwerp moet duidelijk uitvoerbare stappen definiëren en dienen als een focus voor je ideeënproces.

Stap 4: Verbind gerelateerde concepten

Nu je je belangrijkste concepten en subonderwerpen hebt, is het tijd om de relaties tussen hen te laten zien. Gebruik lijnen of pijlen om gerelateerde concepten te verbinden en de flow van taken of informatie tussen elke fase te markeren.

Voorbeeld: Je kunt 'Rollen toewijzen' in de planningsfase koppelen aan 'Uitvoering' om te laten zien hoe de rollen van het team de volgende stap van het project beïnvloeden. Dit helpt verduidelijken hoe het ene deel van de workflow het volgende beïnvloedt, waardoor het project soepel verloopt in je werkruimte.

Stap 5: Evalueer en verfijn

Evalueer ten slotte je conceptkaart om ervoor te zorgen dat alles logisch flowt en dat alle belangrijke concepten worden weergegeven. Dit is je kans om aanpassingen te maken, zoals het toevoegen van details of het reorganiseren van stappen voor meer helderheid.

Voorbeeld: na het beoordelen realiseer je je misschien dat je een tak moet toevoegen onder 'Uitvoering' voor 'Voortgang bewaken'. Het verfijnen van je kaart zorgt ervoor dat de projectworkflow grondig en klaar voor gebruik is.

Door deze stappen te volgen, kun je van elk conceptkaartsjabloon een waardevol hulpmiddel maken voor het organiseren van ideeën, het vereenvoudigen van complexe informatie en het verbeteren van de besluitvorming. Of je nu een project plant of een abstract idee visualiseert, deze methode houdt je werk duidelijk en uitvoerbaar.

Voorbeeld van een conceptkaart

Laten we een praktisch voorbeeld bekijken om te zien hoe een conceptkaart in actie werkt. Stel je voor dat je werkt aan een projectplanningssessie voor een nieuwe productlancering. Je moet ideeën organiseren, taken bijhouden en de workflow van je team beheren. Een creatieve conceptkaart kan helpen dit proces te vereenvoudigen door elke fase van het project visueel in kaart te brengen.

In dit voorbeeld van een conceptkaart is het centrale concept 'Productlancering'. Van daaruit kun je het opsplitsen in primaire takken, zoals 'Marketingstrategie', 'Productontwikkeling' en 'Lanceringstijdlijn'. Elk van deze takken kan verder worden onderverdeeld in subonderwerpen:

• Marketingstrategie: omvat taken zoals het opzetten van sociale mediacampagnes, het definiëren van doelgroepen en het maken van promotiemateriaal.

• Productontwikkeling: richt zich op het afronden van de productfuncties, het uitvoeren van tests en het coördineren met leveranciers.

• Lanceringstijdlijn: geeft de belangrijkste mijlpalen weer, zoals de bèta-release, zachte lancering en volledige openbare lancering.

Door deze sleutelconcepten te verbinden met pijlen of lijnen, kan je team zien hoe elke fase zich tot elkaar verhoudt. De 'Marketingstrategie' moet bijvoorbeeld overeenkomen met de 'Lanceringstijdlijn' om ervoor te zorgen dat campagnes op tijd klaar zijn voor de productrelease.

Basisprincipes van concept mapping

Concept mapping begint met een paar eenvoudige stappen. Begin met het identificeren van je focusvraag - het centrale idee of het belangrijkste probleem dat je probeert op te lossen. Dit dient als basis voor je kaart. Van daaruit kun je het kernidee opsplitsen in kleinere, gerelateerde concepten en lijnen of pijlen gebruiken om ze visueel te verbinden.

Hier zijn enkele tips voor effectieve concept mapping:

• Houd het georganiseerd. Groepeer vergelijkbare ideeën en zorg ervoor dat de verbanden tussen hen duidelijk zijn.

• Gebruik de juiste tools. Overweeg software te gebruiken die functies biedt zoals samenwerking, eenvoudige bewerking, integraties en realtime updates om je proces te stroomlijnen.

• Blijf flexibel. Sta open voor het aanpassen van je kaart als er nieuwe ideeën of relaties ontstaan.

• Begin eenvoudig. Als je nieuw bent in concept mapping, houd je het dan eerst bij een eenvoudige structuur en breid je uit naarmate je meer vertrouwd raakt.

Door deze beste praktijken voor concept mapping te volgen, zul je in staat zijn om er een te maken die je denken verduidelijkt en je helpt om complexe projecten met gemak aan te pakken.

Til je conceptkaarten naar een hoger niveau

Elk project verloopt soepeler met een adequate planning. Door je proces te starten met een conceptkaart, kun je nadenken over mogelijke opties, problemen en knelpunten en deze oplossen voordat ze zich voordoen. Naarmate je project vordert, zal het gebruik van je conceptkaart in combinatie met je projectbeheerplatform je helpen om op schema te blijven, je doelstellingen in het vizier te houden en het hele team verenigd te houden in de richting van een gemeenschappelijk doel.

Veelgestelde vragen: conceptkaartsjablonen

Wat is concept mapping?

Concept mapping is een visuele techniek die je helpt informatie duidelijk te organiseren en weer te geven. Het breekt complexe ideeën op in kleinere, beheersbare delen door sleutelconcepten met elkaar te verbinden en de relaties tussen hen te tonen. Door deze verbindingen visueel weer te geven, kun je het grote geheel zien en begrijpen hoe verschillende ideeën zich tot elkaar verhouden. Concept mapping is nuttig voor brainstormen, projectplanning en het oplossen van problemen, waardoor het een functioneel hulpmiddel is in zowel persoonlijke als professionele contexten.

Hoe maak je een conceptkaart?

Het maken van een conceptkaart is vrij eenvoudig. Begin met het identificeren van je hoofdidee en splits het vervolgens op in gerelateerde concepten of subonderwerpen. Zodra je dat hebt, gebruik je lijnen of pijlen om die ideeën te verbinden en te laten zien hoe alles zich verhoudt. Je kunt er zeker een handmatig bouwen, maar de gratis conceptkaartsjablonen van Asana zorgen voor de structuur voor je, zodat je je kunt concentreren op je ideeën en sneller kunt organiseren.

Bestaat er een conceptkaartsjabloon in Word?

Helaas wordt Word niet geleverd met een ingebouwd conceptkaartsjabloon. Hoewel je er handmatig een kunt maken met SmartArt, vormen en lijnen, kan het vervelend worden, vooral als je met complexe ideeën werkt. Een efficiëntere optie is om Asana te gebruiken. Asana biedt kant-en-klare conceptkaartsjablonen die je tijd besparen en het gemakkelijk maken om gedachten te organiseren, taken toe te wijzen en samen te werken - allemaal op één plek.

Heeft Google Docs een conceptkaartsjabloon?

Google Docs heeft geen vooraf gebouwd conceptkaartsjabloon. Natuurlijk kun je er handmatig een maken met de tekentool met vormen en lijnen, maar het is niet de meest efficiënte aanpak. Als je op zoek bent naar iets geavanceerder, dan zit je goed bij Asana. Met de conceptkaartsjablonen van Asana kun je eenvoudig workflows visualiseren, tijdlijnen beheren en samenwerken met je team, terwijl je naadloos integreert met Google Workspace. Het is een snellere en effectievere manier om projectplanning aan te pakken.