Kristalheldere actiepunten maken

Het is het einde van een succesvolle projectkickoff-vergadering en je teamleden zijn klaar om verder te gaan met het uitvoeren van alles wat in de vergadering is besloten. Maar hoe weet je precies wat je moet doen als de vergadering voorbij is? 

Dit is waar duidelijk gecommuniceerde actiepunten in het spel komen.

Wat is een actiepunt?

Een actiepunt is een taak die wordt gemaakt op basis van een vergadering met andere belanghebbenden om een project naar zijn doel te leiden. Beschouw ze als actie-georiënteerde taken die je helpen de doelstellingen van je project te bereiken. Actiepunten kunnen deel uitmaken van een groter actieplan of een takenlijst, en ze zijn net zo cruciaal voor projectbeheer als effectieve vergaderingen. 

Actiepunten kunnen je helpen beslissingen bij te houden die tijdens een vergadering zijn genomen. Deze actiepunten van de vergadering kunnen de vorm aannemen van een deliverable of een asset. Ze kunnen variëren van eenvoudige taken, zoals het verzenden van een vervolg-e-mail, tot het opstellen van het plan voor een heel project, zoals het maken van een Gantt-grafiek voor een nieuwe advertentiecampagne. Gebruik een vergaderagenda om bij te houden welke actiepunten moeten worden uitgevoerd voor duidelijke vervolgstappen.

Wat zijn de voordelen van het gebruik van actiepunten?

Als je een projectmanager bent die de voortgang van je project wil bijhouden, zijn er een paar manieren waarop het monitoren van actiepunten je team ten goede kan komen.

Actiepunten helpen projecten georganiseerd te houden

Een goede projectmanager stuurt na een vergadering een lijst met actiepunten uit om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde lijn zit over de volgende stappen. Sommige projectmanagers organiseren hun actiepunten op basis van vergadernotulen of vergadernotities als een manier om hun taken te categoriseren. Wanneer actiepunten op deze manier worden geschreven, kunnen ze duidelijk aangeven welke actiepunten overeenkomen met een specifiek gesprekspunt op de vergaderagenda.

Actiepunten houden teamleden verantwoordelijk

Vaak worden er tijdens een vergadering veel beslissingen genomen. Actiepunten kunnen je helpen om de taken die bij deze beslissingen horen in realtime vast te leggen terwijl je ze bespreekt. Het hebben van een toegewijde persoon die verantwoordelijk is voor het maken van een actiepuntlijst en het opvolgen van taakeigenaren na de vergadering zorgt ervoor dat het hele team precies weet voor welke taken ze verantwoordelijk zijn. Als je projectbeheersoftware gebruikt, kun je ook actiepunten automatiseren en ze in realtime toewijzen aan de respectievelijke teamleden naarmate de vergadering vordert. 

Actiepunten houden bij wat er gedaan wordt

Het bijhouden van actiepunten is een handig hulpmiddel om de werkbelasting van je team te beheren. Door actiepunten bij te houden, kunnen managers gemakkelijk zien waar hun team aan werkt en of ze de bandbreedte hebben om meer werk op zich te nemen. Als je team werknemers per uur heeft of werk toewijst in tijdstappen, zoals uitzendwerk, kun je bijhouden hoe lang het duurt om elk actiepunt te voltooien. Door regelmatig voltooide actiepunten bij te houden, kun je in de toekomst vergelijkbare projecten toewijzen, wetende hoeveel middelen je nodig hebt.

Overweeg om actiepunten opnieuw vast te leggen in een actiepuntensjabloon. Het biedt een eenvoudige manier om te zien wat er gedaan is, wat er in behandeling is en wie er verantwoordelijk is voor elke opvolging.

Actiepunten maken: de 3 W's

Er zijn drie belangrijke componenten voor actiepunten. Deze drie componenten zorgen voor helderheid over wie verantwoordelijk is voor het item, wat er precies moet gebeuren en wanneer het moet gebeuren.

Wie

Wie is verantwoordelijk voor dit actiepunt? Als iemand vragen heeft over deze specifieke taak, tot wie moeten ze zich dan wenden? Dit is een goede gelegenheid om een RACI-tabel te gebruiken, zodat je precies weet wie de taakeigenaar is en wie er nog meer bij het besluitvormingsproces betrokken is.

Wat

Welke actie vindt er plaats op basis van de beschrijving van de taak? Sterke actiepunten beginnen met werkwoorden - er is geen dubbelzinnigheid over wat er moet gebeuren wanneer de taaknaam begint met een actie zelf. In plaats van bijvoorbeeld 'Inhoudsagenda' als actiepunt op te schrijven, kun je proberen 'Brainstorm over onderwerpen voor de inhoudsagenda' te schrijven. In dit voorbeeld is er geen dubbelzinnigheid over wat er met de inhoudsagenda moet gebeuren, omdat het werkwoord 'brainstormen' duidelijk beschrijft wat er moet gebeuren. 

Overweeg bij het schrijven van de taak of er een context is die je de taakeigenaar kunt geven om hem te helpen het actiepunt te voltooien. Zijn er belangrijke documenten of referentiematerialen die de verantwoordelijke nodig heeft om deze taak te voltooien? Het hebben van alle belangrijke informatie die een taak nodig heeft op één plaats is niet alleen handig, het stroomlijnt ook het werkproces. Het beperkt het heen en weer dat teamleden moeten hebben om ervoor te zorgen dat de taak wordt uitgevoerd.

Wanneer

Wanneer moeten de actiepunten van de vergadering voltooid zijn? Huidig wanneer je deadlines instelt, moet je rekening houden met andere projectafhankelijkheden en de werklast van de taakeigenaar. Is de deadline die je stelt een realistische tijdlijn voor zowel het team als het project?

Voorbeelden van duidelijke actiepunten

Actiepunten zijn cruciaal, maar leren hoe je duidelijk kunt verwoorden wat je moet doen na een vergadering, vergt oefening. Hier zijn een paar voorbeelden van hoe teams actiepunten maken:

Voorbeeld van een actiepunt voor engineering

Het ontwikkelingsteam heeft een kritieke bug gevonden. Na het bespreken van mogelijke oplossingen in een teamvergadering, besluit het team dat Daniela de bug zal oplossen, omdat ze een paar maanden geleden een vergelijkbare bug heeft opgelost en een beter begrip heeft van het probleem. Ze zal de oplossing voltooien bij de volgende productupdate, die over twee weken zal plaatsvinden.

Actiepunt: Patch bug.

• Taakeigenaar: Daniela

• Deadline: twee weken vanaf vandaag.

Voorbeeld van een HR-actiepunt

Het team wil zijn onboardingprocessen standaardiseren voordat er in de komende maanden meer teamleden bijkomen. Het team besluit om samen een overzicht van de onboardingpresentatie te voltooien. Ze stellen een vervaldatum in twee weken voordat de nieuwe medewerkers beginnen. Van daaruit zal Kabir de presentatiedia's voltooien op basis van dat overzicht een week voordat de nieuwe medewerkers beginnen.

Actiepunt 1: schets de presentatie van het onboardingproces. 

• Taakeigenaar: het people-team

• Deadline: twee weken voordat de nieuwe medewerker begint

Actiepunt #2: Voltooi nieuwe onboarding-presentatie op basis van de schets die het team heeft gemaakt

• Taakeigenaar: Kabir

• Deadline: één week voordat de nieuwe werknemers beginnen

Voorbeeld van een actiepunt voor ontwerp

De marketing- en ontwerpteams komen bijeen om feedback te delen over de eerste ronde van een merkherontwerp. Het marketingteam geeft feedback op de vroege ontwerpen en het ontwerpteam heeft dan twee weken de tijd om de feedback die tijdens de vergadering is besproken, op te nemen.

Actiepunt: bewerk ronde één van merkherontwerpen.

• Taakeigenaar: Team voor merkherontwerp

• Deadline: 10 augustus - de volgende vergaderdatum

Veelgemaakte fouten bij het maken van actiepunten

Als je het goed doet, kunnen actiepunten de workflow van je team helpen, taken op je takenlijst afvinken en de voortgang van je project versnellen. Wanneer actiepunten echter niet duidelijk zijn gedefinieerd, kan dit grote problemen veroorzaken. 

Hier zijn een paar veelvoorkomende fouten om te vermijden bij het maken van actiepunten:

Vage actiepunten

Wanneer een taak niet alle informatie heeft die je nodig hebt om deze te voltooien, kun je niet aan de slag met dat werk. In plaats daarvan moet je informatie verzamelen of contact opnemen met belanghebbenden, wat kostbare tijd kost.  Volgens ons onderzoek besteden kenniswerkers 60% van hun tijd aan werk over werk, zoals vergaderingen, statuscontroles en het zoeken naar informatie. Het hebben van een duidelijk gedefinieerd 'wat' in de taak voorkomt verwarring over wat er moet gebeuren, zodat je onnodig heen en weer gedoe tussen belanghebbenden kunt voorkomen.

Geen deadline instellen

Als je geen deadline instelt, kunnen taken voor onbepaalde tijd worden uitgesteld tot het punt waarop ze door de mazen van het net vallen. Als een actiepunt essentieel is om een project te voltooien, is het cruciaal dat je een precieze vervaldatum instelt. Een actiepunt kan snel verloren gaan zonder een vervaldatum.

Een taak niet toewijzen aan een teamlid

Als je een taak niet aan een duidelijke eigenaar toewijst, kunnen ze achterblijven. Als je weet dat er iets gedaan moet worden en niemand zich aanbiedt om het te doen, wijs het dan toe aan de persoon die het beste uitgerust is om het te voltooien. Als deze persoon niet de capaciteit heeft om deze taak op zich te nemen, is het kennen van de huidige werklast van je team een goede manier om iemand te vinden die wel de capaciteit heeft om dit actiepunt voltooid te krijgen.

Het definiëren van het 'wie' kan voorkomen dat taken achterblijven. Zolang een taak aan iemand is toegewezen, weet ten minste één persoon dat deze moet worden uitgevoerd.

Organiseer actiepunten met Asana

Het maken van actiepunten is eenvoudig, maar het delen ervan met je team kan een worsteling zijn als het werk niet allemaal op één plek is. Dit is waar een goede werkbeheertool van pas komt.