프로젝트 결과 발표 템플릿

프로젝트가 성공적으로 종료된 후, 많은 팀은 무엇이 효과적이었고 무엇이 중단되었는지에 대해 고민하지 않고 바로 다음 과제로 넘어갑니다. 체계적인 보고 프로세스가 없으면 실행 과제가 분실되고, 지표가 검토되지 않으며, 이해관계자가 전체 요약을 받지 못합니다. 이렇게 되면 프로젝트 팀은 다음 프로젝트에 어떻게 접근해야 할지 추측할 수밖에 없습니다.

프로젝트 결과 보고서 템플릿은 팀이 프로젝트 결과를 검토할 수 있는 단계별 안건을 제공합니다. 학습한 내용을 기록하고, 개선을 위해 소유자를 배정하고, 프로젝트 보고서 템플릿을 이해관계자와 실시간으로 공유할 수 있습니다. 이 템플릿은 완료된 프로젝트를 지속적인 개선을 위한 발판으로 전환합니다.

프로젝트 보고서 템플릿은 누구에게 도움이 될까요?

Asana의 한 프로젝트 팀은 마케팅 캠페인을 시작한 후 간단한 프로젝트 보고서 템플릿을 사용했습니다. 한 곳에서 성공과 과제를 기록함으로써 반복되는 실수를 절반으로 줄이고 다음 번에 간소화할 세 가지 새로운 워크플로를 식별했습니다.

프로젝트 매니저

프로젝트 매니저는 명확한 안건을 가지고 체계적인 보고 미팅을 진행합니다. 피드백을 다음 프로젝트를 위한 실행 과제로 전환하는 동시에 목표, 결과, 학습한 내용을 추적합니다.

팀 멤버

팀 멤버는 협업과 업무량 균형에 대한 피드백을 기록합니다. 인사이트는 담당자와 마감일이 있는 작업으로 전환되어 의견이 실제 개선으로 이어진다는 것을 증명합니다.

마케팅 팀은 캠페인 지표를 검토하고, 운영 그룹은 물류를 평가하고, 비영리 단체는 자금 조달 이벤트를 요약합니다. Asana의 무료 프로젝트 보고서 템플릿은 완료된 모든 유형의 프로젝트에 적용됩니다.

이해관계자

이해관계자는 한 곳에서 프로젝트 성과를 확인할 수 있습니다. 달성한 목표, 기록된 문제, 추적된 개선 영역을 검토하여 프로젝트 보고 프로세스에 대한 신뢰를 구축합니다.

Asana의 프로젝트 보고서 템플릿을 사용해야 하는 이유

한 운영팀은 Asana의 프로젝트 보고 회의 워크플로를 채택하여 회고를 위한 준비 시간을 40% 단축했습니다. Google 문서 또는 PowerPoint에서 메모를 모으는 대신 하나의 시스템을 사용하여 안건을 생성하고, 실행 과제를 배정하고, 업데이트를 공유했습니다.

Asana를 사용하면 프로젝트 보고서 템플릿이 사후 분석을 실시간 기록으로 전환합니다. 피드백을 중앙 집중화하고, 배운 점을 기록하고, 향후 워크플로에 개선 사항을 직접 연결할 수 있습니다.

Debrief 템플릿의 이점은 다음과 같습니다.

• 배운 점을 기록하고 팀원에게 마감일이 있는 실행 과제를 배정하세요.

• 보고 프로세스를 반복 가능한 워크플로로 간소화합니다.

• 하나의 프로젝트에서 지표, 마일스톤, 프로젝트 목표를 추적합니다.

• 간단한 프로젝트 보고서 템플릿을 이해관계자와 공유하여 업데이트와 프로젝트 모니터링을 수행할 수 있습니다.

이 프로젝트 보고서 템플릿을 사용하는 방법

프로젝트 보고서 템플릿은 보고서 프로세스를 상세한 지침과 함께 단계별로 구성된 섹션으로 정리합니다. 왼쪽 섹션에서는 미팅 안건을 설정하고 학습한 내용을 기록하고 다음 단계를 배정하는 방법을 안내합니다. 상단에는 진행자, 소유자, 마감일, 우선순위를 나타내는 필드가 있습니다.

이 템플릿을 사용하여 효과적인 보고 세션을 진행하는 방법을 소개합니다.

1. 프로젝트 개요를 요약하세요

프로젝트 요약으로 보고를 시작하세요. 프로젝트 개요 섹션에 프로젝트 브리프, 목표, 원래 기대치를 추가하세요. 요약은 모든 팀, 이해관계자 또는 진행자가 동일한 지점에서 시작할 수 있도록 해줍니다.

상단의 필드를 사용하여 요약에 대한 책임을 배정하고 개요가 준비되어야 하는 마감일을 설정합니다. 여기에서 프로젝트의 복잡성을 파악하여 결과가 이니셔티브의 규모와 범위에 적합한지 여부에 대한 맥락을 제공하세요.

2. 타임라인과 계획 검토

'타임라인 및 계획'에서 프로젝트가 주요 마일스톤을 제때 충족했는지 기록합니다. 계획이 잘 수행된 부분과 팀원이 조정한 부분을 파악하세요. 문서화는 팀이 일정이 결과에 어떤 영향을 미쳤는지 이해하는 데 도움이 됩니다.

'리스크 수준'을 사용하여 더 큰 문제를 일으킨 지연을 표시하세요. 향후 프로젝트에서 더 정확한 추정치를 도출할 수 있도록 개선 영역에 대한 의견을 추가하세요. 계획을 측정 가능한 요소로 간주하면 프로젝트 팀이 다음에 워크플로를 간소화하는 데 도움이 됩니다.

3. 예산 성과 분석하기

예산은 프로젝트의 성공 여부를 결정하는 중요한 요소입니다. '예산 분석' 섹션에 실제 지출 대비 계획된 예산을 기록합니다. 예상치 못한 비용이나 절감에 대한 작업도 포함하세요.

'이해관계자 만족도'와 같은 필드를 사용하여 리더십이 최종 예산에 어떻게 대응했는지 측정합니다. 비용을 통제할 수 있었던 공급업체 협상이나 리소스 배정과 같은 성공 요인을 강조하세요. 이 정보는 향후 프로젝트의 범위를 파악하는 데 직접적으로 도움이 됩니다.

4. 팀 성과를 평가합니다

프로젝트 팀이 프로젝트 진행 중에 어떻게 협력했는지 기록하세요. 강력한 협업과 커뮤니케이션 또는 리소스 균형의 격차를 강조하는 작업을 추가하세요. 팀원들이 업무량 분배에 대한 피드백을 추가하도록 권장하세요.

'학습한 점' 및 '개선 영역' 필드를 사용하여 이 피드백을 실행 가능하게 만드세요. 팀 멤버가 인계에 어려움을 겪었다면 여기에 기록하고 다음 프로젝트에서 더 명확한 소유권을 위한 실행 과제를 배정하세요.

5. 마케팅 및 물류를 평가합니다

공개 구성 요소가 있는 프로젝트는 종종 마케팅과 물류에 크게 의존합니다. 이 섹션을 사용하여 캠페인 실행, 이벤트 관리 또는 공급업체 조정을 평가하세요. 성과와 과제를 모두 파악하여 프로세스를 개선할 수 있습니다.

물류가 방해가 되는 경우, 새로운 워크플로나 자동화를 위한 실행 과제를 배정하세요. 효과적인 채널이나 성과가 우수한 캠페인과 같은 성공 요인을 추가하여 앞으로도 활용하세요. 평가를 통해 외부 업무가 내부 작업량과 동일한 수준으로 면밀히 조사되도록 할 수 있습니다.

6. 주요 학습 내용 및 실행 과제 기록

'주요 학습 내용 및 실행 과제' 섹션은 논의를 소유권으로 전환하는 곳입니다. 학습한 내용을 기록하고, 개선 영역을 추가하고, 마감일이 있는 작업을 배정하여 미팅이 끝난 후에도 누락되는 사항이 없도록 하세요.

진행자는 이 프로세스를 안내하여 모든 실행 과제에 소유자가 있는지 확인해야 합니다. '성공 요인' 필드를 사용하여 집중적인 킥오프 미팅이나 실용적인 커뮤니케이션 툴과 같이 반복할 가치가 있는 관행을 강조하세요.

7. 리스크, 교훈, 성공 요인을 파악합니다

상단의 사용자 지정 필드를 사용하여 주관적인 피드백을 구조화된 데이터로 전환하세요. 문제를 일으킨 항목의 '위험 수준'을 기록하고, 지속적인 개선을 지원하기 위해 '학습한 내용'을 기록하고, 프로젝트 성공에 기여한 '성공 요인'을 강조하세요.

리스크 평가를 통해 보고는 단순한 대화 이상의 의미를 가집니다. 이해관계자와 공유하고 향후 프로젝트에 재사용할 수 있는 프로젝트 보고서 템플릿이 됩니다.

8. 보고서 공유하기

보고 세션이 끝나면 템플릿에서 보고서를 만드세요. '개선 영역' 또는 '이해관계자 만족도'와 같은 필드로 필터링하여 결과를 명확하게 제시하세요. Microsoft 또는 Google Docs로 내보내 세련된 요약본을 만들거나 라이브 프로젝트를 공유하여 이해관계자가 실시간으로 업데이트를 볼 수 있도록 하세요.

결과를 공유하면 루프가 닫힙니다. 이해관계자는 자신의 의견이 논의에 어떻게 영향을 미쳤는지 확인할 수 있으며, 프로젝트 팀은 다음 프로젝트에 반영할 약속을 기록할 수 있습니다.

프로젝트 보고서 템플릿과 함께 사용할 수 있는 Asana 기능

프로젝트 결과 발표는 피드백이 수집, 배정, 실행되는 경우에만 유용합니다. Asana의 기능을 사용하면 대화를 체계적인 작업으로 전환하여 이를 가능하게 할 수 있습니다. 배운 점을 한곳에 모으고, 후속 조치를 자동화하고 개선 진행 상태를 측정할 수 있습니다. 완료된 기능 라이브러리에서 더 많은 아이디어를 얻어보세요.

AI 스마트 영역

Asana의 AI는 보고 세션의 피드백을 실행 과제로 요약하는 데 도움이 될 수 있습니다. 예를 들어, 팀원이 커뮤니케이션 문제에 대해 긴 댓글을 남기면 AI 스마트 영역이 '인계 워크플로 개선'과 같은 간결한 메모를 생성하여 적절한 소유자에게 배정할 수 있습니다. 이렇게 하면 텍스트가 많은 요약에서 피드백이 손실되지 않습니다.

양식

양식을 사용하여 보고 회의 전에 구조화된 의견을 수집하세요. 예산, 타임라인, 성공 요인에 대한 정보를 수집하기 위해 이해관계자에게 양식을 보내세요. 응답은 프로젝트로 직접 흐름으로 전달되므로 진행자는 흩어진 메모가 아닌 체계적인 데이터로 시작합니다.

타임라인 보기

타임라인을 사용하면 팀이 보고된 실행 과제를 예정된 프로젝트에 연결할 수 있습니다. 예를 들어, 팀이 다음 단계로 '킥오프 프로세스 수정'을 식별한 경우, 해당 작업을 타임라인에 매핑하여 다음 프로젝트 시작일과 일치하도록 할 수 있습니다. 

목표

결과 발표에서 실행 과제를 조직의 목표에 연결하세요. 팀이 '더 빠른 캠페인 론칭'의 필요성을 파악한 경우, 이를 시장 출시 시점에 대한 회사 전체의 목표와 연결할 수 있습니다. 이를 통해 보고 세션은 개별적인 미팅이 아닌 장기적인 성과 추적의 일부가 됩니다.

포트폴리오

포트폴리오 를 사용하면 리더가 한 번에 여러 개의 보고서 템플릿을 검토할 수 있습니다. 경영진은 다양한 팀이 '이해관계자 만족도'에서 어떻게 점수를 매겼는지 비교하고 부서 전체의 패턴을 파악할 수 있습니다. 이렇게 전체적인 관점을 갖는 것은 대규모로 지���적인 개선을 지원합니다.

프로젝트 보고 회의 템플릿을 위한 연동

연동은 팀이 이미 사용하고 있는 툴과 연결하여 보고서 템플릿을 확장합니다. 데이터를 별도의 시스템으로 내보내는 대신 Asana에서 직접 근거를 첨부하고, 결과를 공유하고, 개선 사항을 시각화할 수 있습니다. asana.com/apps 에서 전체 연동 갤러리를 둘러보세요.

Slack

Debrief 템플릿에서 Slack 채널로 실시간 업데이트를 전송합니다. 팀원이 새로운 개선 영역을 기록하면 프로젝트 팀이 즉시 이를 확인하고 미팅 외부에서 대화가 계속됩니다.

Dropbox

Dropbox에서 프로젝트 브리프, 보고서 또는 예산 스프레드시트를 첨부하세요. 팀이 보고서 작성 중에 PowerPoint 프레젠테이션을 검토하는 경우, 해당 작업을 연결하여 모든 지원 파일이 논의에 연결되도록 할 수 있습니다.

Microsoft Teams

보고서 메모와 작업을 Teams로 가져와 대화와 작업을 동기화하세요. 예를 들어, 매니저는 툴을 전환하지 않고도 Teams 내에서 '주요 학습 및 실행 과제'를 검토한 다음 Asana에서 후속 조치를 다시 배정할 수 있습니다.

Tableau

Debrief 템플릿에 연결된 Tableau 대시보드로 프로젝트 성과 데이터를 시각화하세요. 여러 프로젝트에 걸쳐 '위험 수준' 점수가 어떻게 변화했는지 또는 개선 사항이 이해관계자의 만족도를 높였는지 보여줄 수 있습니다. 이를 통해 명확한 지표를 바탕으로 보고서를 작성할 수 있습니다.

Google 드라이브

Google 문서에 저장된 미팅 안건, 이해관계자 설문조사 또는 요약 문서와 같은 공유 파일을 연결할 수 있습니다. 이러한 자료를 연결하면 보고서 템플릿이 프로젝트 결과에 대한 단일 정보 소스로 유지됩니다.

프로젝트 보고 템플릿에 대해 자주 묻는 질문