Prioritization matrix

작업을 처리하는 방법을 아는 것이 항상 쉬운 것은 아닙니다. 어디서부터 시작해야 할까요? 어떻게 하면 중요한 작업에 먼저 집중할 수 있을까요? 이러한 질문은 (다른 질문들 중에서) 작업을 우선순위에 둘 때 나올 가능성이 높습니다. 이 질문에 답하는 방법을 모른다면 잘못된 업무에 시간을 낭비할 수 있습니다. 

우선순위 매트릭스 템플릿은 의사 결정을 간소화하는 데 도움이 될 수 있습니다. Asana에서 템플릿을 만들면 작업량과 비즈니스 영향력에 따라 작업을 쉽게 정리하고 가장 중요한 업무의 우선순위를 지정하는 실행 계획을 세울 수 있습니다. 

우선순위 매트릭스란?

우선순위 매트릭스 ('우선순위 매트릭스'라고도 함)는 영향력과 작업량에 따라 작업을 분류하는 데 사용하는 작업 관리 도구입니다. 우선순위 매트릭스를 사용하면 각 할 일의 비즈니스 영향과 총 작업량을 확인할 수 있어 어떤 항목을 먼저 처리해야 하는지 결정하는 데 도움이 됩니다. 따라서 항상 올바른 업무에 집중할 수 있습니다.

우선순위 매트릭스는 작업 수에 따라 간단하거나 복잡할 수 있습니다. 기본 우선순위 매트릭스는 다음 카테고리로 나눌 수 있습니다.

• 영향력이 크고 작업량이 적은 작업: 지금 수행

• 영향력 높음 및 작업량 많음: 다음으로 할 일 

• 영향력이 낮고 작업량이 적은 업무: 나중에 수행 

• 영향력이 낮고 작업량이 많은 업무: 하지 않음 

어떤 작업을 먼저 처리해야 할지, 어떤 작업이 일정에 맞는지 잘 모르겠다면 우선순위 지정 매트릭스를 사용하여 실행 계획을 결정할 수 있습니다.  

우선순위 지정 매트릭스 템플릿이란 무엇인가요?

우선순위 매트릭스 템플릿은 할 일 목록의 우선순위를 빠르게 지정할 수 있는 재사용 가능한 리소스입니다. 템플릿은 복제할 수 있으므로 매일, 매주 또는 매월 새로운 템플릿을 다시 만드는 데 시간을 낭비할 필요가 없습니다. 템플릿을 복사하고, 작업을 추가하고, 우선순위 지정을 시작하기만 하면 됩니다. 

우선순위 매트릭스 템플릿의 이점은 무엇인가요?

디지털 우선순위 지정 매트릭스 템플릿을 사용하면 영향력과 작업량을 기준으로 업무의 우선순위를 쉽게 지정할 수 있습니다. 색상이 지정된 사용자 지정 태그와 다양한 보기와 같은 기능과 함께 우선순위 지정 매트릭스 템플릿을 사용하면 다음에 예정된 작업을 쉽게 확인할 수 있습니다.

디지털 우선순위 지정 매트릭스 템플릿을 사용하면 다음을 할 수 있습니다.

• 팀과 조직에 가장 큰 영향을 미치는 업무를 결정합니다.

• 매트릭스에 작업을 쉽게 추가하고, 우선순위가 변경되면 작업을 다른 섹션으로 끌어다 놓을 수 있습니다. 

• 리소스를 올바르게 할당하고 비즈니스 이익을 가장 많이 제공하는 업무에 집중해야 합니다. 

• 매일 또는 매주 템플릿을 처음부터 만드는 사전 작업을 제거할 수 있습니다.  

• 프로젝트 이해관계자와 매트릭스를 공유하여 업무의 우선순위를 지정하는 방식을 모두에게 알릴 수 있습니다.

• 우선순위를 낮춘 작업의 시작일을 설정합니다. 

• 팀원에게 우선순위가 지정된 업무를 배정합니다. 

• 다른 팀이 사용할 수 있는 반복 가능한 프레임워크를 만들어 조직 전체의 모든 구성원이 가장 중요한 업무의 우선순위를 정할 수 있습니다.

우선순위 지정 매트릭스 템플릿은 어떻게 사용하나요?

간단한 우선순위 매트릭스 템플릿을 사용하면 각 작업에 필요한 작업량과 해당 작업이 비즈니스에 미치는 영향을 기반으로 실행 계획을 수립할 수 있습니다.

시작하려면 템플릿에 사용자 지정 태그 2개를 추가하세요. 하나는 각 작업을 완료하는 데 필요한 작업량을 나타내고, 다른 하나는 작업 완료가 비즈니스에 미치는 영향을 나타냅니다. 예시는 다음과 같습니다.

• 높은 영향력과 낮은 작업량

• 높은 영향력과 많은 작업량 

• 낮은 영향력과 낮은 작업량 

• 낮은 영향력과 높은 작업량 

다음으로, 작업량과 영향력을 기준으로 각 작업에 대해 권장되는 실행 사항을 나타내는 섹션을 템플릿에 생성합니다. 예:

• 지금 수행: 이 섹션은 많은 시간을 할애하지 않고도 비즈니스에 큰 이점을 제공하는 영향력이 크고 작업량이 적은 작업입니다. 예를 들어, 신규 입사자 문서에 서명하는 것이 있습니다.

• 다음으로 할 일: 이 섹션은 영향력이 크고 작업량이 많은 작업, 즉 많은 시간이 필요하지만 비즈니스에도 매우 중요한 작업입니다. 예를 들어, 고객 전략 제안서를 작성하는 것이 있습니다.

• 나중에 할 일: 이 섹션은 영향력이 낮고 작업량이 적은 작업으로, 조직에 미치는 영향이 크지 않지만 시간이 많이 소요되지 않기 때문에 수행할 가치가 있는 작업을 포함합니다. 예를 들어, 고객 연락처 목록을 정리하는 것입니다.

• 하지 말아야 할 일: 이 섹션은 비즈니스에 큰 영향을 미치지 않고 많은 시간을 소모하는 업무량은 많지만 영향력은 낮은 작업을 위한 섹션입니다. 예를 들어, 크리에이티브 부서에서 이미 승인한 전략적 메시징 문서를 다시 교정하는 것입니다.  

이러한 사용자 지정 태그와 섹션으로 템플릿을 미리 작성하면 사용하기 쉽습니다. 다음 단계를 따르세요.

1. 기본 우선순위 매트릭스 템플릿을 복제합니다.

2. 템플릿 이름을 변경합니다(예: '1월 9일 주간 우선순위 매트릭스').

3. 템플릿에 모든 적절한 작업을 추가합니다. 

4. 각 작업에 작업량과 영향을 나타내는 사용자 지정 태그를 추가합니다. 

5. 작업을 적절한 섹션(지금 수행, 다음에 수행, 나중에 수행, 수행하지 않음)으로 끌어다 놓습니다. 

6. 해당하는 경우 각 작업에 시작일과 팀원을 추가합니다. 

Asana의 통합 기능 및 앱 

Asana는 기존 비즈니스 툴과 쉽게 연동되어 팀 간 협업을 더 쉽게 만들어 줍니다. 또한 사용자 지정 필드 및 여러 프로젝트 보기와 같은 통합 기능을 사용하면 특정 요구에 맞게 우선순위 지정 매트릭스 템플릿을 조정할 수 있습니다.

연동된 기능

1. 보드 보기. 보드 보기는 프로젝트의 정보를 열에 표시하는 칸반 보드 형식의 보기입니다. 일반적으로 ‘할 일’, ‘수행 중’, ‘완료’와 같은 업무 상태별로 열을 정리하지만, 프로젝트의 필요에 따라 열의 제목을 변경할 수 있습니다. 각 열에는 작업이 카드 형태로 표시되며 작업 제목, 마감일, 사용자 지정 필드를 비롯하여 다양한 관련 정보가 포함됩니다. 업무가 각 단계를 거쳐갈 때 업무를 추적하고 프로젝트의 현재 진행 상태를 한눈에 파악하세요.

2. 사용자 지정 필드. 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 지정하고 업무를 정렬 및 필터링할 수 있는 가장 좋은 방법입니다. 우선순위와 상태부터 이메일 또는 전화 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요. 

3. 시작일. 할 일의 마감일뿐만 아니라 시작일도 알아야 할 경우가 있습니다. 시작 시간과 시작일을 사용하면 팀원은 각 작업이 완료된 시점을 명확히 파악할 수 있습니다. 시작일을 사용하여 업무를 계획, 추적, 관리하여 팀의 목표를 조율하고 종속성 있는 작업이 누락되는 일을 방지하세요. 

4. 여러 프로젝트에 작업 추가하기. 업무는 교차 기능적입니다. 팀은 부서 전체에 걸쳐 효과적으로 협력할 수 있어야 합니다. 하지만 부서마다 자체적인 업무 보관 시스템을 사용한다면 업무가 정체되고 사일로 현상이 발생하게 됩니다. Asana를 사용하면 여러 프로젝트에 걸쳐 작업을 추적하고 관리할 수 있습니다. 중복되는 업무를 줄이고 팀 간 가시성을 높일 수 있습니다. 또한 팀이 배경 정보와 함께 작업을 확인하고, 누가 어떤 작업을 하고 있는지 확인하며, 팀과 작업의 연결성을 유지하는 데 도움이 됩니다.

추천 앱

1. Slack. Slack에서 공유한 아이디어, 업무 요청, 실행 과제를 Asana에서 추적 가능한 작업과 댓글로 전환하세요. 간단한 질문과 실행 과제를 작업으로 전환하여 담당자와 마감일을 지정하세요. 업무를 손쉽게 포착하여 Slack에서 요청과 해야 할 일을 놓치지 않고 관리할 수 있습니다. 

2. Google 직장. Asana 작업 창에 내장된 Google 직장 파일 선택기를 사용해 Asana의 작업에 바로 파일을 첨부하세요. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브의 파일을 쉽게 첨부하세요.

3. Gmail. Asana for Gmail 연동을 사용하면 Gmail 수신함에서 바로 Asana 작업을 생성할 수 있습니다. Gmail에서 생성하는 모든 작업에는 이메일 내용이 자동으로 포함되므로 정보가 누락되지 않습니다. 이메일을 작성하는 중에 Asana 작업을 참조해야 할 경우, Asana를 여는 대신 Asana for Gmail 부가 기능을 사용하여 Gmail 수신함에서 바로 해당 작업을 간편하게 검색할 수 있습니다. 

4. Outlook. 에이전시 업무를 검토하거나 파트너에게 디자인 애셋을 요청하는 것과 같은 실행 과제를 이메일로 수신하면 Outlook에서 바로 이에 대한 Asana에서 작업을 생성할 수 있습니다. 이후 이와 같은 신규 작업을 자신이나 팀원에게 배정하고, 마감일을 설정하고, 프로젝트에 추가하여 다른 관련 업무와 연결할 수 있습니다. 

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