IT 프로젝트 관리란?

IT 프로젝트 매니저는 적응력이 뛰어나고 지략이 풍부한 리더입니다. 복잡한 프로젝트를 완수하는 것은 쉬운 작업이 아니지만, 적절한 리더는 이를 반복해서 수행합니다. 

IT 프로젝트 매니저는 소비자를 위해 사용자 친화적이고 유연한 기술을 개발하는 동시에 팀원의 진행 상태를 추적합니다. 어떻게 이 모든 일을 할 수 있을까요? 비결은 IT 프로젝트 관리 소프트웨어에 있을 것입니다. 

올바른 IT 관리 소프트웨어를 갖추는 것은 프로젝트 성공의 열쇠가 될 수 있습니다. 이 가이드에서는 IT 프로젝트 관리가 무엇인지 설명하고 IT 프로젝트를 관리하기 위한 팁을 제공합니다.  

IT 프로젝트 관리란?

IT 프로젝트 관리 란 IT 프로젝트를 관리, 계획, 개발하는 프로세스를 말합니다. IT 프로젝트는 소프트웨어 개발, 정보 보안, 정보 시스템, 커뮤니케이션, 하드웨어, 네트워크, 데이터베이스, 모바일 앱 등 다양한 산업 분야에서 진행됩니다.

IT 프로젝트 개발자는 제품이나 서비스를 제공하고, 관리자는 IT 프로젝트 관리를 처리합니다. 관리자는 IT 프로젝트가 원활하게 진행되도록 기대치를 전달하고 프로젝트를 계획대로 진행하며 예산을 준수하는 일을 담당합니다.

IT 프로젝트의 5단계는 무엇인가요?

IT 프로젝트 매니저는 IT 프로젝트 관리의 5단계를 사용하여 복잡한 작업을 보다 효과적으로 수행할 수 있습니다. 각 단계에는 프로젝트 라이프 사이클을 앞으로 나아가게 하는 서로 다른 마일스톤이 있습니다. 애자일 프로젝트의 스프린트를 관리하든 프로세스 롤아웃을 관리하든, 아래 5단계를 사용하여 다음 프로젝트를 계획하세요.

1. 개시

개시 단계에서는 프로젝트의 필요성을 파악하고 프로젝트 제안서를 작성합니다. 프로젝트는 팀과 회사 전체에 실행 가능해야 합니다. 이 단계에서는 프로젝트를 진행하기 전에 할당된 시간과 리소스에 가치가 있는지 확인해야 합니다.

2. 계획

계획 단계는 IT 프로젝트 매니저와 팀 간의 협업 작업량입니다. 프로젝트 계획 수립에는 예산 설정, 위험 식별, 달성하고자 하는 것에 대한 명확한 목표 수립이 포함됩니다. 

로드맵 템플릿은 프로젝트 라이프 사이클 전반에 걸쳐 참조할 수 있는 목표를 계획하는 데 도움이 될 수 있습니다. 

3. 실행

실행 단계는 팀이 프로젝트의 결과물을 설정하는 단계입니다. IT 프로젝트 매니저는 마일스톤을 달성하기 위해 작업을 할당하고 모든 팀원 간의 커뮤니케이션을 개방적으로 유지함으로써 중요한 역할을 합니다. 

팀 협업 소프트웨어를 사용하여 모든 팀원이 누가 언제까지 무엇을 하는지 정확하게 파악할 수 있습니다. 프로젝트는 개발 중에 변경되는 경우가 많기 때문에 실행 중에 프로젝트 계획을 다시 검토해야 할 수도 있습니다. 

4. 모니터링 및 통제

실행 단계에서는 IT 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 팀의 진행 상태를 실시간으로 추적하세요. 여기에는 프로젝트 자체의 시간, 비용, 범위, 품질 및 위험을 모니터링하는 것이 포함됩니다. 프로젝트 로드맵을 사용하면 프로젝트가 프로젝트 제안서와 목표에 따라 계획대로 진행되고 있는지 평가하거나 필요한 경우 방향을 수정할 수 있습니다. 

5. 종결

프로젝트가 완료된 후에는 종료 단계가 시작됩니다. 이 단계에서는 모든 작업이 완료된 후 승인되어 적절한 팀으로 전달되었는지 확인합니다. 프로젝트 중에 배운 점을 검토하고 잘된 점과 그렇지 못한 점을 파악하는 것도 중요합니다. 종료 단계는 팀이 향후 방법론을 검토하고 개선할 수 있도록 해 주기 때문에 매우 중요합니다. 

IT 프로젝트 매니저의 업무

IT 프로젝트 매니저는 조직의 모든 구성원과 소통하는 방법을 알아야 합니다. IT 부서의 구성원과 긴밀히 협력하게 되지만, 다른 팀과 팀의 업무에 대해 논의하는 일도 담당하게 될 수 있습니다.

• 제품 기능 보장: 모든 IT 프로젝트의 목표는 고객의 요구를 충족하는 기능적 제품을 제공하는 것입니다. IT 프로젝트 매니저는 프로젝트에 문제가 발생했을 때 가장 먼저 연락하는 사람이므로 무엇보다 기능에 우선순위를 두어야 합니다. 

• 팀원에게 작업 할당: 프로젝트 매니저는 프로젝트에서 자신의 역할과 책임을 결정할 때 팀의 핵심 인물입니다. IT 프로젝트 매니저는 시간을 내어 IT 팀을 이해하여 작업을 효과적으로 배정할 수 있습니다.

• 진행 상태 및 성과 추적: 각 프로젝트가 시작되면 프로젝트 관리 전문가는 팀 성과, 프로젝트 타임라인, 예산 및 프로젝트가 목표를 얼마나 잘 달성하고 있는지 추적해야 합니다. IT 프로젝트 매니저는 프로젝트 관리 소프트웨어 를 사용하여 역량을 평가하고 전문성 개발을 지원할 수 있습니다.

• 이해관계자와 애자일 미팅을 진행합니다: 이해관계자는 종종 프로젝트의 결과에 영향을 받습니다. 이는 고위 경영진, 고객 또는 제품 테스터가 될 수 있습니다. IT 프로젝트 매니저는 이해관계자와 소통하고 프로젝트에 대한 상태 보고서를 자주 제공합니다.  

IT 프로젝트 매니저가 직면한 과제

IT 프로젝트 매니저로서 많은 어려움에 직면하게 되겠지만, 적절한 관리 툴을 사용하면 문제를 신속하게 해결할 수 있다는 확신을 가질 수 있습니다. 

시간 및 예산 책정

시간과 예산 책정은 IT 프로젝트 관리에서 직면할 수 있는 가장 큰 과제 중 하나입니다. 프로젝트에 대한 현실적인 마감일이 없으면 제품이나 서비스의 품질이 떨어질 위험이 있습니다. 

프로젝트를 완료할 리소스가 없으면 팀과 고객이 어려움을 겪을 수 있습니다. 계획 단계에서 이러한 항목의 우선순위를 지정하여 시간과 예산 문제를 줄일 수 있습니다. 

• 시나리오: 고위 경영진은 팀이 한 달 이내에 회사 전체의 소프트웨어 마이그레이션을 수행하기를 원하지만, 팀이 너무 작고 경험이 부족하여 할당된 기간 내에 마이그레이션을 완료할 수 없기 때문에 추가로 한 달이 필요합니다.

• 해결책: IT 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 팀의 가용성과 경험에 대해 고위 경영진에게 지속적으로 알립니다. 이렇게 하면 경영진은 IT 프로젝트를 할당할 때 보다 현실적인 타임라인을 준비할 수 있습니다.

범위 변동

범위 변동은 이해관계자가 새로운 요구 사항과 결과물을 계속 추가하여 프로젝트의 원래 목표가 가려질 때 발생합니다. 이는 프로젝트를 중단시킬 수 있으며 지속적인 조정이 필요합니다. 

범위 변동의 빈도를 줄이려면 처음부터 강력한 프로젝트 목표를 설정하고, 변경 관리 프로세스를 마련하고, 모든 단계에서 이해관계자와 소통하기 위해 최선을 다하세요. 

• 시나리오: 초기 프로젝트 목표는 직원과 방문자가 어디서나 일할 수 있도록 회사 본사의 야외 Wi-Fi를 개선하는 것이었습니다. 프로젝트를 실행하는 동안 이해관계자는 야외 Wi-Fi 범위를 길 건너편의 운영 센터까지 확장하고 다운로드 기능을 허용하도록 요청합니다. 

• 솔루션: IT 프로젝트 관리를 통해 시작 시점에 명확한 프로젝트 목표를 제시할 수 있으므로 이해관계자는 이 프로젝트에서 달성할 수 있는 것을 알 수 있습니다. 예를 들어, 야외 Wi-Fi 범위 확장을 요청하는 것은 합리적이지만 다운로드 기능을 요청하는 것은 너무 광범위하다는 것을 이해하게 됩니다.

잘못된 의사소통

IT 프로젝트 매니저는 팀원, 부서, 이해관계자 간의 중개자 역할을 하므로 모든 사람에게 정보를 제공할 수 있는 체계적인 프로세스가 마련되어 있지 않으면 커뮤니케이션 오류가 문제가 될 수 있습니다. IT 프로젝트 관리 툴을 사용하여 커뮤니케이션을 우선시하여 팀을 성공으로 이끄세요. 

• 시나리오: 회사가 지역 학교와 협력하여 기술 접근성을 높여 학습 공간을 개선하는 데 동의합니다. 이 프로젝트에는 Wi-Fi를 설치하고 학교에 100대의 컴퓨터를 기부하는 것이 포함되어 있지만, 상급 관리자는 10대의 컴퓨터만 기부한다고 생각했습니다.

• 해결 방법: 프로젝트 시작 시 커뮤니케이션을 우선시하세요. IT 관리 도구를 사용하여 프로젝트 상태 업데이트를 자주 공유하면 프로젝트 라이프 사이클 전반에 걸쳐 모두가 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행할 수 있습니다. 

위험 관리

IT 프로젝트의 위험을 관리하는 것은 착수 단계에서 필요한 단계입니다. 이 단계에서는 초기 목표가 달성되지 못할 경우를 대비해 대체 계획을 세워야 합니다. 프런트 엔드에서 위험을 관리하지 않으면 실시간으로 문제가 발생할 때 여유를 확보하기 어려울 것입니다. 

• 시나리오: 팀이 병원의 환자를 위한 온라인 일정 예약 포털을 만듭니다. 모든 것이 원활하게 진행될 것이라고 예상되지만, 프로그램의 버그로 인해 심장 환자가 산부인과 전문의와 신경 환자가 비뇨기과 전문의를 만나게 되어 충격을 받습니다.

• 해결 방법: 적절한 리스크 관리를 통해 버그를 빠르고 효과적으로 해결할 수 있는 계획이 마련되어 있습니다. 버그를 수정하는 것은 수정으로 인해 발생할 수 있는 새로운 잠재적 리스크를 재평가하고 식별하는 것을 의미하기도 합니다. 위험 분석은 IT 프로젝트 관리의 필수적인 부분입니다. 위험이 발생하기 전에 위험을 식별하기 위해 위험 관리 대장 을 사용해 보세요. 

변화하는 기술

복잡한 IT 프로젝트는 완료된 데 몇 달 또는 몇 년이 걸릴 수 있습니다. IT 프로젝트 관리의 한 가지 과제는 프로젝트가 진행됨에 따라 변화하는 기술을 따라잡는 것입니다. 초기 IT 프로젝트의 프로젝트 범위는 프로젝트가 개발되는 동안 고객의 요구 사항이 변경되는 경우에 대비하여 유연해야 합니다. 

• 시나리오: 팀이 자동차의 GPS 시스템을 개선하기 위해 장기 프로젝트를 수행합니다. 이 프로젝트를 진행하는 동안 GPS 전화 앱이 출시되어 운전자가 실시간으로 교통 상황을 볼 수 있습니다. GPS 시스템에는 교통 정보가 포함되어 있지 않으며, 이 기능을 포함하면 프로젝트 길이가 상당히 늘어납니다. 

• 솔루션: 기술의 변화는 멈출 수 없으므로 IT 프로젝트는 유연해야 합니다. 이 예시에서 팀은 프로젝트를 피벗팅하는 것이 고급 GPS 전화 기술과 경쟁하기에 좋은 비즈니스 전략인지 결정해야 합니다.

IT 프로젝트 관리 툴의 유형

IT 프로젝트 관리 툴은 프로젝트 팀이 프로젝트 시작부터 종료까지 체계적으로 정보를 파악할 수 있도록 해줍니다. 이러한 툴은 프로젝트에서 각 팀원의 역할을 시각화하고 프로젝트의 진행 상태를 실시간으로 표시하는 데 도움이 됩니다.

모든 유형의 IT 프로젝트에 적용되는 사항:

• RACI 차트: RACI는 Responsible(실무 담당자), Accountable(의사 결정권자), Consulted(업무 수행 조언자), Informed(결과 통보 대상자)의 두문자어입니다. RACI 차트를 사용하면 프로젝트를 진행할 때 팀원의 역할과 책임을 명확히 할 수 있습니다. 각 작업 또는 결과물에 대해 어떤 팀원이나 이해관계자가 실무 담당자, 의사 결정권자, 업무 수행 조언자, 결과 통보 대상자인지 지정합니다. 이러한 차트는 팀원 간의 책임에 명확한 설명이 필요하기 때문에 모든 유형의 IT 프로젝트에 유용할 수 있습니다.  

작업 종속성이 있는 프로젝트의 경우:

• 간트 차트: Henry Gantt의 이름을 딴 간트 차트는 프로젝트 타임라인을 표시하기 위해 사용하는 가로 차트입니다. 차트의 각 막대는 프로젝트의 작업을 나타내며, 각 막대의 길이는 시간을 나타냅니다. 간트 차트는 팀이 수행해야 할 업무와 작업이 서로에 미치는 영향을 폭포처럼 시각화하는 데 도움이 됩니다. 프로젝트에 종속 작업 (즉, 서로 의존하는 작업)이 많다면 팀원들이 작업이 겹치는지 여부와 위치를 확인할 수 있기 때문에 훌륭한 도구입니다. 

작고 점진적인 변경이 필요한 프로젝트의 경우:

• 칸반 보드: 칸반 보드는 각 작업이 어느 단계에 있는지에 대한 업무 분류 체계를 보여줍니다. IT 프로젝트 관리에 칸반 보드를 사용하면 팀이 업무 책임을 균형 있게 조정하고 다른 팀원의 작업 수용량을 확인할 수 있습니다. 칸반 보드는 프로젝트에 작고 점진적인 변경이 필요한 작업이 있을 때 효과적입니다. 이러한 작업 보드를 사용하면 팀이 작업을 체크리스트와 진행 단계로 세분화할 수 있습니다. 

IT 프로젝트 관리의 예가 있나요?

IT 팀이 직원들이 직장에서 근무 시간을 기록할 수 있도록 새로운 iPhone 애플리케이션을 개발하고 있습니다. iPhone 앱의 프로젝트 제안서를 작성할 때 IT 프로젝트 매니저는 앱 개발자와 협의하는 동시에 최종 사용자의 요구 사항을 고려합니다. 

이 IT 프로젝트 예시에서는 프로젝트 관리의 5단계를 사용하여 iPhone 앱을 개발합니다.

• 시작 단계: 첫 번째 단계는 질문하는 것입니다. 앱이 문제를 해결하는 데 어떻게 도움이 되는지 자세히 알아보세요. 이 iPhone 앱이 직원과 고용주에게 어떻게 솔루션을 제공할 수 있는지 생각해 보세요. 지정된 시간과 예산으로 이 앱을 만드는 것이 팀에 적합한가요?

• 계획 단계: 다음으로 계획 단계를 시작합니다. 이를 위해 앱을 만드는 데 필요한 예산을 결정하고 팀에서 누가 앱의 코딩을 처리할 수 있는지 평가합니다.

• 실행 단계: iPhone 앱에 대한 계획을 실행하는 데 있어 가장 중요한 부분은 전반적인 프로젝트 목표를 파악하는 것입니다. 이 예시에서 프로젝트 목표는 다음과 같습니다. "이 시간 추적 애플리케이션의 목표는 직원들이 근무 시간을 기록하고 고용주가 팀의 생산성을 추적할 수 있도록 쉽게 접근할 수 있는 방법을 제공하는 것입니다."

• 모니터링, 통제, 종료 단계: IT 프로젝트 관리 툴을 사용하여 팀의 진행 상태를 모니터링하세요. 효과적인 프로젝트 관리 소프트웨어 를 사용하면 종료 단계에서 데이터를 다시 볼 수 있습니다. 

프로젝트 관리 소프트웨어로 IT 프로젝트를 간소화하세요

강력한 IT 관리자는 IT 프로젝트가 원활하게 진행되고, 계획대로 진행되고, 예산이 확보되도록 합니다. IT 매니저로서 작업을 자동화할 방법을 찾고 계시나요?