인박스 제로: 인박스 제로 소개 및 달성 방법

Inbox Zero: 유행어일까요? 생산성을 높이는 성배? 둘 다? 아니면 둘 다 아닐 수도 있겠죠? 

10명의 다른 전문가와 이야기하면 Inbox Zero에 대해 10가지 다른 의견을 얻을 수 있습니다. 우리 대부분에게 이메일은 정말 개인적인 일이기 때문입니다. 모든 사람은 수신함을 정리하고 관리하는 방법에 대해 자신만의 특이한 점을 가지고 있습니다. 그렇다면 Inbox Zero가 이렇게 양분되는 것은 놀라운 일인가요? 

이 기사에서는 인박스 제로의 내용, 방법 및 이유를 살펴보겠습니다. 용어의 역사를 알아본 후 이를 최대한 활용하는 방법을 알아보세요.

인박스 제로란?

인박스 제로는 수신 이메일을 체계적으로 삭제, 정렬 또는 지우는 방식으로 받은 편지함을 정리하여 마음을 정리하는 생산성 전략입니다. 이메일을 끊임없이 확인하면서 생산성이 저하되는 경험을 해본 적이 있다면 인박스 제로의 의도를 이해할 수 있을 것입니다. 

이 용어는 Merlin Mann이 자신의 블로그와 팟캐스트 43 Folders 에서 처음 사용했습니다. Mann의 아이디어는 직원들이 이메일과 더 편안한 관계를 발전시켜 마음을 깨끗이 유지하고 받은 편지함을 깨끗하게 유지하는 데 도움이 되는 것이었습니다.  

특히 Mann의 주요 목표는 받은 편지함을 항상 비워두는 것이 아닙니다. 사실, Mann 본인의 받은 편지함은 상당히 어지럽다고 합니다. Inbox Zero의 주요 목표는 받은 편지함이 사용자를 방해하는 것이 아니라 사용자를 위해 일하도록 만드는 것입니다.

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인박스 제로를 위한 5단계   

Inbox Zero를 개발하면서 Merlin Mann은 받은 편지함을 체계적으로 정리하기 위한 몇 가지 단계를 개발했습니다. 받은 편지함을 확인할 때마다 따라야 할 시스템을 갖추면 이메일의 우선순위를 정하고 시간을 낭비하지 않을 수 있습니다. 

수신함을 확인할 때

인박스 제로의 한 가지 핵심 요소는 받은 편지함을 관리하고 유지하는 것입니다. 그리고 그것은 수신함을 확인할 때 확립하는 것으로 시작됩니다. 

받은 편지함을 자주 확인하는 사람이라면, 이는 흔한 일입니다. 하지만 항상 받은 편지함을 확인하는 것은 생산성을 떨어뜨립니다. 실제로, 연구에 따르면 업무가 중단된 후 다시 집중하는 데 25분 이상이 걸린다고 합니다. 즉, 일하는 대신 받은 편지함을 확인할 때마다 뇌가 다시 집중하는 데 25분이 걸립니다. 

컨텍스트 전환을 줄이려면 하루 중 한두 번씩 받은 편지함 정리 시스템의 일부로 이메일을 확인하세요. 이렇게 하면 집중 시간을 보호하고 하루 종일 이메일에 집중하지 못하게 할 수 있습니다.  

인박스 제로 방식

그렇다면 인박스 제로 방식이란 무엇인가요? Mann의 단계는 삭제, 위임, 응답, 연기, 실행이라는 5가지 주요 작업을 따릅니다. 

• 삭제: 이 이메일에 회신이 필요한가요? Inbox Zero의 첫 번째 단계는 불필요한 이메일을 삭제하는 것입니다. 여기에는 읽지 않은 뉴스레터 구독을 취소하거나 더 이상 필요하지 않은 이전 스레드를 보관하는 것도 포함됩니다.

• 위임: 이 이메일에 회신할 적절한 사람이 본인인가요? 업무 위임은 적절한 사람이 업무를 수행할 수 있도록 하는 강력한 도구입니다. 작업에 적합한 담당자가 아니라면 적합한 사람에게 작업을 위임하세요. 

• 응답: 이메일에 빠르게 응답할 수 있다면 즉시 응답하세요. 이렇게 하면 간단한 작업이 누락되는 것을 방지할 수 있습니다. 일반적으로 5분 이내에 답변할 수 있는 이메일에는 바로 답장하는 것이 좋습니다. 

• 연기: 이메일에 더 심도 있는 답변이 필요하거나 우선순위가 아닌 경우, 일단은 따로 보관하고 나중에 다시 확인하세요. 하지만 이메일을 받은 편지함에 두지 마세요. 업무 관리 툴 에서 연기된 작업(마감일 및 모든 작업)을 파악하고, 해당 작업에 대해 작업할 시기를 알리는 사람에게 회신하세요. 그런 다음 이메일을 보관하여 수신함의 복잡함을 줄입니다. 원하는 경우 '나중에 회신' 폴더로 보낼 수도 있습니다. 

• 실행: 이 시점에서 어떤 이메일이 우선순위인지, 어떤 이메일에 조치가 필요한지 알아야 합니다. Inbox Zero의 마지막 단계는 실제로 중요한 일을 수행하는 것입니다. 수신함에서 업무 관리 시스템으로 중요한 작업을 전송하고 시작하세요. Asana for Gmail 또는 Asana for Outlook 연동 과 같이 이메일 클라이언트와 연동되는 업무 관리 툴을 찾으세요.

나에게 맞는 인박스 제로 폴더 만들기

인박스 제로의 정신은 자신에게 맞는 시스템을 만드는 것입니다. 모든 사람이 시스템을 구현하기 위해 받은 편지함 폴더를 생성해야 하는 것은 아니지만, 일부 사용자는 이를 유용하다고 생각합니다. 중요한 이메일을 잃어버리거나 과부하가 걸린 받은 편지함을 보고 두려움을 느낀다면 폴더 시스템을 사용해 보세요. 

만드는 폴더에 대한 엄격한 규칙은 없습니다. 본인과 업무에 적합한 폴더를 만드세요. 다음 아이디어는 시작하는 데 도움이 될 수 있습니다.  

• 조치: 정렬 프로세스 중에 나중에 미룬 이메일이 있는 경우 이 작업 폴더에 정리할 수 있습니다. 여기에는 심층적인 응답이 필요한 이메일이나 나중에 기다릴 수 있는 이메일이 포함될 수 있습니다.  

• 대기 중: 일부 이메일은 스레드의 다른 멤버의 의견이 필요할 수 있습니다. 팀의 피드백을 자주 기다리는 경우 '대기 중' 폴더를 만드는 것이 좋습니다. 이러한 이메일을 그룹화하면 매일 아침 어떤 이메일에 후속 조치가 필요한지 빠르게 확인할 수 있습니다.  

• 아이디어: 받은 편지함은 단순히 작업과 커뮤니케이션을 위한 공간이 아닙니다. 때때로 우리는 영감을 얻기 위해 뉴스레터나 교육에 등록합니다. 아이디어 폴더를 만들면 수신함을 복잡하게 만들지 않고도 이러한 이메일을 위한 공간을 확보할 수 있습니다. 

• 프로젝트별: 작업 중인 프로젝트가 있는 경우 프로젝트별 폴더를 만드는 것이 유용할 수 있습니다. 이렇게 하면 각 프로젝트에 대한 모든 커뮤니케이션이나 할 일을 한 곳에서 관리할 수 있습니다. 

• 보관: 보관 폴더를 만들 필요가 없지만, 보관은 유용한 정리 도구가 될 수 있습니다. 삭제하고 싶지 않지만 필요하지 않은 이메일이 있는 경우, 해당 이메일을 신속하게 보관하면 정보를 영구적으로 잃지 않고 받은 편지함을 정리하는 데 도움이 됩니다. 

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집중 시간을 보호하는 4가지 팁 

전 세계 지식 근로자의 대다수(80%)는 이메일 수신함을 열어 놓고 근무하는 것을 기본 설정으로 합니다. 알림을 받으면 처음에 무엇을 하고 있었는지에 관계없이 즉시 확인합니다. 

하지만 받은 편지함을 자신에게 맞게 활용하는 것은 시간과 정신적 에너지를 소중히 여기는 것입니다. 받은 편지함을 열어두고 알림에 즉시 회신하면 중요한 업무에 집중할 수 있는 기회를 얻지 못합니다. 여러 가지 일을 동시에 하려고 하지만, 이는 인간이 실제로 할 수 없는 일입니다.

멀티태스킹은 근거 없는 믿음입니다. 실제로 여러 작업 사이를 오가는 것입니다. 한 번에 하나의 작업에 집중하는 것이 거의 항상 더 효율적입니다.”

Inbox Zero의 이점을 누리고 수신함을 효과적으로 활용하려면 이메일 수신함을 최우선으로 생각해야 합니다. 대신 다음을 통해 자신과 수신함의 경계를 설정하세요.

• 알림 끄기. 알림은 몰입 상태에서 벗어나 딥 워크를 방해합니다. Inbox Zero를 달성하는 가장 좋은 방법 중 하나는 이메일 알림을 줄이거나 끄는 것입니다. Inbox Zero의 일부는 이메일을 확인할 때 목적이 있습니다. 알림을 끄면 중요한 업무를 수행하는 동안 흐름에서 벗어나지 않을 수 있습니다. 

• 이메일 응답 시간을 타임 블로킹하세요. 타임 블로킹은 유사한 작업을 그룹화하고 캘린더에 해당 작업을 예약하는 시간 관리 전략입니다. 예를 들어, 아침에 가장 먼저 1시간의 타임 블록을 만들어 중요한 이메일을 확인하고 회신해 보세요. 그런 다음, 다른 중요한 작업에 집중하여 업무를 시작할 수 있습니다. 하루가 끝날 때, 하루 동안 받은 이메일에 답장하기 위해 30분 또는 하루에 받는 이메일 수에 따라 1시간의 타임 블록을 빠르게 예약하세요. 이렇게 하면 수신함에 휘둘리지 않고도 수신함을 관리할 수 있습니다.

• 일일 우선순위를 명확히 하고 이를 준수하세요. 종종 하루 종일 들어오는 이메일이 주요 우선순위로 느껴집니다. 이메일에 답장하거나 동료를 위해 간단한 일을 하려고 매일의 계획에서 벗어나게 될 수도 있으며, 갑자기 하루가 끝날 수도 있습니다. 일일 우선순위를 명확히 하고 준수함으로써 이메일이 즉시 처리할 만큼 중요한지, 아니면 전용 타임 블록까지 기다릴 수 있는지 결정할 수 있습니다. 

• 이메일 '근무 시간'을 설정합니다. Inbox Zero는 궁극적으로 이메일 수신함이 업무 시간을 통제하지 못하게 하는 것입니다. 이를 위한 한 가지 방법은 이메일에 회신할 때와 회신하지 않을 때를 설정하는 것입니다. 시간을 들여 자신에게 가장 적합한 이메일 업무 시간을 생각하고 팀과 해당 일정을 공유하세요. 예를 들어, 오전 9시부터 오후 5시까지 15분 동안 이메일에 회신하되 주말에는 이메일을 확인하지 않겠다고 말할 수 있습니다. 이러한 경계를 설정하면 수신함과의 관계가 개선됩니다.

업무 관리로 인박스 제로 달성하기

수신함을 정리하는 것은 인박스 제로의 시작일 뿐입니다. 수신함을 정리, 삭제 및 지운 후에는 중요한 업무 알림만 남게 됩니다. 이러한 알림은 일, 주 또는 월별 실행 계획을 수립하는 데 도움이 될 수 있습니다. 

이럴 때 업무 관리가 빛을 발합니다.

업무 관리 시스템을 사용하면 필요에 맞는 워크플로에서 작업을 입력, 정리 및 조정할 수 있습니다. 이메일 수신함과 달리, 이러한 도구는 작업을 포착하고 정리하여 중요한 생산적인 업무에 소요되는 시간을 늘리는 데 도움이 되도록 만들어졌습니다.

효과적인 업무 관리를 통해 일을 위한 일에 소요되는 시간이 크게 중단됩니다. 이메일 보내기, 작업 승인 받기, 받은 편지함에서 문서 검색하기 등 업무 시간의 60%를 보내는 대신 모든 정보를 한 곳에 보관할 수 있습니다. 업무를 정리하는 데 드는 시간을 줄이고 작업��� 실행하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 

결론

생산성 전문가가 아니더라도 이메일 수신함이 최고의 성과를 달성하는 데 도움이 되지 않는다는 것을 알 수 있습니다. 받은 편지함에 얽매여 있으면 실제로 좋은 일을 수행할 수 있는 뇌의 힘이 줄어듭니다.

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