기술 솔루션 제공업체가 AI 스튜디오로 수동 작업을 며칠 단축한 방법

Taco Technologies는 학교, 법률 회사, 라이브러리, 소규모 비즈니스에 이르기까지 모든 형태와 규모의 조직이 매일 사용하는 시스템을 관리할 수 있도록 지원합니다. 

인쇄 지원, 문서 워크플로, 직장 기술에 대한 전문 지식을 바탕으로 수십 년 동안 툴 간 업무 흐름을 간소화하고자 하는 팀의 신뢰할 수 있는 파트너였습니다. 

최근 몇 년 동안 Taco는 인쇄를 넘어 직접 판매로 초점을 전환하여 조직이 Asana 및 Odoo와 같은 직장 툴을 구현하고 더 광범위한 운영 요구를 지원할 수 있도록 지원했습니다.

그러나 성장은 복잡성을 가져왔습니다. 더 많은 제품과 고객은 더 많은 요청과 공유 문서 및 이메일 체인을 통해 수동으로 관리되는 업무량이 증가하는 것을 의미했습니다. 

이를 돕기 위해 Taco는 AI Studio를 사용하여 반복 작업을 자동화하고 일관된 워크플로를 만들었습니다. 그 결과 어떻게 될까요? 관리 업무에 소요되는 시간이 크게 줄어들면서 팀은 일반적인 병목 현상 없이 프로젝트를 진행하는 데 집중할 수 있었습니다. 이러한 혁신으로 Asana의 Future of Work with AI Partner(APAC)로 인정받았습니다.

Taco의 총괄 매니저인 Charlie Masters는 "이것이 우리의 비즈니스를 조금씩 변화시키고 있다고 말하는 것은 과소평가"라고 말합니다. 

요청 접수 및 마이그레이션 계획 자동화

Taco의 가장 영향력 있는 사용 사례 중 하나는 누구나 익숙한 곳인 수신함에서 시작되었습니다.

기술 계정 매니저는 리셀러 또는 고객으로부터 온프레미스 인쇄 관리 시스템에서 클라우드 기반 솔루션으로 전환하는 것과 같은 복잡한 마이그레이션 요청을 정기적으로 받습니다. 이러한 요청에는 고객 세부 정보와 기술 사양이 혼합되어 있으며, 다음은 간단한 질문입니다. 다음에는 무엇을 해야 하나요?

이전에 이러한 이메일에 응답하려면 수동으로 조사하고 문서를 작성하는 데 몇 시간이 걸렸습니다. 이제 이 프로세스는 AI Studio를 통해 실행됩니다. 명확한 수신, AI 기반 연구 및 재사용 가능한 프레임워크를 통해 며칠이 아닌 몇 분 만에 구현 가능한 계획을 생성할 수 있습니다.

“우리는 [기술 계정 매니저]가 직접 수행했던 기술 지원 분석가 직무를 만들었습니다. 많은 미팅이 있었고, 많은 질문을 주고받아야 했기 때문에 며칠이 걸렸습니다."라고 Charlie는 말합니다. “이제는 이 작업을 AI Studio에 전적으로 맡길 수 있습니다.”

다음은 가상의 조직과 직원을 보여주는 해당 워크플로의 익명화된 예시입니다.

1단계: 구조화된 수신 양식으로 이메일 대체

Taco는 단발성 이메일 스레드를 사용하여 마이그레이션 요청을 시작하는 대신, 수신 프로젝트에 연결된 표준화된 Asana 양식 을 사용하여 요청 세부 정보를 수집합니다. 양식은 다음과 같은 일관된 필드를 캡처합니다.

• 회사 및 요청자 이름

• 고객 참조 번호

• 다기능 디바이스(MFD)의 수와 유형

• 주요 인쇄 환경 기능(예: 모바일 인쇄, 통합 스캔)

• 답변에 따라 달라지는 조건부 질문

이러한 접근 방식은 누락되는 것이 없도록 보장하고 깨끗한 데이터 추적을 생성하여 팀(및 AI)이 더 쉽게 시작할 수 있도록 합니다.

2단계: AI가 요청을 검토하고 권고안을 작성합니다

양식이 제출되면 작업은 자동으로 Taco의 AI Studio 워크플로에서 인수하는 접수 프로젝트의 '리서치' 섹션으로 라우팅됩니다.

여기서 AI는 기술 연구 및 지원 분석가처럼 작동하며, 위험을 평가하고, 주요 세부 정보를 표시하고, 확립된 모범 사례를 기반으로 마이그레이션 계획을 작성하는 작업을 담당합니다.

이를 위해 AI는 25페이지 이상의 마이그레이션 가이드, 과거 고객 데이터가 포함된 연결된 구현 프로젝트, 어조, 구조 및 형식에 대한 명확한 지침을 포함하여 AI Studio 백엔드에서 컨텍스트로 제공되는 일련의 내부 리소스를 참조합니다.

AI는 이 컨텍스트에 대해 양식 제출을 평가하여 계속 진행하기에 충분한 정보가 있는지 여부를 판단합니다. 그렇지 않은 경우, 작업을 플래그로 표시하고 '실패한 접수' 섹션으로 이동하여 팀이 누락된 세부 정보를 추적하지 않도록 하고 준비가 완료된 요청만 진행되도록 합니다.

3단계: 상세한 마이그레이션 계획이 자동으로 생성됩니다

요청이 리서치 검사를 통과하면 AI는 전체 마이그레이션 요약이 포함된 신규 작업을 자동으로 생성합니다. 출력에는 다음이 포함됩니다.

• 연락처 세부 정보 및 참조 번호와 같은 주요 고객 및 리셀러 정보

• 프로젝트에 영향을 미칠 수 있는 잠재적인 방해 요소 또는 복잡한 문제의 목록

• 권장 조치, 타이밍 추정치, 기술적 고려 사항이 포함된 단계별 마이그레이션 계획

이는 일반적인 할 일 목록이 아니라 법적 검토 및 인프라 확인부터 파일럿 테스트 및 전체 배포에 이르기까지 모든 것을 다루는 수 주간의 구현 계획입니다. 각 계획은 요청에 맞게 조정되며 내부 전문 지식을 기반으로 합니다.

Charlie는 "[지침 문서]를 워크플로의 일부로 전환했습니다."라고 말합니다. "이제 전문 지식을 몇 분 안에 계획에 반영할 수 있습니다. 그리고 그것은 우리에게 매우 강력합니다.”

4단계: 사람이 계획을 검토한 후 진행

AI가 생성한 마이그레이션 계획이 완료되면 검토를 위해 기술 팀 멤버에게 전달됩니다. 처음부터 계획을 작성하는 대신 세부 정보를 확인하고 구현을 시작하기 전에 승인합니다.

이는 고객이 기대하는 품질을 유지하면서 일주일에 최소 하루를 절약하는 간단한 변화입니다.

이는 전문 지식을 대체하는 것이 아니라 확장하는 것입니다. Charlie는 "AI가 대신 일하게 할 수는 없다"며 “그게 요점이 아닙니다. 요점은 시간을 크게 절약할 수 있다는 점입니다. 워크플로에 잘 통합되어 있어 검토가 더 일관되고 쉬워집니다. 인간의 전문 지식은 여전히 매우 중요합니다.”

Taco는 AI Studio를 사용하여 수동적이고 시간이 많이 걸리는 워크플로를 반복 가능한 시스템으로 전환하여 훨씬 적은 리프트로 정확하고 양질의 마이그레이션 계획을 제공합니다.

AI 기반 경영 지원으로 시간 절약

Taco는 기술 워크플로에 그치지 않았습니다. CEO인 Jonathan Milne은 AI Studio를 사용하여 가상 임원 비서를 설정하고 수신함에서 직접 작업을 분류하고 라우팅했습니다.

시스템은 Jonathan이 정의한 세부 기준에 따라 들어오는 작업을 평가한 다음 자동으로 올바른 위치로 보냅니다. 예:

• 인보이스 요청은 계정 팀으로 전달됩니다

• 비즈니스 개발 리드는 리더십 팀의 적절한 멤버에게 할당됩니다

• 파트너십 기회 및 이관은 분류되어 이해관계자에게 전송됩니다

• 일반 작업은 내용과 우선순위를 기준으로 배정됩니다

이러한 종류의 수신함 분류를 자동화하면 작업이 빠르고 일관적으로 진행되며 누락되는 작업이 없습니다.

"그의 수신함은 끊임없이 메일이 들어옵니다."라고 Charlie는 말합니다. "따라서 수신함 분류를 가상 경영 지원팀에 아웃소싱하여 다시 집중하고 시간을 확보하는 것은 매우 강력합니다." 그 영향은 운영상의 것뿐만 아니라 개인적인 것입니다.

"그는 더 많은 점심을 먹고 있습니다."라고 Charlie는 덧붙였습니다. “바보같이 들리지만, 우리는 AI가 리더가 되고 전략적 작업을 수행할 시간을 줄 것이라는 이야기에 빠져들게 됩니다. 훌륭해질 수 있도록 조금 더 숨을 고를 수 있는 공간을 제공할 뿐입니다. 훌륭하다는 것이 전략적 작업을 수행하는 것을 의미한다면, 그것은 멋진 일입니다. 훌륭하다는 것이 점심을 꾸준히 먹을 수 있다는 것을 의미한다면 그것도 좋습니다."

초기 성공을 바탕으로 구축하기

초기 성과를 거두면서 Taco는 이제 AI Studio의 비즈니스 전반에 걸친 입지를 확장하고 있습니다. 이 팀은 새로운 분류 시스템을 구축하거나, 다양한 고객의 요구를 지원하기 위한 내부 워크플로를 구축하거나, 팀이 이해관계자의 요구를 보다 효과적으로 관리할 수 있도록 지원하는 등 영향력이 큰 기회를 파악하기 위해 모든 부서와 적극적으로 협력하고 있습니다.

Charlie는 "우리는 모든 팀과 적극적으로 협력하여 모든 워크플로에서 더 많은 분류 단계와 더 많은 지원 단계를 찾고 있습니다."라고 말합니다.

또한 이미 구축한 것을 지속적으로 개선하고 있으며, 실제 사용에 따라 시간이 지남에 따라 워크플로를 발전시킬 계획입니다. 계획된 업데이트에는 불완전한 제출물에 검토자를 추가하고 AI 계획을 리셀러 프로세스에 보다 원활하게 통합하는 것이 포함됩니다.

조직 전반에 걸쳐 AI Studio를 계속 확장하면서 Taco의 팀은 이 툴을 지식을 대체하는 것이 아니라 작업량을 두 배로 늘리지 않고도 중요한 업무에 집중할 수 있는 방법으로 보고 있습니다.

“절약 효과를 얻기 위해 완벽하게 시작할 필요는 없습니다.”라고 Charlie는 말합니다. “시작하세요. AI가 여러분의 직업을 대체하는 것이 아니라는 점을 이해하세요. 더 효율적이고 일관되게 수행하는 데 도움이 됩니다."