Asana로 고속 성장을 촉진하는 Social Factor

기하급수적 성장은 축하할 만한 일입니다. 하지만 사용 중인 툴이 따라잡지 못하면 어떻게 될까요? 바로 이것이 소셜 미디어 에이전시 Social Factor가 수많은 신규 프로젝트와 고객으로 물문이 열리면서 예상했던 것입니다.

텍사스주 포트워스에 본사를 둔 Social Factor에는 전국적으로 사무실 및 원격으로 근무하는 직원 50명 이상이 있습니다. Social Factor는 전략 및 콘텐츠 생성에서 게시, 유료 캠페인, 커뮤니티 관리, 데이터 보고 및 인사이트, 소셜 트레이닝 및 라이브 이벤트 지원에 이르기까지 Toyota, Smith and Nephew, Fender Guitars와 같은 기업의 디지털 성장을 지원하고 있습니다.

성장이 과도한 성장을 의미하는 경우

Social Factor의 운영팀은 Social Factor가 소셜 공간에서 인기를 얻고 있다는 것을 깨닫고, 사용 중인 툴을 점검했습니다. 조직 전체가 업무를 관리하고 확장하는 데 도움이 되는 솔루션을 찾는 것이 필수라는 것이 금세 명백해졌습니다.

Social Factor가 겪고 있던 문제는 다음과 같습니다.

• 현재의 프로젝트 관리 툴은 변화하는 프로세스에 맞게 충분히 정교하지 않았으며 조직 전체에 구현하기 어려웠습니다.

• 기존 에이전시 툴과 Everhour와 같이 검토 중인 추가 앱과 연동되는 플랫폼을 원했습니다.

• 정보가 이메일, 채팅, 파일 전반에 흩어져 있었기 때문에 팀원들이 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행하는 것이 점점 더 어려워지고 있었습니다.

사내외에서 최대한 효과적으로 비즈니스를 운영하기 위해 일원화된 정보 소스가 필요했습니다.”

자신감 있는 확장

COO인 Jeana Abboud와 프로젝트 매니저인 Jessica Pramanik은 함께 성장할 수 있는 툴을 찾고 있었습니다. 이 툴은 고객, 프로젝트, 역할별로 모든 세부 정보를 추적하면서도 손쉬운 계획 수립을 가능하게 해야 했습니다. Social Factor가 선택하는 툴은 Google Suite 및 Slack 과 같이 비즈니스 운영에 사용하는 다른 리소스와 원활하게 연동되어야 했습니다. 댓글에서 팀원을 태그하고 직관적인 방식으로 메모를 남기는 등 협업 기능은 필수였습니다.

Jeana와 Jessica는 Asana가 회사 전체가 채택할 수 있는 업무 관리 솔루션이라는 것을 금세 깨달았습니다. Asana의 로드맵 을 살펴본 결과, Social Factor가 확장됨에 따라 Asana가 지속적으로 새로운 기능을 출시하여 이를 사용할 수 있을 것이라는 확신을 가질 수 있었습니다.

그들은 에이전시에 특화된 유용한 워크플로 가 있다는 점을 좋아했습니다. 비즈니스 모델에 맞게 타임라인과 프로젝트 계획을 정의하고 최적화함으로써 팀이 일상 업무를 관리하고 리더십이 에이전시의 효율성을 관리할 수 있는 더 중앙 집중화된 공간을 만들 수 있을 것입니다.

또한 팀은 도입과 구현을 신속하게 진행하고자 했습니다. 그들은 아카데미 및 가이드 를 비롯한 Asana의 교육 자료를 활용하여 각 팀원의 교육 단계를 명확하게 설명하는 온보딩 프로젝트를 개발했습니다. 이를 통해 팀은 '실행하며 배우는' 학습을 할 수 있었고, Jeana와 Jessica는 누가 교육을 완료했는지, 누구에게 후속 조치를 취해야 하는지 확인할 수 있었습니다. 또한 Asana의 고객 성공 매니저 중 한 명과 협력하여 주요 워크플로를 최적화함으로써 플랫폼을 최대한 활용할 수 있도록 했습니다.

어느 시점에 무엇이 진행되는지 빠르게 파악할 수 있도록 경영진의 시점에서 프로젝트의 전체상과 세부적인 내용을 확인할 수 있어야 합니다.”

도입 후 4주 이내에 유망한 결과 달성

Asana를 시험 사용한 후 리더십 팀은 조직 전체에 Asana를 채택하고 도입하기로 한 선택을 확고히 고수했습니다. 그들은 Asana 아카데미 내의 교육 도구를 최대한 활용하여 도구를 익히고 실전을 통해 배우는 데 시간을 낭비하지 않았습니다.

전체 팀에 도입하기 위해 모든 팀원에게 온보딩 프로젝트가 주어졌습니다. Asana 교육 동영상 시청 및 각 기능 사용을 포함한 작업이 배정되었습니다. Jeana와 Jessica는 각 구성원의 진행 상태를 쉽게 평가할 수 있었습니다.

Asana는 처음 사용해 보았지만 4주 만에 평가에서 배포로 전환할 수 있었습니다. 이는 이 툴이 얼마나 직관적인지 보여주는 증거입니다.”

오늘날 Social Factor는 빠르게 성장하면서도 효율성과 간소화를 유지할 수 있는 능력을 Asana에서 간소화한 프로세스와 워크플로에 기인한다고 생각합니다. 모든 구성원이 동일한 고객 정보에 액세스할 수 있기 때문에 고객 계정 전반에 걸친 내부 접점의 수를 줄이고 서로 다른 문서를 제거할 수 있었습니다. 누구나 확인 미팅을 예약하거나 대화를 반복할 필요 없이 프로젝트 상태를 손쉽게 확인할 수 있습니다. 또한, 계정 관리를 표준화하여 고객을 전환할 때 고유한 프로세스를 배우는 데 시간을 낭비하는 사람이 없습니다. 그 결과, 빠르게 변화하는 소셜 마케팅 업계에서 매우 중요한 고품질의 작업을 제시간에 계속 제공하면서 고객과 함께 빠르게 확장할 수 있습니다.

Asana는 또한 회사가 계획 수립 및 인력 배정 니즈를 관리하는 방식에도 영향을 미쳤습니다. 예를 들어, Workload 를 사용하여 예정된 업무의 예상 시간을 추적하고, 가능한 업무량 문제점을 파악하고, 팀 전체의 채용 필요성을 예측합니다. 이제 Social Factor는 리소스 전반에 걸쳐 업무량을 더 정확하게 조정하고 고객에게 효과적이고 적시에 대규모로 업무를 제공할 수 있습니다.

내외부적으로 일관된 지원

운영 측면에서 Asana는 팀 협업, 신규 입사자 온보딩, 경력 개발을 위한 팀 및 개인 성과 추적에 사용됩니다. 팀은 또한 Asana 양식 을 사용하여 부재중 설정부터 IT, 계정 리소스 요청에 이르기까지 모든 것을 포착합니다. 이전에는 단일 리소스에 대한 직접 요청을 통해 이 작업을 수행했기 때문에 팀원을 태그하고 대규모로 관리하기가 어려웠습니다.

Social Factor는 또한 Asana를 사용하여 신규 고객 온보딩부터 콘텐츠 생성 및 최적화, 브레인스토밍 및 전략, 소셜 미디어 관리, 유료 소셜 보고 및 인사이트, QA와 같은 결과물 관리에 이르기까지 고객 업무의 모든 측면을 관리합니다. 각 프로세스에 다양한 단계가 있고 협업할 팀원이 많기 때문에 Asana는 모든 것을 체계적으로 정리하여 누락되는 것이 없도록 도와줍니다.

Asana는 저희 팀이 작업을 관리할 수 있게 도와주었습니다. Asana 덕분에 무엇을 언제 해야 할지 알 수 있으며 어느 프로젝트에 속해 있는지 알 수 있습니다.”

앞으로 Social Factor는 Asana를 사용하여 채용 및 모집을 포함한 더 많은 운영 기능을 자동화하고 연동할 계획이며, 재무 관련 팀 협업도 고려하고 있습니다. 팀 전체가 Asana를 중심으로 Social Factor를 계속 확장할 수 있게 되어 기쁩니다.

Asana는 Social Factor에서 도입한 프로젝트 관리 툴 중 처음으로 우리와 함께 진정으로 확장할 수 있다고 믿는 툴입니다. 더 적은 자원으로 더 많은 고객을 유치하는 데 도움이 될 것으로 기대합니다.”