Asana로 연간 697일의 근무 시간을 절약하는 D.C. United

하이라이트

해결 과제

• 교차 기능 협업, 특히 게임 당일 실행 및 부서 간 이니셔티브와 관련된 협업은 커뮤니케이션 단절과 불분명한 소유권으로 인해 방해받았습니다.

• 비즈니스 및 부서 운영 전반에 걸쳐 일관성이 부족하여 프로세스가 비효율적이었습니다.

• 프로젝트와 부서 전반에 걸쳐 가시성이 제한적이었기 때문에 진행 상황을 추적하고 조직의 우선순위에 맞춰 조율하기가 어려웠습니다.

솔루션

• 모든 비즈니스 운영에 Asana를 일원화된 업무 관리 플랫폼으로 도입하여 스프레드시트와 분산된 이메일 스레드를 명확성, 책임감, 효율성을 높이는 통합 시스템으로 대체했습니다.

• 경기 당일 실행 및 부서 요청을 위한 표준화된 템플릿과 자동화된 워크플로를 구축하여 기존 프로세스를 현대화하는 동시에 수작업과 컨텍스트 전환을 줄였습니다.

• 사용자 지정 양식 및 프로젝트 추적을 통해 명확한 소유권과 가시성을 확립하여 중복을 제거하고 인계 절차를 간소화하여 더 빠르고 조율된 방식으로 업무를 실행할 수 있게 되었습니다.

결과

• Asana를 사용하여 매년 근무 일수 697일을 절약하여 예상 비용 195,600달러를 절감했습니다.

• 자동화 및 간소화된 워크플로로 인해 절약 시간이 전년 대비 488% 증가했습니다

• 프로젝트 납품이 가속화되어 마감일 놓침이 줄어들고 실행이 더 예측 가능해짐

• 비즈니스 직원 100%가 Asana를 적극적으로 사용하여 조직 전체에 걸쳐 일관된 업무 접근 방식을 조성

• 반복되는 상태 업데이트 미팅이 25% 감소하여 더 가치 있는 업무에 수백 시간을 할애할 수 있게 되었습니다

• 교차 기능 협업이 크게 증가하여 팀 간 조율이 촉진되고 참여도가 높아졌습니다

2025년 업무 혁신 어워드 수상자

D.C. United는 클럽 운영의 모든 측면에서 업무 처리 방식을 탈바꿈한 공로를 인정받아 Asana의 Best in Class Work Innovation Award(AMER 지역)를 수상했습니다. 종이 체크리스트와 분산된 이메일 스레드를 표준화되고 자동화된 워크플로로 대체함으로써, 클럽은 아날로그 산업에서 협업을 재정의했습니다. 그 결과 수백 일의 근무일이 절약되고, 전년 대비 시간 절약이 크게 증가했으며, 정기적인 미팅이 크게 감소했습니다. 경기일 실행부터 스폰서십 이행에 이르기까지 이제 모든 부서가 공유 시스템을 통해 작업하여 업무 처리 속도를 높이고 참여를 강화하며 더욱 민첩하고 조율된 조직을 구축합니다.

Asana는 D.C. United와 Audi Field의 모든 부서에서 운영 및 협업 방식을 변화시켰습니다. 새로운 수준의 내부 조율, 투명성, 책임감이 실현되었으며, 이는 클럽의 비즈니스 부서 전반에 걸쳐 생산성 및 교차 기능 협업 수준을 직접적으로 향상시켰습니다.”

이벤트 계획에 Asana 활용

막바지 혼란 없는 완벽한 경기일 실행

경기일 운영은 D.C. United의 팬 경험과 브랜드 존재감의 핵심입니다. 인력 배치와 프로모션부터 티켓팅, 팬 참여 이니셔티브, 스폰서십 활성화에 이르기까지 완벽한 실행이 필수적입니다. 그러나 Asana를 사용하기 전에는 이러한 작업이 서로 연결되지 않은 이메일과 종이 체크리스트에 의존하여 세부 정보를 놓칠 위험과 막바지 문제에 직면할 위험이 높아졌습니다.

경기일 실행 수준을 높이고 전략적 목표를 달성하기 위해 D.C. United는 Asana에서 통합된 자동화 시스템을 구현했습니다. 이제 템플릿화된 런오브쇼 프로젝트와 자동화된 워크플로를 사용하여 모든 세부 정보를 미리 계획하고, 위험을 조기에 식별하여 모든 팀이 조율할 수 있습니다.

멀티홈 템플릿으로 완전한 경기 진행 일정 생성

• 모든 홈 경기는 런오브쇼, 티켓 링크, 특별 이벤트 및 액티베이션, 크리에이티브 자산과 같은 반복 가능한 작업이 포함된 표준화된 프로젝트 템플릿을 기반으로 생성됩니다.

• 각 경기 프로젝트 내에서 게이트 개방부터 경기 후 청소에 이르기까지 경기 당일의 모든 측면이 계획되며, 시설, 분석, 티켓팅, 엔터테인먼트, 보안, 마케팅, 게스트 서비스 등에 작업이 배정됩니다.

• 각 경기 프로젝트는 중요한 포트폴리오에 포함되어 있어 팀이 시즌 전체에 대한 가시성을 확보하고 누락되는 것을 방지할 수 있습니다.

• 멀티홈 기능을 사용하면 모든 관련 부서가 중복되는 책임을 볼 수 있으므로 사각 지대가 줄어들고 막바지에 예상치 못한 일이 발생하는 것을 방지할 수 있습니다.

자동화로 리스크를 줄이고 응답 시간을 단축

• 규칙은 마감일이 지난 작업이나 미완료 작업을 자동으로 표시하여 문제가 확대되기 전에 실시간 알림을 트리거합니다.

• 하프타임 쇼나 VIP 액티베이션과 같은 프리미엄 경험을 위한 전용 워크플로를 통해 이러한 주목도가 높은 순간을 추적하고, 소유하고, 오류 없이 실행할 수 있으며, 모든 단계에서 리더십과 정보를 공유할 수 있습니다.

후원 활성화가 간소화되고 오류가 없습니다

• 복잡한 요구 사항을 가진 중요한 수익 동인인 스폰서십 이행 및 활성화는 Asana에서 처음부터 끝까지 관리되어 모든 결과물을 추적하고 누락되는 것이 없도록 합니다.

• 파트너는 양식을 통해 활성화 요청을 제출하며, 이를 통해 작업이 적절한 팀으로 자동 전달되고 승인 워크플로가 시작됩니다.

• 사용자 지정 템플릿은 경기일 체크리스트부터 VIP 참석자 추적 및 물류에 이르기까지 각 활성화를 안내하여 모든 단계가 순서대로 완료되도록 하며, 각 인계에 대한 자동 알림을 제공합니다.

• 실시간 대시보드를 통해 파트너십 팀과 스폰서는 결과물, 타임라인, 방해 요소를 파악할 수 있어 더 빠르게 업무를 처리할 수 있습니다.

• 이러한 체계적인 접근 방식 덕분에 활성화 누락이 거의 없으며, 실행 속도가 빨라지고, 인력을 늘리지 않고도 증가한 업무량을 처리할 수 있게 되었습니다.

Asana를 조직 전체에 도입함으로써 매치 당일과 같은 주요 이니셔티브에서 협업이 개선되었습니다. 이제 모든 부서가 자신의 업무가 전체 상황과 어떻게 연결되는지 파악할 수 있어 최고의 팬 경험을 보장할 수 있습니다. ”

업무 요청 및 접수에 Asana 사용

단발성 요청을 체계적인 실행으로 전환하기

D.C. United가 성장함에 따라 팀 간 인바운드 요청의 양과 긴급성도 증가했습니다. 그래픽 디자인과 이메일 캠페인부터 소셜 미디어 포스트와 이벤트 지원에 이르기까지, 업무는 종종 별도로 요청되었으며, 맥락이나 가시성은 거의 없었습니다. 업무 요청 접수 프로세스가 표준화되지 않은 상태에서 팀은 중복, 지연, 결과물 미달성을 겪었습니다.

현재 Asana는 모든 부서에서 간소화된 요청 시스템을 지원합니다. 표준화된 양식은 처음부터 명확성을 보장하며, 자동화된 분류 및 승인 워크플로는 업무를 적절한 팀에 신속하게 전달합니다. 마케팅, 파트너십, 커뮤니티 참여 팀은 Asana에서 직접 캠페인 및 콘텐츠 캘린더를 관리하여 주목도가 높은 이벤트와 일회성 프로모션의 우선순위를 더 쉽게 조율할 수 있습니다.

처음부터 명확성을 보장하는 양식

• 부서별 양식을 사용하면 필수 배경 정보를 사전에 파악할 수 있으므로 불필요한 커뮤니케이션을 줄이고 처리 시간을 단축할 수 있습니다.

• 완료된 양식은 자동으로 작업을 생성하고 적절한 팀에 알림을 전송하여 요청이 누락되지 않도록 합니다.

• 대규모 매칭 이벤트와 같이 조직 전체 이니셔티브와 관련된 캠페인은 Asana에서 계획되며, 부서 전체에 완전한 가시성을 제공합니다.

• 대시보드를 사용하면 모든 부서가 자신의 업무가 더 큰 브랜드 이니셔티브에 어떻게 연결되어 있는지 확인할 수 있어 조율과 책임감이 향상됩니다.

Asana가 우리 조직을 어떻게 변화시켰는지 보여주는 눈에 띄는 예시 중 하나는 마케팅 요청 프로세스를 간소화한 방식입니다. 이전에는 그래픽 디자인, 이메일 캠페인, 소셜 미디어 게시물 등의 작업이 별도로 요청되었으며, 소유권이 명확하지 않아 여러 차례 후속 조치가 필요한 경우가 많았습니다. Asana를 통해 이러한 요청을 단일 워크플로에 통합하여 관련된 모든 이해관계자를 자동으로 태그 지정함으로써 가시성을 확보하고 처리 시간을 크게 단축할 수 있었습니다. ”

결론

확장 가능한 성공을 위한 전략 수립

D.C. United는 Asana로 운영을 하는 것뿐만 아니라 운영을 재정의하고 있습니다. 모든 부서에서 Asana 채택이 확대됨에 따라, 포트폴리오와 전략 프레임워크가 개별 업무를 회사 전체의 목표와 조율하는 데 도움이 되어 모든 직원에게 더 명확한 방향, 실시간 가시성, 더 강한 소유권을 제공하는 미래를 구상하고 있습니다. D.C. United는 Asana의 사용을 계속 확대함으로써 더욱 민첩하고, 조율이 잘 이루어지며, 책임감이 강한 조직을 위한 토대를 마련하고 있습니다. 이를 통해 구장과 비즈니스 전반에서 승리를 거둘 준비를 갖추고 있습니다.

궁극적으로 Asana는 최종 작업물을 개선할 뿐만 아니라 우리가 무엇을 하고, 왜 그렇게 하는지, 그리고 우리가 협력할 때 무엇을 달성할 수 있는지 더 잘 이해할 수 있도록 도와주었습니다. ”