スプレッドシートで仕事を管理している方は、こちらをお読みください

スイスアーミーナイフで木を切ろうとしているような感覚を覚えたことはありませんか？ そんな方は、現代の仕事をスプレッドシートで管理する世界にようこそ。 確かに、頼れるスプレッドシートには便利な機能が備わっていますが、現代のコラボレーション作業の大変な部分をこなすには、もっとパワーのあるツールが必要です。

私たちは皆、スプレッドシートの過負荷に苦しんでいます

私たちの多くは、スプレッドシートに不健全なほど愛着を持っています。 私たちは、スプレッドシートの限界を「仕方がない」と受け入れ、仕事や創造性をどれほど制限しているのかを見落としています。

皆さんの気持ちはよくわかります。 初めて VLOOKUP を使ったときの感動は何にも代えがたいものです。 私たちも、本棚にある「Excel 2010 の聖書」を時々愛情深く見つめることがあります。 900 ページもの Excel のヒントやコツ、テクニックをまとめた本は他にありません！

しかし、それは過去の話です。

仕事のあり方は劇的に変化しており、セルだけはその変化に追いついていません。 「スマート」という名前を付けても、状況は変わりません。

スプレッドシートを捨てるきっかけが必要な方のために、現代の仕事においてスプレッドシートが使い物にならない 5 つの理由と、Asana のようなツールが未来を切り開く 5 つの理由をまとめました。

スプレッドシートが役に立たない 5 つの理由

1. リアルタイムのコラボレーションは難しい

スプレッドシートで共同作業を管理するのは悪夢です。 セル内のコメント機能は基本的なもので、操作が難しいため、重要な会話がメールスレッドやチャットアプリの中で埋もれてしまうことがよくあります。 さらに、スプレッドシートでは、誰かが多くの時間を費やしてカスタムチャートを作成しない限り、プロジェクト全体の進捗状況を判断することは不可能です。 そして、その場合でも、誤って削除したり、数式を上書きしたりするなど、コラボレーターの 1 つの誤った動きによって、構造全体が崩れてしまう可能性があります。

2. 煩わしいカスタマイズと不完全なオートメーション 

どのチームにも独自の働き方がありますが、スプレッドシートは、大幅なカスタマイズを行わない限り、さまざまなワークフローに適応させることはできません。 データをカレンダーやガントチャートとして表示したい場合は、週末を費やして作成することになります。 スプレッドシートでは、ステータスの更新、タイムラインの再作成、タスクの割り当てなど、すべてを手動で入力する必要があります。 効率的なコラボレーションの基本であるノーコードワークフロー、ルール、オートメーション、コメントフィードなどは、スプレッドシートにはありません。

3. 複雑さが混乱を招く

スプレッドシートは、非常に小規模なプロジェクトには適しているかもしれません。しかし、チームが成長し、プロジェクトが複雑になるにつれて、その有効性は急速に失われます。 新しいタスクの追加、ステータスの色分け、数式の作成などを行うと、整理整頓されていたシステムが扱いにくくなる可能性があります。 やがて、そのシステムを維持するだけでも、認定されたスプレッドシートの達人が必要になります。

4. データサイロが解消されない

スプレッドシートを使用して仕事を管理すると、ドキュメントが分断され、情報が断片化されることがよくあります。すべてのシートとワークブックは孤立した存在です。 すべてを同期させるのは手作業であり、面倒で、実際には不可能です。 誰かが組織を離れてしまった場合、すべての情報がどこにあるのかを突き止めるのは至難の業です。 新しいメンバーが加わった場合、関連性のないドライブやメールスレッドを探し回って、すべてを理解しなければなりません。

5. 目標がどこかに消えてしまう

スプレッドシートは、野心的な目標がデジタルの埃をかぶる場所です。 1 月に申し込んだジムの会員権のように、良い決意で作成されても、ほとんど使われることはありません。 また、スプレッドシートの目標は、実際に行われている作業から切り離されて存在するため、日々のタスクに優先順位を付けたり、それらが全体的な目標にどのように貢献しているかを確認したりすることが困難になります。

当社の調査では、自分の仕事が会社の目標にどう貢献しているのかを把握できない場合、従業員は自分の工数に意義を見いだせないことがわかっています。 チームの方向性がバラバラになるため、足並みが乱れ、業績が低下します。”

コラボレーティブワークマネジメントプラットフォームの 5 つのメリット

1. リアルタイムのコラボレーションとレポート

Asana では、自分に合ったプラットフォームとは、仕事のフローの中でシームレスかつリアルタイムのコラボレーションを可能にし、チームメンバー全員が最新の情報に確実にアクセスできるプラットフォームだと考えています。 また、コードを書くことなく、誰でも使えるすぐに使えるレポートやデータ可視化ツールを使用して、データに基づいた意思決定を行うためのインサイトを簡単に抽出できます。

2. カスタマイズ、カスタマイズ、カスタマイズ

もはや単独で働くチームはありません。 デジタルマーケティングチームはエンジニアリングチームと連携し、コミュニケーションチームは製品チームから最新の機能リリースの詳細を得る必要があります。 これらのチームが、カスタマイズ可能な 1 つの方法で同じ共有データに基づいてコミュニケーションやコラボレーションを行えるようにすることは、大きな変化をもたらします。 アジャイルプロジェクト用のかんばんボードや、ウォーターフォールプロジェクト用のタイムラインビューなど、Asana はレゴブロックのようにカスタマイズが容易で、チームに最適なものを構築できます。 

3. スケーラビリティが重要

スプレッドシートとは異なり、企業向けワークマネジメントプラットフォームは、会社全体で効果的かつ安全にスケールできるように設計されています。 再利用可能なテンプレート、グローバルカスタムフィールド、共有データモデルを備えたAsana なら、チーム間の一貫性と連携を確保できます。 また、Asana のビジュアルワークフロービルダーを使えば、誰でも時間を節約できるオートメーションを構築して、個人のインパクトを拡大できます。 Asana のプラットフォームは組織とともにスムーズに拡張できるため、2 人のチームから 20 万人の組織まで、あらゆる規模の仕事を簡単に管理できます。 

4. サイロ化を解消

Asana は、すべての作業データが接続され、アクセス可能な一元化されたプラットフォームを提供し、組織全体の可視性と説明責任を確保します。 サイロ化や情報の断片化がなくなり、前進するための道が 1 つだけ明確になります。 Asana 独自のワークグラフデータモデルにより、チーム、その仕事、そして彼らが推進する成果がつながり、生産性が飛躍的に向上し、AI をより正確で信頼性の高いものにするダイナミックなマップが作成されます。

5. 戦略と実行の融合

Asana では、目標が、仕事を行うのと同じプラットフォームに統合されます。 経営幹部から一般社員まで、誰もが自分の工数が会社の目標にどのようにつながっているかを確認できます。 また、Asana で仕事が完了すると、目標の進捗状況がリアルタイムで自動的に更新されます。 チームメンバーに進捗報告を求めたり、スプレッドシートを手動で更新したりする必要はもうありません。より良い、より迅速な意思決定が可能になります。

スプレッドシートを使わなくても、仕事はうまく進みます

スプレッドシートから Asana への移行は、意外と簡単です。 セルフサービスの学習リソース、製品認定プログラム、プロフェッショナルサービスを通じて、Asana はチームの移行をスムーズに進めるお手伝いをします。 

一から始める必要はありません。既存のデータをインポートして、チームのニーズに合わせてワークフローを構築できます。 オンボーディングサポートと包括的なガイダンスを活用すれば、スプレッドシートからの移行は、効率とコラボレーションの向上につながるスムーズなプロセスとなります。

ツールを最新化しましょう

現代の仕事には、コラボレーション、可視性、オートメーション、スケーラビリティを実現するためのツールが必要です。 スプレッドシートを使う時代を超えて、専用のワークマネジメントソリューションを導入することで、チームはミスを減らし、生産性を高め、コラボレーションの方法を変革し、混乱を整理し、工数を成果に変えることができます。  

ぜひ Asana のデモをご予約ください。その違いをご自身の目でお確かめください。