Asana でコンテンツ消費量を 4 倍にした NCAA

ハイライト

課題

• 大規模で複雑なプロジェクトの管理が非効率的であったため、チームは圧倒され、生産性、締め切り、仕事の品質に影響が及んだ。

• 時代遅れのシステムや連携していないツールへの依存関係により、情報が散らばり、進捗が遅れていました。 

• 可視性が不十分なため、リーダーシップによる進捗の追跡やリソースの効果的な配分が妨げられ、意思決定が遅れていました。

• サイロ化した運用体制により、チーム間のコラボレーションが困難になり、プロジェクトが複雑になるにつれてスケールアップの障害となりました。

• プロセスの文書化に不備があるため、組織の知識を維持することが困難になり、事業の継続やオンボーディングに支障をきたしていました。

ソリューション

• ワークマネジメントを一元化することで、NCAA 全体の部門横断コラボレーションのための単一の統合プラットフォームを提供。

• Google ドライブ、Slack、Teams、SharePoint などのツールと連携することで、シームレスなワークフローが生まれ、プラットフォーム間でのデータ共有がより簡単になります。

• 目標設定と追跡機能により、可視性とデータに基づく意思決定が改善されます。

• プロセスの標準化とワークフローのオートメーションにより、部署を横断する業務が効率化され、一貫性とスケーラビリティが確保されます。

• すべての文書に関する信頼できる唯一の情報源により、知識の共有とオンボーディングが簡素化され、引き継ぎがスムーズになり、新入社員がより早く仕事に慣れることができます。

成果

• 複雑で大規模なプロジェクトの計画と実行の効率が向上。

• 毎年 80 件以上の大学選手権の実施を加速。

• 2024年パリオリンピックのキャンペーンを 2020年東京オリンピックの 4 倍に拡大し、パフォーマンス目標を上回る成果を上げた。

• コンテンツ制作が 2,770% 増加し、オーディエンスインプレッションが 1,440% 増加。

• リーダーシップにリアルタイムのインサイトを提供し、業務を組織全体の目標に合わせることができました。

• 問題をより迅速に解決し、チーム全体の意思決定を改善。

• 部門横断コラボレーションを改善し、プロジェクトのスムーズな遂行を実現。

• 期限の超過を減らし、部署間の透明性を向上させました。

• 組織知を一元化して継続性を確保し、オンボーディングをスムーズに。

NCAA にとって画期的な変革

新しいリーダーシップが NCAA のコラボレーション方法の近代化に着手したとき、組織はチームをつなぎ、複雑なプロセスを簡素化するためのソリューションが必要であることを認識していました。 当時、NCAA 内の部署は、一体感のあるユニットというよりは、独立した組織のように運営されており、大規模な部門横断プロジェクトでは、ツールの分断や一貫性のないプロセスによるボトルネックが発生していました。 

移行をサポートするために、リーダーたちは、Asana が日々のタスクを組織全体の目標に結び付け、既存のツールとシームレスに統合し、プロセスを統一できることを強調しました。 チャンピオンシップチームがいち早く Asana を採用し、さまざまなタスクやチームにわたる 84 のチャンピオンシップを管理するためのテンプレートを作成することで、Asana の可能性を示しました。 この初期の成功は、NCAA 全体での導入拡大につながりました。 チームはワークフローと成功事例を組織全体で共有し、Asana をコラボレーションの基盤となるツールとして確立することに貢献しました。

現在、Asana は組織全体のチームにとって中心的なハブとして機能し、サイロ化を解消し、部門横断プロジェクトのシームレスな管理を可能にしています。 この変革により、部門横断コラボレーションの新たな基準が確立され、コミュニケーションチームが 2024 年オリンピックキャンペーンに向けて工数を拡大する上での強固な基盤が提供されました。

私が NCAA に入社したとき、部門横断コラボレーションは機能していませんでした。特に、異なる部署が専門知識を共有する必要がある場合は、なおさらでした。 チームは協力して働くことに慣れていなかったため、コーディネーションに大きなギャップが生じていました。 Asana の導入により、それらのギャップを埋めることができました。”

キャンペーン管理に Asana を活用

2024年パリオリンピックのためのコンテンツ作成のスケールアップ

パリオリンピックに向けて企画された 2024 Olympians & Paralympians Made Hereキャンペーンは、NCAA のコミュニケーションチームにとって新たなレベルの規模となりました。 リーダーシップは、2020 年東京オリンピックと比較してコンテンツ制作とオーディエンスエンゲージメントを 3 倍にするという野心的な目標を掲げました。 パリのキャンペーンでは、部署、勤務場所、外部パートナー間のコラボレーションが必要でした。ツールが連携しておらず、プロセスに一貫性がなかったため、この課題は複雑なものでした。

Asana は、これらのチームをまとめるための基盤となりました。 キャンペーンの中心となるハブとして機能する Asana は、ワークフローを標準化し、タイムゾーンをまたいだチームをつなぎました。 このプラットフォームはキャンペーンの結合組織として機能し、全員の認識を合わせ、チームが協力してキャンペーンのリーチとインパクトを劇的に高めることに貢献しました。 

成果は驚くべきものでした。NCAA はパリのキャンペーンを東京の 4 倍に拡大し、コンテンツの制作量を 2,770% 増やし、オーディエンスのインプレッションを 1,440% 増加させました。 この成功はコラボレーションとイノベーションの新たた基準となり、NCAA は Asana のBest in Class ワークイノベーション賞を受賞しました。

2024年パリオリンピックのキャンペーンでは、工数を飛躍的に増やす必要がありました。 Asana は、チーム、ワークフロー、タイムゾーンをシームレスに統合するための糸でした。”

標準化されたワークフローでコンテンツ制作を 2,770% 拡大

• キャンペーンマネージャーは、共有プロジェクトでコンテンツ作成に関連する数千のタスクをモニタリングすることで、リーダーが進行中のすべての仕事を俯瞰的に把握できるようにします。

• チームは受け付けフォームを使用して、社内外の関係者からのコンテンツの提出を 1 か所に集めます。 必要な情報はすべて事前に取得されるため、キックオフを合理化できます。 

• タスクテンプレートにより、SNS 投稿からインフォグラフィックまで、すべてのキャンペーンアセットのワークフロー全体が標準化されています。 この繰り返し可能なプロセスにより、ミスが減り、制作が加速し、一貫した納品が保証されます。

• サブタスクは複雑な制作ステップを複数のコラボレーターに分割するため、役割、タイミング、成果物が常に明確になります。

• プリセットのルールは手作業のステップを自動化し、グローバルチーム全体で仕事をシームレスに進めるのに役立ちます。 

東京オリンピックでは、12 件の特集記事を作成しました。 パリの大会では、117 件の特集記事を作成しました。 Asana のおかげで準備が整っていたので、大規模なスケールを行うことができました。”

キャンペーン管理を一元化することで、調整と納品を改善 

• Asana は、キャンペーン管理のすべてのタスクに関する信頼できる唯一の情報源として機能するため、混乱が減り、依存関係の特定やボトルネックの回避が容易になります。

• マネージャーはカスタムプロジェクトビューを使用して、進行中の仕事を可視化し、特定のニーズに基づいて最も関連性の高い情報を表示します。

• Slack や Outlook との連携により、既存のツール間でタイムリーなコミュニケーションと通知が可能になり、誰も見落としをすることがなくなります。 

• リアルタイムの会話とフォローアップアクションはタスクの形で表現されるため、アプリの切り替えが減り、チームが必要とする背景情報が文書化されます。

タイムゾーンや国を越えて働く人々にとって、Asana は大きな変化をもたらしました。チームはログインして、プロジェクトの状況を正確に確認し、次のステップを即座に把握することができました。”

リアルタイムのレポート機能で、よりスマートで迅速な意思決定を実現

• キャンペーンマネージャーは、ポートフォリオを使用してキャンペーンのすべての作業を一目で把握することで、進捗状況の迅速な把握、依存関係の特定、仕事の優先順位付けを行うことができます。

• 仕事に関するデータをより正確にリアルタイムで確認できることで、リーダーシップは適切な情報に基づいた意思決定を行い、キャンペーン全体を通してリソースの割り当てを最適化できます。

• グローバルカスタムフィールドにより、主要な指標の収集を標準化することで一貫性を確保し、すべてのプロジェクトにわたるフィルタリングとレポート作成を容易に行えるようになります。

Asana により、リーダーシップチームはキャンペーンのあらゆる側面をリアルタイムで可視化できました。 日々のタスクが大きな目標とどのようにつながっているかを初めて確認でき、リソースが最も必要とされている場所をすぐに特定できました。 この明確さにより、データに基づく迅速な意思決定が可能になりました。”

イベント計画のための Asana

チャンピオンシップの実施を体系化し、可視性を高める

NCAA のチャンピオンシップチームは、NCAA の 90 件のチャンピオンシップのうち 84 件を管理し、場所の選択や会場の契約から、チケット販売、マーケティング、放送のロジスティクスに至るまで、すべての詳細を調整しています。 

Asana を導入するまで、チームは物理的なバインダーや連携していないデジタルツールを使ってチャンピオンシップの計画と実行を管理していました。このプロセスには一貫性が欠けていました。 現在、Asana は信頼できる唯一の情報源として機能し、タスク、タイムライン、コミュニケーションを 1 か所でつなぐことで、仕事のコーディネーションと事業の継続性の維持を容易にしています。 

Asana を活用することで、すべての仕事を 1 つのプラットフォームに集約し、チャンピオンシップの管理方法を合理化しました。 これにより、年を超えて、チームメンバー間で一貫性を維持しながら、素晴らしいイベントの実施に集中することができます。”

標準化されたワークフローでチャンピオンシップの実施を合理化 

• すべての選手権は、構造化されたプロジェクトテンプレートから始まり、84 件のイベントすべてで一貫性が保たれます。 これらのテンプレートは、チームスポーツ、個人スポーツ、屋内スポーツ、屋外スポーツの 4 つの主要な選手権タイプに合わせて作成されています。

• 現地視察の完了、メディアとの調整、看板計画の確定などの重要なタスクは、各テンプレートにあらかじめ組み込まれており、信頼できるフレームワークを提供しながら、各イベントの独自のニーズに柔軟に対応できます。

• 各プロジェクトは NCAA のより広範な組織目標につながっているため、チームは自分の仕事がより大きな目標や長期的な優先事項にどう貢献するかを簡単に把握できます。

• 各プロジェクト内では、タスクが特定のチームメンバーに割り当てられるため、誰が何を担当しているのかが明確になり、仕事を順調に進めることができます。 

• 各タスクに関する会話はタスクのコメントセクションで行われ、関連するすべてのファイルはタスクに直接添付されるため、コミュニケーションの分散や情報の損失がなくなります。  

• カスタムフィールドには、期日、選手権の種類、タスクのステータスなどの重要な詳細が記録され、プロジェクト固有のダッシュボードに反映される構造化データが提供されます。

• これらのダッシュボードにより、��ーダーシップはプロジェクトの進捗状況、潜在的なボトルネック、リソースのキャパシティに関するインサイトをリアルタイムで確認でき、必要に応じて調整を行うことができます。 

• 新しいシーズンの開始時、チームは前年のプロジェクトを複製し、タスク、ワークフロー、割り当てを引き継ぐことで、継続性を維持しながら、必要な更新を行うことができます。 

リアルタイムの可視性が、情報に基づいた意思決定を促進

• ダッシュボードを使うことで、プロジェクトの進捗状況を一目で確認できるため、チームリーダーは課題に対処し、情報に基づいたリソースの割り当てを行い、プロジェクトを順調に進めることができます。 

• さらに、チームマネージャーは、参加しているコラボレーターの人数や進行中のタスクなど、プロジェクトのスコープ全体を簡単に視覚化できます。 この明確さにより、必要に応じてスタッフの追加やサポートを求める際に、確固たる根拠を提供することができます。

事業の継続により、長期的なオペレーションの成功を確保

• Asana は組織の知識を一元管理するため、新しいスタッフは簡単にオンボーディングを行い、以前のチームメンバーが中断したところからシームレスに作業を引き継ぐことができます。

• すべての仕事が 1 か所にまとめられているため、引き継ぎがスムーズに行われます。プロジェクトに誰が参加したり、プロジェクトから離脱したりしても、チームは中断することなく仕事を進めることができます。

• リーダーシップミーティングやビジネスレビューの議題は Asana で管理され、すべての議論事項、決定事項、フォローアップが 1 か所にまとめられ、簡単にアクセスできます。

人事とピープルオペレーションのための Asana

人事における明確さとコラボレーションの確立

NCAA の人事チームは、従業員の採用やオンボーディングから、パフォーマンスや福利厚生の管理まで、組織全体の従業員をサポートする上で重要な役割を果たしています。従来、この部署はサイロ化されており、各チームメンバーが特定の職務を担っていました。 知識の共有やコラボレーションがなかったため、誰かが不在になると仕事が停滞し、他の部署は人事プロセスやその中での自らの役割を把握できていませんでした。

これらの課題を解決するため、人事チームは Asana を採用し、コーディネーションとプロセスの一貫性を向上させました。 Asana では、明確な共有ワークフローを作成することで、人事チームのコラボレーションが容易になり、他のチームが人事プロセスにおける自らの役割を理解しやすくなり、仕事を遅延なく進めることができます。

これまで、期待事項の明確さが課題でした。 期待に応えられない結果が出ると、フラストレーションが溜まります。その原因は、多くの場合、期待が明確に伝えられていなかったことにあります。 Asana は、感情を排除し、期待事項を可視化して具体化することで、仕事における人間の要素の管理をサポートします。 これにより、チームはうまくいっていることに集中しやすくなり、その成果を祝うことができます。”

人事プロセスの信頼できる唯一の情報源が、透明性と説明責任を提供  

• 人事関連のプロジェクトは明確なステージとタスクに分割されているため、誰が何を担当しているか、次にどのような作業が必要かを簡単に把握できます。

• この構造により、組織全体のチームは人事プロセスにおける自らの役割を理解しやすくなり、期待事項について共通の基準が提供されます。

• すべてを 1 つのプラットフォームにまとめることで、何がうまくいっているのか、どこに注意が必要なのかを簡単に確認できるようになり、明確さと説明責任が向上します。

人材獲得ワークフローで採用の可視性が向上

• 採用ポートフォリオでは、募集中の職種を管理し、募集中の職種の数と採用プロセスの進捗状況を確認できます。

• 人材獲得テンプレートには、採用プロセスのすべてのステップが大枠として記されており、人事、採用マネージャー、その他の関係者間の認識を揃えることができます。

• プロセスの透明性が高まることで、組織全体が採用プロセスの内容や各チームの役割をより明確に理解できるようになります。

体系化されたオンボーディングで、従業員にスムーズな体験を提供

• オンボーディングテンプレートは、新規採用者が入社した時点から最初の 90 日間までのプロセスを体系化したものです。

• タスクは、開始日の 2 週間前、初日、30 日、60 日、90 日のマイルストーンといったタイムラインごとに分類されており、マネージャーと新入社員が順調に仕事を進められるようになっています。

• ノートパソコンの提供、オフィス用品のセットアップ、オフィス案内、社内紹介など、オンボーディングの主要タスクはワークフローに組み込まれ、人事チームメンバー、採用マネージャー、新規採用者のチームに割り当てられ、責任が明確になります。

おわりに

長期的な成功の基盤を築く

NCAA は、2028 年オリンピックを含む今後のキャンペーンや取り組みに向けて、Asana の使用を部署を横断して拡大することに取り組んでいます。 今後、組織はワークフローを強化するためにオートメーションの使用を拡大し、Asana のレポート機能を活用して戦略を立て、大規模な部門横断プロジェクトに AI を組み込む方法を模索する予定です。

Asana は、NCAA の事業継続性を確保する上で引き続き重要な役割を果たします。 NCAA は、プロセスを文書化し、組織のワークフローに基づいてテンプレートを作成することで、コラボレーションを促進し、個々の専門知識への依存を減らすことで、チームがシームレスに仕事を進められるようにしています。

Asana を仕事の中心的なハブ、つまりすべての部署とプロジェクトがつながる「Asana シティ」として位置付けることで、NCAA は学生アスリートを支援し、フィールドの内外での彼らの活動をサポートする、未来に備えた組織を構築しています。

キャンペーン期間中、Asana は私たちのホームベースとなり、すべてがそこに集約されていました。 現在、ワークフローのあらゆる部分に対応するエリアやホームを備えた「Asana City」を構築中です。 すべてがつながる場所です。”