Asana の使用によって年間 697 日分相当の仕事量を削減する D.C. United

ハイライト

課題

• サイロ化されたコミュニケーションと不明瞭なオーナーシップにより、特にゲーム当日の実行や部門横断イニシアチブに関する部門横断コラボレーションが妨げられていた。

• ビジネスと部署の業務全体の一貫性の不足により、非効率的なプロセスが発生していました。

• プロジェクトや部署間の可視性が限られていたため、進捗を把握し、組織の優先事項に合わせて足並みを揃えることが困難だった。

ソリューション

• Asana をすべてのビジネスオペレーションにわたる一元化されたワークマネジメントプラットフォームとして導入し、スプレッドシートや分散したメールスレッドを、明確さ、説明責任、効率を高める一元化されたシステムに置き換えました。

• ゲーム当日の実行と部署のリクエストに対応するために、標準化されたテンプレートと自動化されたワークフローを構築し、従来のプロセスを最新化すると同時に、手作業とコンテキストの切り替えを削減。

• カスタムフォームとプロジェクトの追跡管理により、明確なオーナーシップと可視性を確立し、重複を排除し、引き継ぎを効率化し、より迅速かつ調整の行き届いた実行を実現。

成果

• Asana を使用することで年間 697 日分の労働時間を節約し、推定 195,600 ドルのコスト削減につながりました。

• オートメーションと合理化されたワークフローにより、時間の節約が前年度比で 488% 増加

• プロジェクトの納品が加速し、締め切りを逃すタスクが減り、実行の予測がしやすくなった

• Business のスタッフ全員が Asana を積極的に使用することで、組織全体で一貫した働き方が実現

• 定期的な進捗報告会議が 25% 減り、より価値の高い仕事に充てられる時間が数百時間増加

• 部門横断コラボレーションが大幅に増加し、チーム全体のアラインメントが促進され、エンゲージメントが深まった

2025年ワークイノベーション賞受賞

D.C. United は、クラブ運営のあらゆる側面で仕事の進め方を変革したことで、Asana の同業他社のトップ部門ワークイノベーション賞 (AMER 地域) を受賞しました。 紙のチェックリストや散らばったメールスレッドを、標準化された自動化ワークフローに置き換えることで、アナログの業界におけるコラボレーションを刷新しました。 その結果、何百日もの作業日数が節約され、前年比で劇的に時間が節約され、定例会議が大幅に減少しました。 試合日の実行からスポンサーシップの履行まで、すべての部署が共通のシステムで作業を行うようになり、成果の提供が加速し、エンゲージメントが深まり、よりアジャイルで連携のとれた組織が生まれました。

Asana のおかげで、D.C. United と Audi Field のすべての部署における業務とコラボレーションの仕方が変わりました。 社内の共通認識、透明性、説明責任が新たなレベルに引き上げられ、クラブのビジネスユニット全体の生産性と部門横断コラボレーションのレベルが直接的に向上しました。”

イベント計画のための Asana

直前の混乱のない、完璧な試合日の実行

試合日の運営は、D.C. United のファン体験とブランドの存在感の中核を成すものです。 スタッフ配置やプロモーション、チケット販売、ファンのエンゲージメントに関する取り組み、スポンサーシップの活用など、完璧な実行が不可欠です。 しかし、Asana 導入前は、これらの作業がバラバラなメールや紙のチェックリストに依存していたため、詳細を見落としたり、直前に問題が発生したりするリスクが高まっていました。

試合日の運営を改善し、戦略目標を達成するために、D.C. United は Asana で統一された自動化システムを導入しました。 現在では、テンプレート化された試合進行プロジェクトと自動化されたワークフローを使用して、あらゆる詳細が事前に計画されています。これにより、リスクを早期に把握し、すべてのチームの足並みを揃えることが可能になりました。

マルチホームされたテンプレートで完全な進行表を作成

• すべてのホーム試合は、標準化されたプロジェクトテンプレートから作成されます。このテンプレートには、ラン・オブ・ショー、チケットリンク、特別イベントやアクティベーション、クリエイティブアセットなどの繰り返しのタスクが含まれています。

• 各試合プロジェクト内では、ゲートの開放から試合後の清掃まで、試合当日のあらゆる側面が計画され、施設、分析、チケット販売、エンターテインメント、セキュリティ、マーケティング、ゲストサービスなどにタスクが割り当てられます。

• 各試合プロジェクトは包括的なポートフォリオに格納されているため、チームはシーズン全体を可視化でき、見落としがなくなります。

• 複数プロジェクトに追加することで、担当業務が重複している場合はすべての関連部署に表示されるため、死角が減り、直前の不測の事態も回避できます。

オートメーションでリスクを軽減し、応答時間を短縮

• ルールにより、期限超過または未完了のタスクに自動的にフラグが立てられ、問題が深刻化する前にリアルタイムで通知が送信されます。

• ハーフタイムショーや VIP アクティベーションなど、プレミアムエクスペリエンス専用のワークフローにより、これらの注目度の高い瞬間が確実に追跡され、管理され、エラーなく実行され、各ステップでリーダーシップに情報が共有されます。

スポンサーシップのアクティベーションを合理化し、ミスを防ぐ

• 複雑な要件を伴う重要な収益源であるスポンサーシップの履行とアクティベーションは、Asana でエンドツーエンドで管理されるため、すべての成果物が追跡され、見落としがなくなります。

• パートナーはフォームを介してアクティベーションリクエストを送信します。これにより、タスクが自動的に適切なチームにルーティングされ、承認ワークフローがトリガーされます。

• 試合日のチェックリストから VIP 来場者の管理やロジスティクスまで、各アクティベーションはカスタムテンプレートに沿って進められます。すべてのステップが順番に完了し、引き継ぎのたびに自動通知が送信されます。

• リアルタイムのダッシュボードにより、パートナーシップチームとスポンサーは成果物、タイムライン、ブロッカーを可視化できるため、より迅速な対応が可能になります。

• この体系化されたアプローチにより、アクティベーションの見落としはほぼゼロになり、実行が迅速化され、スタッフを増やさずに増加した業務量に対応できるようになりました。

Asana を組織全体に導入したことで、試合日などの主要なイニシアチブにおけるコラボレーションが改善されました。各部署は自分の仕事が全体像にどうつながっているかを把握できるようになり、最高のファン体験を提供できるようになりました。 ”

仕事リクエストと受け付けのための Asana

単発リクエストを体系的なアクションに変換

D.C. United が成長するにつれ、チーム全体に届くリクエストの量と緊急性も増していきました。 グラフィックデザインやメールキャンペーン、SNS 投稿、イベントのサポートなど、多くの場合、仕事は個別にリクエストされ、背景情報や可視性はほとんどありませんでした。 受付プロセスが標準化されていなかったため、チームは重複作業、遅延、成果物の期限超過に直面していました。

現在、Asana はすべての部署で合理化されたリクエストシステムを支えています。 標準化されたフォームにより、最初から明確さが確保され、自動化されたトリアージと承認のワークフローにより、仕事が適切なチームに迅速にルーティングされます。 マーケティングチーム、パートナーシップチーム、地域貢献チームは、キャンペーンカレンダーやコンテンツカレンダーも Asana で直接管理しているため、注目度の高いイベントや 1 回限りのプロモーションに関する優先事項について、より簡単に足並みを揃えることができます。

フォームでスタートから明確さを確保

• 部門固有のフォームを使用することで、重要な背景情報が事前に伝えられるため、やり取りが減り、より迅速な対応が可能になります。

• フォームが完了すると、自動的にタスクが生成され、適切なチームに通知されるため、リクエストの見落としがなくなります。

• 大規模なマッチングイベントなど、組織全体のイニシアチブに関連するキャンペーンは、Asana で計画され、部署間で完全に可視化されています。

• ダッシュボードを使用することで、各部署は自分の仕事がブランド全体のイニシアチブにどのようにつながっているかを確認できるため、コーディネーションと説明責任が向上します。

Asana が私たちの組織をどのように変革したか、その顕著な例の 1 つは、マーケティングリクエストプロセスの合理化です。 以前は、グラフィックデザイン、メールキャンペーン、SNS 投稿などのタスクは個別にリクエストされており、オーナーシップが不明確なため、何度もフォローアップが必要になることがよくありました。 Asana を使うことで、こういったリクエストを 1 つのワークフローにまとめ、関係するステークホルダー全員に自動的にタグを付けることで、可視性を高め、納期を大幅に短縮できています。 ”

おわりに

スケーラブルな成功のための戦略の構築

D.C. United は、Asana で業務を運営しているだけでなく、業務を再定義しています。 すべての部署で Asana の導入が進むにつれて、ポートフォリオと戦略的フレームワークが個人の仕事と会社全体の目標の足並みを揃えるのに役立ち、すべての従業員にとって方向性がより明確になり、リアルタイムの可視性が確保され、オーナーシップが強化される未来を構想しています。 Asana の活用を継続的に拡大することで、DC United は、よりアジャイルで、整合性が高く、責任意識の高い組織の土台を築いています。ピッチでも、ビジネス全体でも勝利を収める準備が整ったのです。

最終的には、Asana は最終的な成果物を向上させただけでなく、私たちが何をしているのか、なぜそれをしているのか、そして足並みを揃えれば何が達成できるのかをよりよく理解するのに役立ちました。 ”