Gestione per obiettivi (MBO1: definizione e processo

L’espressione “ci vuole un villaggio” si riferisce all’idea che il successo deriva dalla collaborazione. In qualità di project manager, lo sperimenti in prima persona. Ti affidi al tuo villaggio, o al tuo team, per completare i progetti. Anche le aziende si affidano al collettivo per raggiungere i propri obiettivi. Ma come fanno i membri del team a rimanere motivati a lavorare per gli obiettivi degli altri? 

La gestione per obiettivi (MBO) è un approccio strategico per aumentare le prestazioni aziendali allineando gli obiettivi dell’azienda e del team. In questo articolo, ti spiegheremo come funziona il processo MBO. Discuteremo anche i pro e i contro dell’utilizzo del modello MBO.

Cos’è la gestione per obiettivi (MBO)?

La gestione per obiettivi (MBO) allinea gli obiettivi dei membri del team con quelli aziendali, in modo che i membri del team si sentano più motivati e inclusi nel lavoro. Il modello MBO, che Peter Drucker pubblicò per la prima volta nel 1954 nel suo libro “The Practice of Management”, enfatizza anche l’utilizzo di strumenti di reportistica e revisioni delle prestazioni per monitorare le prestazioni dei membri del team. 

L’MBO utilizza standard oggettivi per misurare le prestazioni dei membri del team e dell’azienda. Gli standard oggettivi delineano ciò che è equo, ragionevole o accettabile in un accordo. Puoi utilizzare questi standard per valutare la produttività dei membri del team e identificare le aree di opportunità all'interno del team. Il metodo MBO funziona perché parte del processo prevede che la direzione e i membri del team si allineino e concordino su questi standard oggettivi.

Il processo di gestione per obiettivi (MBO) in 5 fasi

La tecnica MBO prevede cinque passaggi. L’implementazione di questo processo comporta la creazione di obiettivi organizzativi e la trasformazione di tali obiettivi in una serie di obiettivi individuali che i membri del team possono seguire.

1. Definisci gli obiettivi dell’organizzazione

La prima cosa da fare è definire gli obiettivi dell'organizzazione. In qualità di project manager, il tuo lavoro potrebbe essere quello di co-creare obiettivi aziendali o tradurre gli obiettivi aziendali per il tuo team in modo comprensibile. Puoi utilizzare un modello di obiettivi aziendali per strutturare i tuoi obiettivi specifici in questa fase.

2. Trasforma gli obiettivi dell’organizzazione  in obiettivi dei dipendenti

Dopo aver definito gli obiettivi dell'azienda, utilizza un approccio dall'alto verso il basso per tradurre gli obiettivi aziendali in obiettivi individuali per ogni membro del team. Assicurati di utilizzare il framework degli obiettivi intelligenti per garantire che gli obiettivi dei membri del team siano misurabili e raggiungibili.

Quando i membri del team hanno obiettivi personali che si collegano a obiettivi aziendali più ampi, capiscono come si inseriscono nel quadro generale. Secondo la nostra ricerca, solo il 26% dei dipendenti ha una chiara comprensione di come il proprio lavoro individuale si rapporti agli obiettivi aziendali e solo il 16% afferma che la propria azienda è efficace nel definire e comunicare gli obiettivi.

3. Monitora le prestazioni e i progressi

Mentre i membri del team lavorano per raggiungere i loro obiettivi specifici, dovrai monitorare le loro prestazioni. Puoi monitorare l’avanzamento di ogni membro del team raccogliendo le metriche di successo dal tuo strumento di project management e valutando se gli obiettivi e i risultati chiave (OKR) vengono raggiunti. Monitorare le prestazioni dei dipendenti ti aiuterà anche a valutare la produttività dei membri del team.

4. Valuta gli obiettivi e i progressi dei dipendenti

Puoi valutare i progressi dei membri del team impostando valutazioni delle prestazioni. Le valutazioni delle prestazioni ti consentiranno di fornire un feedback personalizzato su ciò che ogni membro del team sta facendo bene e su dove può migliorare i propri obiettivi individuali, in modo da poter servire meglio l’azienda nel suo complesso. Questo passaggio nella gestione delle prestazioni è fondamentale perché enfatizza la comunicazione efficace tra la direzione e il team. I membri del team possono attendere con impazienza le valutazioni delle prestazioni, perché il feedback può dare una spinta alla produttività del team.

5. Fornisci feedback e ricompense

L'ultimo passaggio del sistema MBO è premiare il team per i risultati ottenuti. Questo aumenta il morale del team e mantiene i colleghi del team motivati a lavorare sodo durante il successivo processo MBO. 

Puoi premiare il tuo team sia in modo intrinseco che estrinseco. Puoi promuovere la motivazione intrinseca sfidando i membri del team, riconoscendo il loro duro lavoro, assicurandoti che provino un senso di appartenenza e offrendo attività di team building. Con queste azioni, aiuterai i membri del team a sviluppare fiducia in se stessi e automotivazione.  

Le ricompense estrinseche possono includere elogi, un bonus retribuiti, aumenti di stipendio, promozioni, responsabilità extra nel ruolo attuale o permessi retribuiti. Queste ricompense possono essere tangibili o intangibili, ma probabilmente incentiveranno i membri del team a continuare a lavorare per raggiungere i loro obiettivi individuali e quelli dell’azienda.

Esempi di gestione per obiettivi

Un esempio di MBO in azione potrebbe essere un'azienda che ha l'obiettivo trimestrale di guadagnare il 30% delle entrate complessive dal proprio impegno nel marketing. Per raggiungere questo obiettivo, lo suddivide in obiettivi personali per ogni membro del team. 

• Per gli esperti di marketing digitale del team, gli obiettivi personali sono assicurarsi tre nuovi clienti di marketing per il trimestre. 

• I manager monitorano le prestazioni dei membri del team nel corso del trimestre per identificare come ogni membro del team pianifica di raggiungere il proprio obiettivo personale e se sta facendo progressi verso l’obiettivo. 

• Se un membro del team raggiunge il suo obiettivo alla fine del trimestre, viene ricompensato con un bonus.

Pro e contro della MBO

Dopo che Drucker introdusse per la prima volta la MBO, questa divenne una tecnica di gestione molto apprezzata negli anni '60 e '70. Tuttavia, l’uso diffuso del modello è diminuito da allora, poiché le aziende hanno testato nuovi stili di gestione. Alcune aziende oggi usano ancora la MBO, ma ci sono argomenti a favore e contro. 

Vantaggi e benefici dell’MBO

I sostenitori dell’approccio MBO ritengono che l’utilizzo di questo modulo di gestione all’interno di un sistema più ampio crei una struttura di gestione più semplice. Di seguito elenchiamo altri vantaggi.

• Maggiore produttività del team: quando i membri del team hanno obiettivi personali, hanno maggiore chiarezza sul perché il loro lavoro è importante. Di conseguenza, la loro motivazione e produttività aumentano. 

• Miglioramento della comunicazione del team: il modello MBO può migliorare la comunicazione del team e creare un ambiente di lavoro più aperto, perché i membri del team comprendono gli obiettivi dell'azienda e sanno che i loro obiettivi personali sono in linea con tali obiettivi. 

• Obiettivi personalizzati dei membri del team: poiché il sistema MBO personalizza gli obiettivi dei membri del team e rende prioritario per i membri del team raggiungere il loro massimo potenziale, tutti in azienda comprendono l'impatto del loro lavoro.

Svantaggi e limiti dell’MBO

Gli oppositori dell’MBO ritengono che il modello rischi di trascurare l’etica e i valori aziendali concentrandosi così tanto sugli obiettivi individuali. Di seguito elenchiamo altri svantaggi.

• Priorità alla definizione degli obiettivi rispetto alla pianificazione strategica: dare priorità agli obiettivi personali dei membri del team può andare a scapito della pianificazione strategica a lungo termine. Le aziende che dedicano così tanto tempo alla definizione degli obiettivi potrebbero avere meno tempo per concentrarsi sulla cultura aziendale, sui problemi operativi e su altre aree di coinvolgimento. 

• Maggiore pressione sui membri del team per raggiungere gli obiettivi: poiché la MBO si concentra sull'individuo, i membri del team potrebbero sentirsi troppo sotto pressione per raggiungere i propri obiettivi. Questo può essere uno svantaggio dell'MBO perché i membri del team possono essere sovraccarichi di lavoro in questo tipo di ambiente di lavoro, il che può portare a una bassa fidelizzazione e a un morale basso. 

• Concorrenza tra i membri del team: il sistema di ricompensa incentrato sugli estrinseci incorporato nella MBO può promuovere la concorrenza tra i membri del team, il che può ostacolare la creazione di un ambiente di lavoro sano. Le dinamiche di team sane sul luogo di lavoro dovrebbero includere il lavoro di squadra e il supporto reciproco per raggiungere gli obiettivi personali e aziendali. 

Confronto tra MBO e altri framework di definizione degli obiettivi

La gestione per obiettivi (MBO) è solo uno dei numerosi framework di definizione degli obiettivi utilizzati nelle aziende moderne. Ecco come si confronta con altri approcci ben noti.

Management by objectives (MBO) e management by exception (MBE)

La gestione per eccezione si concentra sull’identificazione e sulla gestione delle deviazioni dalle prestazioni standard, mentre l’approccio MBO enfatizza la definizione e il raggiungimento di obiettivi specifici. La MBE si preoccupa maggiormente di mantenere uno status quo e di intervenire quando sorgono problemi, mentre la MBO definisce in modo proattivo gli obiettivi per migliorare le prestazioni.

MBO e obiettivi intelligenti

Gli obiettivi intelligenti forniscono un approccio strutturato alla definizione degli obiettivi, stabilendo che gli obiettivi devono essere specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e con scadenza. Sebbene l’MBO condivida questi principi, è un framework più completo che include obiettivi a cascata, monitoraggio dei progressi e valutazione delle prestazioni.

MBO e obiettivi e risultati chiave (OKR) a confronto

Il framework OKR, reso popolare da Google, condivide somiglianze con l'approccio MBO in termini di definizione degli obiettivi e misurazione dell'avanzamento. Tuttavia, gli OKR pongono maggiore enfasi sulla definizione di risultati chiave misurabili e sulla conduzione di controlli regolari per monitorare le prestazioni rispetto a queste metriche.

Scegliere il giusto framework per la definizione degli obiettivi

La scelta del framework per la definizione degli obiettivi dipende da fattori come la cultura organizzativa, il settore e lo stile di gestione. Quando scegli un approccio, considera quanto segue:

• allineamento con i valori e la mission aziendale

• Livello di coinvolgimento e autonomia del dipendente

• Enfasi sulle prestazioni individuali o del team

• Frequenza delle revisioni di avanzamento e feedback

• Integrazione con i sistemi di valutazione delle prestazioni e dei premi

Indipendentemente dal framework scelto, una definizione efficace degli obiettivi implica la definizione chiara degli obiettivi, l'allineamento con gli obiettivi aziendali e il monitoraggio regolare dei progressi per garantire il successo. Confrontando e adattando elementi di approcci diversi, le organizzazioni possono sviluppare un sistema di definizione degli obiettivi che si adatti meglio alle loro esigenze specifiche e favorisca il raggiungimento di risultati a lungo termine.

Implementazione di una gestione efficace per obiettivi

L’implementazione di un programma MBO di successo richiede un’attenta pianificazione ed esecuzione. Segui questi passaggi per garantire un processo MBO efficace nella tua organizzazione:

1. Definisci gli obiettivi organizzativi

Inizia chiarendo gli obiettivi strategici generali della tua azienda. Questi dovrebbero essere specifici, misurabili e in linea con la tua mission e vision. Coinvolgi le principali parti interessate per garantire il consenso e una comprensione condivisa di questi obiettivi di alto livello.

2. Assegna gli obiettivi a reparti e singoli individui

Suddividi gli obiettivi organizzativi in obiettivi specifici per ogni reparto e singolo dipendente. Assicurati che questi obiettivi siano raggiungibili, pertinenti ai ruoli lavorativi e contribuiscano agli obiettivi aziendali generali. Coinvolgi i dipendenti nel processo di definizione degli obiettivi per promuovere la responsabilità e l'affidabilità.

3. Stabilisci metriche e traguardi

Determina come verranno misurati i progressi e il successo per ciascun obiettivo. Definisci metriche, KPI o OKR chiari che ti consentano di monitorare le prestazioni. Imposta traguardi intermedi per mantenere lo slancio e consentire correzioni di rotta, se necessario.

4. Implementa revisioni periodiche dei progressi

Pianifica frequenti riunioni di controllo tra i manager e i membri del team per discutere dei progressi, identificare gli ostacoli e apportare le modifiche necessarie. Queste revisioni delle prestazioni dovrebbero essere di supporto e concentrarsi sulla risoluzione dei problemi piuttosto che sulla colpa.

5. Valuti le prestazioni dei dipendenti e fornisca un feedback

Conduci valutazioni formali delle prestazioni a intervalli regolari (per esempio trimestralmente o annualmente). Valuta i risultati individuali e del team rispetto agli obiettivi definiti. Fornisci un feedback costruttivo e riconosci i successi. Utilizza gli approfondimenti acquisiti per definire i cicli di definizione degli obiettivi futuri.

6. Allinea ricompense e riconoscimenti al raggiungimento degli obiettivi

Lega ricompense, bonus e promozioni al raggiungimento degli obiettivi individuali e del team. Ciò aiuta a rafforzare l'importanza del processo MBO e motiva i dipendenti a rimanere coinvolti e motivati.

7. Promuovi un ambiente di lavoro di supporto

Incoraggia la comunicazione aperta, la collaborazione e una mentalità orientata alla crescita. Fornisci risorse, formazione e supporto per aiutare i dipendenti a raggiungere i propri obiettivi. Valuta e affronta regolarmente eventuali ostacoli al successo, come priorità contrastanti o strumenti insufficienti.

Seguendo questi passaggi e perfezionando continuamente il processo MBO, puoi sfruttare la potenza di questa tecnica di gestione per promuovere il successo dell’organizzazione, migliorare le prestazioni dei dipendenti e aumentare la soddisfazione e la fidelizzazione sul lavoro.

Definisci gli obiettivi e raggiungi gli obiettivi aziendali con la MBO

La MBO è più efficace quando viene utilizzata come parte di un piano di gestione più completo. Quando i membri del team hanno obiettivi che si collegano alla mission dell’azienda, si sentiranno più motivati a collaborare. Con un software di monitoraggio degli obiettivi, puoi aiutare i membri del tuo team a rispettare le scadenze e a raggiungere gli obiettivi in tempo reale.

Domande frequenti: gestione per obiettivi (MBO)

Quali sono i tre tipi di obiettivi MBO?

I tre tipi di obiettivi MBO sono obiettivi strategici (obiettivi a lungo termine allineati con la missione dell'azienda), obiettivi tattici (obiettivi a breve termine che supportano gli obiettivi strategici) e obiettivi operativi (obiettivi quotidiani che mantengono l'azienda in funzione senza intoppi). Questi obiettivi dovrebbero essere raggiungibili e contribuire alla soddisfazione complessiva del cliente.

Il processo MBO richiede molto tempo?

Sebbene la configurazione iniziale di un programma MBO possa richiedere un certo investimento di tempo, i vantaggi a lungo termine spesso superano l’impegno iniziale. Definendo chiaramente gli obiettivi e semplificando il processo di definizione degli obiettivi, la MBO può effettivamente far risparmiare tempo e aumentare l’efficienza nel lungo termine.

Quali sono i quattro passaggi della gestione per obiettivi?

Le quattro fasi del management per obiettivi sono: definizione degli obiettivi, sviluppo di piani d’azione, monitoraggio dei progressi e valutazione delle prestazioni. Questo processo degli obiettivi aiuta ad allineare gli obiettivi individuali con quelli dell'organizzazione, promuovendo il coinvolgimento dei dipendenti e migliorando il processo decisionale.

In che modo le risorse umane possono supportare l’implementazione della MBO?

Le risorse umane possono svolgere un ruolo cruciale nell'implementazione dell'MBO comunicando i vantaggi del programma, formando i manager sulla definizione di obiettivi raggiungibili e allineando le valutazioni delle prestazioni con gli obiettivi dell'MBO. Inoltre, Risorse umane può sfruttare i social media e altri canali di comunicazione interna per mantenere i dipendenti informati e coinvolti durante tutto il processo.