Cost control 101: Optimize your project expenses

Il controllo dei costi è una parte essenziale di qualsiasi strategia finanziaria. Quando monitori le finanze della tua azienda, come puoi rispettare il budget? 

Proprio come per il budgeting personale, puoi fare una serie di cose, come classificare le spese, determinare le aree in cui il tuo team spende di più e trovare modi per limitare le spese in ciascuna area. Fare tutte queste cose con successo è ciò che controlla il budget e aumenta i profitti.

I principi di base del controllo dei costi sono simili per i budget aziendali e personal. In questo articolo, ti spiegheremo cos’è il controllo dei costi e come si inserisce nel sistema di gestione dei costi. 

Cos’è il controllo dei costi?

Il controllo dei costi comporta l’identificazione e la riduzione delle spese per aumentare i profitti dell’azienda. Il controllo dei costi può avvenire a livello di progetto o a livello aziendale. Qui ci concentreremo su come applicare il processo di controllo dei costi a un progetto o a un gruppo di progetti.

In qualità di project manager, utilizzerai il controllo dei costi per monitorare il tuo piano di gestione delle risorse e intervenire quando noti una spesa eccessiva. 

Uno strumento di reportistica può anche essere utile per identificare quando si supera il budget del progetto. Supponiamo che il designer freelance che hai coinvolto in un nuovo progetto abbia impiegato molto più tempo del previsto per modificare le immagini. Una volta identificato questo costo, potresti decidere di assumere un designer interno per il tuo prossimo progetto, per ridurre i costi e aumentare l’efficienza.

Perché il controllo dei costi è importante?

Il tuo team ha difficoltà a rispettare l’ambito o il budget? È qui che entra in gioco il controllo dei costi. Anche se il tuo team rispetta il budget, il controllo dei costi può aiutarti a ridurre ulteriormente il budget, il che porterà a un aumento delle entrate. 

Fornisce approfondimenti sulla spesa complessiva dell'azienda, mostrando quali aree costano di più e quali spese si verificano in tali aree. Il controllo dei costi può verificarsi prima a livello di progetto, per ridurre i costi dei singoli progetti nella speranza che l’azienda possa aumentare i profitti complessivi. 

Fattori chiave nel controllo dei costi

Comprendere i fattori chiave che influenzano i costi del progetto è essenziale per un controllo efficace dei costi. Implementando un solido sistema di gestione dei costi e adottando metodologie di controllo dei costi, è possibile ottimizzare le spese di progetto e semplificare i flussi di lavoro.

Diamo un’occhiata più da vicino ad alcuni dei fattori di costo più critici:

Costo della manodopera

I costi della manodopera sono una spesa significativa nella maggior parte dei progetti. Questo include stipendi, benefit e altri costi associati alla forza lavoro coinvolta nel progetto. Il controllo dei costi del lavoro implica la garanzia che al progetto venga assegnato il giusto numero di persone con le competenze appropriate e che il loro tempo venga utilizzato in modo efficiente.

Costo dei materiali

Anche i costi dei materiali possono essere un fattore importante nelle spese del progetto. Questi includono materie prime, componenti e qualsiasi altro elemento fisico necessario per il progetto. Un controllo efficace dei costi richiede un'attenta pianificazione e monitoraggio degli acquisti e dell'utilizzo dei materiali per ridurre al minimo gli sprechi e le spese eccessive.

L’implementazione di un sistema di gestione degli acquisti e la negoziazione con i fornitori possono portare a significativi risparmi sui costi.

Costo effettivo

Il costo effettivo si riferisce all’importo reale speso per un progetto, a differenza del costo stimato o preventivato. Il monitoraggio dei costi effettivi in tempo reale è fondamentale per identificare le variazioni rispetto al budget del progetto e apportare le modifiche necessarie per mantenere il progetto nei tempi previsti dal punto di vista finanziario.

L’utilizzo di metriche di contabilità dei costi e di un sistema di controllo dei costi può aiutare a monitorare i costi effettivi e a prevenire i superamenti dei costi.

Variazione dei costi

La variazione dei costi è la differenza tra il costo effettivo e il costo preventivato per un progetto o un'attività. L’analisi delle variazioni di costo aiuta i project manager a identificare le aree in cui i costi sono superiori o inferiori al previsto, in modo da poter indagare sulle ragioni e intraprendere azioni correttive.

La revisione periodica degli indicatori di prestazione dei costi e il confronto con la linea di base possono aiutare a mantenere il progetto entro il budget.

Ritorno sull’investimento (ROI)

Il ROI è una misura della redditività di un progetto o investimento. Confronta la quantità di denaro guadagnato o perso rispetto all'importo inizialmente investito. Nel controllo dei costi, considerare il ROI può aiutare a dare la priorità alla spesa e garantire che il progetto produca un risultato finanziario positivo.

Misure e iniziative efficaci di controllo dei costi possono migliorare i profitti e le prestazioni finanziarie complessive del progetto.

Tecniche efficaci di controllo dei costi

Il controllo dei costi può inizialmente avvenire a livelli più alti all'interno dell'azienda, ma spesso si sposta a livello di progetto. A livello di progetto è possibile valutare i costi effettivi per progetto e gestirli in modo efficace.

Per migliorare il controllo dei costi all'interno della tua azienda, prova questi cinque passaggi:

1. Pianifica il budget

Il primo passaggio è pianificare il budget in modo da poter ottenere stime dei costi dettagliate e allocare efficacemente le risorse. Creare un piano di progetto dettagliato si tradurrà in variazioni di costo inferiori o in minori differenze tra il budget iniziale e la spesa effettiva. Un modello di budget può aiutarti a definire chiaramente i costi fin dall’inizio, semplificando l’assegnazione delle risorse e il monitoraggio delle spese durante l’avanzamento del progetto.

Quando pianifichi il budget, includi:

• numero di membri del team necessari per il progetto

• il tempo stimato necessario per completare il progetto

• materiali necessari per il progetto

Quando calcoli il tempo e i materiali necessari per il progetto, cerca di lasciare un po’ di spazio per eventuali ampliamenti del budget. C’è sempre la possibilità che si verifichino rischi imprevisti e che sia necessario estendere la cronologia del progetto o richiedere risorse aggiuntive.

2. Monitora tutte le spese

Il passaggio successivo per il controllo dei costi del progetto è il monitoraggio delle spese del progetto man mano che si verificano. È più facile intraprendere azioni correttive se noti variazioni di costo in tempo reale. Se non ti accorgi di aver superato il budget fino al completamento del progetto, allora hai già speso il denaro. A quel punto, tutto ciò che puoi fare è utilizzare le informazioni come lezione per progetti futuri. 

Un buon modo per monitorare le spese durante un progetto è impostare i traguardi del progetto. A ogni traguardo, puoi valutare le spese e assicurarti che il progetto rientri nell'ambito previsto. Quindi, se noti un superamento dei costi in corrispondenza di un determinato traguardo, puoi determinare come ridurre i costi in futuro.

3. Usa sistemi di controllo delle modifiche

È importante definire obiettivi di progetto chiari durante la fase di pianificazione, ma per assicurarti di raggiungerli, potrebbe essere necessario un processo di controllo delle modifiche. 

Il controllo delle modifiche è una serie di passaggi che gestiscono le modifiche richieste dagli stakeholder mentre un progetto è in corso. Questo aiuta a prevenire lo slittamento del progetto, perché puoi prepararti per le modifiche man mano che si verificano e adattare il progetto di conseguenza. 

I passaggi per impostare un sistema di controllo delle modifiche includono:

• Avvio: il processo di controllo delle modifiche inizia quando uno stakeholder richiede una modifica al progetto. La richiesta effettiva potrebbe variare: può spaziare dalle estensioni della cronologia ai nuovi risultati finali del progetto. 

• Valutazione: il project manager o il responsabile del reparto esamina la richiesta per ottenere informazioni di base, come le risorse necessarie, l’impatto della richiesta e a chi dovrebbe essere inoltrata. Se la richiesta di modifica supera la valutazione iniziale, si passerà alla fase di analisi.

• Analisi: durante la fase di analisi, il responsabile del progetto approva o rifiuta la richiesta. In alcuni casi, ci può anche essere una bacheca di controllo delle modifiche che supervisiona le approvazioni. Il responsabile del progetto approva o rifiuta la richiesta e informa il team. A seconda delle dimensioni del progetto, il responsabile del progetto può anche documentare la modifica in un registro delle modifiche per garantire che tutti gli stakeholder del progetto ne siano a conoscenza.

• Implementazione: l'implementazione di una modifica può variare a seconda della fase in cui si trova il progetto, ma generalmente consiste nell'aggiornare le scadenze del progetto e i deliverable, oltre a informare il team. È buona norma valutare in anticipo l'ambito del progetto per assicurarsi che qualsiasi modifica apportata alla tabella di marcia non abbia un impatto significativo sugli obiettivi previsti. 

• Chiusura: una volta che la richiesta è stata documentata, condivisa e implementata, è pronta per essere chiusa. È utile disporre di un piano di chiusura formale, in modo che tutti i membri del team sappiano dove sono archiviate le informazioni e possano consultarle in futuro.

Quando controlli correttamente le modifiche ai tuoi progetti, hai maggiori possibilità di controllare anche i costi. La previsione accurata del budget e del successo di un progetto richiede un'attenta gestione dall'inizio alla fine. Ci saranno sempre inevitabili intoppi lungo il percorso, ma avere sistemi in atto per prepararsi a queste deviazioni può essere cruciale. 

4. Gestisci il tuo tempo

La gestione del tempo è un importante metodo di controllo dei costi, perché quando il tempo totale di un progetto aumenta, aumenta anche il costo totale del progetto. Rispettare il programma del progetto stimato è uno dei modi migliori per rispettare il budget. 

Implementa strategie di gestione del tempo per aumentare la produttività e aiutare i membri del team a completare il loro lavoro in tempo e nel rispetto del budget. 

Di seguito elenchiamo alcuni suggerimenti per la gestione del tempo.

• Timeboxing : è una strategia di gestione del tempo basata su obiettivi, in cui devi completare le attività all'interno di “timebox”. Ad esempio, se devi scrivere un post per un blog, potresti creare un timebox di due ore per scrivere le idee generali. Dopo una pausa puoi creare un’ulteriore timebox di tre ore per iniziare a scrivere la prima bozza.

• Time blocking: è simile al timeboxing ma, invece di programmare la durata di ogni singola attività, ti allenerai a bloccare dei periodi definiti sul tuo calendario per portare a termine delle attività.

• Tecnica del pomodoro: la tecnica del pomodoro è simile al timeboxing e al time blocking e ti aiuta ad affrontare il lavoro suddividendolo in brevi periodi di tempo, al termine dei quali puoi prendere delle pause. Lavora per 25 minuti e poi prenditi una pausa di cinque minuti per quattro volte. Dopo la quarta sessione lavorativa, prenditi una pausa più lunga, di circa 20-30 minuti.

• Eat the frog: Mark Twain una volta ha detto: "Se devi ingoiare un rospo, assicurati che sia la prima cosa che fai la mattina". La strategia di gestione del tempo chiamata “ingoia il rospo” è ispirata a questa citazione e ti incoraggia ad affrontare subito attività complesse o di grandi dimensioni, prima di iniziare a lavorare a quelle meno importanti o meno urgenti.

• Principio di Pareto: chiamato anche “legge 80/20”, ha una regola fondamentale: passare il 20% del tuo tempo sull’80% del lavoro. Se riesci a completare l'80% delle attività abbastanza rapidamente, avrai più tempo per affrontare il 20% delle attività che richiedono l'80% del tuo tempo.

• Metodo "Detto, fatto!": David Allen ha inventato il metodo "Detto, fatto!" agli inizi degli anni 2000. Secondo Allen, il primo passo per portare a termine un'attività è scrivere tutti i passaggi che servono per completarla. Evitando di sovraccaricare il cervello utilizzando strumenti di gestione delle attività, potrai concentrarti sul fare le cose, piuttosto che ricordarti cosa devi fare.

Può sembrare controintuitivo concentrarsi sulla produttività quando si pensa al controllo dei costi, ma le prestazioni del progetto sono alla base del flusso di cassa. Se il tuo team non è produttivo, il tuo progetto non rispetterà le scadenze. Se il tuo progetto non rispetta le scadenze, costa di più. Se il tuo progetto costa di più, la tua azienda ha meno flusso di cassa.  

5. Monitora il valore realizzato

Monitorare il valore realizzato può aiutarti a prevedere il risultato finanziario di un progetto. Questo metodo di controllo dei costi richiede una certa conoscenza della contabilità dei costi, ma può aiutarti a capire quando sorgeranno costi variabili e, in definitiva, a prevenire variazioni nei progetti futuri.

Il valore realizzato è la quantità di lavoro effettivamente completata in un progetto. Per monitorare il valore realizzato e vedere se si è in linea con i tempi previsti, è necessario moltiplicare la percentuale di lavoro completata per il budget del progetto. Puoi utilizzare i seguenti passaggi per monitorare il valore realizzato:

• Passaggio 1: determina il grado di completamento di ogni attività sotto forma di percentuale.

• Passaggio 2: determina il valore pianificato (PV) o il costo preventivato del lavoro programmato. Questo è il budget autorizzato assegnato per svolgere il lavoro programmato.

• Passaggio 3: determina il valore realizzato (EV), o il costo preventivato del lavoro svolto. Questa è la quantità di attività effettivamente completata. 

• Passaggio 4: ottieni il costo effettivo (AC), o il costo effettivo del lavoro svolto. Questo è l'importo speso per il lavoro già svolto.

• Passaggio 5: calcola la variazione dei costi (CV) sottraendo il valore realizzato dal costo effettivo (CV = EV – AC).

• Passaggio 6: compila i risultati.

I primi tre passaggi richiedono la raccolta di informazioni sui costi del progetto, mentre gli ultimi tre richiedono calcoli e analisi. La variazione dei costi rappresenta lo stato dei costi del tuo progetto. 

Quando controlli i costi, la variazione di costo è la misura che ti indicherà se il tuo progetto sta procedendo a un ritmo che rispetta il budget. Una variazione negativa indica che il progetto supera il budget.

Metodi di controllo dei costi

Esistono vari metodi e tecniche di controllo dei costi utilizzati per stimare, monitorare e gestire le spese del progetto. Ecco alcuni dei metodi più comuni di controllo dei costi:

Stima dei fattori

Questo metodo prevede la stima dei costi in base a dati storici di progetti simili. Utilizza fattori come le dimensioni, la complessità e la durata del progetto per calcolare i costi previsti. La stima dei fattori è un modo rapido per farsi un’idea approssimativa dei costi del progetto, ma potrebbe non essere accurata come altri metodi.

L’utilizzo di modelli e strumenti di stima dei costi può aiutare a semplificare il processo di stima dei fattori.

Stima parametrica

La stima parametrica utilizza la modellazione statistici per stimare i costi in base ai parametri chiave del progetto. Questo metodo prevede l’identificazione dei principali fattori di costo e la creazione di un modello matematico che li metta in relazione con i costi totali. Sebbene più complessa della stima fattoriale, la stima parametrica può essere più accurata, soprattutto per i progetti più grandi.

L’integrazione della stima parametrica nel processo di controllo dei costi può aiutare a migliorare l’accuratezza della previsione.

Fattore quantitativo

I fattori quantitativi sono aspetti misurabili di un progetto che possono influire sui costi fissi, come il numero di membri del team, il volume di materiali necessari o la durata di specifiche attività. L’analisi di questi fattori quantitativi può aiutare a stimare e controllare i costi in modo più preciso.

L’utilizzo di software di controllo dei costi e sistemi di contabilità può automatizzare il monitoraggio e l’analisi dei fattori quantitativi, portando a un controllo dei costi più efficace.

Stima basata sulle risorse

Questo approccio stima i costi suddividendo il progetto in singole attività e le risorse necessarie per ciascuna attività. Si tratta di stimare la quantità di ciascuna risorsa (ad esempio, ore di lavoro, materiali, costi di produzione) e moltiplicare per il costo unitario di tale risorsa.

La stima basata sulle risorse può essere molto accurata, ma richiede una pianificazione dettagliata del progetto. L’integrazione della stima basata sulle risorse nel ciclo di vita della gestione dei progetti può aiutare a ottimizzare l’assegnazione delle risorse e a controllare i costi.

Tariffa unitaria

Il metodo del tasso unitario calcola i costi di produzione in base al costo per unità di lavoro, come il costo per ora di manodopera o il costo per unità di materiale. Questo metodo è semplice e può essere utile per progetti con attività ripetitive o costi unitari ben definiti.

L’integrazione di strategie di controllo dei costi a tasso unitario può aiutare a monitorare e controllare i costi variabili associati alla produzione e ad altre spese aziendali.

Esempi di controllo dei costi

Esempi reali di controllo efficace dei costi dimostrano come le aziende possono gestire con successo le spese e mantenere la redditività nei loro progetti. Studiando questi casi, possiamo apprendere lezioni preziose e best practice che possono essere applicate a vari settori e tipi di progetti.

Esempio 1: semplificazione dei costi di produzione

Una grande azienda di costruzioni ha dovuto affrontare la sfida di completare un progetto edilizio multimilionario con un budget limitato. Per assicurarsi di gestire i costi in modo efficace, il team:

• Ha utilizzato la stima basata sulle risorse per creare un budget di progetto altamente dettagliato.

• Ha assegnato un controllore dei costi dedicato per monitorare quotidianamente le spese del progetto.

• Ha tenuto riunioni settimanali di revisione dei costi per analizzare le prestazioni finanziarie e prendere decisioni basate sui dati.

I risultati sono stati impressionanti:

• Il progetto è stato completato con un risparmio del 5% rispetto al budget originale.

• Il monitoraggio dettagliato dei costi ha consentito al team di identificare e risolvere rapidamente i problemi.

• La comunicazione e la collaborazione regolari hanno mantenuto tutti allineati e responsabilizzati.

Esempio 2: gestione delle spese eccessive dei progetti 

Una società di sviluppo software di medie dimensioni aveva problemi con frequenti superamenti dei costi sui propri progetti. Per risolvere questo problema, ha:

• Adottare metodologie agili, suddividendo i progetti in "sprint" più piccoli e gestibili.

• Istituito riunioni periodiche di revisione degli sprint per monitorare l'avanzamento, discutere le sfide e rivedere le prestazioni finanziarie.

• investito nella formazione dei project manager sui processi di gestione finanziaria agile.

L’impatto è stato significativo:

• Nel primo anno, l’azienda ha ridotto il superamento dei costi medi dal 20% a meno del 5%.

• I progetti sono diventati più prevedibili e più facili da gestire, migliorando la soddisfazione dei clienti.

• Il team è diventato più adattabile e reattivo ai cambiamenti.

Questi esempi di controllo dei costi dimostrano che la gestione dei costi richiede una pianificazione dettagliata, un monitoraggio regolare, una comunicazione chiara e la volontà di adattarsi in base alle esigenze. Incorporando queste pratiche nei loro processi di gestione dei progetti, le aziende possono migliorare le loro prestazioni finanziarie e offrire più valore ai loro clienti.

Come migliorare il controllo dei costi nella tua azienda

Migliorare il controllo dei costi nella tua azienda richiede un approccio sfaccettato che coinvolge la pianificazione, il monitoraggio, la comunicazione e il miglioramento continuo. Ecco alcuni passaggi che puoi seguire per migliorare il controllo dei costi nella tua organizzazione:

• Definisci chiaramente l’ambito del progetto e gli obiettivi per evitare lo slittamento del progetto e costi non necessari. Assicurati che tutti gli stakeholder siano d’accordo su ciò che è incluso nel progetto e ciò che non lo è.

• Crea budget di progetto dettagliati e accurati utilizzando metodi di stima appropriati. Prendi in considerazione tutti i potenziali costi e crea contingenze per spese impreviste.

• Assegna la responsabilità del controllo dei costi a membri specifici del team e rendili responsabili. Assicurarsi che tutti comprendano il proprio ruolo nella gestione dei costi.

• Implementa sistemi per monitorare regolarmente i costi effettivi rispetto al budget. Utilizza questi dati per identificare tempestivamente le variazioni e intraprendere azioni correttive.

• Utilizza un software di gestione dei progetti per automatizzare e semplificare i processi di controllo dei costi. Ciò può aiutare a ridurre gli errori, risparmiare tempo e fornire visibilità in tempo reale sui dati finanziari del progetto.

• Effettua revisioni post-progetto per identificare le lezioni apprese e le aree di miglioramento nel controllo dei costi. Condividi questi approfondimenti in tutta l’organizzazione per perfezionare continuamente le pratiche di gestione dei costi.

• Fornisci formazione ai project manager e ai membri del team sulle tecniche di controllo dei costi e sulle best practice. Investi nello sviluppo delle capacità di gestione finanziaria del tuo team.

• Promuovi una cultura della consapevolezza e della responsabilità dei costi in tutta l’organizzazione. Incoraggia tutti a pensare a come le loro azioni influiscono sui costi del progetto e premia le iniziative di risparmio sui costi.

Ricorda, un controllo efficace dei costi non è un evento una tantum, ma un processo continuo. Richiede costante attenzione, disciplina e disponibilità ad adattarsi al mutare delle circostanze. Incorporando il controllo dei costi nella cultura e nei processi organizzativi, puoi migliorare la redditività del progetto, la competitività e le prestazioni finanziarie complessive.

Controllo dei costi e gestione dei costi a confronto

Spesso il controllo dei costi viene confuso con la gestione dei costi, ma si tratta di termini distinti che dovrebbero essere adeguatamente definiti e compresi. Il controllo dei costi è un processo più piccolo all'interno del più ampio sistema di gestione dei costi. 

Mentre il controllo dei costi comporta l’identificazione delle spese e la loro riduzione per aumentare i profitti, la gestione dei costi è il processo generale di stima, definizione del budget e controllo dei costi del progetto.

È probabile che molte persone siano coinvolte nell'operazione di gestione dei costi della tua azienda. A seconda delle dimensioni del tuo team, potresti avere diverse persone che lavorano alla pianificazione delle risorse e al budget. 

Per controllare correttamente i costi, i team devono monitorare le spese a vari livelli all'interno dell'azienda. Ciò consente di analizzare e monitorare attentamente ogni parte del budget aziendale. 

Monitora e riduci le spese di progetto con il controllo dei costi

Monitorare i dati sui costi per ridurre le spese di progetto è un processo noioso, ma la gestione dei costi è fondamentale per la redditività. 

Il modo migliore per gestire i costi è visualizzare tutte le informazioni necessarie in una dashboard personalizzabile. In questo modo, puoi utilizzare l’automazione per destreggiarti tra la gestione dei progetti e il controllo dei costi, tutto in un unico posto.

Domande frequenti sull’importanza del controllo dei costi

Qual è la differenza tra controllo dei costi e riduzione dei costi?

Il controllo dei costi comporta la gestione delle spese per mantenere un progetto nei limiti del budget, mentre la riduzione dei costi si concentra sulla riduzione attiva dei costi. Il controllo dei costi riguarda lo spendere con saggezza, mentre la riduzione dei costi riguarda il spendere meno in generale.

In che modo il controllo dei costi si collega alla qualità del progetto?

Un controllo efficace dei costi contribuisce a migliorare la qualità del progetto, garantendo che siano disponibili risorse sufficienti per le attività critiche relative alla qualità. Tuttavia, si dovrebbe evitare di tagliare i costi in modi che minano direttamente la qualità.

Qual è il ruolo della comunicazione nel controllo dei costi?

Una comunicazione chiara e regolare è fondamentale per un controllo efficace dei costi. I project manager devono comunicare le informazioni sul budget e le prestazioni dei costi ai membri del team, agli stakeholder e ai clienti. I membri del team devono comunicare potenziali problemi di costo o modifiche che potrebbero influire sul progetto.

È possibile avere un controllo dei costi eccessivo?

Un controllo dei costi eccessivo o rigido può essere controproducente, portando a decisioni miopi che compromettono la qualità del progetto, ritardano il lavoro necessario o demotivano il team. Un controllo efficace dei costi raggiunge un equilibrio tra l’essere abbastanza rigoroso da mantenere il progetto finanziariamente in linea e abbastanza flessibile da adattarsi alle mutevoli circostanze.