Gestione dei costi di progetto: definizione, passaggi e vantaggi

Quando si tratta di gestione dei progetti, ci sono poche cose più importanti che tenere i costi sotto controllo. Soprattutto quando un progetto è complesso, le spese possono far salire i costi alle stelle più rapidamente del previsto. I project manager devono adottare un approccio proattivo alla gestione dei costi per rispettare i budget.

Cos'è la gestione dei costi?

La gestione dei costi è il processo di stima, definizione del budget e controllo dei costi di un progetto. Il processo di gestione dei costi inizia durante la fase di pianificazione e continua per tutta la durata del progetto, mentre i manager esaminano, monitorano e adeguano continuamente le spese per garantire che il progetto non superi il budget approvato.

Perché è importante gestire i costi?

Ti sei mai chiesto cosa succede quando un progetto supera significativamente il budget? Le conseguenze possono essere gravi, da relazioni tese con i clienti a perdite finanziarie. Prendiamo in considerazione un esempio:

Un piccolo team di sviluppo software è stato incaricato di creare un'applicazione personalizzata per un cliente. A metà strada, si è reso conto che il progetto stava rapidamente superando il budget iniziale. Si è trovato di fronte a un dilemma comune: continuare come previsto e assorbire i costi aggiuntivi o rivalutare il proprio approccio.

Implementando rigorose strategie di gestione dei costi, il team è stato in grado di identificare le aree in cui le spese stavano aumentando. Ha semplificato i processi di gestione del progetto, dato la priorità alle funzionalità essenziali e rinegoziato i termini con i subappaltatori. Questo approccio non solo ha riportato il progetto entro il budget, ma ha anche migliorato il rapporto di lavoro con il cliente, che ha apprezzato la trasparenza e l’impegno nel fornire valore.

Questo scenario evidenzia come una gestione efficace dei costi possa trasformare una situazione potenzialmente disastrosa in una storia di successo.

Come creare un piano di gestione dei costi

La gestione dei costi è un processo continuo e fluido. Tuttavia, ci sono quattro elementi o funzioni principali che si possono trovare in qualsiasi piano di gestione dei costi:

• Pianificazione delle risorse

• Valutazione dei costi

• Budget dei costi

• Controllo dei costi

Poiché possono comparire nuove spese e l'ambito del progetto può essere modificato, i gestori dei costi devono essere preparati a svolgere tutte e quattro le funzioni in qualsiasi momento durante il ciclo di vita del progetto. Il tuo flusso di lavoro cambierà in base alle esigenze del progetto.

Qui analizzeremo ciascuno dei quattro elementi in modo più dettagliato e spiegheremo cosa è richiesto al responsabile dei costi in ogni fase.

Pianificazione delle risorse

Il primo passo in qualsiasi processo di gestione dei costi è la pianificazione delle risorse, ovvero quando il responsabile dei costi esamina l'ambito e le specifiche per capire quali risorse saranno necessarie.

Una risorsa è tutto ciò che ti aiuta a completare un progetto, inclusi strumenti, denaro, tempo, attrezzature e persino i membri del team. Per creare il piano delle risorse più accurato possibile, consulta direttamente i responsabili del team e gli stakeholder per sapere di quali risorse avranno bisogno durante il progetto. Le persone con esperienza pratica in ogni reparto del progetto avranno una migliore comprensione delle risorse necessarie. 

Per questo passaggio, avrai bisogno di:

• obiettivi di progetto chiaramente definiti

• Una roadmap di progetto di alto livello o una struttura di scomposizione del lavoro, a seconda della complessità del progetto

• un piano di gestione delle risorse provvisorio

• una dichiarazione dell'ambito del progetto

Stima dei costi

Una volta che hai un elenco delle risorse necessarie, il passaggio successivo è stimare quanto costerà procurarsele. La chiave di questo passaggio è raccogliere quante più informazioni possibili sui prezzi, in modo da poter fare stime dei costi informate.

Per le risorse tangibili come strumenti, forniture e attrezzature, ottieni preventivi reali dai venditori per definire la stima dei costi. L’utilizzo di un software di gestione dell’inventario può semplificare questo processo, fornendo dati sui prezzi e informazioni sui fornitori in tempo reale.

Per i costi della manodopera, ottieni più preventivi dai potenziali appaltatori per avere un'idea realistica di quanto costerà effettivamente il lavoro richiesto. Tieni presente che potrebbe trascorrere del tempo tra il momento in cui fai la stima e quello in cui questi articoli verranno acquistati, quindi dovresti prevedere un po’ di margine nel caso in cui i prezzi aumentino. 

Oltre a creare un margine per ogni singolo costo, dovrai anche aggiungere un buffer del 5–10% al totale dei costi per tenere conto delle spese impreviste. Se è la prima volta che lavori con questo team di progetto, scopri se il precedente responsabile dei costi ha generato resoconti di budget alla fine dei progetti precedenti. 

Puoi dare un’occhiata a quanto i costi finali dei progetti precedenti si sono discostati dalle stime iniziali e confrontare questi dati di costo per stimare il margine da inserire nel tuo rapporto di stima.

Nella fase di stima, avrai bisogno di:

• programma del progetto o un grafico PERT, a seconda della complessità del progetto

• un elenco dei risultati finali del progetto

• metriche di successo definite in maniera chiara

budget dei costi

Ora che hai stime generali per le esigenze del progetto e i requisiti delle risorse, puoi iniziare a lavorare sul budget del progetto. Il budget di progetto è un piano dettagliato di quanto prevedi di spendere durante il progetto, per cosa e quando. 

A seconda della complessità del progetto, il "quando" può influenzare in modo significativo la tua strategia di gestione dei costi. Per i progetti pluriennali, potresti voler specificare le allocazioni dei costi in modo che non più del 30% del budget venga speso nel primo anno, ecc. Questo può evitare superamenti dei costi in futuro.

In questa fase, avrai bisogno di:

• Un documento di budget del progetto 

• un’analisi degli stakeholder del progetto

Controllo dei costi

La maggior parte del processo di gestione dei costi è costituita dal controllo dei costi. Questo è il processo di registrazione e contabilizzazione dei costi man mano che il progetto avanza, apportando modifiche e avvisando gli stakeholder dei problemi quando si verificano. L'obiettivo della fase di controllo dei costi è confrontare i costi effettivi del progetto con i budget e le stime originali e adottare misure per assicurarsi che il progetto rimanga il più vicino possibile al piano.

La frequenza con cui esegui la revisione dipende dal progetto. A volte è necessario rivedere i costi in tempo reale. In altri casi, è possibile effettuare controlli mensili o anche trimestrali. Condividi gli aggiornamenti sui costi secondo necessità tramite i resoconti sullo stato del progetto, in modo che l'intero team sia sulla stessa lunghezza d'onda.

Tieni presente che qualsiasi modifica all'ambito del progetto influirà sul budget e sui costi del progetto, quindi tieni d'occhio lo slittamento del progetto. Se il costo del progetto si discosta troppo da quello preventivato, informa gli stakeholder in modo da poter elaborare in modo proattivo un piano d'azione.

In questa fase, avrai bisogno di:

• strumento di project management

• strumento di resoconti universali

Contabilità dei costi post-progetto

Una volta terminato il progetto, è il momento di calcolare la variazione dei costi e valutare quanto il progetto si è discostato dal budget e dalle stime originali. Quali sono stati i costi totali del progetto? Come sono stati i costi effettivi rispetto a quelli stimati? 

Un progetto di successo termina vicino (ma al di sotto) del budget previsto. Se hai speso troppo, hai sottovalutato il budget del progetto o hai avuto troppe spese impreviste. In tal caso, organizza una riunione post mortem del progetto per valutare il perché e impedire che accada in futuro.

D'altra parte, anche spendere troppo poco del budget non è l'ideale. Hai stimato questi costi per un motivo e se hai speso molto meno del budget, il tuo processo di definizione dei costi non è stato accurato. Registra queste informazioni come dati storici e tienile a mente per i progetti futuri, in modo da poter aumentare la tua accuratezza durante la fase di stima dei costi.

Come calcolare i costi del progetto

Per garantire che il tuo progetto rimanga redditizio e rientri nel budget, è essenziale avere una solida comprensione di come calcolare i costi del progetto. 

I project manager hanno a disposizione una varietà di metodi di gestione dei costi e la scelta di quello migliore dipende dalle esigenze specifiche e dall'ambito del progetto. Considera fattori come la complessità del progetto, la prevedibilità delle attività, le aspettative dei clienti e il livello di flessibilità necessario per raggiungere gli obiettivi di costo-prestazioni.

Tariffa oraria

Il calcolo dei costi del progetto su base oraria comporta il pagamento della quantità di lavoro svolto, misurata in ore. Questo metodo è particolarmente efficace per i progetti in cui l’ambito è flessibile o incerto, perché consente l’adattabilità durante l’avanzamento del progetto. 

Ad esempio, prendiamo in considerazione un progetto di sviluppo software. Il costo del team di sviluppo viene calcolato in base al numero di ore dedicate al progetto. Se il team lavora 100 ore al mese a una tariffa di 100 $ all'ora, il costo del progetto per quel mese sarebbe di 10.000 $. Questo metodo offre flessibilità e può adattarsi efficacemente alle modifiche nell’ambito del progetto.

Tariffa fissa

Un approccio a tariffa fissa, o prezzo fisso, prevede l’accordo sul costo totale del progetto in anticipo. Questo metodo è ideale per progetti con un ambito e risultati finali ben definiti. In questo modo entrambe le parti hanno una chiara comprensione del costo totale.

Immagina una campagna di marketing. L’agenzia e il cliente concordano un prezzo fisso di 20.000 $ per l’intera campagna. Questo prezzo copre tutti gli aspetti del progetto, dalla pianificazione all’esecuzione. Il vantaggio è la prevedibilità nella definizione del budget, poiché il cliente sa esattamente quanto costerà il progetto, indipendentemente dal tempo e dalle risorse utilizzate.

Costo maggiorato

Il metodo del costo maggiorato prevede l’addebito dei costi effettivi del progetto più un ricarico o una commissione aggiuntiva. Questo approccio viene spesso utilizzato in progetti a lungo termine in cui i costi non possono essere stimati con precisione all'inizio. Garantisce che tutti i costi del progetto siano coperti e include un margine di profitto.

Ad esempio, in un progetto di costruzione, l’appaltatore addebita i costi effettivi sostenuti (come materiali e manodopera) più una percentuale fissa come profitto. Se i costi del materiale e della manodopera ammontano a 50.000 $ e il markup concordato è del 20%, l’addebito totale al cliente sarebbe di 60.000 $. Questo metodo di gestione dei costi allinea gli interessi del cliente e dell’appaltatore, poiché entrambe le parti mirano a prestazioni ottimali in termini di costi.

Prezzi basati sul valore

Il prezzo basato sul valore si concentra sul valore o sul vantaggio che il cliente riceve piuttosto che sul costo del progetto stesso. Questo metodo di stima è ideale per i progetti in cui il risultato ha un alto valore percepito, indipendentemente dal costo effettivo di consegna.

Immagina uno scenario in cui una società di consulenza aiuta un cliente ad aumentare il proprio fatturato annuale. Se le strategie del consulente si traducono in un aumento delle entrate di 1 milione di dollari, il consulente può addebitare una commissione basata su una percentuale dell’aumento delle entrate, ad esempio il 10%, che sarebbe di 100.000 dollari. Il prezzo basato sul valore garantisce che il prezzo rifletta il valore fornito.

Metodi efficaci di gestione dei costi di progetto

Una delle sfide più persistenti affrontate dai team in vari settori è il controllo e la prevenzione dei superamenti di budget. Questi superamenti non solo mettono a dura prova le risorse finanziarie, ma possono anche compromettere la qualità del progetto, ritardare le scadenze e persino portare al fallimento del progetto. 

Una gestione efficace dei costi è la chiave per affrontare questa sfida, perché garantisce che i progetti vengano consegnati entro i budget assegnati, mantenendo elevati standard di qualità ed efficienza.

Scegliere il metodo migliore di gestione dei costi è fondamentale per affrontare queste sfide finanziarie. Per un’ulteriore ottimizzazione dei costi, i team possono sfruttare l’automazione, i software di gestione e le dashboard che offrono analisi dei costi in tempo reale, flussi di cassa e visualizzazione dei costi futuri. Questo contribuirà al successo del tuo progetto.

Stima top-down

La stima top-down è un metodo in cui viene prima stimato il costo complessivo del progetto, quindi i singoli costi vengono dedotti da questo totale. Questo approccio è utile nelle prime fasi della pianificazione del progetto, quando le informazioni dettagliate non sono ancora disponibili. Dà un’idea rapida e approssimativa di quanto costerà il progetto.

Ad esempio, in un nuovo progetto di sviluppo software, il project manager potrebbe stimare il costo totale del progetto in 200.000 $ in base a progetti simili precedenti. Questo costo totale viene quindi suddiviso in segmenti più piccoli come progettazione, programmazione, collaudo e distribuzione, a ciascuno dei quali viene assegnata una parte del budget totale. Questo metodo è efficace per fornire un Framework preliminare dei costi e guidare il processo decisionale iniziale del progetto.

Stima bottom-up

La stima bottom-up è il contrario dell’approccio top-down. Si tratta di stimare prima le singole attività o componenti del progetto e poi sommarle per ottenere il costo totale del progetto. Questo metodo di stima è più accurato e affidabile, soprattutto per i progetti con un ambito ben definito, in quanto considera informazioni dettagliate sui costi.

Considera un progetto di costruzione in cui ogni parte del progetto, come la posa delle fondamenta, l’intelaiatura, l’impianto idraulico e i lavori elettrici, viene stimata individualmente sulla base di un’analisi dettagliata. Dopo aver stimato tutti questi componenti, i costi vengono sommati per determinare il budget complessivo del progetto. La stima bottom-up è ideale per i team che hanno bisogno di un controllo preciso su ogni aspetto dei costi del progetto.

Gestione del valore realizzato

La gestione del valore realizzato (EVM) è un approccio sofisticato alla gestione dei costi che combina le misurazioni delle prestazioni del progetto in termini di ambito, programma e costi. L’EVM fornisce una visione completa dell’avanzamento del progetto e del suo allineamento con la pianificazione originale.

Ad esempio, in un grande progetto infrastrutturale, l’EVM verrebbe utilizzato per monitorare quanto segue: 

• Costo preventivato del lavoro programmato (BCWS)

• Costo effettivo del lavoro svolto (ACWP)

• Costo preventivato del lavoro eseguito (BCWP) 

Confrontando queste cifre, i project manager possono valutare le prestazioni dei costi del progetto e intraprendere azioni correttive se necessario.

Stima in tre punti

La stima in tre punti viene utilizzata per determinare una stima più realistica considerando tre scenari: 

1. Più ottimistico (caso migliore) 

2. Il più pessimistico (caso peggiore) 

3. Più probabile 

Questo metodo di gestione dei costi fornisce una serie di possibili risultati, che possono aumentare la prevedibilità e le prestazioni dei costi di un progetto.

Prendiamo come esempio un progetto di sviluppo di un nuovo prodotto. Il project manager potrebbe stimare che la fase di progettazione potrebbe richiedere 30 giorni (ottimistico), 45 giorni (molto probabile) o 60 giorni (pessimistico). Utilizzando questi tre punti, calcola una durata media o media ponderata, che aiuta a definire tempistiche e budget realistici.

Domande frequenti sulla gestione dei costi

Qual è il primo passaggio nella gestione dei costi di progetto?

Il primo passaggio nella gestione dei costi del progetto è definire la base di riferimento per il budget del progetto. Ciò comporta l’identificazione di tutti i potenziali costi e input relativi al progetto, tra cui manodopera, materiali, attrezzature e qualsiasi altra spesa. La creazione di una linea di riferimento è essenziale perché fornisce il framework per monitorare e controllare le spese durante il ciclo di vita di un progetto.

Quali sono le cinque funzioni della gestione dei costi?

Le cinque funzioni chiave della gestione dei costi sono:

1. Stima dei costi: determinare il costo totale necessario per completare il progetto.

2. Definizione del budget dei costi: allocazione della stima dei costi complessivi ai singoli elementi di lavoro per stabilire una base di riferimento per la misurazione delle prestazioni.

3. Controllo dei costi: monitoraggio delle spese del progetto e implementazione di misure per mantenere i costi entro il budget approvato.

4. Gestione del flusso di cassa: garantire che vi sia un flusso di cassa adeguato per soddisfare le esigenze del progetto, che è fondamentale per mantenere lo slancio del progetto.

5. Gestione degli acquisti: gestire l'approvvigionamento di beni e servizi, assicurando che tutto sia ottenuto al miglior costo possibile e soddisfi le esigenze del progetto.

Cos'è la gestione dei costi nella gestione dei progetti?

La gestione dei costi nella gestione dei progetti è il processo di pianificazione, stima, definizione del budget e controllo dei costi con l'obiettivo di completare il progetto entro il budget approvato. Implica un processo continuo di misurazione e monitoraggio delle attività e delle spese del progetto e l'implementazione degli adeguamenti necessari per garantire che le risorse finanziarie del progetto siano utilizzate in modo efficace. 

Migliora le prestazioni del tuo progetto con la gestione dei costi

La gestione dei costi include numerose variabili. Ma finché il tuo team ha visibilità sui costi del progetto, puoi evitare i superamenti di budget e assicurarti di completare il progetto rispettando sempre il budget.